INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Serviceavtale for brannalarm- og nødlysanlegg ved eiendommer i Bergen, Nordhordland, Sogn og Fjordane Side 1 av 14

2 1 Generelt om oppdraget Om Statsbygg Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Mengdeangivelse Beskrivelsestekst Poster som ikke er prissatt Angivelse av enhetspriser Produktbeskrivelse og avvik fra kravsspesifikasjonen Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om oppdraget Om oppdraget Omfang Varighet og opsjon SHA-koordinator Fremdrift forbehold vedrørende finansiering Ytre miljø Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Tilbudsåpning Entreprenør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Skatteopplysninger HMS-egenerklæring Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Forbehold om forskudd Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Leveringsmåte Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg Side 2 av 14

3 1 Generelt om oppdraget 1.1 Om Statsbygg Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift. Statsbyggs oppgave er å tilby gode og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter, og å realisere vedtatte samfunnspolitiske mål i forhold til arkitektur, statlige planinteresser, kulturminnevern og miljø. Statsbygg skal gi råd ved kjøp og leie av lokaler, være byggherre på vegne av staten og sørge for god forvaltning av eiendommene som er knyttet til den statlige husleieordningen. Statsbygg skal også sikre statlige interesser i større eiendomsutviklingsprosjekter. Statsbygg har 845 ansatte. Hovedkontor er i Oslo og det er regionkontor i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. 1.2 Invitasjon og orientering Statsbygg inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse om serviceavtale for brannalarm- og nødlysanlegg ved Statsbyggs eiendommer i Bergen,. Det vises ellers til punkt 2.3 som viser Statsbyggs eiendommer i det området avtalen omfatter. Det skal tildeles avtale med en -1 leverandør. Serviceavtalen vil omfatte løpende service på brannalarm- og nødlysanlegg spesifisert i vedlegg 1 til denne tilbudsinvitasjonen. Statsbygg tar forbehold om at det kan komme endringer i anleggsporteføljen. Oppdraget er nærmere beskrevet i punkt 2. I tillegg til tilbudsinvitasjonen (dette dokumentet) består konkurransegrunnlaget av følgende vedlegg: Vedlegg 1 Beskrivelse av anlegg per eiendom/bygg for spesifisering av priser Vedlegg 2 Tilbudsskjema Vedlegg 3 Utkast til avtaledokument Vedlegg 4 Statsbyggs standard kontraktbestemmelser for håndverktjenester Vedlegg 5 HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlaget kan i sin helhet lastes ned fra Doffin databasen (doffin.no). Side 3 av 14

4 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin Særlige forhold Mengdeangivelse På grunnlag av de foreliggende tegninger og beskrivelser er mengdene målt i overensstemmelse med målereglene i Norsk Standard der slike finnes, og etter vanlig praksis for de respektive arbeider, med mindre annet er angitt. Dersom tilbyderen retter mengdene i den tekniske beskrivelsen, skal det opplyses særskilt om dette i tilbudsbrevet Beskrivelsestekst De krav til ytelsen som er beskrevet i konkurransegrunnlaget er en del av entreprenørens forpliktelse selv om de ikke er gjentatt i prisbærende poster Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen Produktbeskrivelse og avvik fra kravsspesifikasjonen Dersom konkurransegrunnlaget angir produktnavn eller tilsvarende, kan tilsvarende produkter tilbys. Tilbyderen må dokumentere at kvalitets- og funksjonskravene er oppfylt. Med mindre tilbyder har tatt uttrykkelig forbehold om å levere et produkt som avviker fra spesifikasjonen, plikter tilbyder, dersom han får kontrakten og uavhengig av kvalitet og egenskaper på tilbudt produkt, å levere et produkt, innenfor rammen av tilbudssummen, likeverdig med det produkt som er angitt i spesifikasjonen. 1.4 Kontraktsbestemmelser Side 4 av 14

5 Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs standard kontraktbestemmelser for håndverktjenester, jf. vedlegg. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112. I våre kontraktsbestemmelser er det også inntatt et krav om at norske entreprenører og underleverandører som skal utføre arbeid i Norge iht denne kontrakten skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning ved oppstart av kontraktarbeidet, dersom det finnes slik ordning for det fag kontrakten gjelder for. Entreprenøren forplikter seg dessuten til jevnlig å ta inn lærlinger i sin virksomhet under kontraktens løpetid. Entreprenøren skal ved kontraktssignering fremlegge dokumentasjon på at bedriften er en offentlig godkjent lærebedrift eller dokumentere at denne plikten vil bli oppfylt senest ved oppstart av kontraktarbeidet. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved tkri@statsbygg.no. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli publisert på Doffin. Rettelser av konkurransegrunnlaget publiseres uten ugrunnet opphold på Doffin. 2 Orientering om oppdraget 2.1 Om oppdraget Side 5 av 14

6 Formålet med anskaffelsen er å sikre at Statsbygg en kompetent leverandør med tilstrekkelig kapasitet til å foreta både løpende service på brannalarm- og nødlysanlegg ved de aktuelle eiendommer. Oppdragsgiver forventer god kvalitet, service og effektivitet av avtalepartneren. Statsbygg har brannalarmanlegg fra følgende leverandører på eiendommene i dag: Honeywell, Noby, Siemens, Autronica, Schneider og Hedengren. Statsbygg har nødlysanlegg fra følgende leverandører på eiendommene i dag: Autronica, Proxll, Beghelli, Fagerhult, Glamox, Beghelli, Schneider, Honeywell, Elotec, NSE (Nordic Safety Engineering) og El-Bjørn(CEAG/CEGA). Prisene skal deles opp i service på sentralutstyr (årskontroll) og timepris på visuell kontroll av meldere, detektorer, komponent merking, nødlys. Leverandøren skal tilby fast pris for sentralutstyr for brannalarmanlegg og for nødlysanlegg pr bygg/eiendom. I prisen skal følgende være inkludert: Opprettelse av årskontroll Kontroll og funksjonsprøving av sentralutstyring, alarmfunksjoner, utkoblingsfunksjoner, alarmoverføring, styrefunksjoner, batterispenning, likeretterspenning, feilovervåkning. Kontroll av eventuell styring/forrigling av brannalarm- og nødlysanlegg Reise og diettutgifter og kjøregodtgjørelser, bompenger og parkometeravgift for det faste vedlikeholdet i årskontrollen skal ligge i den faste pris for hver bygg/eiendom. Den visuelle kontroll av anlegget skal honoreres etter medgått tid og til avtalt timepris. Tidspunkt for visuell kontroll skal avtales med Statsbygg representant på eiendom. Årskontroll skal utføres av personell som har opplæring og er sertifisert for gjennomføring av kontroll på de respektive anlegg. Service utføres i henhold til produsentenes serviceprogram. Visuell kontroll skal gjennomføres av kvalifisert personell som kan dokumentere kompetanse på området. 2.3 Omfang Det skal inngås serviceavtale for brannalarm- og med en leverandør. Eiendommer og anlegg som omfattes av avtalen er gitt i vedlegg 1, Oversikt over anlegg. Statsbygg tar forbehold om at det kan komme endringer i eiendomsmassen. For å lese mer om Statsbyggs eiendommer i region vest, se følgende link: Alle eiendommer skal prises hver for seg i filen «Beskrivelse av anlegg per eiendom/bygg for spesifisering av priser», vedlegg 1 til denne tilbudsinvitasjonen. Side 6 av 14

7 Prisene skal deretter overføres/kopieres til «Tilbudsskjema», vedlegg 2 til denne tilbudsinvitasjonen 2.2 Varighet og opsjon Avtalen gjelder i 2 år fra signering og med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere 1+1 år. Avtalens maksimale varighet vil være 4 år. Avtalen kan sies opp av Statsbygg med minimum 3 mnd. varsel. Varsel skal være skriftlig og underskrevet av person med fullmakt til å si opp kontrakten. 2.2 SHA-koordinator Oppdragets størrelse og omfang styrer valg av sikkerhets-, helse- og arbeidsmiljøkoordinator. SHA-koordinator vil bli valgt i hvert enkelt prosjekt. Prosjekt- eller byggeleder, alternativt driftsansvarlig er SHA-koordinator for utførelsen. 2.4 Fremdrift forbehold vedrørende finansiering 2.5 Ytre miljø Statsbygg har miljøkrav og miljømål for alle prosjekter, ref Statsbyggs miljøstrategi. Det vil si at det skal settes miljøkrav og miljømål for prosjektet. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Side 7 av 14

8 Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Tilbudsåpning Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. 3.4 Entreprenør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Side 8 av 14

9 Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at Firmaattest, for utenlandske leverandøren har et lovlig etablert foretak firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren har betryggende økonomisk gjennomføringsevne. landet hvor foretaket er registrert Kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste regnskapsår. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at leverandøren har sikker gjennomføringsevne, kapasitet og kan dokumentere kvalifikasjoner for fagmessig utførelse. 1) Beskrivelse av leverandørens kompetanseområde og oversikt over personell leverandøren disponerer innenfor fagområdene i kontrakten. 2) Beskrivelse av samarbeid og avtaler med underentreprenører (eks. leverandører/produsenter av anleggene) God kompetanse og erfaring fra gjennomføring av Oversikt over relevante referanseoppdrag, utført de 3 siste år med angivelse av Side 9 av 14

10 tilsvarende oppdrag oppdragsgiver, oppdragets størrelse, kontraktsverdi og tidspunkt for gjennomføring. Det skal oppgis referanseperson, og Statsbygg gis fullmakt til å kontakte referanseperson. Tilbydere registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK ID eller sende inn kopi av registreringsbevis i StartBANK istedenfor å sende inn Firmaattest og kredittrating/årsregnskap. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan f eks vedlegges forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2) og 17-9 (2). 4.3 Skatteopplysninger Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Skatteattest for skatt og for merverdiavgift kan bestilles på ett sted. Tilbydere kan enten henvende seg til sitt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. Tilbydere registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK ID eller sende inn kopi av registreringsbevis i StartBANK istedenfor. 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Side 10 av 14

11 Vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 80 % Pris, herunder Tilbudsskjema i utfylt stand. for service og kontroll på sentralutstyr Timepriser og påslagsprosent for regningsarbeider 20 % Kvalitet, herunder vurderes Kort beskrivelse som viser hvordan hvordan leverandøren tenker å gjennomføre oppdraget tilbyder organiserer og utfører kontroll av brannalarm- og nødlysanlegg og hvordan etterfølgende kvalitetskontroll og rapportering ivaretas. I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell der samtlige tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene fra Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres deretter med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriet pris vurderes etter lineær metode. Denne metoden innebærer at forskjellen i poeng gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris. Her vil laveste pris får 10 poeng og pris som er 100% høyere enn laveste pris vil få 0 poeng. Tildelingskriteriet kvalitet evalueres og gis score med grunnlag i tilbudsbeskrivelsen som bedømmes faktisk og skjønnsmessig av oppdragsgiver med henvisning til oppdragets karakter. 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Side 11 av 14

12 Bemerkninger til den tekniske beskrivelsen og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle sted, men skal i så fall også opplistes i tilbudsbrevet med henvisning til sidetall og postnummer. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs vil medføre avvisning. 5.2 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Leveringsmåte Tilbudet skal leveres på USB-minnepenn sammen med signert tilbudsbrev i original. Elektronisk innleverte dokument på minnepenn aksepteres i følgende filformat: Tekstdokument: PDF Excel filer: PDF og Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Ved behov skal Statsbygg kun be om å oversendt redigerbar versjon av dokumentene. Side 12 av 14

13 Dersom leverandøren er forhindret fra å levere tilbudet elektronisk, aksepteres papirutgave. E-post godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev med angivelse av eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Beskrivelse av anlegg per eiendom/bygg ferdig utfylt med priser (vedlegg) 3. Komplett tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 4. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt HMS-egenerklæringsskjema/StartBANK ID/registreringsbevis i StartBANK, jf pkt 4.4 Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Tilbud til anbudskonkurranse - Serviceavtale brannalarm og» til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo Side 13 av 14

14 Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Statsbygg sign. 8 Vedlegg Beskrivelse av anlegg per eiendom/bygg for spesifisering av priser Tilbudsskjema Utkast til avtaledokument Statsbyggs standard kontraktbestemmelser for håndverktjenester HMS-egenerklæring Side 14 av 14