INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 1 AV 12 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Rammeavtale for Prosjektledelse og Byggeledelse Utlendingsdirektoratet (UDI)

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Angivelse av enhetspriser Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Om UDI Om oppdragene under rammeavtalen(e) Om de enkelte avrop fordeling av oppdrag Annen informasjon Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Attest for skatt og merverdiavgift Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg AV 12

3 3 AV 12 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg som statens sentrale byggherre, eiendomsforvalter og rådgiver i bygge- og eiendomssaker bistår UDI med å etablere rammeavtale for kjøp av prosjektledere og byggeledere til ombyggings-, rehabiliterings- og bruksendringsprosjekt i alle deler av landet for etablering av midlertidige mottaksplasser og mer permanente botilbud for asylsøkere. I tillegg til behov for kompetanse innen bygningsmessig prosjekt- og byggeledelse, er det også behov for god tilgang på generell prosjekt- og prosessledelse. Konkurransegrunnlaget består av: Denne invitasjonen og tilbudsskjema Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka basert på NS 8402), utgave dato (vedlegg) Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag (Byggelederboka basert på NS 8403), utgave dato (vedlegg) Ytelsesbeskrivelse for prosjektledere (vedlegg) Ytelsesbeskrivelse byggeledere (vedlegg) Utkast til avtaledokument (vedlegg) Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen den Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka basert på NS 8402) og Statsbygg generelle og

4 spesielle kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag (Byggelederboka basert på NS 8403), jf. vedlegg. I kontraktsbestemmelsene er det inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Bård Sandbæk basa@statsbygg.no. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Om UDI Utlendingsdirektoratet (UDI) er underlagt Justis- og beredskapsdepartementet, og er den sentrale etaten i utlendingsforvaltningen. UDI skal iverksette og bidra til å utvikle regjeringens innvandrings- og flyktningpolitikk. Vi behandler søknader om asyl, familieinnvandring, arbeidstillatelser, studietillatelser, visum, statsborgerskap, permanent oppholdstillatelse og reisedokumenter. UDI fatter også vedtak om bortvisning og utvisning. UDI har ca 1200 ansatte. Hovedkontoret er i Oslo, samt at direktoratet har seks regionkontorer. Se for nærmere informasjon. 2.2 Om oppdragene under rammeavtalen(e) Behovet for antall mottaksplasser i 2016 er usikkert, og det anslås et utfallsrom for antall asylsøkere på mellom og asylsøkere i løpet av Det skal planlegges for og etableres en mottaksberedskap for ankomster ved ulike tiltak. 4 AV 12

5 Det planlegges flere tiltak for å ha en tilstrekkelig mottaksberedskap i De større tiltakene vil kreve forberedelser og det er et mål at tiltakene skal være ferdigstilt for å håndtere en ev. masseankomst i sommer/høst. Det planlegges for beredskap ved å etablere: 1. Midlertidig innkvartering i eksisterende bygg 2. Midlertidig innkvartering i brakkerigger, floteller og telt Midlertidig innkvartering i eksisterende bygg Det søkes etter aktuelle bygningsmasse som kan omgjøres til midlertidige mottaksplasser. Dette vil kreve ulik grad av ombygninger og tilpasninger, slik at mottaksdrift kan etableres. Bygningstekniske krav knyttet brannsikkerhet, ventilasjon mv, og sikkerhet for øvrig må ivaretas. UDI har behov bistand til byggeledelse og prosjektledelse til ulike prosjekter som vil være geografisk spredt i Norge. Prosjektene vil være koordinert fra UDI sentralt, men med støtte og bistand fra aktuell region i UDI og eventuelt av Statsbygg og Forsvarsbygg. Midlertidig innkvartering i brakkerigger, floteller og telt Det vil søkes etter aktuelle tomter/havner for å kunne sette opp brakkerigger, floteller og telt i en beredskapssituasjon. Det er inngått rammeavtaler på brakkerigger og floteller, mens en rammeavtale på telt er under arbeid. Det er behov for bistand til prosjektledelse og/eller byggeledelse for klargjøring av tomter og etablering av brakkerigger, floteller og telt. Nærmere krav til hvilke ytelser som skal leveres av konsulenten fremgår av vedlagte ytelsesbeskrivelse for Prosjektledere og Byggeledere Om de enkelte avrop fordeling av oppdrag Det vil bli inngått rammeavtale med flere firmaer i en rangert rekkefølge. Rammeavtalene skal gjelde for oppdrag i hele landet. Når et ressursbehov oppstår, vil UDI rette forespørsel om bistand på følgende måte: Avrop vil bli foretatt primært fra firma rangert som nr. 1. Tilbyder forventes å kunne stille med én av de tilbudte personer innen ca. 7 dager etter hver forespørsel. Det legges til grunn at det er de tilbudte personene som skal stilles til rådighet. Dersom etterspørselen ikke kan dekkes av dette firmaet, vil avrop bli foretatt fra neste firma i rangeringen, og tilsvarende fra neste firma, dersom ingen av de 2 første kan dekke etterspørselen. Rammeavtalen(e) inngås for en periode på 2 år med rett for UDI til å forlenge avtalen i ytterligere 1 +1 år, med ett år av gangen. 2.4 Annen informasjon UDI, region øst, har egen rammeavtale med arkitektfirma for teknisk bistand. Se vedlegg for informasjon om oppdragsbeskrivelse og omfang. Det er behov for mer bistand enn det denne avtalen dekker i region øst. 5 AV 12

6 6 AV 12 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. (Timepriser fremgår dog ikke av åpningsprotokoll.) Tilbudsåpningen vil finne sted rett etter tilbudsfristens utløp. Det vil ikke være anledning for tilbyderne å være tilstede ved tilbudsåpningen. 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.

7 7 AV 12 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Filnr (se pkt 6.4) Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert, alternativt StartBANK ID. Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at tilbyder har tilfredsstillende og økonomisk gjennomføringsevne. Omsetningens størrelse vil også bli vektlagt. Kredittratingrapport (ikke eldre enn 1 mnd.) eller fullstendig årsregnskap for det siste regnskapsåret, inkludert revisjonsberetning. Eventuelle tilleggsopplysninger med relevante endringer siden siste offisielle regnskapstall. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 1. Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig erfaring fra oppdrag med overføringsverdi Statsbygg forbeholder seg retten til å innhente en kredittvurdering av alle tilbydere. 1. Det skal leveres beskrivelse på ca. 1 A4- side per prosjekt av inntil 3 referanseprosjekter med overføringsverdi, med opplysninger om blant annet: prosjektets navn oppdragsgiver

8 8 AV Det kreves at tilbyder har sikker gjennomføringsevne (kapasitet) 3. Det kreves at person(er) som tilbys som SHAkoordinator har utdannelse som følger: 40 timers bransjerettet kurs i gjeldende arbeidsmiljølov prosjektets størrelse i m 2 og kostnad oppdragets kontraktsverdi eks mva firmaets oppgaver/rolle i prosjektet oppstartstidpunkt og ferdigstillelsestidspunkt (år)/hvis ikke ferdigstilt - hvor man er i prosjektet i hvilke faser oppdraget ble utført. 2. Oversikt over antall ansatte i foretaket, inndelt i stillingskategorier. 3. Kursbevis for tilbudt personell, evt. Erklæring om at kurs eller tilsvarende kompetanse vil bli tatt og bestått Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier:

9 Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon Filnr (se pkt 6.4) 30% Pris Tilbudsskjema i utfylt og signert stand 70% Kvalitet: Kompetanse og erfaring for tilbudt personell 1. Tilbudt personell Navn og CV for 3 ansvarlige saksbehandlere for hver disiplin (3 stk byggeleder, 3 stk prosjektleder). CV skal inneholde opplysninger om utdanning, kurs arbeidserfaring og redegjørelse for personens kompetanse, og være på maks 3 sider. 2. Referanseprosjekter Redegjørelse for tilbudt personells (se ovenfor) referanseprosjekter med overføringsverdi de siste årene (maks 5 prosjekt). Redegjørelsen skal minimum inneholde følgende opplysninger og være på ca 1 A4-side pr referanseprosjekt: prosjektets navn oppdragsgiver prosjektets størrelse i m2 og kostnad oppdragets kontraktsverdi eks mva tilbudt persons oppgaver/rolle i prosjektet oppstartstidpunkt og ferdigstillelsestidspunkt (år)/hvis ikke ferdigstilt - hvor man er i prosjektet i hvilke faser oppdraget ble utført 9 AV 12 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet.

10 10 AV 12 Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert.

11 11 AV Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i tre måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 Tilbudsbrev, med angivelse av eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2-1 Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 3 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Firmaattest/StartBANK ID 3-2 Regnskap med revisorberetning 3-3 Referanseprosjekter 3-4 Oversikt antall ansatte 3-5 Kursbevis 3-6 Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt CV 4-2 Referanseprosjekter 5-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Rammeavtale for Prosjektledelse og Byggeledelse Utlendingsdirektoratet (UDI) Tilbud til anbudskonkurranse til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er 2. mai 2016 kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

12 12 AV 12 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: <Fyll inn> Dato: For Statsbygg: Bård Sandbæk innkjøpssjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 8 Vedlegg