Bilag 1-7 til kontrakt nr:

Transkript

1 Bilag 1-7 til kontrakt nr:

2 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget 1. Vann- og avløpsetaten (VAV) har behov for følgende tjenester: Fremfinning og ekspresslevering til VAV (innen 2 timer) Fremfinning og ekspresslevering til VAV (innen 4 timer) Fremfinning og normal levering fra dag 1 til dag 2 Mulighet for elektronisk bestilling via e-post Bistand ved avlevering til depotarkiv (Oslo byarkiv) Åpen avtale om VAV`s egen sjåfør kan hente/levere dokumenter selv hos leverandøren, evt. leverandørens sjåfør leverer/henter ved behov Emballasje til pakking og merking. Som følge av behov for ekspresslevering av materiale arkivert i bortsettingsarkviet tilbake til VAV må tjenesten være lokalisert med beliggenhet maksimalt èn times kjøring med bil fra Oslo. 2. Krav til lokaler Arkivlokalene må oppfylle kravene satt i forskrift om offentlege arkiv (FOR ) kapittel IV. 3. Volum VAV har 1100 kartonger til lagring som utgjør ca. 475 hyllemeter. Det estimeres at VAV vil ha behov for ytterligere lagringsplass til arkivmateriale i fremtiden. 4. Dokumentsikkerhet Tilbudt løsning må sikre at utlevering av dokumentasjon kun skjer til autoriserte personer. Leverandøren må dokumentere rutiner for ivaretakelse av dokumentsikkerhet. 5. Leveringstid For ekspresslevering innen 2 timer må VAV kunne bestille oppdraget innenfor leverandørens åpningstid og motta dokumentene samme virkedag. Leverandøren skal angi sine frister for bestilling når utlevering skal skje etter følgende frister: Ekspresslevering (innen 4 timer) Normal levering fra dag 1 til dag 2 Leverandøren må minimum ha åpningstid mandag-fredag fra kl. 08:00 til 16: Taushetsplikt

3 Leverandøren VAV inngår kontrakt med må signere taushetserklæring jf. kontraktens pkt. 5.4 og bekrefte at alle ansatte, konsulenter og andre som får tilgang til VAVs dokumenter har signert taushetserklæring. Taushetsplikten gjelder også etter kontraktens opphør.

4 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1.

5 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan. Følgende leveringstider gjelder for oppdraget: Ekspresslevering fra bortsettingsarkivet til VAV (innen 2 timer fra bestilling) Ekspresslevering fra bortsettingsarkivet til VAV (innen 4 timer fra bestilling) Normal levering fra bortsettingsarkivet til VAV fra dag 1 til dag 2 Leveringsfrist for øvrige tjenester avtales skriftlig for det enkelte oppdrag. Ved bestilling av ekspresslevering vil VAV i tillegg ta kontakt pr. telefon. Kontraktens varighet: Tjenesten skal utføres fra nærmere avtalt oppstartdato i 2015 til avlevering av dokumenter til Byarkivet estimert gjennomført i perioden år I kontraktsperioden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 6 måneder. Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Ekspresslevering Normallevering Andre skriftlig avtalte leveringsfrister Dagmulkten beregnes ut fra den enkelte bestillings verdi men utgjør minimum kr. 1000,- pr. døgn.

6 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Adresse Telefon E-post For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette virkedager/uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde

7 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 5. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 6.1 Vederlag Produkt Enhetspris (Gjeldende for kontrakten) Estimert antall* 1 Oppbevaring 1a Oppbevaring pr. kartong pr. år 10 liter liter liter Tjenester 2a Fremfinning 100 Rearkivering 100 2b 2c Ileggelse av mapper i kartong, første og følgende mapper Sikkerhetsmakulering pr. kartong Pris for fremfinning og levering av kartong/mappe til VAV, alternativer pr. enhet (kartong/mappe): Totalpris Bestilt dag 1 levert dag 2 85 Ekspress Innen 2 timer 5 Ekspress Innen 4 timer 5 Skannet og oversendt pr. e- 5 post 3 3a Eventuelt tillegg for levering utenom ordinær arbeidstid (Evalueres ikke) Etableringskostnader nye arkiver (estimat pr.år) Emballasjekostnader (per kartong) 0 3b 10 liter liter 5 90 liter 10 Pakking katalogisering (pr. 10 time)

8 3c Transportkostnader fra VAV/depot til nytt depot (per kartong) 10 liter liter 5 90 liter 10 3d Innregistrering; lossing, 10 registrering og merking og etablering i arkiv Lage arkivlogg (per time) 3e Eventuelt andre kostnader ved 1 etableringen 4 Årlig totalpris Produkt 5 Avslutning av kontrakt (termineringskostander) Pakking og klargjøring av arkivmateriale for avlevering til Byarkivet Transportkostnader fra depot til nytt depot (per kartong) Enhetspris (Gjeldende for kontrakten) Estimert antall Totalpris Totale termineringskostander *Dette er kun et estimat basert på årsforbruk og ikke bindene for VAV. Alle priser skal angis eks.mva Ved evaluering av pris vektes total årspris 80 % og termineringskostnader 20 % Utlegg I tillegg til avtalt vederlag, skal Kunden refundere Konsulentens dokumenterte utlegg til: Alle utlegg er inkludert i angitte enhetspriser i pristabellen. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Betaling for utførte tjenester: Betaling for utførte tjenester faktureres etterskuddsvis pr. mnd. Betalingsfristen skal være 30 dager fra mottatt faktura.

9 Fakturaadresse: Korrekt faktura sendes til: Vann- og avløpsetaten Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes med Oppdragsgiver navn og inneholde følgende opplysninger: Kontraktens navn Kontrakt-/prosjekt-nummer Ordrenummer (9 siffer) eller ressursnummer (8 tegn) Fakturatype Øvrige betalingsvilkår: Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Kunden sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted.

10 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 1.1 Avtalen gjelder levering av tjenester knyttet til arkivtjenester bortsettingsarkiv fra Konsulenten hvor Konsulenten skal levere og være ansvarlig for et selvstendig sluttresultat, heretter kalt Oppdraget. Kunden har fremstilt sine behov og krav i bilag 1. Konsulentens har spesifisert gjennomføringen av Oppdraget i bilag 2. Omfanget og gjennomføringen av Oppdraget er nærmere beskrevet i de bilagene som nedenfor er inkludert i avtalen. Med avtalen menes denne generelle avtaleteksten med bilag. 3.4 Utgår grunnet kontraktens verdi 5.4 Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Hvis Kunden er en offentlig virksomhet er taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Begjæring om innsyn i det materiale kunden har oversendt til konsulenten for lagring skal alltid behandles av kunden. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen,

11 forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7.3. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. 9.3 Konsulenten kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Kundens mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig. Konsulentens tilbakeholdsrett omfatter ikke i noe tilfelle materiale tilhørende kunden og konsulentens plikt til forsvarlig oppbevaring av materiell som oppbevares.

12 Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder