INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE. 125 Stavanger tinghus Prosjekt Kantinedrift

Transkript

1 1 AV 11 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) 125 Stavanger tinghus Prosjekt Kantinedrift

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Angivelse av enhetspriser Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Anskaffelsens er planlagt gjennomført i henhold til følgende plan: Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Krav til kantinedriften Fremdrift Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Attest for skatt og merverdiavgift Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg AV 11

3 3 AV 11 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg ber i forbindelse med prosjekt: nr navn: 125 Stavanger tinghus om tilbud på: Kantinedrift Konkurransen omfatter full kantinedrift med betjent serveringsdisk og kjøkken. Konkurransegrunnlaget består av: Denne invitasjonen Tilbudsskjema Statsbyggs kontraktsbestemmelser for kantinedrift (vedlegg) Utkast til avtaledokument (vedlegg) Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen jf. Punkt Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs kontraktsbestemmelser for kantinedrift jf. vedlegg. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav

4 til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt en befaring for samtlige tilbydere 7. jf. Punkt 1.7. Oppmøte Resepsjonen, Bergelandsgata Stavanger Formålet med befaringen er å avdekke og avklare eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget, og for øvrig foreta en nærmere presisering av oppdraget. Tilbyderne oppfordres til å gå grundig gjennom konkurransegrunnlaget før befaringen, og eventuelt stille spørsmål til grunnlaget på forhånd, jf pkt 1.6 nedenfor. Referat fra befaringen legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, Deltakere på befaringen skal oppgi navn og firma. Reiseutgifter m.v. i forbindelse med befaringen dekkes ikke av Statsbygg. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Bente Mathisen bema@statsbygg.no. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. 1.7 Anskaffelsens er planlagt gjennomført i henhold til følgende plan: Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Befaring 8. mars Kl. 09:00 Tilbudsfrist kl Tilbudsevaluering/meddelelse/klagefrist Uke Kontraktsignering Uke Vi gjør oppmerksom på at tidspunkt etter tilbudsfrist er veiledende. 4 AV 11

5 5 AV 11 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Kantinen benyttes av ansatte og besøkende ved Stavanger tinghus. Antallet som benytter kantinen varierer, avhengig av hvilke og hvor mange saker som pågår. Stavanger tinghus har ca. 55 ansatte og 17 rettsaler. Kantinen har ca. 75 sitteplasser, hvorav ca. 25 benyttes av ansatte og ca. 50 sitteplasser benyttes av besøkende på tinghuset. Normalt er det pause i rettsaker fra klokken 11:00-11:30 eller 11:30-12:00. Kantinen skal ha kortterminal. Driften omfatter kantinepersonell, levering av mat og drikke iht. menyliste, se denne beskrivelsen og tilbudsskjema. Renhold av kantineutstyr / kjøkken skal være inkludert. Åpningstid for kantinen er minimum 2 timer fra klokken :00 mandag-fredag. Det er ønskelig med levering av møtemat og drikke i perioden 09: mandag-fredag. I juli måned har Domstolen rettsferie. Leverandør kan evt. beregne drift av kantinen i 11 måneder, med stenging av kantinen i juli. Stenging må si så fall klart fremgå av tilbudsbrevet. Om det ikke er nevnt, skal tilbudet oppfattes slik at det gjøres gjeldende hele året, med fratrekk fra helger og offentlige helligdager. Tjenesten skal tilbys for en periode på to år, med opsjon for 1+1 år med Statsbyggs ensidig rett til oppsigelse. 2.2 Krav til kantinedriften Menyen skal minimum omfatte Brødmat, kvalitet hjemmebakt eller tilsvarende Kaffe, te melk, juice, yoghurt Salat Vafler eller lapper Kake Serveringen skal ha to prissystem, med rabattert pris for ansatte. Det er ønskelig med tilbud for allergikere. Eventuelt slikt tilbud angis i tilbudsbrevet. Alle kostnader i forbindelse med tilvirking / levering av mat og drikke skal være inkludert. Kantinen er ikke tilrettelagt for tilberedning av varmretter. Alle løse kjøkkenmaskiner er tilbyders ansvar og kostnad. Her er et kassaapparat, men ingen kortterminal. Det er ønskelig med tilbud om betaling med kort. Eventuelt slikt tilbud angis i tilbudsbrevet. Kantinepersonalet skal beherske norsk både skriftlig og muntlig. Kantinen skal drives effektivt, med fokus på god og vennlig service for brukerne av kantinen.

6 Kantinedriften må innrettes slik at den dekker brukernes behov for og ønsker om variasjon i utvalget av mat- og drikke. Det er ønske om en drifter som kan tilby ernæringsriktig, sunn, mest mulig økologisk og kortreist mat. All kaffe og te skal være enten økologisk eller fairtrade. 2.3 Fremdrift Følgende hovedfremdriftsplan legges til grunn for oppdraget: Framdriftsplanen er orienterende. Etter avtaleinngåelse skal leverandøren - i samråd med Statsbygg - sette opp en detaljert fremdriftsplan, som vil være bindende og dagmulktsbelagt slik det fremgår nedenfor. 6 AV 11 FASE Oppstart kantinedrift Evaluering av avtalen Evt. Opsjon forlengelse avtale Evt. Opsjon forlengelse avtale Siste opphørsdato avtale DATO 1. mai Desember 1. februar 1. februar 30.april 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. (Timepriser fremgår dog ikke av åpningsprotokoll.) Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner

7 Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 AV 11 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Filnr (se pkt 6.4) Firmaattest 3-1 Organisatoriske/juridisk stilling Det kreves at tilbyder er et lovlig etablert foretak Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren har betryggende økonomisk gjennomføringsevne. Leverandøren skal Kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 3-2

8 8 AV 11 Tekniske, faglige kvalifikasjoner være kredittverdig eller bedre. Det kreves at leverandøren har sikker gjennomføringsevne og god kapasitet Det kreves at leverandøren har betydelig erfaring og god kompetanse fra drift av kantiner med tilsvarende kompleksitet Dersom kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste regnskapsår. Organisasjonskart, og oversikt over antall personer som leverandøren disponerer innenfor fagområdene i kontrakten, samt rutiner for erstatningsordninger ved fravær som sykdom, ferie osv. Redegjørelse på maks en side for minst tre tilsvarende kantineoppdrag utført de siste fem årene med angivelse: - Oppdragsgiver - Oppdragsperiode - Omsetning - Gjennomsnittlig antall kunder pr. dag Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon Filnr

9 9 AV % Kompetanse og kvalitet CV med opplysninger om utdanning, og yrkeserfaring for den som skal ha det faglige ansvaret for kantinen. Redegjørelse for minst tre referanseprosjekter for personer som skal innbefattes i kantinen, og hvilken rolle de har hatt i referanseprosjektet 70 % Pris Ferdig utfylt tilbudsskjema (se pkt 6.4) Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor.

10 10 AV Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i [3] måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2-1 Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 3 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Firmaattest/StartBANK ID 3-2 Kredittvurdering, eventuelt Regnskap med revisorberetning 3-3 Organisasjonskart, oversikt over ansatte og rutine for fravær 3-4 Referanseprosjekter

11 11 AV Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt CV 5-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket (kantinedrift Stavanger Tinghus, DL ) Tilbud til anbudskonkurranse til: Statsbygg Region vest Besøksadresse: Vestre Strømkaien Bergen Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postadresse: Statsbygg, Region vest, Postboks 35 Nygårdstangen, 5838 Bergen. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Vestre Strømkaien 7 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo Dato: For Statsbygg: Christina Lain Knudsen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 8 Vedlegg Tilbudsskjema Utkast til avtaledokument Statsbyggs kontraktsbestemmelser