Vedlegg 5: Oppdragsgivers Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 5: Oppdragsgivers Kravspesifikasjon på leveranse av kontorrekvisita, fritt skolemateriell, kopipapir, toner, blekk og Saksnr: 14/03678

2 1 Innhold 1 Kravspesifikasjon Informasjon om oppdragsgiver Generelle krav Produktenes kvalitet og brukervennlighet Generell dokumentasjon av kvalitet Kontorrekvisita Kopipapir Fritt skolemateriell Toner, blekk og Vareprøver Miljømessige kvalitetskrav Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Bestillings- og leveringsrutiner Leveringsdyktighet Service og oppfølging Krav til garanti, support/vedlikehold Statistikk Opplevd service og oppfølging Avvikling av kontrakt... 8 Sarpsborg kommune Side 2 av 8

3 1 Kravspesifikasjon Samtlige punkter med underpunkter i dette vedlegget skal besvares som vedlegg 5 i tilbudet, og gir dermed svar på hvordan tilbyder løser bestillinger tildelt under rammeavtalen. 1.1 Informasjon om oppdragsgiver Data Sarpsborg Antall innbyggere i Sarpsborg kommune pr. 1. januar Ant. elever i barne- og ungdomstrinn pr. 1. januar 2014 Ca Ant. ansatte Sarpsborg kommune (årsverk) per 1. januar 2014 Totalt kjøp av produkter innen avtaleområdet i 2013 Ca (3 000) Ca 3,1 millioner kroner Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for produkter i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. 1.2 Generelle krav a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. 1.3 Produktenes kvalitet og brukervennlighet Alle kravene i dette punktet skal oppfylles og besvares, dersom et og/eller flere av kravene ikke oppfylles eller ikke er besvart i tilbudet, vil det kunne medføre avvisning av tilbudet i sin helhet Generell dokumentasjon av kvalitet a) Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innehar godkjenning og overholder de til enhver tid gjeldende relevante lover og forskrifter. b) For alle produkter hvor det er relevant, skal det være utarbeidet sikkerhets- eller informasjonsblad, på norsk, i papirformat og elektronisk, jf. stoffkartotekforskriften og REACH-forskriften. Oppdragsgiver ønsker at Informasjonsblad leveres samtlige brukersteder i papirversjon ved første leveranse. c) Produktenes etiketter og bruksanvisninger skal være på norsk. d) Leverandøren har informasjonsplikt i forhold til stoffer som står på myndighetens prioriteringsliste jf Kontorrekvisita Kvalitetsangivelser er gitt i prisskjema, Det forutsettes at det tilbys også arkivverdige/dokumentekte penner, se prisskjema Kopipapir Papiret må oppfylle internasjonal standard ISO Sarpsborg kommune Side 3 av 8

4 Papiret skal oppfylle kravene for Svanemerket eller tilsvarende miljømerker. Papiret skal være egnet til tosidig kopiering, samt bruk i laser- og blekkprintere (kommunene har ulike kopimaskiner og skrivere). Papiret skal ha to likeverdige sider. Trykken skal ikke synes på baksiden. Det stilles krav til hvithet (bes oppgitt i CIE), opasitet (bes oppgitt i %), lyshet (bes oppgitt i ISO) Papir som støver lite vil bli foretrukket. Prisene skal også inkludere gratis leveranser for utprøving i begrenset grad. Dette er et svært begrenset kvantum (eks en kartong på ark) Fritt skolemateriell Alle bøker følger NS Alt materiell skal ha god kvalitet og være tilpasset brukergruppen Toner, blekk og Kvalitetsangivelser er gitt i prisskjema Vareprøver Oppdragsgiver ber om 1 stk. vareprøver på utvalgte produkter vedlegges tilbudet. Vareprøvene leveres i egen LUKKET forpakning. Merket med vareprøver i tillegg til at den også merkes på samme måte som den lukkede forpakningen med selve tilbudet. Vareprøvene vil ikke bli returnert etter evalueringen. Kvalitet på varene i prisskjema vil bli evaluert gjennom vareprøver og beskrivelser av aktuell vare i varekatalog/netthandel. Oversikt over hvilke vareprøver som skal vedlegges og hvordan de skal merkes følger i tabellen nedenfor: Det skal kun være 1 stk av hvert produkt, Varebeskrivelse Kvalitetskrav Merking av prøve K9 /K10 PLASTLOMME A4 ÅPNING TOPP/SIDE DIV FARGER K11 BREVORDNER A4 75MM RYGG DIV. FARG. PLAST 80MM HULLAVST. K41 LIMSTIFT 20 GR. UNIVERSAL, SYREFRI, PERMANENT (KLUMPFRI) K54 SAKS UNIVERSAL 21CM M/PLASTHÅNDTAK, GODT GREP, GOD KLIPPEEVNE K73 TAPE KLAR PP 12MMX33M, GULNER IKKE K77 MERKETAPE MERKETAPE 12MMx7M Sort PÅ HVIT DYMO ELLER TILSV. K103 NOTATBLOKK M/LIM 76X76 mm GUL 100 ARK K107 TRYKKBLYANT FJÆRENDE MINE, GUMMIGREP. 0,5MM M/VISKELÆR S42 BLYANT BLYANT SKOLE HB S44 BLYANT BLYANT HB KVALITETSBLYANT S41 BLYANT BLYANT LAKKERT BEGYNNER/3-KANTGREP B- HB S46 BLYANT BLYANT H "OK KVALITET" Sarpsborg kommune Side 4 av 8

5 S47 BLYANT BLYANT HB "OK KVALITET" K111 KULEPENN KULEPENN TRANSPARENT OG ELLER HETTE/PLUGG I SAMME FARGE SOM BLEKK. MEDIUM. DIV. FARGER "ØKONOMI" K112 KULEPENN KULEPENN MED TRYKKMEKANISME LETTFLYT. BLEKK. MEDIUM DIV. FARGER "ØKONOMI" K117 GELEROLLER GELEROLLER BIC INTENS CLASSIC DIV. FARGER ELLER TILSV. 0,5mm K121 TEXTMARKER HIGHLIGHTER 2-5MM DIV. FARGER K125 WHITEBORARD PENN 2-5MM DIV. FARGER K53 BARNESAKS SAKS UNIVERSAL 15 CM M/PLASTHÅNDTAK, GODT GREP, GOD KLIPPEEVNE S50 FARGEBLYANT FARGEBLYANT DIV FARGER S49 FARGEBLYANT TYKK RØD/BLÅ S1 SKRIVEBØKER ARBEIDSBOK A4 ULIN/LINJ/RUT 24 BL (alle varianter) S2 SKRIVEBØKER ARBEIDSBOK 17x21 CM m/u HJ.LIN/ruter alle varianter 24BL S20 SKRIVEBØKER SKRIVEBOK 17x21 CM LIN 11,5MM M/MARGLIN S38 PASSER PASSER BASIC SKOLE 14 CM M/MINE OG ETUI ELLER TILSV Miljømessige kvalitetskrav Oppdragsgiver er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Det legges særlig vekt på et forsvarlig og trygt arbeidsmiljø for de ansatte og oppdragsgiver ønsker derfor generelt at leverandører vektlegges dette. Leverandøren skal; a) Beskrive hvilke positive miljømerkeordninger som gjelder for produktene innen avtaleområdet. b) Veilede og gi råd angående hvilke produkter som er helse-, miljø- og helsemessig tryggest og mest brukervennlige. c) Opplyse om noen av produktene skal behandles som spesialavfall. d) Fremlegge nødvendig dokumentasjon for å kunne vurdere produktene ut fra miljøkriterier. e) Orientere om innførte system for miljøledelse og miljøvisjon, eventuelt ISO sertifisering f) Dokumentere /beskrive hvordan utstyret er optimalisert med hensyn til ytelse/strømforbruk. g) Tilbyder skal dokumentere produsentens miljøprofil i forhold til produksjon av utstyr og emballasje på produktene. h) Stadig flere av kommunens enheter er i ferd med å bli miljøfyrtårnsertifiserte. Av den grunn er det nødvendig at leverandøren har tilgjengelig et fullverdig sortiment av miljømerkede produkter som dekker enhetenes behov. Dersom det i prisskjemaet tilbys miljømerkede produkter (Svanen eller EU-Blomsten) eller produkter som oppfyller kravene tilsvarende miljømerking, skal dette angis i kolonne I, i prisskjemaet. Sarpsborg kommune Side 5 av 8

6 Miljømerkede produkter vil bli vurdert positivt i evalueringen. Dokumentasjon på oppnådd miljømerking skal da vedlegges. i) Tilgjengelige returordninger for emballasje skal benyttes - Leverandøren skal være medlem av Grønt Punkt eller tilsvarende returordning ved oppdragets start, dokumenteres ved sertifikat eller annet medlemsbevis. - Leverandøren skal beskrive hvilke rutiner som finnes for returordning av spesifikt for tonere/batterier og ellers for varene inneholdt i denne avtalen. 1.4 Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Leverandøren skal lage en plan for implementering av avtalen. Det forutsettes at implementeringen av avtalen kan skje i løpet av høst 2014 med estimert oppstart fra Forslaget til service, oppfølging og opplæring fra valgte leverandør, vil danne grunnlaget for en felles strategi. Tilbyder bes å beskrive en implementeringsplan som inneholder hvilken bistand tilbyder yter ved oppstart av avtalen med spesielt vekt på: å opprette god kontakt med de ulike enheter / team gode bestillingsrutiner og leveringsrutiner (inkl oppdragsgivers mottak) Bestillings- og leveringsrutiner Tilbyder skal bekrefte at rutiner finnes som sikrer blant annet følgende punkter (det skal også gis en kort beskrivelse av de konkrete rutinene): a. Bestilling b. Leveranse i. Leveransen skjer til brukers leveringsadresse ii. Leveranser skjer etter maks 2 virkedager Leveringsdyktighet Oppdragsgiver ønsker at tilbyder redegjør for hvordan man legger til rette for at leveringstider opprettholdes. Derfor er det ønskelig at det legges ved en detaljert beskrivelse av hvordan man legger til rette for en høyest mulig leveringsdyktighet. Beskrivelsen må minst inneholde svar på følgende absolutte krav og vil bli vektlagt under evalueringen jfr a) Garantert maksimal leveringstid skal oppgis. Med leveringstid menes fra tilbyder har mottatt bestilling til møblene er levert og monterhos kunde. b) Dersom det er forskjellig leveringstid på de ulike utstyrskategoriene skal dette fremkomme i tilbudet. Leverandøren bes å beskrive hvordan kravet oppfylles. c) Forsendelser og tilhørende fakturaer skal merkes med bestillers ordrenummer. Ordrenummer skal være godt synlig på forsendelsen og fremkomme som kundens referansenummer på tilhørende faktura. d) Ordre skal være sporbare fram til mottaker. e) Dokumentere at det er innarbeidet gode rutiner for behandling av reklamasjoner med tanke på å eliminere oppdragsgivers ressursbruk i forbindelse med eventuelle feilleveranser, garantisaker eller andre aktuelle avvik. En beskrivelse av rutinene godtas som dokumentasjon Service og oppfølging Oppdragsgiver ønsker at leverandøren er aktiv i avtaleperioden, og bidrar med kompetansetilførsel og rådgivning til kunden. Dette gjelder spesielt meget god kunnskap om produktene, og skal løpende oppdatere oppdragsgiver på nye modeller og faglig informasjon om produkter og produktvalg, teknologiutnyttelse, trender og utviklingstrekk. Oppdragsgiver Sarpsborg kommune Side 6 av 8

7 ønsker en løpende oppdatering på nye modeller og ny teknologi, samt tilrettelegging for testing. Leverandører som kan vise en proaktiv innstilling i kundeforholdet vil foretrekkes. Leverandørene bes å beskrive hvordan de vil arbeide for å løse dette ved for eksempel: a) Legge ved en beskrivelse av service- og salgsorganisasjonen som er tenkt benyttet til denne kontrakten. b) Kontakt med de(n) faste kontakperson(ene) i de ulike enhetene/team/områdene, både med tanke på hyppighet på besøk/kontakt og tema for besøk. c) Bidra til et praktisk og kostnadseffektiv lagerhold og produktspekter i den enkelte enhet/team/område d) Statusmøter. Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum 2 ganger i året. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. Leverandør står fritt til å beskrive andre momenter som er med på å oppfylle oppdragsgivers forventning til proaktiv innstilling Krav til garanti, support/vedlikehold a) Minimum 3 års garanti på alt utstyr omfattet av denne avtalen. Garantitiden gjelder fra kunden har mottatt utstyret. b) Deler for reparasjon/erstatning/oppgradering skal være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er levert. c) Det er krav om telefonsupport innenfor normal arbeidstid (08:00-16:00). Denne supporttjenesten skal gjelde alle utstyrskategorier. Tilbyder bes å redegjøre for kravet. d) Supporthenvendelser skal fortrinnsvis kunne besvares på norsk Statistikk Valgte leverandør skal levere salgsstatistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk. Statistikk over salget skal sendes oppdragsgiver v/innkjøpssjef hvert halvår, eller ved forespørsel. Statistikken skal inneholde: I. Leverandørens navn II. Perioden III. Kjøp i kvantum pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig forbruksmateriell IV. Kjøp i kr. pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig forbruksmateriell V. Den enkelte virksomhets forbruk VI. Kommunens totale forbruk VII. Statistikken skal leveres både på papir og på elektronisk medium. Statistikkene skal kunne leses i Excel. VIII. Statistikken er oppdragsgivers eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten oppdragsgivers samtykke Opplevd service og oppfølging Oppgitte referanser vil bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilt produkt levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid Bestilt produkt levert på avtalt sted b) Tilleggstjenester levert som forventet c) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med ordreleveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? d) Pris og produktstruktur. Overholdes forventet levetid på tilbudte produkter e) Faktureringsrutiner. Sarpsborg kommune Side 7 av 8

8 Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt Avvikling av kontrakt Tilbyder skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten. Sarpsborg kommune Side 8 av 8