INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester til Statsbygg Side 1 av 12

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbudets priser Beskrivelsestekster Produktbeskrivelse Kontraktbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om rammeavtalen Generelt Krav til leverandøren Kontaktperson Leverandørens bestillingsrutiner Krav til online bestillingsløsning (booking) Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Miljø Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Skatteattester HMS-egenerklæring Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Side 2 av 12

3 5.1 Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg Side 3 av 12

4 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg ber om: Tilbud i forbindelse med etablering av rammeavtale for reisebyråtjenester. Rammeavtalen skal dekke det behov oppdragsgivers ansatte og innleide prosjektmedarbeidere har for bestillingsløsning og bistand til alle typer reiser innenlands og utenlands. Avtalen skal gjelde for hele Statsbygg og vil ha en varighet på inntil fire år. Statsbygg er organisert med hovedkontor i Oslo og fem regionkontorer. Regionkontorene er lokalisert i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. I tillegg har Statsbygg ansvar for driften av mange eiendommer fordelt over hele landet, inkludert Svalbard, samt prosjektkontorer på byggeplasser og utenlands eiendommer som ambassader og konsulater. Konkurransegrunnlaget består av denne invitasjonen til anbudskonkurranse med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Kravspesifikasjon Prisskjema Kontraktbestemmelser (ssa-o) HMS-egenerklæringsskjema 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og i TED-basen. Konkurransegrunnlaget legges i sin helhet ut elektronisk for nedlastning fra Doffin-basen. 1.3 Særlige forhold Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbudets priser I hver enkelt post i tilbudet skal det som er spesifisert være tatt med, samt de ytelser, materialer og omkostninger av enhver art som er nødvendig for å utføre ytelsen på en forsvarlig måte i henhold til de utleverte dokumenter, tariffavtaler, lover, forskrifter eller øvrige opplysninger gitt av leverandøren (herunder mva. og alle påslag, så som sosiale utgifter, administrasjon, reise, diett og fortjeneste m.v.). Prisene er faste det første året. Deretter har leverandøren rett til å justere prisene en gang i året, tilsvarende endringene i konsumprisindeksen, jf. de vedlagte kontraktbestemmelsene. Dersom leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbud som er mer gunstig enn betingelser inngått for denne avtalen, skal disse automatisk gjøres gjeldende også for denne avtalen. Side 4 av 12

5 1.3.3 Beskrivelsestekster De krav til ytelsen som er beskrevet i konkurransegrunnlaget er en del av leverandørens forpliktelse selv om de ikke er gjentatt i prisbærende poster Produktbeskrivelse Dersom konkurransegrunnlaget angir produktnavn eller tilsvarende, kan tilsvarende produkter tilbys. Tilbyder må dokumentere at kvalitets- og funksjonskravene er oppfylt. Med mindre tilbyder har tatt uttrykkelig forbehold om å levere et produkt som avviker fra spesifikasjonen, plikter tilbyder, dersom han får kontrakten og uavhengig av kvalitet og egenskaper på tilbudte produkter, å levere produkter som oppfyller kravene i Statsbyggs kravspesifikasjon, til de priser som fremgår av tilbudet Kontraktbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Bård Sandbæk, på e-post: basa@statsbygg.no Vennligst send forespørselen til begge og merk forespørselen Reisebyrå Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli sendt samtlige tilbydere. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2 Orientering om rammeavtalen 2.1 Generelt Rammeavtalen gjelder reisebyråtjenester med bestilling av reiser med fly (innenlands og utenlands), overnatting og hotell- og konferansetjenester (utenlands), samt andre transportbehov (buss, tog, båt) i tilknytning til reiser. Avtalen skal bidra til å sikre oppdragsgiver nødvendig kapasitet og god kvalitet for reisevirksomhet og overnattinger i forbindelse med de ansattes tjenestereiser, og i forbindelse med gjennomføringen av konferanser, kurs og dagsmøter. Oppdragsgiver har egen avtale for døgnovernatting og konferanseopphold innenlands. Reisebyråavtalen kan dersom vilkårene som oppnås er mer gunstig også benyttes til hotell innenlands når det bestilles i kombinasjon med reise. Side 5 av 12

6 Gjennom avtalen skal leverandøren bidra til en kontinuerlig utvikling av rasjonelle, miljøvennlige og kosteffektive reiser, hotell- og konferansetjenester, slik at ressursbruk, pris og kvalitet til enhver tid gir det beste totalresultat. Det ønskes inngått rammeavtale med en 1 leverandør som har faglig kompetanse og kapasitet til å forestå utførelse av nevnte oppdrag. Statsbygg forplikter seg til å dekke hele bedriftens behov for reisebyråtjenester angitt i kravspesifikasjonen gjennom leverandøren som tildeles rammeavtalen. Unntak skal likevel kunne gjøres der leverandøren ikke kan levere tjenesten innenfor en, for Statsbygg, akseptabel tid eller kostnad. 2.2 Krav til leverandøren Kontaktperson Det skal oppgis en hovedkontaktperson. Kontaktpersonen må beherske norsk, både skriftlig og muntlig. Kontaktpersonen må kunne bistå Statsbyggs administratorer og ansatte vedrørende alle bestillinger, samt gi nødvendig veiledning og opplæring i administrering og bruk av leverandørens online- bestillingssystem Leverandørens bestillingsrutiner Leverandøren skal ha et velfungerende ordremottak, og kunne yte god og rask kundeservice ved bestillinger, produktforespørsel, feilbestillinger og retur. Leverandøren skal kunne tilby et brukervennlig elektronisk bestillingssystem (online bestillingssystem). Bestillinger skal også kunne gjøres pr. telefon og e-post. Alle bestillinger fra oppdragsgiver og bestillinger eventuelt gjort av leverandør på vegne av oppdragsgiver (ved telefonhenvendelse, gruppebestilling eller e-post), skal bekreftes av leverandør pr. e-post. E-post skal inneholde relevant informasjon om bestillingen og leveringstidspunktet Krav til online bestillingsløsning (booking) Med elektronisk bestillingssystem menes webløsning hvor oppdragsgivers ansatte kan foreta bestillinger/booking av reiser og tjenester knyttet til reiser. Bestillingssystem bør inneholde blant annet følgende funksjoner: Komplett oversikt over destinasjoner og transportalternativer Aktuelle hotell- og konferansesteder utenlands Pris- og vilkårsinformasjon Kvittering på reservasjon/bestilling med referanse-/bookingnummer Mulighet for integrering av oppdragsgivers hotellavtale på leverandørens nettside for enkel bestilling av overnatting i tilknytning til innenlands flyreiser Side 6 av 12

7 2.2.4 Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Oppdragsgivers ansatte utfører mellom reisebestillinger per år. Av disse utgjør andelen online direktebestillinger i webløsning cirka 75 % og andelen skriftlige bestillinger per e-post eller per telefon cirka 25 %. Leverandøren må ha kapasitet til å betjene oppdragsgiver i samsvar med nevnte volum og det som ellers fremgår av kravspesifikasjonen, Vedlegg Miljø Det er viktig for Statsbygg, som er miljøbedrift, å benytte seg av produkter og prosesser som er minst mulig belastende for miljøet. Med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). Oppdragsgiver anser tjenestene som skal leveres å være i hovedsak uprioriterte tjenester i kategori 17 (hotell/restaurant), kategori 18 (jernbane), kategori 19 (transport på vannvei) og kategori 20 (CPVref til ) støtte og hjelpetjenester i forbindelse med transport, med unntak av flyreiser. For sistnevnte prioriterte tjeneste kategori 3 (flyreiser) må leverandøren forholde seg til aktuelle terskelverdier i forskrift om offentlige anskaffelser, dersom en enkeltbestilling kommer over terskelverdi for utlysing i EØS-området 1,6 mill. Konkurransen gjennomføres på denne bakgrunn som en åpen anbudskonkurranse, etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II (under EØS terskelverdi og uprioriterte tjenester) og bestemmelser i dette konkurransegrunnlaget. Alle interesserte kan levere tilbud. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. Side 7 av 12

8 3.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest For utenlandske tilbydere kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet Tekniske kvalifikasjoner og kapasitet Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne Tilbyder skal ha erfaring med sammenlignbare leveranser hvor foretaket er registrert a) Organisasjonskart for tilbyders virksomhet b) Redegjørelse for tilbyders organisasjon og personell tilbyder disponerer knyttet til oppfølging av bestillinger og logistikk c) Redegjørelse for inntil tre sammenlignbare leveranser som tilbyder har gjennomført i løpet av de fem siste år, med opplysning om: I. Kundens navn II. III. Kontraktens innhold og omfang. Tidspunkt eller tidsrom for leveransen Økonomi Sikker økonomisk gjennomføringsevne i Årsregnskap med revisorrapport for de siste år med revisjonsberetning og eventuelle Side 8 av 12

9 avtaleperioden merknader, samt nyere opplysninger med relevans for leverandørens status. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å innhente kredittvurdering. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet for å bli kvalifisert, må vedlegge forpliktelseserklæring om dette fra de aktuelle foretakene, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2) og 17-9 (2). 4.3 Skatteattester Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Skatteattest for skatt og for merverdiavgift kan bestilles på ett sted. Tilbydere kan enten henvende seg til sitt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht. anskaffelsesforskriften (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Vekt Kriterier Dokumentasjon 70 % Pris Tilbudsskjema i utfylt og signert stand. Leverandøren bes om å beskrive hvordan man evner å tilby markedets til enhver tid beste pris for oppdragsgivers bestillinger 30 % Kvalitet, forstått som: - Brukervennlig nettløsning/ bookingsystem - Funksjonalitet - Håndtering av oppdrag, herunder avbestillingsvilkår - Miljøsertifiseringer Tekniske spesifikasjoner: a) Utfylt kravspesifikasjon. b) Beskrivelse av online bestillingsfunksjon og dens funksjonalitet og egnethet Ordrehåndtering: c) Beskrivelse av hvordan tilbyder vil håndtere bestillinger d) Beskrivelse av miljøsertifiseringer Side 9 av 12

10 I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene fra Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres deretter med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriet pris vurderes forholdsmessig, der laveste totalpris gis høyeste score og øvrige leverandører gis forholdsmessig score i forhold til laveste tilbudssum. Tildelingskriteriet kvalitet vil evalueres og gis score med grunnlag i dokumentasjon som bedømmes faktisk og skjønnsmessig av oppdragsgiver med henvisning til oppdragets karakter. Statsbygg vil ved vurdering av kriteriet kvalitet blant annet legge vekt på: Funksjonalitet og brukervennlighet i bestillingsløsning og opplevd bruk av denne Mulighet for integrering av oppdragsgivers hotellavtale i leverandørens nettløsning Leverandørens beskrivelse av hvordan oppdraget skal håndteres og følges opp med blant annet distribusjon med rutiner for bestilling og leveranser, avviksbehandling, kontaktpersoner og annet relevant for oppdraget Miljøpolicy, -fokus og eventuelle sertifiseringer 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Side 10 av 12

11 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev, med angivelse av eventuelle avvik fra eller forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Tilbudsskjema i utfylt stand (vedlegg 1) 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.5, herunder besvarelse av punktene i kravspesifikasjonen (iht. vedlegg 2a) og utfylt prisskjema (vedlegg 2b) 5. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt HMS-egenerklæringsskjema, jf pkt Vareprøver, jf Kravspesifikasjonen Generell del (vedlegg 2a) 8. Produktkatalog, jf pkt Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbudet i original skal være på papir. I tillegg skal det leveres en kopi av tilbudet på en minnepinne. Dataene på minnepinnen skal leveres i format.pdf/word og Excel. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket Rammeavtale - reisebyråtjeneste til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Side 11 av 12

12 Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er fredag , kl. 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo, den For Statsbygg: Bård Sandbæk (sign.) 8 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Prisskjema Kontraktbestemmelser/-vilkår (ssa-o) HMS-egenerklæringsskjema Side 12 av 12