DSB konkurranse nr. 079/2008: Anskaffelse av læringsplattform til Norges brannskole. Del 1 Administrative vilkår for anskaffelsen

Transkript

1 Side 1 av 7 DSB konkurranse nr. 079/2008: Anskaffelse av læringsplattform til Norges brannskole Del 1 Administrative vilkår for anskaffelsen

2 Side 2 av 7 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Bakgrunn Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets struktur Anskaffelsesprosedyre mv Frister og fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tentativ fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Om tildelingskriteriet pris og kostnader Om tildelingskriteriet kvalitet Krav til tilbudet Språk Kvalifikasjonsdokumenter Tilbudets utforming Merking, antall eksemplarer, adresse og leveringssted for besvarelsen etc Endring av konkurransegrunnlaget Kontaktpersoner Leverandørens deltagelseskostnader Behandling av tilbudene...7

3 Side 3 av 7 1 Bakgrunn DSB består i dag av hovedkontoret i Tønsberg med ca 230 ansatte, herunder 5 regionskontorer som utfører tilsyn med virksomheter som har høyspenningsanlegg. I tillegg hører Norges brannskole, Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Sivilforsvaret inn under direktoratets ansvarsområde. Sivilforsvaret består av 20 distriktskontorer inklusive 3 skoler, 5 leire, Sentralanlegg og Hovedmagasin. Pr. desember 2007 hadde DSB ca 640 ansatte. For øvrig vises det til DSBs nettsted For nærmere informasjon om Norges brannskole (NBSK) vises det til konkurransegrunnlagets Del 2 Kravspesifikasjon, pkt 1 Bakgrunn, og til NBSKs nettside 2 Om anskaffelsen DSB ved NBSK skal anskaffe en elektronisk læringsplattform (Learning Management System, heretter benevnt LMS) til bruk i skolens undervisning, jf. Del 2 Kravspesifikasjon. Det skal inngås en kjøpskontrakt, som vil bli gitt en varighet på 1 år, og en vedlikeholdskontrakt som vil bli gitt en varighet på 3 år (med mulighet for DSB til forlengelse med 1 år av gangen med 3 mnd varsel), jf Del 3 Kontraktsutkast. Som kjøpskontrakt benyttes Statens standardavtale (SSA) Den lille kjøpsavtalen (SSA K Liten), og som vedlikeholdskontrakt benyttes SSA Den lille vedlikeholdsavtalen (SSA V Liten), se 3 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1 - Administrative bestemmelser for anskaffelsen (inneholder bestemmelser og frister mv for gjennomføringen av anskaffelsen, inkludert de kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren og tildelingskriterier) Del 2 Kravspesifikasjon Del 3 A og 3 B Kontraktsdokumenter 4 Anskaffelsesprosedyre mv Anskaffelsen er kunngjøringspliktig, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del II 9-1, og foretas som ett-trinns konkurranse med forhandling iht. bestemmelsene i FOA del II, jf. 5-1 og Bestemmelsene i FOA del I gjelder tilsvarende. Anskaffelsen vil bli kunngjort i den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin (se I tillegg vil det bli informert om anskaffelsen på DSBs hjemmesider( Tildeling vil skje på bakgrunn av oppfylling av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier som angitt i pkt 6.

4 Side 4 av 7 5 Frister og fremdriftsplan 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen 24. oktober 2008 kl Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. 5.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 5. desember 2008 kl Tentativ fremdriftsplan DSB planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Aktivitet: Dato: Kunngjøring av konkurranse 25. september 2008 Frist for spørsmål i tilknytning til 15. oktober 2008 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 24. oktober 2008 kl Forhandlinger Uke 44/2008 Varsel om tildeling av kontrakt 3. november 2008 Kontraktsinngåelse (signatur) 14. november 2008 Vedståelsesfrist 5. desember Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier 6.1 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta, jf. FOA 8-4. Dersom tilbyder har akseptable grunner for ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjon kreves: Krav Det skal ikke foreligge vesentlige restanser på skatter eller avgifter i henhold til norsk lov. NB! Gjelder bare norske tilbydere, jf FOA 17-14(1). Leverandør skal følge gjeldende lover og forskrifter innenfor helse, miljø og Dokumentasjon Skatteattest (skjema RF 1244 og ikke eldre enn 6 mnd) og merverdiavgiftsattest, jf FOA 3-3 (1) HMS-egenerklæring, jf. FOA 3-4

5 Side 5 av 7 sikkerhet. NB! Gjelder for arbeid som skal utføres i Norge. Firmaet skal være lovlig etablert Det må kunne forevises finansiell og økonomisk soliditet Leverandøren skal vise til erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandørens ansatte skal ha kompetanse innen bedriftsveiledning mht bruk av leveranser knyttet til denne anskaffelsen Firmaattest Årsberetning samt resultatregnskap og balanse fra regnskapet for de siste tre år Dokumentasjon fra tre tidligere tilsvarende oppdrag, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Det skal oppgis navn, e-postadresse og telefonnummer til referansepersoner for disse oppdragene. Tilbyder skal legge ved CV (dokumentert kompetanse og erfaring) for de personer som er tiltenkt rollen som etablererkontakt/bedriftsveileder Det vil bli foretatt en kvalifisering av leverandørene, hvor mangelfull dokumentasjon eller oppfyllelse av et eller flere krav, vil kunne føre til at tilbudene blir avvist. 6.2 Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandør hvis tilbud etter en helhetsvurdering er økonomisk mest fordelaktig, jf FOA Ved avgjørelsen om hvem som skal tildeles oppdraget, vil følgende vektede kriterier bli lagt til grunn: Tildelingskriterier Vekting Pris og kostnader 30 % Kvalitet 70 % 6.3 Om tildelingskriteriet pris og kostnader Under kriteriet pris vektlegges pris per år for en fullstendig LMS-løsning, jf. Del 2 Kravspesifikasjon om hva som menes med fullstendig løsning. Det skal gå tydelig fram hvordan tilbyder beregner prisene. Av relevante kostnadselementer nevnes bl.a.: Lisenskostnader Lagringskostnader Supportkostnader Kostnadsnivå for spesialutvikling Datakonvertering Installasjons-/implementerings-/integrasjonskostnader. Eventuelle krav til egen medvirkning i prosjektet fra NBSK skal klart framkomme. Tredjeparts kostnader skal inkluderes. Eventuelle kostnader i forbindelse med work-shops, CASE-gjennomganger med mer. Eventuelle andre kostnadselementer som påvirker totalprisen Timepris ved annen konsulentbistand Opplæring. Tilbyders erfaring for tidsforbruk til opplæring må legges til grunn ved prising av dette punktet. Vedlikeholdskostnader Tilbyder er ansvarlig for å påse at alle relevante kostnadselementer medtas i tilbudet, dvs at relevante kostnadselementer som ikke er med i opplistingen over også må tas med i tilbudet.

6 Side 6 av Om tildelingskriteriet kvalitet Under kriteriet kvalitet vektlegges følgende underkriterier med angitt relativ vekt: Service og evne til å betjene oppdragsgiver (10 %) Integrasjon, standard, teknologi og sikkerhet (15 %) Pedagogisk verktøy (25 %) Brukervennlighet (25 %) Kommunikasjonsplattform (25 %) Se Del 2 Kravspesifikasjon pkt 6 for utdypende beskrivelse av underkriteriene, og hva som vektlegges under hvert av disse. 7 Krav til tilbudet 7.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jf FOA Kvalifikasjonsdokumenter Tilbudet skal vedlegges dokumenter angitt i pkt 6.1 som grunnlag for kvalifisering. Kvalifikasjonsdokumentene skal leveres separat innsatt i ringperm med skilleblad og struktureres i samme rekkefølge som de er nevnt i pkt Tilbudets utforming Det skal utarbeides et eget underskrevet tilbudsbrev der tilbyderen presenterer kontaktperson, med tilhørende kontaktdata inklusive e-postadresse. Tilbudsbrevet skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold tatt til kontraktsvilkårene, jf. Del 3 Kontraktsutkast. Det gjøres oppmerksom på at vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene kan føre til avvisning av tilbudet, jf FOA (1) d. Tilbudsbrevet skal også inneholde opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. pkt Merking, antall eksemplarer, adresse og leveringssted for besvarelsen etc Tilbudet skal leveres i to papireksemplarer og et elektronisk eksemplar (CD-ROM eller USB-minnepinne). Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning å levere tilbud pr e-post. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: DSB ansk 079/2008: Tilbud på læringsplattform til NBSK, og Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal sendes til følgende adresse: DSB v/lillian M. Dahle Postboks Tønsberg Tilbudet kan også leveres direkte til DSBs resepsjon: DSB v/lillian M. Dahle Rambergveien Tønsberg

7 Side 7 av 7 8 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Informasjon om foretatte endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal formidles til alle på tilsvarende måte. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i utforming av sitt tilbud innenfor tilbudsfristen, skal det fastesettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 9 Kontaktpersoner All kontakt mot DSB fra leverandører mht denne anskaffelsen skal rettes til kontaktperson som angitt nedenfor: Navn: Lillian M. Dahle E-post: lillian.dahle@dsb.no Eventuelle spørsmål skal sendes pr e-post innen 15. oktober 2008, jf. pkt Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige interessenter via kunngjøringsbasen Doffin. Dette forutsetter at alle interessenter registrerer sin interesse i Doffin. Oppdragsgiver kan ikke garantere at all relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for leverandører som har hentet konkurransegrunnlaget via andre kilder. 10 Leverandørens deltagelseskostnader Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på DSBs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av DSB. 11 Behandling av tilbudene Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud ut over det som fremgår av dette konkurransegrunnlaget, eller tilbud på deler av leveransen Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av tilbudene DSB forbeholder seg retten til å avvise tilbud og avlyse konkurransen i samsvar med FOAs regler Tilbudet vil ikke bli returnert til tilbyder DSB vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig