Anskaffelse av Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i Statsbygg

Transkript

1 1 AV 10 INVITASJON TIL KONKURRANSE MED FORHANDLING (BEGRENSET KONKURRANSE) Anskaffelse av Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Angivelse av enhetspriser Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Oppdraget Varighet Fremdrift Demonstrasjon av løsning Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Forhandlingsprinsipper/gjennomføring av forhandlingene Offentlighet Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud s evaluering av tilbudet Tildeling Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres følgende filstruktur skal benyttes på minnepenn: Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg AV 10

3 3 AV 10 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering (heretter kalt Oppdragsgiver) viser til kunngjorte konkurranse og inviterer med dette kvalifiserte leverandører til å inngi tilbud i forbindelse med anskaffelse av: Anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i Det påpekes at det er kun de kvalifiserte tilbyderne som skal levere tilbud. vil sende ut konkurransegrunnlaget (som er lagt med i DOFFIN) når vi har kvalifisert tilbyderne, se pkt 2.4 tentativ fremdriftsplan For nærmere informasjon om Oppdragsgiver henvises det til konkurransegrunnlaget for konkurransen og Konkurransegrunnlaget består av: (dette dokument) SSA-K - Avtale SSA-K - Bilag 1-10 SSA -K - Bilag 2 - Vedlegg 1 - Leverandørs besvarelse av oppdragsgivers kravtabell SSA -K - Bilag 3 - Vedlegg 2 - ephorte Integration Service - produktbeskrivelse Vedlegg 3 Case Konkurransegrunnlaget med bilag blir sendt per mail til kontaktpersonen til tilbyderen. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og TED-basen den 6.februar Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; SSA-K, jf. vedlegg.

4 har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til s fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med ved Olav B. Myhre på epost olavb.myhre@statsbygg.no. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og s svar, og rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt kunngjorde ca. 350 kunngjøringer på Doffin både i 2014 og På Doffin har ca. 100 brukere logget på i Anskaffelsene kunngjøres hovedsakelig sentralt i innkjøpsavdelingen, samt noen på regionskontorene. Flere av s ansatte skal ha tilgang til å lese, besvare spørsmål/svar og gjennomføre tilbudsåpninger i KGV. har behov for 3 systemadministratorer som kan gi tilgang og ha alle rettigheter, 10 innkjøpere (navngitte) som har tilgang til alle anskaffelser i og 40 lettbrukere som kan lese og være med på de anskaffelser som systemadministratorer gir de tilgang til. For ytterligere informasjon om henviser vi til vår hjemmeside: Oppdraget Tilbyder skal tilby et konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktstyringsverktøy med støtte for å Lage og kunngjøre anskaffelsesdokumenter Legge inn s egne maler Ta imot tilbud, evaluere og tildele kontrakt Funksjonalitet for rapporter over virksomhetens innkjøp og innkjøpspraksis 4 AV 10

5 5 AV 10 Integrasjon med arkiv (ephorte) - dokumenter skal kunne sendes fra KGV til ephorte Opsjoner: Funksjonalitet for kontraktsadministrasjon Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av vedlagte SSA-K med bilag. Ytterligere informasjon om vilkår, krav og forutsetninger for anskaffelsen følger av nærværende konkurransegrunnlag inkl. vedlegg. 2.3 Varighet Avtalen skal gjelde i 2 år fra dato for signering og med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i ytterligere år på uendrede vilkår. Avtalen forlenges automatisk med 1 år av gangen dersom ikke innen 3 måneder før utløpsdato skriftlig informerer om at avtalen ikke vil forlenges. Avtalens maksimale varighet vil være 6 år. 2.4 Fremdrift Veiledende fremdriftsplan for anskaffelsen. Fremdriftsplanen er ikke bindende for oppdragsgiver: Hovedmilepæl Dato Kunngjøring av kvalifikasjonskravdokumenter og konkurransegrunnlag Frist for besvarelse av kvalifikasjonskrav , kl Meddelelse om kvalifisering til leverandører Tilbudsfrist Forhandling og Demo med utvalgte leverandører Uke 19 og 20 Revidert tilbud Tildeling Signering av kontrakt

6 Følgende forslag til hoved fremdriftsplan legges til grunn for implementering: Nr Milepæler (hovdmilepæler med nr) Dato 6 AV 10 1 Kontrakt signert Oppstart av implementering KGV system tilgjengelig for Grensesnittdesign KGV - ephorte ferdigstilt Grensesnitt KGV - ephorte bygget Kunden har mottatt skriftlig melding om at løsningen er klar for Kundens godkjenningsprøve 4 Kunden gjennomført godkjenningsprøve og har sendt Leverandøren melding om at testen er godkjent 5 KGV integrert med ephorte implementert i Godkjenningsperioden er utløpt og Kunden har sendt melding om at leveransen er godkjent (leveringsdag) 7 Utløp av garantiperioden Fremdriftsplanen er veiledende og binder ikke. 2.5 Demonstrasjon av løsning vil som del av evalueringen be tilbyder gjennomføre en demo av deres løsning. vil her fremlegge et Case / anskaffelse der tilbyder presenterer steg for steg hvordan dette løses i tilbudte løsning. Dette vil være med i evalueringen av tildelingskriteriet Kvalitet. vil evaluere på brukerfunksjonalitet og hvor intuitiv løsning er basert på gjennomgang av case. Tilbyder skal besvare vedlegg 2 Caset med skjermbilder og gjennomgå anskaffelsen i en demo. vil komme tilbake med tidspunkt for gjennomgåelse av case. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr 974 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i denne tilbudsinvitasjonen og forutgående kvalifikasjonsgrunnlag. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandlinger. 3.2 Forhandlingsprinsipper/gjennomføring av forhandlingene Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er adgang til å forhandle om alle sidene ved tilbudet, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. forbeholder seg retten til ikke å forhandle. Eventuelle forhandlinger vil kunne forløpe i flere faser. En reduksjon av antall tilbydere som inviteres til forhandlinger vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. En første reduksjon av antallet tilbydere kan

7 skje i forkant av forhandlingene. På denne bakgrunn, og fordi har forbeholdt seg retten til ikke å forhandle, oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud ved innleveringsfristen. 3.3 Offentlighet Tilbudsåpning er ikke offentlig. Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere vil først bli offentlig når forhandlingene og tilbudsevalueringen er gjennomført. 3.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 s evaluering av tilbudet 4.1 Tildeling Tilbudene vil bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier, og evalueringen vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjonen. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. Den eller de leverandørene som blir innstilt til kontraktsinngåelse må, før kontrakt inngås, dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav i kvalifikasjonsgrunnlaget, dersom dette ikke allerede ble gjort før tilbudsinngivelse. 7 AV Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier: Kriterium Kvalitet Her vil vedlegg til bilag 2 kravtabell bli evaluert. Vekt 65% Her vil total løsning med brukervennlighet og integrasjon til sakarkiv (ephorte) vurdert. Pris Her vil utfylt Bilag 7 bli vurdert. 35 %

8 8 AV 10 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold kan medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i s generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil ikke aksepteres. Forbehold om forskudd vil ikke aksepteres. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert:

9 9 AV 10 Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i s datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. Det opprinnelige tilbudet vedblir å være bindende selv om det fremsettes nye tilbud under forhandlingene. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres følgende filstruktur skal benyttes på minnepenn: 1-1 Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf. pkt SSA-K - Bilag 1-10 Leverandørens besvarelse 2-2 SSA-K - Bilag 2 - Vedlegg 1 - Leverandørs besvarelse av oppdragsgivers kravtabell 2-3 Leverandørens besvarelse av Vedlegg 2 - Skjermbilder til caset 3-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, eller som ikke oppfyller kravene til utforming av tilbudet som har fastsatt, vil kunne bli avvist.

10 10 AV Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «- - Tilbud til konkurranse med forhandling til: v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til s lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er XXXX kl Denne vil bli fastsatt når har kvalifisert tilbyderne. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: <Fyll inn> Dato: For : Leiv Engelschiøn IKT-sjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 8 Vedlegg (dette dokument) SSA-K - Avtale SSA-K - Bilag 1-10 SSA-K - Bilag 2 - Vedlegg 1 - Leverandørs besvarelse av oppdragsgivers kravtabell SSA-K - Bilag 3 - Vedlegg 2 - ephorte Integration Service - produktbeskrivelse Vedlegg 3 Case