INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) samarbeid med private eiendomsselskaper Askim kommune v/ Service, teknikk og eiendom Generelle opplysninger om Askim Beliggenhet: Sentralt i Østfold fylke, langs Glomma. 50 km fra Oslo Innbyggere: Ca Hovedtyngde av befolkning og bebyggelse i en radius av ca. 2,5 km fra sentrum Bygningsmassen består av ca. 40 bygg og 300 kommunale leiligheter Bruttoareal ca m2 Side 1 av 16

2 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Responstid Kontraktsbestemmelser... 5 Lønn og arbeidsvilkår Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Tilbyder som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Skatteopplysninger HMS-egenerklæring Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold Forbehold om forskudd Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres? Innleveringssted og tilbudsfrist Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgivers underskrift Vedlegg Side 2 av 16

3 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Askim kommune inviterer herved til anbudskonkurranse om - samarbeid med private utbyggere om utleieboliger med kommunal tildeling Askim kommune er en tilflyttingskommune hvor det er stort press både på det private og det kommunale utleiemarkedet, Kommunen har til enhver tid ca 40 søkere på venteliste. Behovet ventes å øke framover som følge av behov for boliger til flyktninger og mulig framtidig familiegjenforening. Askim kommune ønsker derfor å inngå samarbeid med private utbyggere som kan stille boliger til disposisjon for kommunal tildeling. Antatt behov er ca. 10 enheter pr år de nærmeste årene. Følgende legges til grunn for samarbeidet: Alle boliger skal tilfredsstille kravene i TEK 10, og Husbankens krav, se: - Boliger skal tilfredsstill Husbankens gjeldende krav - Private utbyggere står som eiere og drift og vedlikehold - Utbyggere kan få tilskudd fra Husbanken på inntil 40% av prosjektets kostnad. - Framleie til Askim kommune i 20 år med mulighet for forlengelse - Eier følger opp husleiekontrakter, innkreving av husleie. - Eier står for befaring av boliger ved bytte av leietaker - Ingen økonomiske garantier eller forpliktelser for Askim kommune - Det kan være maks 8 utleieenheter på et sted (unntak for eldreboliger) - Askim kommune kan reservere seg i områder det finnes mange utleieboliger fra før. - Boliger fra 55m 2 til 80m 2, med 1 til 3 soverom vil bli prioritert. Askim Hans-Petter Vammeli virksomhetsleder Side 3 av 16

4 Konkurransegrunnlaget består av: Tilbudsinnbydelse Dette dokument Avtale om tildelingsrett (forslag) HMS-skjema Konkurransegrunnlaget er kun tilgjengelig i elektronisk format på DOFFIN. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. 1.3 Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. 1.4 Informasjonsmøte/tilbudsbefaring Ikke aktuelt. 1.5 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Tor Helge Randem, epost tor.helge.randem@askim.kommune.no, eller, epost stian.stenseth@askim.kommune.no. Kopi av spørsmålene og Askim Kommune sitt svar vil bli sendt samtlige tilbydere via DOFFIN. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Askim kommune er en tilflyttingskommune hvor det er stort press både på det private og det kommunale utleiemarkedet. Kommunen har til en hver tid ca 40 søkere på venteliste. Behovet ventes å øke framover som følge av behov for boliger til flyktninger og mulig framtidig familiegjenforening. Antatt behov er ca. 10 boenheter pr år de nærmeste årene. Tilbyder skal stå som eier av boligene og har ansvaret for drift og vedlikehold. Side 4 av 16

5 2.2 Responstid De tilbudte leiligheter må disponeres av Askim kommune senest inne et år fra kontraktsdato. 2.3 Kontraktsbestemmelser Generelt Forskrifter, standarder og retningslinjer Utleier er ansvarlig for at lokalet med installasjoner prosjekteres og utføres i henhold til de enhver tid gjeldende lover, statlige og kommunale forskrifter, regler, standarder, veiledninger og retningslinjer. I det ferdige lokalet er utleier ansvarlig for at aktuelle myndighets- og forskriftskrav er overholdt. Alle nødvendige søknader, meldinger, godkjennelser og avklaringer til offentlige myndigheter som ordinært er utleiers ansvar skal ivaretas av utleier. Lønn og arbeidsvilkår Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utleier selv har ansvar for og/eller leverandører som utleier engasjerer til å passe lokalene til leieforholdet og senere forvaltning drift og vedlikehold. Utleier skal sørge for at de ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale (se bl.a. og allmenngjøringsforskriftene av nr 1121 og 1122), regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler som utleier inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom utleier ikke etterlever klausulen, har leier rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Leietakeren kan holde tilbake ett beløp tilsvarende to ganger månedsleien. Utleier skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Innleid entreprenør skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos sine underentreprenører. 2.4 Språk All kommunikasjon og dokumentasjon i oppdraget skal være på norsk. Side 5 av 16

6 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69. Kontrakt om leie av lokaler er anskaffelse av en tjeneste i henhold til forskriftens 1-3.(1). Dersom leieforholdet gjelder lokaler i eksisterende bygg gjelder ikke forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften) med senere revisjoner, men anskaffelsen er fortsatt omfattet av loven. Begge alternativer vil derfor behandles og evalueres etter samme prosedyre. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. Tilbudsåpningen vil finne sted i lokalene til Askim kommune v/service, teknikk og eiendom i Eventyrveien 2, 1807 Askim, den 14. september 2016, kl Tilbyder som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Askim kommune skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Askim Kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Askim Kommune kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, herunder manglende politisk godkjenning. Side 6 av 16

7 Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. Side 7 av 16

8 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon I. Organisatorisk og juridisk stilling II. Økonomisk/finansiell kapasitet III. Tekniske/faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. God soliditet og finansiell gjennomføringsevne. Erfaring fra utleiemarkedet. Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert. Kredittrating på minimum AA eller tilsvarende. Referanseprosjekter. 4.3 Skatteopplysninger Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. Side 8 av 16

9 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Priorit et/vekt Kriterier Dokumentasjon 100 % Pris pr m 2 P-rom. Signert tilbudsbrev med angivelse av pris. 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold Askim kommune oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold tas, skal forbehold klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige, slik at Askim Kommune kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke kan prises av Askim Kommune, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. 5.2 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger. 5.4 Tilbud på deler av oppdraget Det kan bare gis tilbud på et antall komplette boenheter. Tilbud som omfatter deler av boenheter vil bli forkastet. Side 9 av 16

10 6 Krav til tilbudet Generelt. Oppgitte priser skal være i norske kroner, fratrukket rabatt og eks. mva. Enhetspriser skal angis i tilbudsskjema. 6.1 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 6 seks måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.2 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.3 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev/skjema, med angivelse priser. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt Områdekart i målestokk M=1: HMS-egenerklæringsskjema 7. Alt tilbudsmateriell skal i tillegg til papir leveres på minnepinne. Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud med tegninger og presentasjoner samt kalkyle(excel) leveres i tillegg på minnepenn. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.4 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket, til: Askim Kommune Service, teknikk og eiendom Eventyrveien Askim Side 10 av 16

11 Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Askim Kommune, Postboks 2003, 1802 Askim. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Askim Kommune sine lokaler innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 6.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom tilbudte husleier viser seg å være kunstig høye i forhold til markedet i Askim. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Askim den For Askim Kommune Tor Helge Randem Side 11 av 16

12 Side 12 av 16

13 8 Vedlegg Prisskjema framleieleiligheter Leilighet 1 Leilighet 2 Leilighet 3 Leilighet 4 Leilighet 5 Adresse Antall soverom Kvm P-Rom Månedsleie Desrom det tilbys flere leiligheter enn 6, kan samme prisskjema benyttes igjen. Side 13 av 16

14 2 FORBEHOLD OG AVVIK Dersom leverandøren tar forbehold mot kravspesifikasjon/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbehold skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf.foa 11-11(1) Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 VEDLEGG TIL TILBUDSKJEMA Har levert all dokumentasjon som fremgår av kapittelet; Hva skal leveres? i tilbudsinvitasjonen (kryss av) 4 ANDRE OPPLYSNINGER Side 14 av 16

15 5 TILBYDERS UNDERSKRIFT Firma: Kontaktperson: Adresse: Telefon: E-post: Sted... Dato Tilbyders underskrift Side 15 av 16

16 Vedlegg: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 16 av 16