INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 1 AV 10 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Rammeavtale om regnskap- og økonomibistand

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Oppdraget Avtalens varighet og omfang Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Attest for skatt og merverdiavgift Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg AV 10

3 3 AV 10 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg inviterer med dette til en åpen anbudskonkurranse om rammeavtale regnskap- og økonomibistand. Konkurransegrunnlaget består av: Denne invitasjonen Tilbudsskjema Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka basert på NS 8402) Utkast til avtaledokument (vedlegg) Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen den Særlige forhold 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka basert på NS 8402), jf. vedlegg. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte for denne kontrakten.

4 4 AV Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Statsbygg er statens sentrale rådgiver i bygge- og eiendomssaker, byggherre, eiendomsforvalter og eiendomsutvikler. For nærmere informasjon om Statsbygg vises til Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift som omfattes av statsregnskapet, og avlegger virksomhetsregnskap etter statlige regnskapsstandarder. Statsbygg har behov for å få bistand i forbindelse med ulike regnskaps- og økonomirelaterte problemstillinger. Dette gjelder både tolkningsspørsmål knyttet til gjeldende regelverk, samt endringer i statens rammeverk. Det kan også oppstå behov for bistand i forbindelse med sentrale arbeidsprosesser knyttet til økonomi- og regnskapsfunksjonen. Henvendelser vil i hovedsak komme fra økonomi- og administrasjonsavdelingen, men også fra andre avdelinger i Statsbygg. 2.2 Oppdraget Det skal inngås rammeavtale med en leverandør for regnskap- og økonomibistand. Det vil bli variasjon i det arbeidet som kan bli aktuelt under rammeavtalen. Enkelte oppdrag vil gjelde korte avgrensende oppgaver, mens andre oppdrag kan være lengre varighet. Oppgaver vil kunne omfatte alle typer regnskap og økonomirelatert bistand. Dette kan f.eks. være bistand knyttet til: Kvalitetssikring av regnskaps- og økonomiprosesser samt intern kontroll. Økonomiske analyser og vurderinger Praktisering av Statlige regnskapsstandarder og økonomiregelverket i staten 2.3 Avtalens varighet og omfang Avtalen gjelder i 2 år fra signering og med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere 1+1 år. Avtalen forlenges automatisk med 1 år av gangen dersom ikke Statsbygg innen 3 måneder før utløpsdato skriftlig informerer om at avtalen ikke vil forlenges. Avtalens maksimale varighet vil være 4 år.

5 5 AV 10 Anskaffelsens estimerte verdi er totalt ca. kr ,- ekskl. mva over en periode på 4 år. Dette er et estimat og medfører ingen forpliktelser for Statsbygg. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. Tilbudsåpning vil skje etter tilbudsfristens utløp. Det er ikke anledning for tilbyderne å være tilstede ved tilbudsåpningen. 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.

6 6 AV 10 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyder er et lovlig etablert foretak Faglige kvalifikasjoner Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet og faglig kompetanse til gjennomføre oppdraget Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves det tilsvarende attest bestemt ved lovgivning i det landet hvor foretaket er registrert Det skal gis en redegjørelse for antall ansatte i firmaet innenfor fagområdet avtalen omfatter og deres kompetansenivå. Det bes om en mer presis kompetanseangivelse enn for eksempel «Våre ansatte har et gjennomgående høyt kompetansenivå». Det kreves god erfaring med tilsvarende oppdrag Det presiseres at det ikke skal fremlegges CV som en del av dette kvalifikasjonskravet. Beskriv 3 relevante referanseoppdrag fra de siste 3 år med opplysning om: - Kundens navn og telefonnummer - Beskrivelse innhold - Avtalens verdi - Avtalens gyldighetsperiode

7 Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 50 % Pris Utfylt prisskjema 7 AV % Kompetanse hos tilbudte team. I tillegg til kompetanse innenfor regnskap- og økonomiområdet vil følgende bli vektlagt: Dokumentert erfaring fra arbeid med Statlige RegnskapsStandarder (SRS) og økonomiregelverket i staten. Tilbyder skal tilby følgende tre ressursen som det skal leveres CVer for: 1. Oppdragsansvarlig partner 2. Seniormedarbeider (manager) 3. Teammedarbeider Kompetansen til tilbudte ressurser skal dokumenteres med CV og en nærmere redegjørelse for inntil tre relevante referanseoppdrag for hver ressurs. Dokumentasjonen skal være mest mulig spisset mot oppdraget i Statsbygg. Ved evaluering vil kompetanse og bredde på tilbudte team bli lagt til grunn. Det skal ikke legges ved navn eller CV på andre personer enn tilbudte ressurser.*) *) Ettersom oppdraget tildeles på grunnlag av kompetansen til tilbudte navngitte ressursers, forutsettes det at det i utgangspunktet er disse tre personene som vil utføre oppdraget. Det er derfor helt avgjørende at disse personene har en reell mulighet til å utføre oppdraget selv, da det ellers vil foreligge et kontraktsbrudd. Det kan i perioder være behov for supplerende ressurser og det åpnes da

8 for at andre fagpersoner kan bidra i oppdragene ved behov. Det forutsettes at sistnevnte resurser har tilsvarende kompetanse som navngitte ressurser og Statsbyggs skal samtykke i bruk av disse i det enkelte tilfelle. 8 AV 10 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse

9 Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 9 AV Tilbudsbrev, med angivelse av eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2-1 Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 3 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Dokumentasjon av faglig kompetanse, jf. Pkt Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt CV for tilbudt ressurs 5-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist.

10 10 AV Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «2016/11588 Tilbud til anbudskonkurranse - Rammeavtale for mva-rettslig bistand» til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er torsdag kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo Dato: For Statsbygg: Siri Helen Reidulff regnskapssjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 8 Vedlegg Tilbudsskjema Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka basert på NS 8402) Utkast til avtaledokument (vedlegg)