VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON 1.0 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 1.1 Leveransetyper Konkurransen omfatter i korthet: Anskaffelse av legemidler, eller synonymprodukter, ihht kommunens kravspesifikasjon til kommunens driftssteder. Levering av legemidler til kommunens driftssteder på normale arbeidsdager innenfor tidsrommet kl 08:00 kl 14:00. Service / oppfølging / informasjon / kurs vedrørende legemidler, inkludert synonymprodukter og parallellimporterte produkter. 1.2 Leveranseomfang Konkurransen gjelder anskaffelse av både reseptpliktige og ikke reseptpliktige legemidler, heretter benevnt legemidler, til institusjoner / driftssteder i kommunen. Dersom det av praktiske og økonomiske grunner ligger til rette for det, vil kommunen stå fritt i å velge om også behovet til hjemmeboende blir en del av avtalen. Inkludert i anskaffelsen skal være levering av legemidlene til kommunens ulike driftssteder, service/oppfølging/informasjon/kurs om bl.a. nye legemidler, synonympreparater, bruk av legemidler (eks. virkning, bivirkning, osv.) overfor helsepersonell / brukere i kommunen. Tabellen under viser kommunene sin omsetning i 2010 eks. mva, i tillegg til antall pasienter i den enkelte kommune som anslagsvis vil, eller kommer til å, benytte multidose. For ytterligere informasjon vedrørende multidose, se pkt. 1.5 i dette vedlegget. Oppdragsgiver presiserer at beskrevet informasjon nedenfor er basert på historiske tall og er oppgitt som en veiledning ifht omfang, og gir ingen forpliktelser til volumuttak. KOMMUNE KJØP 2010, EKS. MVA: PASIENTER PÅ MULTIDOSE ANTALL LEVERINGSSTEDER Ringsaker: kr Hamar: kr Gjøvik: kr Elverum: kr Stange: kr Østre Toten: kr Vestre Toten: Kr Løten: Kr Nordre Land: kr Søndre Land: kr Jevnaker: Kr Lunner: Kr Gran: kr TOTALT: kr Dersom synonyme eller parallellimporterte legemidler må anskaffes som følge av manglende tilgang på varer som omfattes av de avtaler som er inngått, og dette skyldes leverandøren eller den produsent leverandøren representerer, skal ikke dette medføre noen ekstra kostnad for kommunen. Legemidler sak vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 1 av 6

2 Leveringen av produktene skal skje med forskriftsmessig emballasje, inkludert medisinkasse med forsegling til retur av legemidler. Leverandøren er ansvarlig for både levering og returtransport av medisinkasser. Leverandøren skal, kostnadsfritt for kommunen, sende ut informasjon og oppdatere lister når nye produkter og synonymprodukter markedsføres, og når legemidler og / eller synonymprodukter går ut av handelen. Denne informasjonen skal i tillegg leveres i elektronisk form tilpasset kommunens kontorstøttesystemer. Kommunen forplikter seg ikke til å kjøpe medisiner til hjemmesykepleiens pasienter. Det er pasienten selv som har myndighet til å bestemme hvor vedkommendes legemidler skal anskaffes. Imidlertid kan det bli aktuelt at noen av hjemmesykepleiens pasienter kjøper medisiner via denne avtalen. Omfanget av kjøp til hjemmesykepleiens pasienter er det ikke tatt hensyn til i dette konkurransegrunnlag, og kan ikke garanteres. Konkurransegrunnlaget omfatter ikke medisinsk forbruksmateriell, da kommunene allerede har avtale for dette. 1.3 Produktegenskaper generelt Legemidlene som leveres til kommunens driftssteder skal i all hovedsak være blant dem som er oppgitt i kravspesifikasjonen. Tilbyder skal informere om, og tilby, synonympreparater og parallellimporterte produkter for de legemidler som til enhver tid etterspørres. Synonympreparatene må ha samme eller tilsvarende egenskaper og kvaliteter som det kommunen i utgangspunktet etterspurte. Leverandør skal kunne dokumentere dette. Alle legemidler som tilbys må dokumenteres gjennom bilde med tilhørende beskrivelse av legemiddelet. Beskrivelsen av legemiddelet bør inneholde navn på legemiddelet, virkestoff, om det skal / kan knuses, m.m. Dersom leverandør ikke har løsninger som støtter dette i dag, må tilbyder innen ett år etter avtaleinngåelse ha ett system som tilfredsstiller dette kravet. Holdbarheten på produktene som tilbys skal være i tråd med alle gjeldende lover og forskrifter på området, samt det produsent oppgir. Dersom legemidler har kortere holdbarhet enn seks (6) måneder, skal disse merkes med følgende tekst; OBS! Kort holdbarhet. For øvrig skal alle legemidlene merkes ihht lover og forskrifter, samt produsentens merking, og det som står i pkt. 1.4 Merking av legemidler. I tilfeller der produkter har meget kort holdbarhet (under en uke) og som av den grunn kan være vanskelig å levere til oppdragsgiver ved behov, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å vurdere mest hensiktsmessig anskaffelsesmåte. Dette inkluderer en vurdering av om det kan være hensiktsmessig å anskaffe varen utenom rammeavtalen på legemidler. Leverandør skal ta kontakt ved uklarheter angående pakningens størrelse, medikament, styrke, dosering, eventuelt alternativer. Leverandøren skal videre anbefale hensiktsmessige pakningsstørrelser i forhold til bruk. Dersom det blir leveransesvikt av produkter, skal leverandøren umiddelbart meddele dette til mottaker. Ved delleveranser anføres kun levert mengde. 1.4 Merking av legemidler Legemidlene skal merkes slik: Leverandørens navn og leveringsdato. I kjøleskap Legemidler som må lagres i kjøleskap. I giftskap Legemidler med innholdsstoffer i utleveringsgruppe A (narkotika). OBS! Kort holdbarhet Legemidler med kortere holdbarhet enn seks (6) mnd. Tatt i bruk Legemidler med flerdosebeholdere der bruk medfører fare for kontaminasjon. Legemidler sak vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 2 av 6

3 Må ikke knuses Legemidler som er laget på en slik måte at de ikke virker etter sin hensikt hvis de knuses. Pasient Legemidler som av hygieniske grunner ikke skal brukes av flere personer. 1.5 Multidose Flere kommuner har innført, eller er på vei til å innføre, multidosebaserte leveranser av legemidler. Oversikt over hvilke kommuner som har innført, eller er på vei til å innføre, multidose, fremkommer i pkt. 1.2 (Leveranseomfang). I utgangspunktet vil konkurransen handle om leveranser til institusjonene, men dersom det av praktiske og økonomiske grunner ligger til rette for det, vil kommunen stå fritt i å velge om også behovet til hjemmeboende blir en del av avtalen. Kommunen har ingen oversikt over omfanget av levering av multidose til hjemmebaserte tjenester, og leverandør må derfor ta høyde for at det ikke blir noe levering av multidose eller annen form for legemidler til hjemmebaserte tjenester. Kommunen er derfor ikke pliktig på noen som helst måte, verken økonomisk eller annet, om det ikke blir noen levering. Det kan bli aktuelt at flere kommuner prøver ut multidoseleveranser, både på de ulike institusjonene og til hjemmeboende etter hvert. De kommunene som er omfattet av denne konkurransen, og som ikke har multidose i dag, skal ha opsjon på å tiltre avtalen på multidoseforpakning i hele avtaleperioden. Dersom flere kommuner ønsker å foreta en utredning av hvilke effekter multidosebaserte leveranser gir kommunen, skal leverandør yte kostnadsfri bistand til dette dersom det ønskes av den enkelte kommune. Eventuelt andre elementer i tilknytning til multidose enn de som er skissert i vedlagt prisskjema, og som er gjenstand for prising, skal oppgis i tilbudet. Ved innføring av multidose kreves det at tilbyder gjennomfører opplæring før oppstart. Alle rutiner forbundet med innføring og bruk av multidoseleveranser skal beskrives i tilbudet. Multidoseleveranser vil i utgangspunktet være en liten del av det totale leveringsomfanget, og det kreves derfor at legemiddelleverandør og produsent av multidosepakking samarbeider om et felles tilbud til kommunene. Alle endringer av legemidler som skjer på multidose, må dokumenteres gjennom bilde med tilhørende beskrivelse av legemiddelet. Beskrivelsen av legemiddelet bør inneholde navn på legemiddelet, virkestoff, om det skal / kan knuses, m.m. Dersom leverandør ikke har løsninger som støtter dette i dag, må tilbyder innen seks måneder (6 mnd.) år etter avtaleinngåelse ha et system som tilfredsstiller dette kravet. 1.6 Destruksjon og retur. Alle legemidler / medisiner levert av leverandøren, skal kunne returneres kostnadsfritt til for destruksjon dersom det ikke lenger er bruk for dem. Leverandøren må motta kasserte og ødelagte kvikksølvtermometre, og andre varer som kjemikalier og brannfarlige væsker etter avtale. Leverandør må utøve faglig skjønn ved bestillingene, slik at bl.a. opplagte feilbestillinger unngås. Hvis feilbestillinger likevel oppstår, kan virksomheten returnere uåpne pakninger til leverandøren ved neste avtale levering, og kommunen godskrives returvarene fullt ut. Legemidler til retur sendes i forskriftsmessig godkjent emballasje. Retur av legemidler, som krever spesielle lagringsforhold (f.eks. kjøleskap), må avtales spesielt med leverandøren. Legemidler sak vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 3 av 6

4 1.7 Miljøkrav Kommunen er opptatt av miljøeffektive anskaffelser. For produkter og distribusjon, skal leverandøren søke å benytte miljøvennlige og etisk riktige løsninger som medfører reduserte avfallsmengder, redusert forbruk av ressurser og redusert bruk av helse og miljøfarlige stoffer. Leverandør må kunne dokumentere dette ved forespørsel. 1.8 Service / informasjon / opplæring / kurs Leverandør skal kunne kontaktes i åpningstiden for bestilling, råd og veiledning. Det skal tilbys kurs, opplæring og informasjon om bl.a. eksisterende og nye produkter i avtaleperioden. Valgt leverandør skal i avtaleperioden gi service, informasjon og kurs om riktig bruk av de ulike produktene overfor brukere ved de kommunale virksomheter uten ekstra kostnader for kommunen. Leverandør må beskrive hvilke ressurser som tilbys på dette området. Leverandør skal, kostnadsfritt for kommunen, sende ut oppdaterte legemiddellister og lister over synonympreparater til kommunens virksomheter. Denne informasjonen skal kunne leveres elektronisk tilpasset kommunens kontorstøttesystemer. Ved kurs i legemiddelhåndtering, knusing av tabletter, eller andre temaer relatert til legemidler / medisiner, skal leverandør kunne stille personell til disposisjon for veiledning for det aktuelle kurs dersom det blir aktuelt. 2. Bestilling 2.1 Bestillingsverktøy Den enkelte virksomhet bestiller i dag pr. telefaks, telefon, ehandel og e post. Leverandør må støtte de ulike bestillingsformene kommunene benytter seg av. Bestilling skal være godkjent og underskrevet av ansvarlig lege. Noen av kommunens driftssteder har i dag plankjøp av legemidler, noe som ønskes videreført. Leverandør må oppgi hvilke muligheter kommunes driftssteder har for videreføring av plankjøpsordningen. Leverandør skal beskrive hvilke måter kommunen kan bestille på, eksempelvis plankjøp, faks, ehandel, e post, osv., og avtale med det enkelte driftssted i kommunen hvilke bestillingsform(er) som er mest hensiktsmessig E-handel Flere av kommunene i regionen har, eller kommer til å få, løsninger for e-handel og oppkobling mot den offentlige markedsplassen i løpet av avtaleperioden. Tilbyder skal beskrive ehandels løsninger, og om de er eller sier seg villig til å koble seg opp mot den elektroniske markedsplassen. I tilbudet skal det fremkomme informasjon og en beskrivelse av om kommunen kan koble seg opp mot tilbyders ulike e-handels løsninger og/eller den offentlige markedsplassen. 2.2 Bestillingsfrekvens Hovedbestilling Kommunene skal primært kunne bestille to (2) ganger pr. uke, med tilsvarende leveringsfrekvens pr. uke. Leverandør skal oppgi siste bestillingsfrist før leveringsdag. Legemidler sak vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 4 av 6

5 2.2.2 Tilleggs - / haste bestilling I de tilfeller hvor det oppstår behov for bestilling av legemidler utover nevnte hovedbestillinger, så defineres det som tilleggsbestilling. Leverandøren skal bestrebe og benytte sitt eksisterende distribusjonsnettverk ved tilleggsbestilling. I noen / enkelte situasjoner vil det oppstå behov for hasteleveranser. I de tilfellene avtaleleverandør ikke klarer å gjennomføre hasteleveranser, forbeholder kommunen seg retten til å gå til nærmeste apotek for å få dekt behovet Det må legges til rette for godt samarbeid med leverandørs nærmeste apotek ved hastebestillinger. Leverandør må oppgi om de har noen form for gebyr på tilleggs / hastebestilling. 3. Levering, leveringsbetingelser, m.m. 3.1 Leveringsbetingelser Leveringsbetingelsene er fritt levert ihht. bestilling og Incoterms 2010 DDP. 3.2 Leveringssted Medisinene skal leveres på hvert enkelt brukersted / driftssted i de respektive kommunene. 3.3 Leveringstid Levering av legemidler / medisiner skal skje til kommunens ulike driftssteder / brukersteder på normale arbeidsdager (mandag fredag) innenfor tidsrommet kl kl minimum to (2) ganger pr. uke, og etter nærmere avtale om hva som er det mest hensiktsmessige for det enkelte driftssted. Det skal avtales med det enkelte driftssted i den enkelte kommune om hvilke ukedag(er) / tidspunkt den faste leveransen skal skje. I de tilfeller hvor kommunens personell møter på apoteket for å hente legemidler, skal de ha første prioritet. Dvs. at de skal gå foran andre kunder som står på det apotek de møter. Hasteordre / tilleggsleveranser skal godtas ved akutte behov. Responstid ved hasteordre skal oppgis. Dersom muligheten er til stede, skal øvrige ekstrabestillinger utover fast leveringstid godtas. I de tilfeller hvor kommunen er avhengig av rask levering, står kommunen fritt til å kjøpe legemiddel ved nærmeste apotek. 3.4 Leveringsplan Leverandører skal gi en oversikt over når leverandøren kan levere på kommunen sine driftssteder. 3.5 Ikke rettidig levering Leverandør skal skriftlig opplyse, innen rimelig tid, om de ikke klarer å levere hele eller deler av leveransen til det aktuelle driftssted / brukersted i den enkelte kommune. Dersom leverandør ikke klarer å levere hele eller deler av leveransen, skal leveransen skje på en alternativ måte så raskt som mulig og med minst ulempe for kommunen. 4.0 FAKTURERING Fakturering skal skje ved samlefaktura én (1) gang pr. måned, med kuttdato siste dag i måneden. Faktura rettes til den enkelte virksomhet med bestillers referanse påført, og med ett ryddig oppsett som viser hva som er levert, eventuelt med medfølgende dokumentasjon. Betalingsbetingelsene er netto pr. 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Fakturagebyr eller andre former for gebyr aksepteres ikke. Legemidler sak vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 5 av 6

6 Flere av kommunene har begynt med efaktura. For de kommunene som ønsker det, skal leverandør i avtaleperioden kunne tilby efaktura. Leverandør må beskrive hvilke planer de har for efaktura, og når dette eventuelt kan tilbys. Legemidler sak vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 6 av 6