INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Rammeavtale for kjøp av kontor- og datarekvisita med mer Side 1 av 14

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbudets priser Beskrivelsestekster Produktbeskrivelse Kontraktbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om rammeavtalen Generelt Krav til leverandøren Kontaktperson Utvalg av rekvisita Kvalitet på produkter Leverandørens bestillingsrutiner Krav til nettbutikk Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Ordreseddel Miljø Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Skatteattester Side 2 av 14

3 4.4 HMS-egenerklæring Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg Side 3 av 14

4 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg ber om: Tilbud på Rammeavtale for kontor- og datarekvisita med mer. Rammeavtalen skal dekke behov for kontorrekvisita for hele Statsbygg og skal ha en varighet på inntil fire år. Statsbygg er organisert med hovedkontor i Oslo og fem regionskontorer. Regionskontorene er lokalisert i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. I tillegg har Statsbygg ansvar for driften av mange eiendommer fordelt over hele landet, inkludert Svalbard, samt prosjektkontorer på byggeplasser. Statsbygg har et eget hustrykkeri lokalisert på hovedkontoret i Oslo. Trykkeriet produserer reklamemateriell, dokumentasjoner, rapporter, visittkort m.m. for vår kommunikasjonsavdeling, Statsbygg skolen og ansatte i Statsbygg som har behov. Det vil være behov for kontorrekvisita som er listet opp i Kravspesifikasjonen (vedlegg 2b) til en anslått verdi av ca. kr ,- pr. år. Beløpet gir kun en indikasjon på omfang, og er ikke en forpliktelse for oppdragsgiver å oppnå. Konkurransegrunnlaget består av denne invitasjonen til anbudskonkurranse med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2a: Vedlegg 2b: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Tilbudsskjema Kravspesifikasjon Generelle del Kravspesifikasjon og Prisskjema Kontraktbestemmelser HMS-egenerklæringsskjema Utkast til avtaledokument 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og i TED-basen. Konkurransegrunnlaget legges i sin helhet ut elektronisk for nedlastning fra Doffin-basen. 1.3 Særlige forhold Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. Side 4 av 14

5 1.3.2 Tilbudets priser I hver enkelt post i tilbudet skal det som er spesifisert være tatt med, samt de ytelser, materialer og omkostninger av enhver art som er nødvendig for å utføre ytelsen på en forsvarlig måte i henhold til de utleverte dokumenter, tariffavtaler, lover, forskrifter eller øvrige opplysninger gitt av leverandøren (herunder mva. og alle påslag, så som sosiale utgifter, administrasjon, reise, diett og fortjeneste m.v.). Prisene er faste det første året. Deretter har leverandøren rett til å justere prisene en gang i året, tilsvarende endringene i konsumprisindeksen, jf. de vedlagte kontraktbestemmelsene. Dersom leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbud som er gunstigere enn betingelser inngått for denne avtalen, skal disse automatisk gjøres gjeldende også for denne avtalen Beskrivelsestekster De krav til ytelsen som er beskrevet i konkurransegrunnlaget er en del av leverandørens forpliktelse selv om de ikke er gjentatt i prisbærende poster Produktbeskrivelse Dersom konkurransegrunnlaget angir produktnavn eller tilsvarende, kan tilsvarende produkter tilbys. Tilbyder må dokumentere at kvalitets- og funksjonskravene er oppfylt. Med mindre tilbyder har tatt uttrykkelig forbehold om å levere et produkt som avviker fra spesifikasjonen, plikter tilbyder, dersom han får kontrakten og uavhengig av kvalitet og egenskaper på tilbudte produkter, å levere produkter som oppfyller kravene i Statsbyggs kravspesifikasjon, til de priser som fremgår av tilbudet Kontraktbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos May K. Staurland, Førstekonsulent, på e-post mkst@statsbygg.no og May Liss Urang, Underdirektør, på e-post mlu@statsbygg.no Vennligst send forespørselen til begge og merk forespørselen Rekvisita Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli sendt samtlige tilbydere. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Side 5 av 14

6 2 Orientering om rammeavtalen 2.1 Generelt Rammeavtalen skal omfatte levering av kontorrekvisita til Statsbyggs samtlige kontorer, eiendommer og byggeplasser i Norge og på Svalbard. Rammeavtalen skal inngås med en 1 leverandør og ha varighet på inntil fire år inklusiv opsjon. Statsbygg forplikter seg til å dekke hele bedriftens behov for kontorrekvisita gjennom rammeavtalen. Unntak skal likevel kunne gjøres der leverandøren ikke kan levere aktuelt materiell innenfor en, for Statsbygg, akseptabel tid eller kostnad. 2.2 Krav til leverandøren Kontaktperson Det skal oppgis en kontaktperson. Kontaktpersonen må beherske norsk, både skriftlig og muntlig. Kontaktpersonen må kunne bistå Statsbyggs administratorer vedrørende alle bestillinger, samt vedrørende administrering av nettbutikk Utvalg av rekvisita Det skal tilbys et bredt utvalg av kontor- og datarekvisita i henhold til produkter beskrevet i prisskjema. Dette skal inngå i leverandørens hoved sortiment. I tillegg bes leverandøren opplyse om øvrige sortiment som Statsbygg kan avrope på avtalen som tilleggs sortiment etter behov. Pris på tilleggs sortiment skal leveres for veiledende priser med fast rabattsats opplyst i prisskjema og øvrige vilkår som følger av rammeavtalen. Det bør også være mulig å kunne skaffe varer som ikke ligger i standardsortimentet, såkalte «skaffevarer». Leverandøren bør også kunne levere profileringsprodukter som eksempelvis konvolutter, stempler med mer dersom Statsbygg har behov for dette. Nærmere krav til rekvisita fremgår av kravspesifikasjonen, vedlegg 2a+b. Produktkatalog skal leveres sammen med tilbudet Kvalitet på produkter Produkter skal leveres med god kvalitet. Produktene skal oppfylle minimumskrav innenfor de toleranseklasser som følger av NS og andre bransjestandarder. Leverandøren bes om å oppgi hvilke aktuelle krav som gjelder og oppfylles for de ulike produktkategoriene/varene i hovedsortimentet som tilbys i avtalen. Se kravspesifikasjon, vedlegg 2a+b, for ytterligere kvalitetskrav til produkter. Side 6 av 14

7 2.2.4 Leverandørens bestillingsrutiner Leverandøren skal ha et velfungerende ordremottak, og kunne yte god og rask kundeservice ved bestillinger, produktforespørsel, feilbestillinger og retur. Leverandøren skal kunne tilby et brukervennlig elektronisk bestillingssystem (nettbutikk). Bestillinger skal også kunne gjøres pr. telefon og e-post. Alle bestillinger fra oppdragsgiver og bestillinger eventuelt gjort av leverandør på vegne av oppdragsgiver (eksempelvis automatisk påfylling av rekvisitarom), skal bekreftes av leverandør pr. e- post. E-post skal inneholde relevant informasjon om bestillingen og leveringstidspunktet Krav til nettbutikk Med elektronisk bestillingssystem menes nettbutikk/webløsning hvor oppdragsgiver kan foreta bestillinger. Nettbutikk/webløsning bør inneholde blant annet følgende funksjoner: Komplett produktkatalog for leverandør Alle produkter i produktkatalogen skal være tilgjengelig for bestilling Alle produkter bør vises med bilde og en beskrivende tekst Se kravspesifikasjonen (vedlegg 2a+b) for ytterligere krav til nettbutikk/webløsning Leverandørens kapasitet og leveringssikkerhet Leverandøren skal ha et standardsortiment og en størst mulig grad andel av øvrig sortiment på lager til enhver tid. Etter at bestilling foreligger, krever oppdragsgiver levering innen 48 timer til hovedkontoret og andre steder i Oslo og Akershus, og innen 4 dager til øvrige leveringssteder. Unntak fra dette er profileringsartikler og stempler. Hasteleveranser bør være mulig til hovedkontoret og andre steder i Oslo og Akershus, samt regionskontorene. Leverandøren er ansvarlig for å påse at tilstrekkelig produktutvalg- og mengde etter avtale med Statsbygg, til enhver tid er tilgjengelig på rekvisitarommet på hovedkontoret. Det bør være en stedfortreder (fortrinnsvis fast) for Kontaktperson knyttet opp mot avtalen for å sikre opprettholdelse av kontinuitet i forbindelse med fravær. På hovedkontoret skal alle leveranser leveres helt frem til rekvisitarom i 7. etasje, og kopipapir skal fordeles til alle kopi-/printerrommene i 4 ulike etasjer. Statsbyggs hovedkontor er i Biskop Gunnerus gt. 6, Byporten. Vi har kontorer fra 5. til og med 8. etasje. Vårt rekvisitarom befinner seg i 7. etasje. Samme etasje som resepsjonen. Det Side 7 av 14

8 er kun personheis som går til disse etasjene. Levering av varer pakket på EURO-paller og bruk av jekketralle vil derfor ikke være mulig til våre etasjer. Parkering for varelevering må skje på avsatte p-plasser hos KLP eiendom for varelevering i Byporten. Det er også avgiftsbelagt privat parering i parkeringsanlegget i kjeller hos Byporten. Statsbygg skal ikke belastes med parkeringsavgift ved levering av varer. For leveranser til regionskontor, prosjektkontor og Statsbyggs eiendommer, har ikke leverandøren ansvar for fordeling av varer i oppdragsgivers lokaler Ordreseddel Ved levering skal det fremstå av ordreseddel hvilken vare som leveres. Ved mangel skal det også fremgå når disse forventes levert. Bestillingsdato og leveringsdato samt bestillers navn skal også fremgå av ordreseddel. Skal varen(e) leveres til en annen person enn bestiller, skal dette også fremgå av ordreseddelen. 2.3 Miljø Det er viktig for Statsbygg, som er miljøbedrift, å benytte seg av produkter og prosesser som er minst mulig belastende for miljøet. Med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering. Leverandøren må oppgi om noen av produktene skal behandles som spesialavfall. Øvrige krav, herunder miljøkrav er spesifisert i Kravspesifikasjon generell del, vedlegg 2a. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte del I og del III, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. Side 8 av 14

9 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. Tilbudsåpningen er offentlig, og vil finne sted , kl. 13:00 på Statsbyggs hovedkontor, Biskop Gunnerus gate 6, 0155 OSLO. 3.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk stilling Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest For utenlandske tilbydere kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet Tekniske kvalifikasjoner og kapasitet Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne Tilbyder skal ha hvor foretaket er registrert a) Organisasjonskart for tilbyders virksomhet b) Redegjørelse for tilbyders organisasjon og personell tilbyder disponerer knyttet til oppfølging av bestillinger og logistikk c) Redegjørelse for inntil tre sammenlignbare Side 9 av 14

10 Økonomi erfaring med sammenlignbare leveranser Tilbyder skal ha en organisasjon som kan yte kontraktsmessige leveranser og tjenester over hele landet. Sikker økonomisk gjennomføringsevne i avtaleperioden leveranser som tilbyder har gjennomført i løpet av de fem siste år, med opplysning om: I. Kundens navn II. Kontraktens innhold og omfang. III. Tidspunkt eller tidsrom for leveransen IV. Kontaktinformasjon for referanseperson hos angjeldende kunde. Årsregnskap med revisorrapport for de siste år med revisjonsberetning og eventuelle merknader, samt nyere opplysninger med relevans for leverandørens status. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å innhente kredittvurdering. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet for å bli kvalifisert, må vedlegge forpliktelseserklæring om dette fra de aktuelle foretakene, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2) og 17-9 (2). 4.3 Skatteattester Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Skatteattest for skatt og for merverdiavgift kan bestilles på ett sted. Tilbydere kan enten henvende seg til sitt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht. anskaffelsesforskriften (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. Side 10 av 14

11 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Vekt Kriterier Dokumentasjon 60 % Pris Tilbudsskjema og kravspesifikasjon/prisskjema i utfylt og signert stand. 40 % Kvalitet, forstått som: - Bredde i sortiment - Brukervennlighet nettbutikk - Funksjonalitet og holdbarhet på produkter - Håndtering av oppdrag - Miljøsertifiseringer Tekniske spesifikasjoner: a) Utfylt kravspesifikasjon. b) Det skal leveres brosjyre med datablad for tilbudte produkter som krever det med informasjon om oppfyllelse av standarder c) Beskrivelse av nettbutikkens funksjonalitet Ordrehåndtering: d) Beskrivelse av hvordan tilbyder vil håndtere bestilling av varer, samt levering e) Beskrivelse av hvordan tilbyder vil sørge for at Statsbyggs vareutvalg til enhver tid er tilgjengelig for brukerne f) Beskrivelse av miljøsertifiseringer I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene fra Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres deretter med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriet pris vurderes forholdsmessig, der laveste totalpris i vedlegg 2 gis høyeste score og øvrige leverandører gis forholdsmessig score i forhold til laveste tilbudssum. Tildelingskriteriet kvalitet vil evalueres og gis score med grunnlag i dokumentasjon som bedømmes faktisk og skjønnsmessig av oppdragsgiver med henvisning til oppdragets karakter. Statsbygg vil ved vurdering av kriteriet kvalitet blant annet legge vekt på: Tilbudte produkters kvalitet med egnethet, funksjon og holdbarhet Produktenes miljøegenskaper Leverandørens sortimentsbredde Funksjonalitet i bestillingsløsning og opplevd bruk av denne Leverandørens beskrivelse av hvordan oppdraget skal håndteres og følges opp med blant annet distribusjon med rutiner for bestilling og leveranser, avviksbehandling, kontaktpersoner og annet relevant for oppdraget Side 11 av 14

12 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. Side 12 av 14

13 6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev, med angivelse av eventuelle avvik fra eller forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Tilbudsskjema i utfylt stand (vedlegg 1) 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.5, herunder besvarelse av punktene i kravspesifikasjonen (iht. vedlegg 2a) og utfylt prisskjema (vedlegg 2b) 5. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt HMS-egenerklæringsskjema, jf pkt Vareprøver, jf Kravspesifikasjonen Generell del (vedlegg 2a) 8. Produktkatalog, jf pkt Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbudet i original skal være på papir. I tillegg skal det leveres en kopi av tilbudet på en minnepinne. Dataene på minnepinnen skal leveres i format.pdf/word og Excel. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket Rammeavtale - rekvisita til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er , kl. 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo, den For Statsbygg: Bård Sandbæk (sign.) Side 13 av 14

14 8 Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2a: Kravspesifikasjon Generelle del Vedlegg 2b: Kravspesifikasjon og prisskjema Vedlegg 3: Kontraktbestemmelser/-vilkår Vedlegg 4: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 5: Utkast til avtaledokument Side 14 av 14