Kravet om dokumentasjon/beskrivelse gjelder for pkt. 3 til 4 i kravspesifikasjonen.

Transkript

1 1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. Leverandør må påse at det i tilbudet leveres dokumentasjon som bekrefter at det tilbudte produktet tilfredsstiller oppdragsgivers krav, eventuelt i hvilken grad kravene dekkes. Tilbyder kan også legge ved andre opplysninger om den tilbudte løsningen som han mener er av betydning for leveransen. Kravet om dokumentasjon/beskrivelse gjelder for pkt. 3 til 4 i kravspesifikasjonen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av produkt skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. 2. BEHOV Oppdragsgiver har behov for transportordning av inngående og utgående post mellom postterminalen på Langnes og fylkeshuset i tillegg til sortering/fordeling av inngående post. Oppdragsgiver ønsker å sikre en mest mulig effektiv ressursutnyttelse, og størst mulig forutsigbarhet med tjenesten og kostnadsnivået, gjennom å kjøre en åpen anbudskonkurranse. Utgiftene til tjenesten skal være faste i avtaleperioden, uavhengig av volum. Oppdragsgiver ønsker tilbud i henhold til de krav som nærmere angitt under pkt. 3 og 4. Målsatt oppstartstidspunkt for avtalen blir fra og med 1. oktober TRANSPORTORDNNGEN 3.1 Adresser som vedrører oppdraget Oppdragsgiver ønsker en transportordning som kjører mellom Postterminalen på Langnes og Fylkeshuset. De respektive post- og gateadresser er nærmere angitt slik: Tromsø postterminal/tromsø bedriftssenter, Langnes Kvaløyvegen Tromsø Oppdragsgiver Strandveien 13, Fylkeshuset 9007 Tromsø 3.2 Bekreftelse av postleveranse Transport av postleveransen omfatter materiale som brev i små format (fakturaer, bankbrev, enkle henvendelser), tyngre brev, tidsskrifter/blader/magasiner, aviser, lettgods og løspakker (listen er ikke nødvendigvis uttømmende). Arkivsak 13/9336 Side 1 av 5

2 Erfaringsmessig er det tendenser til at mengden brev til oppdragsgiver er noe redusert over tid, mens mengden tidsskrifter, tyngre brev og pakker er noe økende. Likevel har det totalt sett ikke forekommet større endringer i mengde over tid. Leveranse til Troms fylkeskommune innebærer leveranse til de forskjellige etater, samt de sentre som sorterer inn under administrasjonsetaten. I tillegg er det leveranse til forskjellige postboksadresser. Avtalen inkluderer følgende postboksadresser: Postboks Postnummer Mottaker Troms fylkeskommune Riksrevisjonen* Fylkesnemnda for sosiale saker Nord-Troms jordskifterett Pasientombudet i Troms Kommunal opplæringskontor/ Kommunenes sentralforbund Konfliktrådet i Troms politidistrikt Fylkesmannen i Troms * Riksrevisjonen inngår i postboksnummer 6600 Troms fylkeskomme, men skal sorteres for seg selv i den grad det er mulig. Leveransene skal skilles i henhold til den enkelte postboksnummer, og pakkes atskilt i kassett eller sekk, eventuelt på annen måte holdes atskilt dersom to eller flere postboksnumre samles i kassett eller sekk. Oppdragsgiver er selv ansvarlig for å inngå leieavtale om postboks, samt vedlikeholde denne avtalen. 3.3 Beskrivelse av tjenesten All ankommet post til Tromsø kommer inn til postterminalen sein kveld eller natt. Denne gjøres tilgjengelig i postboks ved Tromsø bedriftssenter postterminal og komplett sortering kan avhentes hverdager, mandag til fredag kl Tjenesten omfatter sortering og fordeling av oppdragsgivers inngående postleveranse i postboks til definerte etater og sentre. Dette gjelder kun for postleveranse til Troms fylkeskommune i postboks 6600, og sortering og pakking foretas i henhold til følgende liste: Kulturetaten/fylkesbiblioteket Økonomisenteret Personal- og organisasjonsenteret/ lønn Næringsetaten Samferdsels- og miljøetaten Tannhelseetaten Utdanningsetaten/fagopplæring Fylkesrådet/Fylkesrådsleders kontor (FLK)/Fylkesordfører Riksrevisjonen Troms Høyre/ Troms KrF Arkivsak 13/9336 Side 2 av 5

3 All postleveranse som ikke er adressert til spesifisert mottaker i henhold til ovenstående liste, sorteres i en felles bunke. Postleveransen pakkes i henhold til liste over postboksadressater pkt. 3.2 sammenholdt med liste ovenfor, og leveres i sekker og/eller brevkassetter, eventuelt som løspakker for blant annet aviser. Transportør besørger kjøring av postleveranse til oppdragsgivers mottak. Utgående post hentes inn ved oppdragsgivers adresse og pakkes ned for transport. Leveransen vil her i all hovedsak bestå av utgående brev. Transportør besørger kjøring av utgående postleveranse fra oppdragsgiver til postmottak. 3.4 Lokalisering for levering og avhenting av inngående og utgående post All inngående og utgående postleveranse til oppdragsgiver avleveres og hentes på følgende lokalisering: Strandveien Tromsø Posten leveres til postrom på Fylkeshuset, rom , alternativt annen plassering på Fylkeshuset etter angivelse av oppdragsgiver. Ved endring av konkret lokalisering for avlevering og avhenting skal transportør meldes senest 14 dager før endring trer i kraft. 3.5 Tidsfrister for postleveranse Posten bedriftssenter plikter å gjøre leveranse av brevpost fullt ut tilgjengelig i postboks hverdager innen kl Oppdragsgiver stiller som krav at Første levering av inngående post skal være oppdragsgiver i hende i tidsrommet kl , Aviser og løspakker, samt eventuell resterende post lokalisert i postboks, skal være tilgjengelig ved oppdragsgivers postmottak i tidsrommet kl Utgående post fra oppdragsgivers postmottak avhentes i tidsrommet kl og leveres til Postens bedriftssenter for videre ekspedering Oppdragsgiver ønsker forslag og løsninger fra tilbyder vedrørende tidligere avlevering av majoriteten av første inngående postleveranse. Iverksetting av avtalen må kunne skje den 1. oktober 2013, eventuelt umiddelbart etter kontraktsinngåelse dersom prosessen forsinkes til oppstart etter denne dato. 3.6 Måling og statistikk Oppdragsgiver ønsker vederlagsfritt å motta periodisk statistikk, basert på tidsstudier og frekvensmålinger gjennom registrering av tidsforbruk i forhold til prosessert postmengde, spesifisert i vekt og type. Oppdragsgiver og leverandør blir enige om hvor hyppig slike rapporter skal leveres. Dersom ingen ting er skriftlig avtalt skal rapport leveres hver tolvte 12 måned. Ved kontraktens opphør skal leverandørene yte den bistand som er nødvendig for at oppdragsgiver skal kunne overlate dette arbeidet til andre, dersom annen leverandør er aktuell. Arkivsak 13/9336 Side 3 av 5

4 3.7 Miljøkrav Troms fylkeskommune har som målsetting å arbeide for redusert belastning på miljø, og ønsker at tilbydere fokuserer på eget utslipp av blant annet klimagasser. I tråd med Regjeringens og EUs målsetting om redusert CO2-utslipp oppfordres tilbydere til å vurdere eget kjøremønster for å skape en mer energieffektiv form for kjøring, og fortrinnsvis velge biler med lavt CO2-utslipp, eventuelt benytte hybridbiler eller biler som bruker elektrisitet eller biodrivstoff. Transporttid og distanse skal være kortest mulig. 4. LEVERINGSSIKERHET, ANSVAR OG ERSTATNING Det kreves utstedelse av egen fullmakt for at leverandør skal få tilgang til postleveransen ved postterminal i avtaleperioden. Leverandøren skal derfor til enhver tid sørge for å ha en tilstrekkelig stab med kvalifisert personale, egnet til å utføre oppdraget med nødvendig grad av sikkerhet for å unngå skade på postleveranse, unngå leveranser på avveie, ivareta rettidighet vedrørende levering, samt sikre høy forretnings etisk standard i utførelsen av oppdraget. Informasjon av forretningsmessig sensitiv karakter samt informasjon som er underlagt taushetsplikt som leverandøren tilegner seg i god eller ond tro, skal ikke videreformidles. Samtlige som på vegne av leverandør er involvert i oppdraget skal underskrive erklæring om taushetsplikt. Leverandør står juridisk og økonomisk ansvarlig for uaktsom håndtering av postleveransen. Oppdragsgiver kan kreve erstattet tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse eller uaktsomhet, med mindre leverandøren kan godtgjøre at forsinkelsen eller årsaken til forsinkelsen ikke kan tilskrives han. Dette inkluderer blant annet tap forårsaket av merarbeid som følge av forsinkelsen. Leverandør skal dokumentere et system som sikrer at oppdragsgiver blir informert ved forsinkelser. Oppdragsgiver må også sikres ved avbrudd av transportoppdrag. Leverandør skal ha et system hvor etterprøvbar månedlig statistikk over forsinkelser blir rapportert til oppdragsgiver. Leverandør står som selvassurandør. Dersom det, i overføringen fra Posten til transportør, oppdages skader eller mangler på postleveranse, plikter transportør å påpekeansvar for skader og mangler til Posten. Dersom dette unnlates overtar transportør ansvar for skadene/ manglene. Leverandøren skal innestå for at han har de nødvendige offentlige og privatrettslige tillatelser, godkjennelser, løyver, autorisasjoner og rettigheter som er nødvendige for utførelsen av arbeidet fra iverksettelsen og gjennom hele kontraktsperioden. Arkivsak 13/9336 Side 4 av 5

5 5. KRAV TIL DOKUMENTASJON I tilbudet skal det vedlegges dokumentasjon/bevis/godtgjørelse for å bekrefte eller sannsynliggjøre at alle ovenfor stilte minimumskrav og andre opplysninger er oppfylt. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 (smhl grunndokumentets pkt. 4.9), med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen dette gjelder. Hvis dokumentasjonen eller de bevis som fremlegges ikke sannsynliggjør at alle kravene er oppfylte kan oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. Arkivsak 13/9336 Side 5 av 5