1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

Transkript

1 Side: 1 (Samhandlingsavtalen) er et avtalevedlegg til den kommersielle avtalen mellom kjøper og leverandør, som ønsker å drive handel over Ehandel.no. Samhandlingsavtalen regulerer hvordan den elektroniske samhandlingen mellom partene skal fungere, og er et forpliktende dokument for begge prater. Operatøren av Ehandelsplattformen på Ehandel.no (IBX AS) er ikke en part i samhandlingsavtalen, men vil i praksis bidra til å iverksette flere av punktene i avtalen. N.B. Deler av dokumentet vil være forhåndsutfylt av Kjøper når dokumentet inngår i grunnlaget for konkurranser. Dette vil være å anse som kjøpers minimumskrav til elektronisk samhandling ved en eventuell avtaleinngåelse, og manglende oppfyllelse av minimumskrav vil normalt anses diskvalifiserende. Andre deler av dokumentet forutsettes fylt ut av Kjøper og Selger i fellesskap, og dette kan gjerne gjøres i et møte mellom partene etter at kommersiell avtale er inngått. Det er imidlertid viktig at Kjøperen presiserer sine forventinger til utfylling av samhandlingsavtalen i sin instruks til leverandør i konkurransegrunnlaget, og at Selger inngir sitt tilbud i tråd med dette. Dersom samhandlingsavtalen inngås i tilknytning til en allerede eksisterende avtale må partene bli enige om hvordan en slik utvidelse av avtaleforholdet skal gjennomføres. Det er imidlertid viktig at begge parter har forståelse for innholdet i dokumentet, og det anbefales derfor at dokumentet fylles ut av Kjøper og Selger i fellesskap. Den ferdige utfylte Samhandlingsavtalen skal oversendes til IBX AS på adressen sa@ibx.no, uavhengig av om den er inngått i tilknytning til en ny avtaleinngåelse eller en eksisterende avtale. Nedenfor er det gitt en kortfattet veiledning til de enkelte punktene i avtalen, inkludert angivelse av om punktet bør være forhåndsutfylt av Kjøper (merket Før), eller om det kan fylles ut av partene i fellesskap etter en eventuell avtaleinngåelse (merket Etter). Det presiseres for ordens skyld at denne merkingen åpner for at deler av Samhandlingsavtalen merket Etter også kan være forhåndsutfylt av Kjøper, og at Selger uansett må forholde seg til Kjøpers instruks til leverandør i konkurransegrunnlaget. 1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene 1.1 Referanse til kommersiell avtale (Etter) Her oppgis referanse til den (eller de) kommersielle avtalen(e) mellom kjøper og leverandør som denne Samhandlingsavtalen er et vedlegg til. 1.2 Oppstartsdato (Før) Oppstartsdato er en forpliktende dato for begge parter til å være klar til å starte elektronisk samhandling, men den forplikter ikke at handel skal starte og hvilke volumer som skal handles elektronisk. Dette er elementer som eventuelt kan tas med i den kommersielle avtalen mellom partene. Av hensyn til eksisterende avtaler og det faktum at omfang av meldingsutveksling kan

2 Side: 2 endres over tid, har en mulighet til å spesifisere når denne Samhandlingsavtalen skal trå i kraft uavhengig av selve den kommersielle avtalen. Ved å angi Oppstartsdato som Før, gis Kjøper mulighet til å stille krav til forventet oppstartsdato allerede i konkurransegrunnlaget. Kjøperne oppfordres til å være realistiske i sin angivelse av oppstartsdato slik at man ikke ekskluderer enkelte leverandører fra å delta i en konkurranse, spesielt de som ikke allerede er etablert på Ehandel.no. Ved fastsettelse av oppstartsdato må man ta i betraktning at det er en rekke forhold som må være på plass før de første meldingene kan utveksles, som for eksempel: Innholdet i en eventuell elektronisk katalog må være avklart og katalogen må være tilgjengelig på markedsplassen Kjøper må ha identifisert og autorisert aktuelle rekvirenter og budsjettansvarlige Rutiner for intern håndtering hos både kjøper og selger må være klarlagt Opplæring av eventuelle nye brukere må være gjennomført osv Dersom man stiller krav om bruk av elektronisk produktkatalog (ref punkt 3.2) kan det påpekes at normaltiden for å etablere en ny produktkatalog på Ehandel.no er 1-2 måneder, etter at kontrakt er inngått mellom leverandøren og IBX. Det påhviler også Kjøper et ansvar for snarest mulig etter at det er fattet beslutning i en konkurranse å bidra til at det etableres en realistisk fremdriftsplan for å nå den angitt oppstartsdato. Fremdriftsplanen skal dokumenteres i form av en milepelsplan (ref punkt 2.1). 1.3 Mislighold (Før) Partene har en aktiv opplysningsplikt i forhold til elementer som kan påvirke handelen mellom partene. Dersom oppstartsdatoen ikke overholdes og forsinkes utover et tidsrom spesifisert av partene, regnes avtalen for misligholdt, og klausuler for mislighold i den kommersielle avtalen kan tas i bruk. Det samme gjelder dersom en av partene forårsaker at partene ikke kan handle elektronisk over markedsplassen utover det samme tidsrommet. Ved å angi dette punktet som Før, gis Kjøper mulighet til å stille krav til hvilken forsinkelse som kvalifiserer til misslighold allerede i konkurransegrunnlaget. 1.4 Kontaktpersoner (Etter) Her skal det oppgis de personer som er ansvarlig for Samhandlingsavtalens innehold og iverksetting. Kontaktpersoner som er involvert i etableringsprosjektet eller gjennomføring av den daglige samhandlingen vil gjerne endres over avlatens levetid og er forutsatt reflektert i andre dokumenter.

3 Side: 3 2 Etablering av tekniske løsninger, rutiner og organisasjon 2.1 Milepælsplan (Etter) Milepelsplanen er ment som et verktøy for å dokumentere enighet om fremdriften i det prosjektet som etablerer samhandlingsløsningen mellom partene. Planen skal fylles ut med dato for når aktivitetene skal være ferdig hos begge parter. Fylles i med ikke relevant dersom en aktivitet ikke gjelder for det aktuelle etableringsprosjektet. Om nødvendig kan detaljerte prosjekt- /aktivitetsplaner gis som vedlegg. 2.2 Rollefordeling under etablering (Før) Ansvarsmatrise angir den prinsipielle (og mest vanlige) rollefordelingen mellom partene ved etablering av tekniske løsninger, rutiner og organisasjon. Matrisen må tilpasses det konkrete etableringsprosjektet. Ved å angi dette punktet som Før, gis Kjøper mulighet til å tydeliggjøre sine krav og forventninger til rollefordeling allerede i konkurransegrunnlaget.

4 Side: 4 3 Elektronisk produktkatalog 3.1 Bruk av elektronisk produktkatalog (Før) Her skal det spesifiseres ja eller nei for hvorvidt samhandlingen skal baseres på overføring av en elektronisk katalog fra Selger til Kjøper (A) eller at Kjøper får tilgang til Selgers katalog i Selgers nettbutikk (B). Anmerkning kan eksempelvis benyttes dersom Kjøper ønsker (A) som hovedregel, men også er åpen for at (B) under visse forutsetninger (for eksempel ved kjøp av visse produkttyper og/eller for bestemte brukere) kan benyttes. Eksempelvis kan en Kjøper kreve at alle basisprodukter skal bestilles fra en elektronisk produktkatalog (A), men åpne for at konfigurerbare produkter kjøpes gjennom Selgerens nettbutikk gjennom en roundtrip/punchout løsning (B) som kun vil være tilgjengelig for enkelte brukere i Kjøperens organisasjon. Øvrige deler av punktet om Elektronisk produktkatalog er kun aktuelt dersom det er svart ja på ett av alternativene over. Dersom det er svart nei på begge alternativene er det forutsatt at bestillinger skal gjennomføres som fritekstordre. Ved å angi dette punktet som Før, gis Kjøper mulighet til å stille krav til bruk av elektronisk katalog allerede i konkurransegrunnlaget. Kjøperne oppfordres til å være realistiske i sin angivelse slik at man ikke ekskluderer enkelte leverandører fra å delta i en konkurranse. 3.2 Katalogkvalitet (Før) Her spesifiseres kjøpers krav til kvalitet i produktkatalogen. Krav til katalogkvalitet baserer seg på IBX Scorecard. For ytterligere informasjon om dette henvises til IBX Catalogue Rating tilgjengelig på Ved å angi dette punktet som Før, gis Kjøper mulighet til å stille krav til kvaliteten i elektronisk katalog allerede i konkurransegrunnlaget. Disse kravene vil gjelde uavhengig av hvilken løsning som er angitt i punkt 3.1. Kjøperne vil naturlig nok ønske høyest mulig katalogkvalitet, men oppfordres til å være realistiske i sin angivelse slik at man ikke ekskluderer enkelte leverandører fra å delta i en konkurranse, eller påfører leverandørene unødig høye kostnader.

5 Side: Innhold i produktkatalog (Etter) Tabellene i dette punktet er satt opp basert på innholdet i de maler til produktkatalog (bestående av en produktfil og en prisfil) som benyttes av IBX. Punktet skal gi en uttømmende oversikt over de felter som faktisk benyttes mellom partene ja eller nei i kolonnen bruk, og eventuelle beskrankninger til innhold beskrevet i kolonnen anmerkning. Selv om et felt er angitt til ikke å være i bruk marker med nei i kolonnen bruk kan Selger fremdeles levere informasjon i disse feltene, men han kan ikke forvente at Kjøper tar hensyn til innholdet. 3.4 Meldingsutveksling relatert til katalog (Etter) Tabellen lister de overordnede funksjonelle prosesser relatert til produktkatalog som innebærer en utveksling av elektroniske meldinger mellom kjøper og selger. I kolonnen krav skal det angis om den aktuelle meldingen faktisk blir utvekslet elektronisk mellom partene. I kolonnen maks behandlingstid angis den maksimale tid som tillates hos Kjøper for behandling av en melding, dvs. fra mottak av en melding til det er gitt en respons. I praksis er dette den maksimale tid som er tilgjengelig for Kjøper til håndtering, godkjenning av innholdet i mottatt fil og tilgjengeliggjøring av nytt informasjonsinnhold til sluttbrukere hos Kjøper. Overføring av Produktkatalog, Produktfil og Prisfil innebærer en aktiv håndtering av filene hos operatøren av Ehandelsplattformen på Ehandel.no. Denne behandlingstiden er fastsatt i SLA med operatøren og ikke inkludert i angitt behandlingstid. Kataloger, Produktfiler og Prisfiler som ikke er utarbeidet i henhold til krav og spesifikasjon vil medføre at prosessen stoppes enten hos operatøren av Ehandelsplattformen på Ehandel.no eller hos kjøper og at den spesifiserte ledetidsperioden avsluttes. Prosessen starter på nytt ved innsendelse av ny katalog/fil.

6 Side: 6 4 Bestilling 4.1 Løsning for kommunikasjon (Før) Utveksling av bestillingsinformasjon mellom kjøper og selger kan prinsipielt skje på tre ulike måter. Hvilken av de tre løsningene som skal benyttes angis i denne tabellen. De to løsningene som ikke benyttes bør for ordensskyld markeres med nei. Ved å angi dette punktet som Før, oppfordres Kjøper til å stille krav til eventuell bruk av ordrebekreftelse allerede i konkurransegrunnlaget. Kjøper oppfordres til å angi kravet som ønskelig (altså ikke et absolutt krav) i konkurransegrunnlaget for ikke å utelukke enkelte leverandører. Dersom Kjøper angir toveis kommunikasjon som et absolutt krav i konkurransegrunnlaget bør man også angi krav til Bruk av bekreftelse med endring (punkt 4.4), Angivelse av bekreftelse med endring (punkt 4.5) og Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring (punkt 4.6) 4.2 Funksjonalitet og informasjonsinnhold ved bestilling (Etter) Tabellen angir i hvilken grad den beskrevne funksjonalitet faktisk skal benyttes mellom partene. 4.3 Meldingsutveksling relatert til bestilling (Etter)

7 Side: 7 Tabellen lister de overordnede funksjonelle prosesser relatert til bestilling som innebærer en utveksling av elektroniske meldinger mellom kjøper og selger. I kolonnen krav skal det angis om den aktuelle meldingen faktisk blir utvekslet elektronisk mellom partene. I kolonnen maks behandlingstid angis den maksimale tid som tillates hos mottaker for behandling av en melding, dvs. fra mottak av en melding til det er gitt en respons. Bruk av selger initierte bekreftelser, dvs. Ordrebekreftelse, Endringsbekreftelse eller Kanselleringsbekreftelse som er initiert as selger, betinger at det er en toveis kommunikasjon mellom partene. I praksis kreves det at selger benytter Order Management eller integrert løsning, det vil si at faks og e-post ikke kan benyttes. Der hvor det i den kommersielle avtalen foreligger avtale om et Ordre Avslutnings Tidspunkt (OAT) kan ordren endres eller kanselleres frem til avtalt OAT. Dersom OAT ikke er avtalt kan en ordre ikke endres eller kanselleres. Der hvor det foreligger avtale om umiddelbar levering og selger i sin ordrebekreftelse ikke har gitt en aksept med endring, vil kjøper ikke ha mulighet for endring eller kansellering. Der hvor selger har gitt en aksept med endring i sin ordrebekreftelse, kan kjøper endre eller kansellere ordren frem til et nærmere avtalt tidspunkt. 4.4 Bruk av bekreftelse med endring (Etter) Tabellen angir hvilken type endringer selger kan angi i en ordrebekreftelse. 4.5 Angivelse av bekreftelse med endring (Etter) Tabellen angir hvordan selger skal forholde seg til leveranser i situasjoner hvor deler av en bestilling er gjenstand for endringer av selger i dennes ordrebekreftelse. Alternativ A innebærer at selger vil avvente leveranse av hele ordren inntil kjøper har behandlet ordrebekreftelsen på angitt måte. Alternativ B innebærer at selger vil effektuere leveranse av varelinjer uten endring uten å vente på kjøpers behandling av ordrebekreftelsen.

8 Side: Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring (Etter) Ovenstående tabell angir hvordan kjøper skal behandle en mottatt ordrebekreftelse som inneholder endringer angitt av selger. Alternative A - Stilltiende aksept innebærer at partene definerer et tidsintervall kjøperen har til å endre eller kansellere selgerens endring. Dersom dette ikke er gjort innen tidsintervallet regnes endringen som gjeldende. Alternativ B - Kansellering og ny bestilling innebærer at kjøperen kansellerer alltid bestillingen, og oppretter en ny bestilling. Selger må med andre ord oppfatte den opprinnelige ordren som ikke akseptert Alternativ C Endringsordre innebærer at kjøperen må alltid bekrefte/avvise endringen innen et tidsintervall partene enes om. Selgeren kan med andre ord ikke oppfatte ordren som akseptert før han har mottatt en endringsordre. Dersom Bekreftelse med endring angis på ordrenivå kan ikke A eller C benyttes. 5 Forsendelse og varemottak 5.1 Funksjonalitet og informasjonsinnhold (Etter) Tabellen benyttes for å angi spesiell funksjonalitet eller krav til informasjonsinnhold i meldinger som utveksles i tilknytning til forsendelse og varemottak. Et eksempel på slike krav kan være at selger skal benytte GLN for å identifisere leveringssted i en Pakkseddel. 5.2 Meldingsutveksling relatert til forsendelse og varemottak (Etter) Tabellen lister de overordnede funksjonelle prosesser relatert til forsendelse og varemottak som innebærer en utveksling av elektroniske meldinger mellom kjøper og selger. I kolonnen krav skal det angis om den aktuelle meldingen faktisk blir utvekslet elektronisk mellom partene. I kolonnen maks behandlingstid angis den maksimale tid som tillates hos mottaker for behandling av en melding, dvs. fra mottak av en melding til det er gitt en respons.

9 Side: 9 6 Fakturering 6.1 Format for elektronisk faktura (Før) Her skal det angis de format som skal benyttes for overføring av faktura fra selger til kjøper. Samhandlingsavtalen er preutfylt med e2b versjon 3.3 eller høyere. Dette er å oppfatte som en anbefaling, dvs. at det kan avvikes dersom det er gode grunner for dette. Det kan imidlertid være verdt å merke seg at e2b versjon 3.0 inneholder annen (ber begrenset) funksjonalitet enn 3.3. Ved å angi dette punktet som Før, gis Kjøper mulighet til å stille krav til bruk av elektronisk faktura allerede i konkurransegrunnlaget. Kjøperne oppfordres til å være realistiske i sin angivelse slik at man ikke ekskluderer enkelte leverandører fra å delta i en konkurranse. 6.2 Transportkanal for elektronisk faktura (Etter) Her skal det angis hvilken transportkanal som benyttes for overføring av faktura fra selger til kjøper. Et typisk eksempel på utfylling er: Skal leveres på kjøpers ftp-server ftp://aaa.bbbb.no/efaktura/ 6.3 Funksjonalitet og informasjonsinnhold i elektronisk faktura (Etter) Tabellen benyttes for å angi spesiell funksjonalitet eller krav til informasjonsinnhold i en faktura. Typiske eksempler vil være muligheten til å benytte bransjespesifikke tillegg, håndtering av avgifter og rabatter, etc. Samt eventuelle henvisningen til egne implementasjonsguide, for eksempel et krav om Informasjonsinnhold i de ulike feltene skal settes opp i henhold til nnn sin implementasjonsguide, versjon x.y, datert YYYYMMDD. 6.4 Meldingsutveksling relatert til fakturering (Etter) Tabellen benyttes for å angi om selger skal sende faktura og/eller kreditnota elektronisk til kjøper.