Konferanse med overnatting skal bestå av overnatting i standard enkeltrom eller dobbelt rom.

Transkript

1 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON RAMMEAVTALE HOTELL- OG KONFERANSETJENESTER 1. Oppdragsgivers behov Rammeavtalen for hotell- og konferansetjenester skal sikre oppdragsgiver nødvendig kapasitet og god kvalitet for overnattinger i forbindelse med de ansattes tjenestereiser, og i forbindelse med gjennomføringen av konferanser, kurs og dagsmøter. Avtalen gjelder for Norge. I den grad leverandør er representert, skal avtalen også gjelde på Svalbard. Gjennom avtalen skal leverandøren bidra til en kontinuerlig utvikling av rasjonelle, miljøvennlige og kosteffektive hotell- og konferansetjenester, slik at ressursbruk, pris og kvalitet til enhver tid gir det beste totalresultat. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtaler som sikrer god kvalitet og kapasitet. 2. Oppdraget omfatter Del I) Hotellovernatting m/frokost Overnattingen skal beregnes i standard enkeltrom/dobbeltrom med eget bad og toalett og være inklusive frokost. Pris skal oppgis pr. rom. Oppdragsgiver skal alltid ha standard enkeltrom/dobbeltrom dersom dette er tilgjengelig. Rommene skal ha god standard i samsvar med det som er gjengs standard for reisende i yrkessammenheng. Leverandør skal tilby annen romtype, dog ikke med lavere standard, dersom standard rom ikke er tilgjengelig. Dersom dette ikke kan tilbys kostnadsfritt skal dette oppgis ved bestilling. Del II) Dagpakke konferanse Dagpakke skal bestå av følgende: Leie av konferanserom med standard teknisk utstyr, med eventuelle grupperom (cirka 1 grupperom per 10 deltakere) 2 kaffepauser, hvorav en med frukt, og den andre med kake. 2 retters lunsj eller lunsjbuffet med kaffe. Leverandøren skal opplyse om eventuelle avvik i forhold til ovennevnte spesifikasjoner. Pris skal oppgis pr. person. Prisene skal fylles ut i prisskjema vedlegg 4. Del III) Konferansepakke med overnatting Konferanse med overnatting skal bestå av overnatting i standard enkeltrom eller dobbelt rom. Et slikt arrangement skal inneholde følgende Leie av konferanserom med standard teknisk utstyr, med eventuelle grupperom begge dager (cirka 1 grupperom per 10 deltakere)

2 Dag 1) To tre kaffepauser (hvorav 2 med bevertning, en med frukt og den andre med kake), lunsj, middag, overnatting Dag 2) Frokost, lunsj Pris skal oppgis pr. person. Prisene skal fylles ut i prisskjema vedlegg 4. For konferansepakker forventer oppdragsgiver profesjonell oppfølging fra hotellet i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av de ulike arrangementer Transport / Beliggenhet Hoteller for døgnovernatting skal ha sentral beliggenhet i eller rundt bykjernen. Hotellet skal gi gjestene informasjon om offentlig kommunikasjon til og fra hotellet. 3. Krav til kapasitet 3.2. Destinasjoner Leverandøren må kunne tilby døgnovernatting og konferanseopphold på de obligatoriske byer som beskrevet i Vedlegg 2 Kapasitetsskjema. Videre har oppdragsgiver angitt et antall byer/destinasjoner der leverandøren bør tilby opphold/konferanser. I tillegg ber Oppdragsgiver om at leverandøren oppgir hotell- og konferansesteder som kan tilbys i tillegg til disse Kapasitet konferanser De fleste konferanser gjennomføres som en 2 dagers konferanse med overnatting, men dagpakkekonferanser blir også benyttet. Oppdragsgiver gjennomfører i hovedsak konferanser og dagsmøter med deltakere og arrangement med opptil 150 deltakere. En del konferanser vil kreve en kombinasjon av større møterom og grupperom. Leverandøren skal fylle inn sin kapasitet i vedlegg 2 Kapasitetsskjema. Tabellen nedenfor gir et anslag på kapasitetsbehov basert på erfaringstall og vil til enhver tid avhenge av hvor Oppdragsgiver har prosjekter. Volumet er utelukkende et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. Det er stort sett individuelle reisende, men det kan også komme grupper fra deltakere til ulike destinasjoner i Norge, inklusive Svalbard.

3 Sted Estimert antall romdøgn per år i forbindelse med konferanser Estimert antall konferanser/ kurs årlig Antall deltagere (Kapasitet konferansesal) Obligatoriske byer Oslo* personer Trondheim* personer Bergen* personer Stavanger personer Tromsø* personer Kristiansand personer Drammen personer Ålesund personer *) I byene hvor Statsbygg har sine regionkontor holdes fra tid til annen regionsamlinger og konferanser for større regioner med ca. 100 deltakere over 2 netter, dvs. 200 romdøgn. Leverandør bør ha kapasitet til å ta imot og avholde slike konferanser og samlinger i alle byer med regionkontor, unntatt Porsgrunn hvor regionen ses i en større sammenheng Kapasitet overnatting Overnatting fordeler seg hovedsakelig på de ulike stedene som illustrert i Vedlegg 2 Kapasitetsskjema, tabell 1. I rammeavtalen stilles det krav til tilgjengelighetsgaranti i de obligatoriske byene, også kalt allotment. I tillegg til «skal» og «bør» destinasjonene i nevnte tabell, bes leverandøren opplyse om samtlige øvrige byer/destinasjoner hvor han har hoteller som omfattes av tilbudet. 4. Krav til universell utforming: Tilgjengelighet til bygninger og uteområder, samt tilrettelegging i bygningene, er avgjørende for at personer med funksjonsnedsettelser kan delta i samfunnet på lik linje med andre. Hotellet skal tilrettelegge for universell utforming i fellesarealene og i konferanse- og overnattingsrom. Det er et krav at hotellene kan tilby et visst antall rom som er tilpasset henholdsvis allergikere og funksjonshemmede. Antall slike rom pr hotell skal oppgis i vedlegg 2 Kapasitetsskjema, fane 2. Rom som tilbys for personer med nedsatt funksjonsevne bør følge Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom, se nedenfor. Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom Trinnfri adkomst rom, bad og terrasse Passasjebredde dør 0,86 m (10 M-dør) Gang minimum 1,6 m bred for å kunne svinge inn på badet med rullestol Snuplass på rommet 1,6 x 1,6 m ved seng og vindu Fast underlag, f eks parkett Sengehøyde og WC-høyde 0,5 m

4 Seng og nattbord som kan flyttes Telefon og lysbrytere ved sengen. Stikkontakter og brytere 0,9 1,1 m over gulv Vindu som kan åpnes fra rullestol, vridere 0,9 1,1 m over gulv 5. Fasiliteter Hotellet skal tilby konferanse- / møterom med følgende teknisk utstyr: AV utstyr prosjektor internettilgang tilgang til PC teleslynge i konferanserommene Rom og servicefasiliteter for øvrig skal oppgis til Vedlegg 2 Kapasitetsskjema, fane Priser Priser som Oppdragsgiver skal betale for døgnovernatting og konferanseopphold er gitt i Vedlegg 4 prisskjema ferdig utfylt av leverandøren. Leverandørene vil bli evaluert basert på tilbudte priser for hotell i obligatoriske byer og «bør»-byer. Tilbudte priser i andre byer vil ikke være gjenstand for tilbudsevaluering, men skal gjelde for avtalen. Minimumskrav til disse priser er gjengs i markedet for det området de er lokalisert, dog ikke under noen omstendighet skal de være høyere enn det som gjelder for andre Oppdragsgivere av samme størrelse som Statsbygg. 7. Krav til leverandøren 7.2. Kontaktperson Det skal oppgis en kontaktperson. Kontaktpersonen må beherske norsk, både skriftlig og muntlig. Kontaktpersonen må kunne bistå Statsbyggs administratorer vedrørende alle bestillinger, samt oppfølging, support og opplæring i on-line bestillingsløsning (booking) Leverandørens kundeservice Leverandøren skal ha et velfungerende ordremottak, og kunne yte god og rask kundeservice ved bestillinger, produktforespørsel, avbestillinger og tilsvarende.

5 Leverandøren bør kunne tilby et brukervennlig elektronisk bestillingssystem (online booking). Bestillinger skal også kunne gjøres per telefon og e-post. Med elektronisk bestillingssystem menes nettbutikk/webløsning hvor oppdragsgiver kan foreta bestillinger. Avrop på avtalen skal kunne gjøres av Oppdragsgivers reisebyrå til samme betingelser for Oppdragsgiver. Alle bestillinger fra oppdragsgiver og bestillinger eventuelt gjort av andre på vegne av oppdragsgiver (eksempelvis innleide konsulenter/personell), skal bekreftes av leverandør pr. e-post, SMS eller liknende. Slik elektronisk kommunikasjon skal inneholde all relevant informasjon om bestillingen. Oppdragsgiver ønsker å kunne avbestille overnatting og konferanser på en enkel måte på kort varsel uten at dette medfører kostnader for Oppdragsgiver.