Åpen anbudskonkurranse. Digitale ordbøker VAF. Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag. Saksnummer: 13/05443 Forespørselsnummer: VAF-F2014.

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Digitale ordbøker VAF Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 13/05443 Forespørselsnummer: VAF-F Tilbudsfrist: kl 14:00 Kristiansand

2 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 2 AV 14 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON REFERANSE OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSONER FORVALTNINGSSTRUKTUR FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV AVTALE RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VALG AV LEVERANDØR LEVERANDØROPPLYSNINGER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV TILDELINGSKRITERIER TILDELINGSMODELL: KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN GENERELT FORMÅL MED LEVERANSEN RAMMER FOR AVTALEN KRAV TIL SPRÅKLIGHET OG OMFANG FUNKSJONALITET, BRUKERVENNLIGHET OG PEDAGOGISK ORGANISERING OG TILRETTELEGGING TEKNISKE KRAV OPPFØLGING INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN VEDLEGGSOVERSIKT... 14

3 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 3 AV 14 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, alternativt med referanse OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune. 1.3 KONTAKTPERSONER Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune Navn Stilling Knut Otto Pedersen Rådgiver innkjøp Telefon Faks kop@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder anskaffelse an digitale ordbøker. Dette er nærmere spesifisert i del AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Avtalene har en varighet på 1 år, med mulighet for år forlengelse, regnet fra kontraktinngåelse.

4 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 4 AV 14 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 0. Siste frist for mottak av spørsmål er 3 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 35/2014 Frist for å levere inn tilbud: kl 14: Behandling av tilbud: uke 38-39/2014 Avtaleinngåelse: uke 38-40/2014 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, med etterfølgende endringer

5 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 5 AV TILDELING AV AVTALE Oppdragsgiver vil tildele en avtale for hele det definerte omfanget. Tilbyder må gi tilbud på hele det definerte omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens 13-1.

6 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 6 AV 14 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.5, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og nummerert elektronisk versjon i en enkelt mappe på minnepenn. Hver fil nummereres tilsvarende rekkefølgen i den utskrevne versjonen. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger, brosjyrer og annet tilsvarende trykt materiale kan med fordel leveres kun som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde, og ordnes/nummereres som angitt ovenfor. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud VAF-F Digitale ordbøker VAF Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/knut Otto Pedersen Postadresse: Postboks 517 Lundsiden 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen kl 14:00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens

7 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 7 AV KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av vedlegg 1, generelle kontraktsvilkår. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg.

8 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 8 AV 14 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen DOKUMENTASJON OMKRING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING: Tilbyders økonomiske og finansielle stilling vurderes på bakgrunn av følgende punkter: Foretaksregistrering Krav: Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.

9 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 9 AV 14 Årsregnskap Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne, også eventuelle medtilbydere/garantister. Lav score (< 30 av 100 poeng) på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyser. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: PRODUKT/KVALITET. VEKT 70 % Under dette punktet vil følgende punkter bli vurdert funksjonalitet, brukervennlighet og pedagogisk organisering og tilrettelegging tekniske krav oppfølging PRISER. VEKT 30 % Pris på totalt omfang Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre. 4.5 TILDELINGSMODELL: Til å evaluere tilbudene vil vi bruke en modell som prissetter kvalitet. Denne metoden prissetter kvalitet med å gi leverandøren et prosentvis påslag på prisen etter hvor mye lavere kvaliteten er i forhold til maksimal kvalitet. Dette multipliseres så med faktoren, som justerer etter hvor mye man skal vektlegge kvalitet relativt til pris. Beregningen av den justerte prisen gjøres i tre omganger slik formelen under viser. Justert pris=pris (1 + %) maks kvalitetspoeng-vurdert poeng % = faktor maks kvalitetspoeng Her vil faktor uttrykke forholdet mellom vektingen av pris og vektingen av kvalitetskriteriene de kvalitative kriterienes samlede vekt faktor= = 70 priskriteriets vekt 30 2,333 Oppdragsgiver vil i vurderingen benytte en karakterskala fra 1-10 hvor 10 er beste karakter. Karakterene kan bli gitt med inntil en desimal.

10 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 10 AV 14 Med justert pris menes den totalpris som fremkommer i tilbudsskjemaet, justert for avstand fra maksimal kvalitet. Dette er ikke en reell pris i kroner og øre, men et tallgrunnlag brukt for sammenligning. Tilbyder med laveste justerte pris vinner konkurransen.

11 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 11 AV 14 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del FORMÅL MED LEVERANSEN Vest-Agder fylkeskommune ønsker å anskaffe elektroniske ordbøker for direkte installasjon på ca bærbare elev-pcer høsten Vest-Agder fylkeskommune har ca pedagogisk ansatte som også må ha tilgang til de elektroniske ordbøkene. Oppdragsgiver setter høye pedagogiske krav til elektroniske ordbøker. Det skal legges til rette for at elevene kan tilegne seg, og bruke et bredt, presist og nyansert ordforråd, jf. kompetansemålene i læreplanen, for eksempel gjennom et forsvarlig antall oppslagsord. 5.3 RAMMER FOR AVTALEN Det inngås en rammeavtale for leveransen av digitale ordboker til Vest-Agder fylkeskommune sine videregående skoler. Rammeavtalen inngås med en varighet på 1 år med mulighet for fornyelse på år, regnet fra kontraktsdato PRISER Tilbyder skal oppgi pris som angitt i vedlegg 2 prisskjema. Følgende forutsetning skal legges til grunn for oppgitt lisenspris: Pris gjelder for hver enkelt bruker av tilbudt programvare. Stipulert antall brukere for leveranse år stk. o 6500 lisenser på standard engelsk-norsk/norsk-engelsk ordbok for videregående skole o 1500 lisenser på norsk-tysk/tysk-norsk ordbok for videregående skole o 1500 lisenser på norsk-fransk/fransk-norsk ordbok for videregående skole o 1500 lisenser på norsk-spansk/spansk-norsk ordbok for videregående skole o 1500 lisenser på stor engelsk-engelsk ordbok for videregående skole Faktisk antall brukere som det bestilles lisenser til år 1 kan avvike pluss/minus 500 stk. År 2 til år 4 skal årsvolumet kunne oppjusteres med inntil 10%, og skal i tillegg kunne variere fra foregående år med pluss/minus 500 stk. Tilbudt lisenspris skal være fast i hele kontraktsperioden på inntil 4 år UTARBEIDELSE AV TILBUD Følgende inkluderes i tilbudet: Beskrivelse av tilbudt produkt, jf beskrivelse nedenfor Pristilbud 5.4 KRAV TIL SPRÅKLIGHET OG OMFANG Punktene og under beskriver krav om språklig omfang for digitale ordbøker som skal leveres. Disse punktene beskriver et minimumsomfang ved levering, og følgelig vil et tilbud som fraviker fra disse vil bli avvist.

12 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 12 AV NORSKSPRÅKLIG Norskspråklige ordbøker skal som minimum innbefatte både bokmål-nynorsk, nynorsk og norsk ordbok. I tillegg bør det for norskspråklige ordbøker være inklusive bokmål, norsk synonymordbok og fremmedordbok ENGELSK- OG FREMMEDSPRÅKLIG For engelskspråklige ordbøker kreves ettspråklige og tospråklige ordbøker med norsk som andrespråk. For fremmedspråklige ordbøker kreves tospråklige ordbøker med norsk som andrespråk med hensyn på tysk, fransk og spansk. 5.5 FUNKSJONALITET, BRUKERVENNLIGHET OG PEDAGOGISK ORGANISERING OG TILRETTELEGGING KRAV Vi ber dere om å beskrive funksjonalitet, brukervennlighet og pedagogisk organisering og tilrettelegging av ordbokløsningen ut fra følgende punkter: Samtidig søk i flere ordbøker Søk i fritekst Avansert søk, for eksempel søk med jokertegn, søk med tekststrenger/faste uttrykk Fonetisk søk Antall oppslagsord må møte behovet i videregående skole Valg mellom kort og lang ordforklaring Integrasjon med annen standard programvare, som for eksempel ulike nettlesere og kontorpakker Norske menyer og hjelpetekster Utvidet funksjonalitet i nynorsk ordliste utover oppslagsord Bruker skal finne frem til ønsket informasjon på en enkel, tydelig og intuitivt måte. Talesyntese ved online bruk

13 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 13 AV TEKNISKE KRAV Vi ber dere beskrive teknisk bruk ut fra følgende punkter: 5.7 OPPFØLGING Ordbøkene må kunne brukes både online og offline Ordbøkene må kunne benyttes på de vanligste plattformene og de nyeste versjonene av Windows, Mac OS X, det er videre ønskelig at de kan benyttes på Android og ios Enkel installasjon, også ved bruk av image Mulighet for egen web-applikasjon i tillegg til installert versjon. Beskriv mulighetene for service, kundestøtte, opplæring og oppdatering av programvaren ut fra følgende punkter: Teknisk support og kundestøtte Brukerveiledning må være tilgjengelig for alle brukere Leverandøren skal ha et tilbud om kurs og opplæring for kontaktpersoner på de videregående skolene Oppdateringer bør kunne leveres over internett til den enkelte installasjon, både for nye versjoner av programmet og oppdatering av ordbøkene.

14 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 14 AV 14 6 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Ikke besvart / begrunnelse 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) 5. Beskrivelse av tilbudte varer/tjenester Pris 6. Annet: 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Generelle kontraktsvilkår for kjøp av varer Vedlegg 2: Prisskjema