Tilbudsinnbydelse. Åpen anbudskonkurranse. - parallelle rammeavtaler for prosjektledertjenester. Oppgradering av offentlige tilfluktsrom

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse - parallelle rammeavtaler for prosjektledertjenester Åpen anbudskonkurranse Oppgradering av offentlige tilfluktsrom 12/

2 Tilbudsinnbydelse, åpen anbudskonkurranse 1. Innbydelse Mandal kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av avtale om oppgradering av offentlige tilfluktsrom i kommunen. Konkurransen er sendt til kunngjøring i DOFFIN den Konkurranseform og tilbudsbestemmelser Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren tillater ikke forhandlinger. 3. Befaring/Konferanse Det vil ikke bli avholdt befaring eller konferanse i forbindelse med denne anskaffelsen. 4. Oppdragets/prosjektets omfang og fremdrift Oppdraget omfatter oppgradering av fire offentlige tilfluktsrom i Mandal kommune i henhold til beskrivelsene gitt i vedlegg 4, 5, 6 og 7. Planlagt uke Aktivitet 23 Kunngjøring av konkurranse 25 Tilbudsfrist 25 Tilbudsåpning 27 Tildeling 33 Kontraktsinngåelse 33 Oppstart av kontrakt 44 Avslutning av kontrakt Oppdragsgiver er ikke bundet av denne fremdriften 5. Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget lastes ned fra der det ligger som vedlegg til kunngjøringen for anskaffelsen. Side 2 av 9

3 6. Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontrakt, basert på NS 8406 angitt i vedlegg FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138 Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten. 8. Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Miljø Mandal kommune er pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor krav til oss selv om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge og anleggsarbeid. 10. Tilleggsopplysninger og kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos kontaktperson i Mandal kommune, Bydrift. Spørsmål til konkurransen rettes til: Kontaktperson: Silje Skjefstad E-post: silje.skjefstad@mandal.kommune.no 11. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli sendt samtlige som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, blir meddelt alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. 12. Kvalifikasjonskrav Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene og de øvrige kvalifikasjonskravene, er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Side 3 av 9

4 Kravene om skatt- og merverdiavgiftattest og HMS-egenerklæring er obligatoriske og ufravikelige og følger direkte av forskrift om offentlige anskaffelser. Oppgradering av offentlige tilfluktsrom 12.1 Skatt- og merverdiavgiftsattest Det skal leveres skatt- og merverdiavgiftsattest ved tilbudet. Attesten skal være i henhold til blankett/krav fra Skatteetaten. Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attester. Manglende skatt- og merverdiavgiftsattest fører til avvisning av tilbudet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attesten skal være oppdragsgiver i hende. Bestemmelsene om skatt- og merverdiavgiftsattest skal gjelde tilsvarende i alle underliggende leverandørforhold HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring ved tilbudet. Erklæringen skal være i henhold til vedlagte skjema, se vedlegg 1. Manglende fremleggelse av HMS-egenerklæring vil føre til avvisning av tilbudet. Leverandøren har plikt til å kreve tilsvarende erklæring i alle underliggende leverandørforhold. HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 6 måneder Øvrige kvalifikasjonskrav Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Krav Dokumentasjon Lovlig etablert foretak: Lovlig etablert - Det skal fremlegges firmaattest, eventuelt tilsvarende attest som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Side 4 av 9

5 Krav Dokumentasjon Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Leverandøren skal dokumentere å ha kompetanse og erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne til å håndtere oppdraget - Liste/beskrivelse av minimum de viktigste og mest relevante oppdrag de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (kontaktperson oppgis med navn og telefonnr). Det er leverandørens ansvar at det i beskrivelsen fremgår opplysninger som gjør det mulig å se at de utførte oppdragene er tilsvarende dette oppdraget. - Redegjørelse for leverandørens antall medarbeidere i løpet av de siste tre år. Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse (kompetansematrise), samt redegjørelse vedr maskiner og annet teknisk utstyr som en nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Leverandøren skal dokumentere å inneha: - tilfredsstillende kvalitetssystem - miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for de tjenester som omfattes av oppdraget - Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Dersom leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. - Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Økonomiske / finansielle kvalifikasjoner: Økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten - Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres og skal inneholde nøkkeltall for de tre siste regnskapsårene. Ratingen skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon. 13. Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 5 av 9

6 14. Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 15. Tildeling (kriterier for valg av tilbud) Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn ved valg av tilbud Vekt Kriterier Dokumentasjon 70 % Pris - Utfylt tilbudsskjema 30 % Kvalitet - Kompetansen og erfaringen til det personell som er tilbudt å utføre oppdraget - Oppdragsgivers plan for gjennomføring av oppdraget (fremdrift) - Oppdragsgivers plan for ivaretakelse av HMS-krav - Oppdragsgivers tiltak for å hindre sosial dumping 16. Tilbudsskjema Det er utarbeidet en beskrivelse som skal prises for hvert av de fire tilfluktsrommene. Se vedlegg 4, 5, 6 og 7. Totalpris, eks mva, for hvert av tilfluktsrommene skal føres til sum i vedlagte tilbudsskjema, se vedlegg Tilbud formalia og innhold Tilbudsbrev og tilbudsskjema innleveres i utfylt stand, og både tilbudsbrevet og tilbudsskjemaet skal være datert og underskrevet. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og tilbudet forøvrig, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise, entydige og om mulig prises, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Side 6 av 9

7 Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil kunne bli avvist. Avviste og forkastede tilbud returneres ikke. 18. Hva skal leveres Tilbudet skal være utformet på norsk og leveres i 1 eksemplar. I tillegg bør det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter jf. punkt 24. En elektronisk kopi av tilbudet skal også leveres på CD-rom eller tilsvarende, i samme lukkede forsendelse som papirutgaven. Det er ikke et krav om å levere en elektronisk kopi for å delta i konkurransen. E-post aksepteres ikke. Det presiseres at papirversjonen er originalutgaven av tilbudet og at den elektroniske versjonen er en kopi. Ved motstrid vil derfor papirversjonen gjelde foran den elektroniske kopien. Dokumentasjon skal vedlegges på følgende måte: Skilleark 1 Signert tilbudsbrev Skilleark 2 Firmainformasjon: - Leverandørens navn og adresse - Firmaets organisasjonsnummer (firmaattest) Skilleark 3 HMS-egenerklæring, (jfr vedlegg 1) Skilleark 4 Skatt- og merverdiavgiftsattest (iht pkt 12.1) Skilleark 5 Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner (iht. tabellen i punkt 12.3) Skilleark 6 Dokumentasjon på økonomiske/finansielle kvalifikasjoner (iht. tabellen i punkt 12.3) Skilleark 7 Utfylt tilbudsskjema, (jfr vedlegg 2) Utfylte priser i de fire beskrivelsene (jfr vedlegg 4, 5, 6 og 7) Skilleark 8 Dokumentasjon i henhold til øvrige tildelingskriterier i tabellen under punkt 15. Skilleark 9 Supplerende og frivillig dokumentasjon. Skilleark 10 Elektronisk kopi på CD, minnepinne eller tilsvarende. Side 7 av 9

8 19. Innleveringssted Tilbudet skal være levert til: Mandal kommune, Tjenestetorvet Besøksadresse: Ytre Sandgate 25 A, 4514 Mandal Tjenestetorvet har åpningstider: kl Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse, merket Tilbud: Oppgradering av offentlige tilfluktsrom. 20. Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt på innleveringsstedet innen fredag, 19. juni 2015 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 21. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl , 90 dager etter tilbudsfristens utløp, hvis ikke annet er angitt. 22. Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 23. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Mandal Rådhus, fredag 19. juni 2015 kl Det er ikke anledning til å delta ved tilbudsåpning. 24. Offentlighet Tilbudene er unntatt offentlighet frem til leverandør er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd. Etter dette reguleres innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll av forskrift om offentlige anskaffelser 3-5 og 3-6. Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Leverandørene bes om å informere oppdragsgiver om eventuelle opplysninger i tilbudet som etter deres mening bør unntas offentlig innsyn av ovennevnte årsak. Side 8 av 9

9 Liste over vedlegg Vedlegg 1 HMS Egenerklæring Vedlegg 2 Tilbudsskjema Vedlegg 3 Kontrakt Vedlegg 4 Beskrivelse for tilfluktsrom i Sommerkroveien 18 Vedlegg 5 Beskrivelse for tilfluktsrom i Seljeveien 60 Vedlegg 6 Beskrivelse for tilfluktsrom i Buråsveien 59 Vedlegg 7 Beskrivelse for tilfluktsrom i Sommerkroveien 6 Side 9 av 9