VEDLEGG 2a KRAVSPESIFIKASJON GENERELL DEL

Transkript

1 VEDLEGG 2a KRAVSPESIFIKASJON GENERELL DEL Dette bilaget inneholder Statsbyggs kravspesifikasjon, generell del, og danner utgangspunkt for leverandørens besvarelse av tilbudte løsning og oppfyllelse av oppdragsgivers krav. Tilbyder skal ikke endre opprinnelig tekst i dette dokumentet, kun besvare og beskrive etterspurt informasjon under hvert enkelt punkt i et eget ark/skjema/egenerklæring. Leverandørens dokument skal benevnes «Besvarelse av kravspesifikasjon, generell del» og presenteres med samme punktvise struktur som følges under. 1 Innledning Statsbygg (heretter benevnt Oppdragsgiver) skal inngå rammeavtale for området kontorrekvisita, kopipapir, kontormateriell og diverse forbruksartikler. Oppdragsgiver er en kunde med flere leveringsadresser, hvor bestillere på samtlige av oppdragsgiver underliggende enheter (eiendommer) blir å anse som egne leveringsadresser. Hovedvekt av leveransene vil være til Statsbygg sitt hovedkontor i Oslo og regionskontorene i Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø, men øvrige eiendommer spredt over hele landet, inklusive Svalbard, vil være aktuelle leveringsadresser. Det vises til utfyllende informasjon om oppdragsgiver på nettsiden Oppdragsgiver er opptatt av at flest mulig av produktene etterspurt i Kravspesifikasjon og prisskjema (Vedlegg 2 b) oppfyller miljøkravene til Svanemerket, EU-blomsten eller annen godkjent merkeordning. Rammeavtalen skal omfatte alle Statsbyggs kjøp av produkter som naturlig hører inn under avtaleområdet og det er viktig for Statsbygg å ha tillit til at leverandøren imøtekommer de strenge krav som er stilt til prisdannelse for øvrig sortiment (skaffevarer). Leverandørens punkt 1 «Innledning» skal gi en kort beskrivelse/redegjøre for sin virksomhet og forståelsen av kundens behov basert på det som fremkommer over. 2 Krav til leverandøren 2.1 Generelt Selgeren er ansvarlig for at alle leveranser er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter. Alle produkter skal ha god kvalitet og være egnet til daglig bruk i oppdragsgivers virksomheter i tråd med formålet med denne anskaffelsen. Produkter som tilbys skal være prisgunstige og samtidig tilby den kvalitet som etterspørres. 1

2 Alle leveranser skal være fritt levert (DDP, Incoterms 2000) alle Statsbyggs virksomheter i henhold til punkt 2.4 under. 2.2 Beskrivelse av leveransen Det skal tilbys et bredt utvalg av kontor- og datarekvisita. Leverandøren skal ha et velfungerende ordremottak, og kunne yte god og rask kundeservice ved bestillinger, produktforespørsel, feilbestillinger og retur. Ordremottaket bør være felles uavhengig av bestillers leveringsadresse. Leverandøren skal kunne tilby et brukervennlig elektronisk bestillingssystem (nettbutikk). Bestillinger skal også kunne gjøres pr. telefon og e-post. Alle tilbudte produkter skal kunne bestilles igjennom nettbutikken. Alle bestillinger fra oppdragsgiver og bestillinger eventuelt gjort av representant for oppdragsgiver, skal bekreftes av leverandør pr. e-post. E-post skal inneholde relevant informasjon om bestillingen og leveringstidspunktet. Leverandøren skal i besvarelsen punkt 2.2 redegjøre for hvordan han mener dette best kan håndteres for å gjennomføre oppdraget på en hensiktsmessig måte. 2.3 Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Leverandøren skal ha et standardsortiment og en størst mulig grad andel av øvrig sortiment på lager til enhver tid. Etter at bestilling foreligger, krever oppdragsgiver levering innen 48 timer til hovedkontoret og andre steder i Oslo og Akershus, og 4 dager til øvrige leveringssteder. Unntak fra dette er profileringsartikler og stempler. Hasteleveranser bør være mulig, med eventuelt kortere leveringstid enn 48 timer til hovedkontoret og andre steder i Oslo og Akershus. Leverandøren bes om å oppgi respons-/leveringstid for slike. Leverandøren skal etterfylle og supplere forbruksmateriell i rekvisitarommet på Statsbyggs hovedkontor, slik at nødvendig materiell til enhver tid er tilgjengelig for de ansatte. Statsbygg kan gi nærmere direktiver for hvilke typer og mengder rekvisita dette skal omfatte. Leverandøren skal til enhver tid ha en tilgjengelig ansvarlig kundekontakt som følger opp oppdragsgivers bestillere. Kundekontaktens navn og kontaktinformasjon skal oppgis. De bør være en stedfortreder (fortrinnsvis fast) for Key Account Manager knyttet opp mot avtalen for å sikre opprettholdelse av kontinuitet i forbindelse med fravær. Leverandøren bes under punkt 2.3 om å beskrive kapasitet og leveringssikkerhet. 2.4 Pris og -regulering hovedsortiment (iht. vedlegg 2 b) Alle tilbudets priser skal være bindende og faste i 12 måneder fra kontraktsinngåelsen. Generell prisendring kan deretter skje en gang pr. år i avtaleperioden i samsvar med Konsumprisindeksen (KPI), og må varsles skriftlig til Oppdragsgiver med to måneders varsel. 2

3 Dersom leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbud som leveres til mer gunstige betingelser enn de som er inngått for denne avtalen, skal disse automatisk gjøres gjeldende for Statsbygg. Følgende tjenester skal være inkludert i tilbudets totalpris (sum prisskjema vedlegg 2 b): Fraktfri levering til Statsbyggs hovedkontor og 5 regionskontor (Oslo (HK), Porsgrunn, Bergen, Trondheim, Tromsø) Levering til Statsbyggs prosjektkontor og eiendommer i Oslo regionen og Akershus (ca. 20 leveringssteder) Frakt til øvrige eiendommer og prosjektkontor i regioner kommer som et eget påslag, og skal spesifiseres særskilt På hovedkontoret skal bestilling, levering og utpakking skje minimum en gang pr. uke Utpakking og påfylling av all kontorrekvisita på rekvisitarom på hovedkontoret. Sjekk av alle kopi/printerrom for påfylling av standard 80 gr. A4 og A3 papir til det enkelte rom på hovedkontoret Leveranser til hustrykkeriet skal levers utenfor døren til hustrykkeriet i 7. etg. Øvrige bestillinger gjort av andre på hovedkontoret enn hovedbestiller skal leveres i resepsjonen i 7. etg. Retur av emballasje (medlemskap i returordning Grønt Punkt Norge eller tilsvarende) Leverandøren må oppgi eventuelle frakt- og leveringskostnader til eiendommer i regioner og prosjektkontorer som ikke ligger i Oslo og Akershus, samt eventuelle kostnader forbundet med retur av feil leverte produkter, reklamasjon og feilbestillinger. Leverandøren bes under punkt 2.4 om å beskrive håndtering av punktene over. 2.5 Krav til nettbutikk Leverandøren skal sørge for at oppdragsgivers sortiment priset i konkurransen jf prisskjema, fremkommer automatisk ved innlogging på leverandørens nettbutikk, Sortimentet skal være merket og alle merkede produkter skal fremkomme øverst ved søk i nettbutikk. Det skal være synlig adskilt fra øvrig sortiment. Det skal i tillegg utarbeides en søkbar liste i Excel eller tilsvarende, over kun avtalesortimentet, som legges ut på leverandørens innloggingsside for Statsbygg. Leverandøren skal til enhver tid vedlikeholde prisliste over Statsbyggs avtaleprodukter på egen nettside. Denne listen vil bli gjort tilgjengelig på Statsbyggs intranettside. Leverandøren bes under punkt 2.5 om å beskrive sin løsning for nettbutikk. 3 Beskrivelse av produktutvalg og kvalitet Produktutvalget skal kunne bestilles i den størrelse/forpakning som Statsbygg har bedt om. Pristilbudet skal ikke forutsette kjøp av et minimumsantall produkter. 3

4 Produkter skal leveres med god kvalitet. Produktene skal oppfylle minimumskrav innenfor de toleranseklasser som følger av NS og andre bransjestandarder. Leverandøren bes om å oppgi hvilke aktuelle krav som gjelder og oppfylles for de ulike produktkategoriene/varene i hovedsortimentet som tilbys i avtalen. Det bør være mulig å kunne få vareprøve på enkelte produkter om det er nødvendig. 3.1 Krav til papir Funksjonskrav: Kopipapiret må være egnet for tosidig- høy/lavvolumkopiering, laser/digitalprint og fargeutskrift. Kopipapir skal oppfylle internasjonal standard ISO 9706, og tilfredsstille kravene til Svanemerking, EU-blomsten eller tilsvarende merkeordninger. Leverandøren bes om å fremlegge dokumentasjon på tilbudt papir der det fremgår opasitet, mengde og type bindemiddel, prosentvis fordeling av fiber og resirkulert masse i papiret. Det skal leveres vareprøve av en kartong av 2500 ark i 80 gr. A4 og 80 gr. A3 av tilbudt produkt i prisskjema (krav nr. 646 og 639 i vedlegg 2 b) for testutskrift. Papiret vil i forbindelse med utprøvingen bli vurdert med henblikk på støv, hvitfarge, krølling og driftssikkerhet Arkivbestandig Det er et absolutt krav at papiret er arkivbestandig og oppfyller kravene som angitt i arkivforskriften. Ifølge arkivforskriften 2-12 skal papir som lagringsmedium i offentlig arkiv oppfylle kravene i internasjonal standard for permanent papir, ISO Arkivverket godkjenner bare to papirtyper; hvitt, ubestrøket kontorpapir (80 g/m2) og papir til reguleringskart (90 g/m2). 3.2 Øvrige produkter Det skal leveres en vareprøve av følgende produkter: 2 stk. Kulepenner, krav nr stk. Rollerball, krav nr stk. Merkepenner, krav nr stk. Protokoll A5 u/linjer, krav nr stk. Plastomslag, krav nr stk. Limstift, krav nr stk. Tekstilhalsbånd (uten logo), krav nr stk. Jojo (uten logo), krav nr stk. Oppvakshåndkle, krav nr stk. Vaffelmix, krav nr stk. Konvolutt, krav nr stk. Boblekonvolutt, krav nr stk. Rivsikre konvolutt, krav nr

5 1 stk. Mus trådløs, krav nr stk. Headset, krav nr stk. Luft på boks, krav nr. 465 Leverte vareprøver returneres ikke. Tilbyder bes om å oppgi annet tilgjengelig produktutvalg, herunder mulighet for å skaffe varer som ikke er i standardsortimentet, kundespesifikke produkter/profileringsartikler og deres kvalitet. Leverandøren bes under punkt 3 om å beskrive og dokumentere produkt og produktkvalitet. 4 Miljøkrav Det er viktig for Statsbygg, som er miljøbedrift, å benytte produkter og prosesser som er minst mulig belastende for miljøet. Med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering. Leverandøren må oppgi om noen av produktene skal behandles som spesialavfall. I kontraktbestemmelsene pkt. 1.3 er det derfor stilt nærmere krav til beskyttelse av miljøet. For leveranse av kopipapir bør det kunne vises til sertifiseringsbevis fra EU blomsten, Svanen eller Blå Engel. Det bør også være dokumentasjon for bærekraftig skogbruk for trevirke i papirproduksjonen. Sertifisering for FSC eller PEFC bør kunne legges frem. Produkter som tilfredsstiller kravene til Svanemerking, EU-blomsten eller tilsvarende merkeordninger av sortimentet i vedlegg 2b, kravspesifikasjon og prisskjema, fane Rekvisita, skal angis med tallet 1 i kolonne M. For produkttyper der det ikke eksisterer merkeordninger som beskrevet skal leverandørene skrive 0. For produkter som ikke er sertifisert under en de nevnte merkeordningene, men som leverandøren hevder tilfredsstiller kravene i merkeordning skal leverandør kunne fremlegge dokumentasjon på at kraven oppfylles ved forespørsel om innsyn fra oppdragsgiver (eller den oppdragsgiver peker ut). Unntatt vil være kopipapir hvor det er stilt som minimumskrav at produktene skal tilfredsstille kravene til Svanemerking, EU-blomsten eller tilsvarende merkeordninger Tilbyder bes under punk 4 om å beskrive hvordan miljøtiltak og miljøsertifiseringer er i bedriften, og for produktene, samt legge med kopi av eventuelle miljøsertifiseringer. 5 Opplæring Leverandøren skal i samarbeid med Oppdragsgiver planlegge og være med på å gjennomføre tiltak for opplæring og bruk av avtalen for oppdragsgivers ansatte etter inngåelse av rammeavtalen. Dette for å sikre korrekte bruk av tekniske løsninger og oppfyllelse av andre avtalekrav for hensiktsmessig og god flyt i leveranser og oppfølging av rammeavtalen. 5

6 Opplæringsopplegget og gjennomføringen av det skal være kostnadsfrie og foregå i oppdragsgivers lokaler. Det skal være en kombinasjon av fellessamlinger for flere brukere, og tiltak overfor hvert enkelt brukersted (begrenset til hovedkontor i Oslo og regionskontorene). Leverandøren skal utarbeide en enkel brukerveiledning for kjøp av varer på nettbutikk og bidra til å øke andelen av elektroniske bestillinger. Tilbyder bes under punkt 5 å beskrive hvordan opplæring er tenkt utført av administratorer for nettbutikk. 6 Etisk handel oppfølging faste møter 6.1 Etikk Følgende minstekrav skal være oppfylt eller garanteres oppfylt i løpet av første kontraktsår: Leverandøren har retningslinjer for etisk handel og disse er implementert i organisasjonen Leverandøren har et system som viderefører disse kravene til underleverandører og produsenter Leverandøren har et system som ettersporer hvor varene produseres (med dette tenkes der hvor produktet klargjøres for bruk). Leverandøren har et system for oppfølging av underleverandører og produsenter for å sikre at de etiske kravene følges. Det opplyses at oppdragsgiver gjennom samarbeid med andre offentlige innkjøpere har tilgang på tjenester med revisjonsbesøk for vareanskaffelser (Oslo kommune og DIFI). Slike revisjoner har som formål å sikre at etiske, sosiale og miljømessige krav blir overholdt. Leverandøren må påregne at slike revisjoner kan bli utført og aksepterer dette. 6.2 Endring i varesortiment Alle utskiftinger av produkter skal godkjennes av oppdragsgiver før de kan legges ut på markedsplassen og nettbutikken. Endringer kan gjøres tertialvis samtidig med statistikken; 15. januar, 15. mai og 15. september hvert år i kontraktsperioden Ved utskifting av avtaleprodukter (jf prisskjema) skal nytt produkt ha tilsvarende kvalitet som tidligere eller bedre, og prisen skal ikke overstige pris for det produkt som erstattes. Oppdragsgiver skal på forespørsel få oversendt vareprøve av erstatningsprodukt 6

7 6.3 Rapportering Leverandøren skal ved innlevering av statistikk skille mellom hva som er solgt i forhold til produkter prissatt i prisskjema og øvrig sortiment. Leverandørene skal i implementeringsfasen levere statistikk pr måned. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver innlevere statistikk utenom angitt innlevering i kontrakt også etter implementeringsfasen hvis oppdragsgiver finner det hensiktsmessig. 6.4 Møter Oppdragsgiver anser at det skal avholdes 2 faste kontraktoppfølgingsmøter med leverandøren i året der man utveksler informasjon, erfaringer, synspunkter og tar opp avvik. Dersom det er spesielle behov ønskes statusmøter avholdt oftere. Tilbyder bes under punkt 6om å bekrefte punktene med eller uten kommentarer. 7 Nærmere om vedlegg 2 b) og utfylling Vedlegg 2 b) prisskjema består i tillegg til produktoversikt som skal prises i arkfane «Rekvisita» også av arkfanene «Nettbutikk» og «Faktura» som inneholder oppdragsgivers øvrige krav til denne anskaffelsen. I kolonnen Leverandørens kommentar og Oppfylt i følge tilbyder skal tilbyder fylle inn hvordan han tilbyr å oppfylle kravene. Pris for hvert enkelt produkt fylles inn i kolonnene x,y,z. Det skal fylles inn henholdsvis enhet (pk, pose, eske e.l.), pris per enhet og pris per. stk. Sistnevnte er for å kunne gjøre en riktigst mulig prissammenligning, der tilbudene omfatter ulike enhetstyper eller enhetsstørrelser 7