INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 1 AV 11 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Rammeavtale med én leverandør for Telekommunikasjonstjenester fastnett og mobilnett samt

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Angivelse av enhetspriser Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Beskrivelse av dagens løsning Varighet og oppsigelse Omfang Byttekostnader Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Attest for skatt og merverdiavgift Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift AV 11

3 3 AV 11 1 Generelt om oppdraget Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift under Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Vi har hovedkontor i Oslo og regionkontor i Porsgrunn, Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø. Statsbygg har ca 900 tilsatte: hvorav ca. 450 på hovedkontoret i Oslo og ca 450 knyttet til de fem regionskontorene. Av disse jobber ca 350 personer med å drifte eiendommer. Statsbygg forvalter og drifter 2.8 millioner m2 bygningsmasse, fordelt på 2300 bygninger og 600 eiendommer i inn- og utland. For mer informasjon se: Invitasjon og orientering Statsbygg ber om tilbud på rammeavtale for: Konkurransegrunnlaget består av: - Denne tilbudsinvitasjonen - Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon for teletjenester og nettbutikk - Vedlegg 2 - Evaluering av kvalitet og leveringsomfang - Vedlegg 3 - Prisskjema for teletjenester - Vedlegg 4 - Kontraktsbestemmelser - Vedlegg 5 Dekning Eiendommer i Statsbygg pr Vedlegg 6 Visuell eiendomsportefølje Statsbygg pr Vedlegg 7 Visuell oversikt datapakker som benyttes i Statsbygg - Vedlegg 8 Visuell oversikt nettbutikk og omsetning - Vedlegg 9 Visuell oversikt over ringemønster på mobilsiden - Vedlegg 10 Fastlinjer Statsbygg pr Vedlegg 11 Kundens tekniske plattform - Vedlegg 12 Byttekostnader Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen. 1.3 Særlige forhold

4 4 AV Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen Gitt tilbudspris I hver enkelt post i tilbudet skal det som er spesifisert være tatt med, samt de ytelser, materialer og omkostninger av enhver art som er nødvendig for å utføre ytelsen på en forsvarlig måte i henhold til de utleverte dokumenter, tariffavtaler, lover, forskrifter eller øvrige opplysninger gitt av leverandøren 1.4 Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser gjelder vedlagte generelle kontraktsbestemmelser for telefonitjenester og nettbutikk (vedlegg 4). I tillegg gjelder leverandørens alminnelige betingelser for henholdsvis telefonitjenester og nettbutikk, forutsatt at betingelsene er balanserte og så langt de ikke bryter med ovennevnte generelle kontraktsbestemmelser. Tilbyder skal legge ved tilbudet sine alminnelige betingelser samt SLA og QoS. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte / befaring for denne kontrakten. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Eva Carina Aune på epost evau@statsbygg.no. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin.

5 5 AV 11 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Leveransen og tilbudet skal omfatte: Kjøp av telekommunikasjonstjenester med fastnett- og mobilabonnement inkl. bruk. Rammeavtale for kjøp av mobiltelefoner og tilleggsutstyr, nettbrett med mer via en egentilpasset webløsning (nettbutikk). 2.2 Beskrivelse av dagens løsning Telekommunikasjonstjenestene som skal kjøpes inn gjennom denne anbudskonkurransen må kunne integreres med vårt eksisterende miljø slik det er beskrevet nedenfor. Telefoniløsningen i Statsbygg er i dag primært mobil. Statsbygg har faset ut all fasttelefoni og faxløsninger på hovedkontoret og regionskontorene med noen få unntak. Vi har fortsatt fasttelefonilinjer (Analog og IDSN med mer) på en del eiendommer vi forvalter over hele Norge inkl. Svalbard (se vedlegg). Og vi har beholdt både noen linjer og nummerserier på hovedkontoret for å kunne drifte vår sentralbordløsning. Statsbygg benytter i dag Competella Business Communications Suite som er en Skype basert sentralbordløsning. Løsningen baserer seg på to redundante IPT Connect linjer med 20 kanaler i to separate datarom for Enterprise Voice støtte på Skype. Som backup for Competella/Skype løsningen benytter vi i dag Telenor Mobilt bedriftsnett. Brukere av Competella løsningen er IT support og Servicetorget. IT support tar i mot henvendelser på sitt hovednummer fra alle ansatte og innleide konsulenter. Servicetorget tar i mot henvendelser på sitt hovednummer fra alle ansatte og innleide konsulenter, eksterne innringere (kunder og leverandører) samt alle samtaler fra utlandet og inn til Statsbygg. Statsbygg sitt hovedsentralbord med hovednummer er lokalisert i Engerdal, og er ikke en del av Competella løsningen da hovedsentralbordet betjenes av SSiE (statens sentralbord). Statsbygg har i dag 2 videokonferanserom på HK og 6 videoklienter og vil før utgangen av 2016 ha ca. 35 rom for Skype konferanser. Statsbygg samhandler mye på tvers mellom hovedkontoret og regionskontorene via Skype, og mye mot eksterne kunder og leverandører via Skype og Videokonferanse. Samtlige ansatte har mobiltelefon. Vi har innført nettbrett (ipad) for alle ansatte ute på eiendommene samt for en del på kontorsiden. Rundt 90 % av våre ansatte synkroniserer sin e-post til mobiltelefonen sin. Vi har p.t. standardisert på iphone/ipad for de ansatte som ønsker å synkronisere sin e-post og kalender til mobil/nettbrett. Mobiltelefon og nettbrett er et viktig arbeidsverktøy for den ansatte i tillegg til PC. Vi er avhengig av god dekning og god datahastighet, spesielt i Norge, for 3G og 4G fra leverandør av teletjenester.

6 6 AV 11 Statsbygg har et relativt stabilt antall på ca 1250 mobilabonnementer fordelt over hele landet inkl. Svalbard. Ca. 200 av disse abonnementene er M2M abonnementer. Alle våre abonnementer er tilknyttet Mobilt Bedriftsnett tjeneste fra Telenor Mobil med unntak av abonnementer for vakttelefoner, alarmsystemer og heistelefoner/alarmer. Mange abonnementer har 1-2 datakort knyttet opp til sitt ordinære mobilabonnement. Og noen har i tillegg ordinært tvillingkort. Vi bruker mye mobilt kontor i våre bærbare PC er da mange av våre ansatte er på reisefot til både innog utland. Vi er avhengig av god dekning, spesielt i Norge, på trådløse nettverk, fra leverandør av teletjenester. Våre ansatte bruker i dag sitt mobilnummer for å koble seg til trådløse nettverk der dette er mulig. Pr. dags dato har de fleste av våre ansatte dekning på mobiltelefon på sine arbeidsplasser. På enkelte lokasjoner finnes det dårlig eller ingen dekning. Enkelte lokasjoner skal være uten dekning (se vedlegg). På sikt vil Statsbygg vurdere muligheten for IP telefoni på møterom på hovedkontoret og regionskontorene, fortrinnsvis ved hjelp av Microsoft Skype for Business. SIM-kort til mobiltelefoner, mobilt kontor (USB adapter/ruter) med mer må kunne leveres sammen med etableringen av abonnementet. 2.3 Varighet og oppsigelse Avtalen skal gjelde i 2 år fra dato for signering og med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i ytterligere år på uendrede vilkår. Avtalen forlenges automatisk med 1 år av gangen dersom ikke Statsbygg innen 3 måneder før utløpsdato skriftlig informerer om at avtalen ikke vil forlenges. Avtalens maksimale varighet vil være 6 år. 2.4 Omfang Leveransen av Telekommunikasjonstjenester skal være landsdekkende, og omfatter Statsbyggs til enhver tid portefølje av eiendommer. Dagens eiendommer er listet opp i vedlegg. Omfanget kan ikke anslås nøyaktig, men av historiske data vurderes estimert årlig beløp på denne rammeavtalen til å være på ca millioner kroner. Dette er et estimat som ikke forplikter oppdragsgiver. På enkelte eiendommer vil det være dekningsproblemer. Dersom vinnende leverandør ikke kan levere dekning på en eiendom vil nåværende løsning måtte opprettholdes. 2.5 Byttekostnader Byttekostnader er alle kostnader som bæres av kunden og ny leverandør for at kunden skal bytte leverandør og som er knyttet til det å skifte leverandør av et produkt eller en tjeneste. Disse kostnader kan være i form av penger eller tid for å lære/tilpasse seg det nye produktet, eller administrative kostnader knyttet til bestillings- og faktureringssystemer etc. Vi viser til Vedlegg 12 for ytterligere beskrivelse.

7 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere er offentlige. Tilbudsåpningen er ikke offentlig 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling 7 AV 11

8 Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: 8 AV 11 Kvalifikasjonskriterium Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Det kreves at tilbyder har tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne. Omsetningens størrelse vil også bli vektlagt. Det kreves at tilbyder har sikker gjennomføringsevne (kapasitet) Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig erfaring fra oppdrag med overføringsverdi Dokumentasjon Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert, alternativt StartBANK ID. Kredittvurdering som ikke er eldre enn 3 måneder utarbeidet av godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Statsbygg forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering av alle tilbydere. Organisasjonskart med angivelse av antall ansatte totalt og eget oppsett som viser fordeling av antall ressurser på relevante fagkategorier. Beskrivelse av leverandørens 3 viktigste leveranser/kontrakter som er sammenlignbare med Statsbyggs behov de siste 5 år, herunder opplysninger om: navn på Kunden inkl. telefonnummer på kontaktperson tidspunkt verdi/omfang leverte produkter, løsninger og tjenester beskrivelse av antall lokasjoner og geografisk spredning

9 Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 50 % - 60 % Pris Utfylt prisskjema for teletjenester (vedlegg 3) 9 AV % - 40 % Kvalitet og leveringsomfang Utfylt skjema for Evaluering av kvalitet og leveringsomfang (vedlegg 2) 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrev. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist.

10 10 AV 11 Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk.

11 11 AV Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 Tilbudsbrev, med angivelse eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Firmaattest/StartBANK ID 2-2 Kredittvurdering 2-3 Organisasjonskart og beskrivelse av ressurser på relevante fagkategorier 2-4 Referanseprosjekter 2-5 Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt Utfylt Prisskjema for teletjenester (vedlegg 3) 3-2 Dokumentasjon knyttet til evaluering av kvalitet og leveringsomfang (vedlegg 2) For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Tilbud til anbudskonkurranse Telefoni 2016 til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er mandag kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo Dato: For Statsbygg: Leiv Engelschiøn IKT-sjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent.