Kravspesifikasjon Vedlegg 1. Kravspesifikasjon. Innholdsfortegnelse

Transkript

1 Kravspesifikasjon Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING OPPDRAGET Hva det ønskes tilbud om Oppdragsgivers ansvar Krav leverandør og leverandørs personell må oppfylle Fremdriftsplan TILDELINGSKRITERIER, PRISSKJEMA OG EVALUERING Tildelingskriterier Pris Tildelingskriteriene:, referanser og gjennomføringsplan Prisskjema Evalueringsmodell... 7 Miljøfyrtårn Side 1 av 8

2 Kravspesifikasjon 1 INNLEDNING Kravspesifikasjonen beskriver oppdragsgivers krav samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal komme i betraktning. Leverandør må påse at det i tilbudet leveres dokumentasjon som beskriver at de tilbudte tjenester tilfredsstiller oppdragsgivers krav. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen det gjelder. 2 OPPDRAGET På bakgrunn av vedtak i fylkestinget skal hele fylkeskommunens organisasjon være miljøfyrtårnsertifisert innen utgangen av I 2007 startet arbeidet med sertifisering av 4 videregående r. Dette arbeidet er nå fullført og oppdragsgiver ønsker å snarest mulig fortsette prosessen mot målet om en miljøfyrtårnsertifisert organisasjon. 2.1 Hva det ønskes tilbud om Det ønskes tilbud på konsulentbistand for miljøanalyse og gjennomføring av miljøfyrtårnsertifisering, med utgangspunkt i gjeldende generelle og spesifikke bransjekrav, av hele s organisasjon. Etter gjennomført miljøanalyse og når enheten har gjennomført de tiltak som skal gjennomføres for å tilfredsstille bransjekravene skal leverandør/miljøfyrtårnkonsulentene sørge for sertifisering av enhetene, dvs. følge opp sertifiseringsprosessen med å avtale sertifiseringsmøte og påse at sertifiseringen blir gjennomført. Alle kostnader vedrørende sertifiseringen skal være inkludert i tilbudet. Oppdraget kan inndeles i følgende hovedaktiviteter: 1. Oppstartmøte/nettverksseminar for alle enhetene. Det skal være totalt 3 oppstartmøter. Et møte for oppstart av hver gruppe jf. tidspunkt på fremdriftsplanen. 2. Møter med miljøgruppen på hver enkelt /tannklinikk/sentraladministrasjonen for gjennomføring av miljøanalyse, veiledning i utarbeidelse av mål, handlingsprogram og rutiner samt forankring av sertifiseringsprosessen i den totale virksomheten. Miljøfyrtårnkonsulenten skal fungere som miljøgruppens sekretær 3. Løpende veiledning via telefon/ e-post/annet av den enkelte enhet/miljøgruppe i gjennomføring av handlingsprogrammet 4. Kvalitetssikring av handlingsprogrammet. Det skal for hver virksomhet/enhet avlegges intern skriftlig status/milepælrapport etter avtalt tidsplan med miljøgruppen. 5. Skriftlig statusrapportering til HMS leder pr. sektor (, tannhelse, sentraladministrasjonen) hvert halvår, første gang 31. desember Miljøfyrtårn Side 2 av 8

3 6. Det utarbeides skriftlig sluttrapport/konsulentrapport (for den enkelte enhet) for hele oppdraget som beskriver status ved oppstart, selve prosessen, tiltak som er gjort og tiltak som forutsettes gjort før enheten er klar for sertifisering. 7. Sertifisering av alle enhetene Oppdragsgivers ansvar 6 kommuner i Troms fylke har miljøfyrtårnlisens, Bardu, Harstad, Kåfjord, Lyngen, Nordreisa og Tromsø. Oppdragsgiver har ansvar for at miljøfyrtårnlisens er på plass før sertifiseringen gjennomføres. Hvis det oppstår uforutsette problemstillinger/utfordringer i forhold til opplysningene i vedlegg 4 vil det bli tatt opp og løst i samarbeid med leverandøren. Oppdragsgiver forutsetter at mindre tilpasninger ikke har påvirkning på prisen. Hvis endringene er av større omfang skal oppdragsgiver og leverandøren forhandle om et tillegg eventuelt en reduksjon i prisen Krav leverandør og leverandørs personell må oppfylle På grunn av oppdragets størrelse og stramme tidsplan krever oppdragsgiver at minst to erfarne og kvalifiserte miljøfyrtårnkonsulenter jobber med oppdraget. Konsulentene må være godkjente som miljøfyrtårnkonsulenter fra Stiftelsen Miljøfyrtårn i Kristiansand. Dokumentasjon på godkjenning legges bak skilleark 3. Leverandøren som vinner konkurransen skal i avtaleperioden besørge at de faglige kvalifikasjonene opprettholdes hos konsulentene som har ansvar for å utføre oppdraget. Hvis andre personer, enn de som opprinnelig ble satt til å utføre oppdraget, blir satt inn i løpet av perioden skal det godkjennes av oppdragsgiver. Leverandør må dokumentere at eventuelt nytt personell har tilsvarende kvalifikasjoner som personellet som opprinnelig ble satt til å utføre oppdraget, jf. pkt Endringer leverandør vurderer kan få innvirkning på oppdraget må tas opp med oppdragsgiver så snart de blir kjent for leverandøren. 2.2 Fremdriftsplan OPPSTART OPPSTART OPPSTART Skoler Breivang videregående Indre Troms videregående, sted: Bardufoss, Høgtun og Sjøvegan Skoler Kongsbakken videregående Kvaløya videregående Miljøfyrtårn Side 3 av 8

4 Skjervøy videregående Finnfjordbotn vidaregående Stangnes videregående Vågsfjord videregående, sted Skånland Nordkjosbotn videregående Tromsdalen videregående Tromsø Maritime Rå videregående SMI n Tannklinikker Tannklinikker Tannklinikker Tromsdalen tannklinikk Kanebogen tannklinikk Skjervøy tannklinikk Bardu tannklinikk Skånland tannklinikk Burfjord tannklinikk Storslett hovedtannklinikk Kvæfjord tannklinikk Arnøyhavn ambuleringsklinikk Finnsnes tannklinikk Ibestad tannklinikk Vannareid ambuleringsklinikk Kjeveorotpedisk spesialistmiljø TkNN Gratangen tannklinikk Hansnes tannklinikk Harstad hovedtannklinikk Kroken tannklinikk Sentraladministrasjonen Sjøvegan tannklinikk Kvaløysletta tannklinikk Fylkeshuset, Strandveien 13, Mellomveien 40 A-C, Tromsø, inkludert Statens vegvesen og Fylkesmannen i Troms Sørreisa tannklinikk Nordøya tannklinikk Storsteinnes tannklinikk Sør-Tromsøya tannklinikk Målselv tannklinikk Åsgard tannklinikk Lyngseidet tannklinikk Tannlegevaktklinikken Hatteng tannklinikk Tannbygget Olderdalen tannklinikk For nærmere opplysninger, om hver enkelt enhet, se vedlegg 4, virksomhetsoversikten. Noen mindre justeringer kan forekomme i sammensetningen på gruppene. Miljøfyrtårn Side 4 av 8

5 3 TILDELINGSKRITERIER, PRISSKJEMA OG EVALUERING 3.1 Tildelingskriterier Når leverandøren er kvalifisert og det er bekreftet at leveransen tilfredsstiller minimumskravene beskrevet i kravspesifikasjon tildeles kontrakten den leverandøren som tilbyr det økonomisk mest fordelaktige løsningen for oppdragsgiver på grunnlag av følgende kriterier: Totalsum (TS) Erfaringer fra tilsvarende virksomheter (40 %) Referansetilbakemelding (30 %) Gjennomføringsplan (30 %) Parentes (%) angir vekting av det enkelte tildelingskriterium. For nærmere beskrivelse av hva som inngår i det enkelte kriterium, se pkt og Formel brukt i evalueringen blir beskrevet under pkt 3.3 (Evalueringsmodell) Pris Pris som tildelingskriterium fremkommer på følgende måte: Totalpris for miljøfyrtårnsertifisering av hele s Organisasjon (samt Statens veivesen og Fylkesmannen i Troms lokalisert i fylkesbygget) inkludert alle kostnader vedrørende oppstartmøter, gjennomføring av analyse, kvalitetssikring, rapport, sertifisering av enhetene, samt alle andre kostnader i forbindelse med miljøfyrtårnsertifiseringsprosessen = Totalsum (TS) Alle priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift. Totalprisen/totalsummen fylles inn i tilbudsskjema A Tildelingskriteriene:, referanser og gjennomføringsplan. Tildelingskriteriene handler om personene som skal gjennomføre oppdraget og leverandørens plan for gjennomføring, innenfor de kriteriene oppdragsgiver har satt. Tildelingskriteriene brukes til å vurdere hvem av leverandørene som vi anser til å inneha den beste kvaliteten på tjenesten. Miljøfyrtårn Side 5 av 8

6 Ved poengsetting av tildelingskriteriene benyttes en poengskala fra 1 til 6 med intervallene 1-1,5 2,0 2,5.6,0 Konsulentenes fra tilsvarende virksomheter, teller 40 % For å kvalitetssikre gjennomføringen av oppdraget legges det vekt på at konsulentene har fra tilsvarende virksomheter. Med tilsvarende virksomhet menes det her at konsulentene har gjennomført miljøfyrtårnoppdrag for offentlige kontorer, bygninger og helseinstitusjoner. Leverandør må beskrive konsulentenes kvalifikasjoner/kompetanse og som har betydning for oppdraget. Referansetilbakemelding, teller 30 % Referansene legges også vekt ved kvalitetssikring av personene som skal utføre oppdraget. Referansene skal inneholde: 1) Konsulentens navn og type oppdrag 2) Kort beskrivelse av konsulentens evne til å involvere ledelsen/miljøgruppen/de ansatte 3) Kort beskrivelse av gjennomføringskraft. Evnen til å gjennomføre og holde seg innenfor rammene/tidsfrister. 4) Kort beskrivelse av tilgjengelighet, dvs. hvor tilgjengelig har konsulenten vært for miljøgruppen 5) Underskrift og stempel fra bedriften/institusjonen oppdraget ble gjennomført for. Det kreves referanser fra to bedrifter for hver person og referansene må inneholde den informasjonen vi ber om. Gjennomføringsplan for oppdraget, teller 30 % Gjennomføringsplanen skal beskrive hvordan leverandøren har planlagt å gjennomføre oppdraget. Leverandøren må også redegjøre for hvordan den kan bidra til å sikre den nødvendige forankring i ledelsen, ved den enkelte enhet, for at arbeidet skal bli gjennomført til angitt frist. 3.2 Prisskjema Prisskjema, vedlegg 2, må fylles ut slik det fremstår. Leverandørens pris skal oppgis ekskl. merverdiavgift og skal inkludere alle kostnader relatert til krav som kommer frem i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjon. Prisskjemaet plasseres bak skilleark 4. Totalsummen vil inngå i evalueringen av tilbudet. Miljøfyrtårn Side 6 av 8

7 3.3 Evalueringsmodell Ved valg av leverandør vektlegges det enkelte kriterium i henhold til følgende formel for indeksverdi: ([( β K ) ( ) ( )] [( ) ( ) ( )]) ( ) ( ) ( ) + δ Krefer + λ Kgjennomf β K + δ Krefer + λ Kgjennomf β K + + δ Krefer λ Kgjennomf 1 I = TS α der: I = Indeksen, som er oppdragsgivers beslutningsparameter for valg av leverandør. Leverandør med tilbud som oppnår lavest indeksverdi anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbud, og følgelig tildeles leverandør med slikt tilbud kontrakt. TS = Totalsum. K = Høyest mulig oppnåelige karakter på tildelingskriteriet, her satt til 6,0. K = Karakter som leverandørs tilbud oppnår på tildelingskriteriet. K = Høyest mulig oppnåelige karakter på tildelingskriteriet referanser, her satt til 6,0. refer K = Karakter som leverandørs tilbud oppnår på tildelingskriteriet referanser. refer K = Høyest mulig oppnåelige karakter på tildelingskriteriet gjennomføringsplan, her gjennomf satt til 6,0. K = Karakter som leverandørs tilbud oppnår på tildelingskriteriet gjennomf gjennomføringsplan. α = Konstant som er bestemmende for prisingen av de myke tildelingskriteriene, dvs., referanser og gjennomføringsplan. β = Konstant som viser hvor mye tildelingskriteriet veier i forhold til de andre myke tildelingskriteriene i indeksen, I. δ = Konstant som viser hvor mye tildelingskriteriet referanser veier i forhold til de andre myke tildelingskriteriene i indeksen, I. = λ Konstant som viser hvor mye tildelingskriteriet gjennomføringsplan veier i forhold til de andre myke tildelingskriteriene i indeksen, I. Miljøfyrtårn Side 7 av 8

8 Påslag = Økning i indeksen I med basis i TFF og α, som inntreffer hvis leverandør samlet sett på tildelingskriteriene, referanser og gjennomføringsplan ikke oppnår imal karakteruttelling. I denne konkurransen skal det brukes følgende fastsatte tallverdier for uttrykkene for imalt oppnåelige karakterer og for de ulike konstantene: K = 6, K = 6, K = 6, α = 100, β = 0, 4, δ = 0, 3, og λ = 0, 3. 1 refer gjennomf Tildelingskriteriene, referanser og gjennomføringsplan veier henholdsvis 40 %, 30 % og 30 % i forhold til hverandre. Innsetting av de fastsatte tallverdier i formelen gir: I ( 6,0 [( 0,4 K ) + ( 0,3 K ) + ( 0,3 K )]) 1 refer gjennomf = TS ,0 som er den endelige versjonen av formelen for indeksen, I, som skal brukes i denne konkurransen. 1 I formelen for I gjelder følgende sammenheng: β + δ + λ = 1, 0. Miljøfyrtårn Side 8 av 8