Tilbyder kan også legge ved andre opplysninger om den tilbudte løsningen som han mener er av betydning for leveransen.

Transkript

1 1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen, samt de grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. Leverandør må påse at det i tilbudet leveres dokumentasjon som bekrefter at det tilbudte produktet tilfredsstiller oppdragsgivers krav, eventuelt i hvilken grad kravene dekkes. Kravet om dokumentasjon/beskrivelse gjelder for pkt. 2 og pkt. 3 flg. (inkl. alle underpunkter). Tilbyder kan også legge ved andre opplysninger om den tilbudte løsningen som han mener er av betydning for leveransen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av produkt skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. 1.1 Behov og bakgrunn for konkurransen Troms fylkeskommune ønsker å anskaffe elektroniske ordbøker for direkte installasjon på datamaskin, samtidig som ordbøkene må kunne brukes via innlogging på internett. Ordbøker er et viktig hjelpemiddel i fagene norsk, engelsk og fremmedspråk. Bruk av ordbøker inngår også i kompetansemålene i engelsk og fremmedspråk. I tillegg er det å kunne bruke digitale verktøy en grunnleggende ferdighet i alle fag. 2. MINIMUMSKRAV TIL ELEKTRONISKE ORDBØKØER Den tilbudte løsningen skal oppfylle alle minimumskrav oppdragsgiver stiller i kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 b Kommentar- og responsskjema. Dersom dokumentasjon ikke sannsynliggjør at kravet oppfylles eller at dokumentasjon/besvarelse mangler, anses kravet for ikke oppfylt og tilbudet avvises. Løsninger som ikke oppfyller minimumskravene vil bli avvist. 2.1 Krav til språklig innhold Norskspråklig Norskspråklige ordbøker skal som minimum innbefatte både bokmål-nynorsk, nynorsk og norsk ordbok. I tillegg bør det for norskspråklige ordbøker være inklusive bokmål, norsk synonymordbok og fremmedordbok. Alle moduler vedrørende norskspråklige ordbøker skal være inkludert i lisenspris for Norskspråklig i pristilbudsskjemaet Engelsk- og fremmedspråklig All den tid språkundervisning i den videregående skole anses for å være på relativt høyt nivå har vi behov for følgende: Arkivsak 13/5266 Side 1 av 5

2 For engelskspråklige ordbøker kreves ettspråklige og tospråklige ordbøker med norsk som andrespråk. For fremmedspråklige ordbøker kreves ettspråklige og tospråklige ordbøker med norsk som andrespråk med hensyn på tysk, fransk og spansk. Samiskordbok bør kunne levers som ettspråklige og tospråklige ordbøker med norsk som andrespråk. Finsk bør kunne leveres som tospråklige ordbøker. 2.2 Tekniske krav til elektroniske ordbøker Dersom tilbyder ikke evner å oppfylle følgende minstekrav kan Oppdragsgiver velge å avvise tilbudet: Programvaren skal kunne distribueres til klientene på en slik måte at det ikke er nødvendig å gjøre noen steg ute på klientene for å fullføre installasjonen. Tilbyder skal bekrefte eller redegjøre for i hvilken grad han evner å oppfylle de ovenfor angitte minstekrav. 2.3 Regulering av rettigheter For anskaffelse av elektroniske ordbøker skal vanlig rettighetsforvaltning etter norsk lov gjelde. Tilbyder skal beskrive i hvilken grad anskaffelsen av ordbøkene begrenser bruk med hensyn til rettigheter. 2.4 Levering Tilbyder skal beskrive leveringsmetode (logistikk/leveringsmåte) og bestillingsmetoder/- verktøy. Tilbyder skal i tilbudet foreslå løsning for leveringsrutiner og opplyse leveringstid fra bestilling er sendt til leverandør og til elektroniske ordbøker klar for bruk i de videregående skolene for skoleåret 2013/2014. Tilsvarende eller bedre leveringsalternativer skal gjelde ved eventuell prolongering av avtale. 3. ANDRE KRAV Kravene inngår i tildelingskriteriet kvalitet og må av den grunn besvares og dokumenteres. Leverandørene må beskrive og dokumentere i hvilken grad produktene er bedre enn minimumskravene. Tildelingskriteriet kvalitet deles inn i to underpunkt, følgende: Arkivsak 13/5266 Side 2 av 5

3 3.1 Brukervennlighet Oppdragsgiver stiller høye krav til brukervennlighet for elektroniske ordbøker. Vi ønsker at brukere av disse skal finne frem til ønsket informasjon så fort og enkelt som mulig, både med hensyn til enkelhet, tydelighet og intuitivitet. Tilbyder skal redegjøre og utdype for hvordan kravet best vil oppfylles. 3.2 Pedagogisk nytteverdi Oppdragsgiver setter høye pedagogiske krav til elektroniske ordbøker. Det skal legges til rette for at elevene kan tilegne seg, og bruke, et bredt, presist og nyansert ordforråd, jf. kompetansemålene i læreplanen, for eksempel gjennom et forsvarlig antall oppslagsord. Tilbyder skal redegjøre og utdype for hvordan kravet best vil oppfylles. Tilbyder skal videre beskrive læremiddelet brukt i en tenkt undervisningssituasjon og sannsynliggjøre læringsutbytte. 4. BØR KRAV Oppdragsgivers bør krav er ikke absolutte krav som skal oppfylles, men kan gi en fordel ved tilbudsevaluering. Det vil si at tilbud ikke avvises som følge av at de ikke oppfyller kravet, men kan gi ekstra score i tilbudsevalueringen. 4.1 Universell utforming Det er ønskelig at det er lagt til rette for at elever kan benytte seg av den elektroniske ordboken uavhengig av funksjonshemming. Leverandør bes om en beskrivelse av løsningens universelle utforming og tilgjengelighet for alle. 4.2 Generelle støttefunksjoner/helpdesk Generelle støttefunksjoner/helpdesk bør ha en funksjonalitet og form tilpasset brukerne av elektroniske ordbøker. Eksempelvis må dokumenteres hvilke verktøy som tilbys, tildeling, varsling, svarmaler, kunnskapsbase, driftsmeldinger, online selvhjelp, etc. Tilbyder må i forbindelse med dette punktet beskrive, og dokumentere, i hvilken grad elektroniske ordbøker sikrer kravet til, samt innholdet, i støttefunksjonene/helpdesk. Eventuelle støttefunksjoner/helpdesk skal være inkludert i pris. Arkivsak 13/5266 Side 3 av 5

4 5. TILBUDSEVALUERING Når leverandøren er kvalifisert og det er bekreftet at leveransen tilfredsstiller minimumskravene beskrevet i kravspesifikasjonen tildeles kontrakten den leverandøren som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige løsningen for oppdragsgiver. Oppdragsgiver stiller krav til dokumentasjon/beskrivelser, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele avtaleperioden. Evalueringsmodell Oppdragsgiver vil benytte GRIP evalueringsmodell. Les mer om GRIP - modellen på nettsiden til innkjøpstjenesten i Troms fylkeskommune. Karakterene blir gitt ut fra hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert/beskrevet og tilfredsstiller minimumskravene i vedlegg 1. Leverandør som vurderes til å ha beste løsning på de ulike kriteriene oppnår høyeste score. De andre får karakter i forhold til beste leverandør. Ved karaktersetting i tildelingskriteriet Kvalitet benyttes en karakterskala fra 1 til 6, der 6 er best, følgende: 1 Mangelfull oppfylling av kravene tilbudet avvises 2 Oppfyller minimumskravene, men heller ikke mer 3 Løsningen/produktet noe over minimumskravene 4 God løsning/produkt 5 Meget god løsning/produkt 6 Fremragende løsning/produkt Karakterskala benyttes med maks 2 desimaler Det vil benyttes én desimal etter komma med 0,5 poengs intervall (eks. karakteren 2,0 2,5 3,0 3,5 osv.). Det er en forutsetning at oppdragsgiver ikke skal bruke mye ressurser på administrering og implementering av avtalen. Det vil vektlegges at leverandørens tilbud sikrer god og smidig gjennomføring ovenfor alle som er involvert i kjøp av tjenester for elektroniske ordbøker. 5.1 Tildelingskriteriet Pris Vektes 60 % Troms fylkeskommune ønsker en effektiv og rasjonell bruk av lisenser. Det betyr at oppdragsgiver bør kunne faktureres for antall lisenser som faktisk er i bruk. Oppgjør skal skje i henhold til endelig elevtelling pr 1. oktober 2013 (se nærmere vedlegg 4). Alle priser skal oppgis i NOK eksklusive mva., og skal inkludere alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, lisenser, drift, levering, emballasje, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer). Det er ikke anledning å differensiere kostnader. Alle forhold som får kostnadsmessige konsekvenser, knyttet til leveransen, skal være innkalkulert i tilbudsskjema. Pristilbud (totalpris) vil danne grunnlag for valg av leverandør. Arkivsak 13/5266 Side 4 av 5

5 5.2 Tildelingskriteriet Kvalitet Vektes 40 % Tilbudet på elektroniske ordbøker må som minimum dekke kravene i vedlegg 1. Tildelingskriteriet kvalitet vil bli evaluert ut fra en helhetlig vurdering av tilbyders tilbudte produkt og løsning. Noen av kravene vil være mer utslagsgivende enn andre. Andre opplysninger om den tilbudte løsningen som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning for leveransen, vil kunne få betydning for poengscoren. Hvert enkelt underpunkt med hensyn på kvalitet vil bli vurdert i sin helhet og karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert og beskrevet, og derav tilfredsstiller kravene i kravspesifikasjonen. 6. PRISTILBUDSSKJEMA Det forutsettes at de priser som tilbys og oppgis i pristilbudsskjemaet (vedlegg 2) tar høyde for de betingelser som fremkommer av kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Det henvises for øvrig til de kontraktsvilkår som fremkommer av vedlegg 3 (alminnelige vilkår). Pristilbudsskjema skal fylles ut fullstendig (inkl. dateres, signeres og stemples), for at tilbudet skal være gyldig og bli vurdert. Tilbyder skal benytte blå felter. Tilbydere som unnlater å inngi et komplett utfylt prisskjema vil få sitt tilbud forkastet. Prisskjemaet skal benyttes slik det fremstår fra oppdragsgiver. For det tilfelle at det forekommer to eller flere like tilbud, samt lik generert indeksverdi ut i fra ovenstående evalueringsmodell, vil avgjørelsen falle ved loddtrekning. For å sikre notoritet skal det i så tilfelle være minst to representanter fra oppdragsgiver tilstede, som også protokollerer trekningen. Volum er basert på antatt elevtall for kommende skoleår, 2013/2014. Volum angitt i pristilbudsskjemaet er ment for evalueringsformål, og er på ingen måte å anse som bindende for oppdragsgiver (smhl med Grunndokumentets pkt. 1.2). Arkivsak 13/5266 Side 5 av 5