Vedlegg 5: Oppdragsgivers behovsspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 5: Oppdragsgivers behovsspesifikasjon på leveranse av nedgravde løsninger for avfall Saksnr.: 14/04301

2 Innhold 1 Informasjon om oppdragsgiver Avtalens formål Kvalitetskriterier Generelt til leveranse av nedgravde løsninger for avfall Produktgruppe A Helt nedgravd container for avfall Behovsbeskrivelse Viktige produktegenskaper Produktgruppe B Halvt nedgravd løsning for avfall Behovsbeskrivelse Viktige produktegenskaper Produktgruppe C System for Nivåmåling og containeradministrasjon Behovsbeskrivelse Viktige produktegenskaper Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden Implementering av avtalen Bestillings- og leveringsrutiner Leveringsdyktighet Service og oppfølging Garanti, support/vedlikehold Statistikk Opplevd service og oppfølging Opplæring og kompetanse 9 5 Avvikling av kontrakt... 9 Sarpsborg kommune Side 2 av 9

3 Behovsspesifikasjon Samtlige punkter med underpunkter i dette vedlegget skal besvares som vedlegg 5 i tilbudet, og gir dermed svar på hvordan tilbyder løser bestillinger tildelt under rammeavtalen. 1 Informasjon om oppdragsgiver Data Sarpsborg Antall innbyggere i Sarpsborg kommune pr. 1. januar Antall boenheter med egen beholder pr mai Antall boenheter med felles beholder pr mai Antall returpunkter for glass- og metallemballasje pr mai Antall containere for hytteavfall pr 15. mai Antall oppsamlingsenheter for papir, plast og restavfall (i tillegg er det delt ut ca ruller med sekker til oppsamling av plastemballasje) pr 15. mai Kommunen har i dag kildesortering for glass-/metallemballasje på returpunkter, henting av plast i sekker, henting av papir og restavfall i beholdere. Kommunen har i dag ikke utsortering av matavfall, men det kan bli aktuelt i perioden for rammeavtalen. Totalt kjøp av produkter innen avtaleområdet i 2012 og 2013 eks. MVA 0,5 og 1,7 millioner kroner Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for produkter i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. 2 Avtalens formål Sarpsborg kommune har vedtatt retningslinjer til renovasjonsforskriften, som åpner opp for bruk av nedgravde løsninger for oppsamling av avfall. I ny sentrumsplan stiller kommunen krav om at nye tiltak i sentrum enten skal ha avfallsrom/-hus eller nedgravde løsninger for avfall. Kommunen ønsker å kunne tilby abonnentene både helt og halvt nedgravde løsninger for avfall, som er estetiske og lett å plassere i ny og eldre bebyggelse. De skal være enkle og kostnadseffektive i forhold til vedlikehold og bruk. I dette vedlegget beskrives minimumskrav for begge løsningene, som må oppfylles for at tilbudt produkt skal være kvalifisert i konkurransen, samt kriterier for tildeling. For å kunne differensiere tilgang til å benytte løsningene, skal det også leveres tilbud på elektronisk låssystem og adgangskontroll for løsningene. Til sist er det i eget avsnitt beskrevet minimumskrav til system for nivåmåling og varsling av fyllingsgrad for oppsamlingsenheter for avfall. 3 Kvalitetskriterier Leverandørens besvarelse i forhold til punkter nedenfor legges til grunn for evaluering av tildelingskriteriet kvalitet. Med kvalitet mener vi helheten av de egenskaper de tilbudte produkter med tilhørende tjenester har og dens evne til å tilfredsstille oppdragsgivers behov. Vesentlige avvik eller forbehold til oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon kan innebære at tilbudet avvises fra konkurransen. Sarpsborg kommune Side 3 av 9

4 3.1 Generelt til leveranse av nedgravde løsninger for avfall a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. a) Det skal gis en bekreftelse på at alle tilbudte produkter innehar godkjenning og overholder de til enhver tid gjeldende relevante lover og forskrifter. b) Oppdragsgiver vil legge stor vekt på å benytte seg av de nettoprisede produktene som blir tilbydd, og godtar ikke konvertering til et bedre produkt etter at avtalen er inngått. Forsøk på dette vil bli regnet som mislighold av avtalen fra oppdragsgivers side. Leverandør må derfor tilby en nødvendig kvalitet på de nettoprisede varene. c) Oppdragsgiver er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Det legges særlig vekt på et forsvarlig og trygt arbeidsmiljø for de ansatte og oppdragsgiver ønsker derfor generelt at leverandører vektlegges dette. Leverandøren skal orientere om innførte system for miljøledelse og miljøvisjon, eventuelt ISO sertifisering. Tilbyder skal dokumentere produsentens miljøprofil i forhold til produksjon av utstyr og emballasje på produktene. d) Oppdragsgiver er medlem av Grønt Punkt Norge AS og ønsker derfor leverandører som er medlem av Grønt Punkt eller tilsvarende returordning ved oppdragets start. Leverandøren ber enten dokumentere ved sertifikat eller annet medlemsbevis at den er medlem, eller bekrefter at søknad om medlemskap er sendt. Se for mer informasjon om Grønt Punkt Norge AS. e) For alle produkter hvor det er relevant, skal det være utarbeidet sikkerhets- eller informasjonsblad, på norsk, i papirformat og elektronisk. Oppdragsgiver ønsker at Informasjonsblad leveres samtlige brukersteder i papirversjon ved første leveranse. f) Produktenes etiketter og bruksanvisninger skal være på norsk. 3.2 Produktgruppe A Helt nedgravd container for avfall Behovsbeskrivelse Innen gruppe A Helt nedgravd container for avfall, har Sarpsborg kommune i hovedsak behov for en velfungerende løsning for oppsamling av avfall i helt nedgravd container, som skal bestå at yttercontainer, innercontainer, innkasthus og låssystem ferdig montert og klargjort for nedgraving og bruk. De fem komponentene skal også kunne leveres separat Viktige produktegenskaper Oppdragsgiver legger vekt på at det tilbys «rett produkt til rett kvalitet» tilpasset de ulike typer av behov: 1. Yttercontainer skal være av standard type helstøpt i en vanntett betongkvalitet, minimum B45. Kvaliteten skal oppgis av leverandør. 2. Det skal oppgis mål/dimensjon, høyde, bredde, lengde, egenvekt. 3. Yttercontainer skal passe til alle typer innercontainere (for papir, restavfall, glass- /metallemballasje, mat ). 4. Yttercontainer skal ha bevegelig sikkerhetsløsning som ved tømming enten automatisk følger innercontainer opp og stenger kummens åpning, eller på annen måte sikrer risikoen med åpen yttercontainer ved tømming. 5. Bevegelig sikkerhetsløsning som følger innercontainer ved tømming skal minimum tåle en belastning på 150 kg. Sarpsborg kommune Side 4 av 9

5 6. Innercontainer skal kunne levers i forskjellige størrelser, men kommunen regner med at de fleste vil være på 5 m 3. De skal leveres i helsveiset, varmgalvanisert stål. 7. Innkasthus over bakken skal være produsert i varmgalvanisert stål. 8. Innkast skal tilfredsstille krav om universell utforming 9. Innercontainer skal være sikret mot nedbør inn i innkasthuset. 10. Innercontainer skal ha god løsning for oppsamling og fjerning av væske. 11. Plattform skal gå på utsiden av yttercontainer og overflaten skal ha et godt friksjonsmønster. 12. Innkast for matavfall skal være tilpasset innkast for 60 liters sekk/pose, og skal være av typen nattsafe (double drum). 13. Innkast for restavfall skal være tilpasset innkast for 60 liters sekk/pose, og skal være av typen nattsafe (double drum). 14. Innkast for papir skal være lik innkast for restavfall, og av typen nattsafe (double drum) eller tilsvarende. 15. Innkast for papir skal kunne leveres med en lang smal åpning, som forebygger forurensning av papiret. Mål på åpningen skal oppgis. 16. Innkast for glass og metall skal være utformet slik at det forebygger forurensning av fraksjonen (Diameter på 160 mm). 17. Det skal tilbys løsninger for innkast for inntil 160-liters sekker. 18. Innkast skal leveres i hamret stål og farge grå RAL Containerne skal leveres med to-kroks tømmesystem. 20. Det skal garanteres leveranse av deler i minimum 10 år etter at container er produsert. 21. Det skal kunne leveres løsning for sikkert innkast, hvor innkast er utstyrt med låssystem. Det skal kunne leveres med både standard låskasse (nøkkel) og elektronisk låssystem med adgangskontroll ved hjelp av RFID brikker/kort iht. ISO Det skal ha strømforsyning med batteri, alternativt batteri kombinert med solcelle. Batteriskifte skal minimum ha en utskiftingsfrekvens på 2 år, ved minimum 150 logginger pr. uke. Løsningen skal selv varsle om behov for batteriskift i god tid. Batteri, avlesningsutstyr, kortleser og annen elektronikk skal fungere i et typisk nordisk klima. Datafangsten i avlesingssystemet og kortleser skal distribueres trådløst, (eks. GSM-nettverket - GPRS), og publiseres i et web-grensesnitt som er tilgjengelig for oppdragsgiver via internett. I web-grensesnittet skal kommunen kunne logge seg inn og få oversikt over alle sine enheter med utstyret, logg på tømminger og bruk, det vil si hvem som har brukt containeren og når. Oppgi også hvilke andre låssystemer som kan monteres på containeren. At containeren er fleksibel i forhold til dette vil bli vurdert som en stor fordel av oppdragsgiver. Det skal leveres et enkelt og brukervennlig system for administrasjon av RFID brikker/kort og tilgang til containerne. Dette skal beskrives i tilbudet. 22. Containere skal være klargjort for enkel ettermontering av elektronisk løsning for avlesning av fyllingsgrad. Det er ønskelig med et system som kan tilpasses andre systemer. 3.3 Produktgruppe B Halvt nedgravd løsning for avfall Behovsbeskrivelse Innen gruppe B Halvt nedgravd løsning for avfall, har Sarpsborg kommune i hovedsak behov for en velfungerende løsning for oppsamling av avfall i halvt nedgravd oppsamlingsenhet, som skal bestå at yttercontainer, sekk, innkasthus og låssystem ferdig montert og klargjort for nedgraving og bruk. De fem komponentene skal også kunne leveres separat Viktige produktegenskaper Oppdragsgiver legger vekt på at det tilbys «rett produkt til rett kvalitet» tilpasset de ulike typer av behov: 1. Yttercontainer skal være av standard type helstøpt i en vanntett betongkvalitet, minimum B45 eller glassfiber. Kvaliteten skal oppgis av leverandør. 2. Det skal oppgis mål/dimensjon, høyde, bredde, lengde, egenvekt. 3. Yttercontainer skal passe til alle typer sekkeløsninger (med og uten oppsamlingsløsning for væske, samt for papir, restavfall, glass-/metallemballasje, mat ). 4. Oppsamlingssekk skal kunne levers i forskjellige størrelser, men kommunen regner med at de fleste vil være på 5 m 3. Sarpsborg kommune Side 5 av 9

6 5. Oppsamlingssekk skal være sikret mot nedbør inn i innkasthuset. 6. Oppsamlingssekk skal ha god løsning for oppsamling og fjerning av væske. 7. Oppsamlingssekk skal leveres med driftssikker tømmeluke i bunnen, som er enkel å bruke. «Foringsslire/rør» for snor til tømmeåpningen skal være av et materiale som gjør at snora glir lett, dvs. i plast el., men ikke gummi. 8. Levetid for sekk skal oppgis i antall tømminger for hver av fraksjonene papir, plastemballasje, glass-/metallemballasje, matavfall og restavfall. 9. Innkast skal tilfredsstille krav om universell utforming. 10. Innkast for matavfall skal være tilpasset innkast for 60 liters sekk/pose, og skal være av typen nattsafe (double drum). 11. Innkast for restavfall skal være tilpasset innkast for 60 liters sekk/pose, og skal være av typen nattsafe (double drum). 12. Innkast for papir skal være lik innkast for restavfall, og av typen nattsafe (double drum) eller tilsvarende. 13. Innkast for papir skal kunne leveres med en lang smal åpning, som forebygger forurensning av papiret. Mål på åpningen skal oppgis. 14. Innkast for glass og metall skal være utformet slik at det forebygger forurensning av fraksjonen (Diameter på 160 mm). 15. Det skal kunne leveres løsning for sikkert innkast, hvor innkast er utstyrt med låssystem. Hvis løsningen kan leveres med låssystem som tilfredsstiller beskrivelsen for produktgruppe A pkt. 21, vil løsningen kunne bli anvendt i flere prosjekter enn løsninger som ikke har slikt låssystem. 16. Det skal tilbys løsninger for innkast for inntil 160-liters sekker. 17. Innkast skal leveres i materialer som krever lite vedlikehold og farge grå RAL Oppsamlingsenheten skal leveres med løftesystem som kan betjenes med krok på kran. 19. Avfallet skal være helt innelukket under tømming, bortsett fra når tømmeluken åpnes. Dette for at avfall ikke skal blåse bort under tømming. Tømmeløsningen skal beskrives i tilbudet. 20. Det skal garanteres leveranse av deler i minimum 10 år etter at container er produsert. 21. Løsningen skal være klargjort for enkel ettermontering av elektronisk løsning for avlesning av fyllingsgrad. Det er ønskelig med et system som kan tilpasses andre systemer. 3.4 Produktgruppe C System for Nivåmåling og containeradministrasjon Behovsbeskrivelse Innen gruppe C Avlesningssystem og nivåmåler, har Sarpsborg kommune i hovedsak behov for en velfungerende løsning for måling av oppfyllingsgrad i oppsamlingsenheter for avfall og trådløs overføring av logg slik at kommunen kan planlegge en effektiv tømming av enhetene Viktige produktegenskaper Oppdragsgiver legger vekt på at det tilbys «rett produkt til rett kvalitet» tilpasset de ulike typer av behov: 1) Det skal kunne monteres i alle typer oppsamlingsenheter for avfall. 2) Det skal ha strømforsyning med batteri, alternativt batteri kombinert med solcelle. 3) Batteriskifte skal minimum ha en utskiftingsfrekvens på 2 år, ved minimum 150 logginger pr. uke. Løsningen skal selv varsle om behov for batteriskift i god tid. Batteri, avlesningsutstyr, kortleser og annen elektronikk skal fungere i et typisk nordisk klima. 4) Datafangsten skal distribueres trådløst, (eks. GSM-nettverket - GPRS), og publiseres i et web-grensesnitt som er tilgjengelig for oppdragsgiver via internett. I web-grensesnittet skal kommunen kunne logge seg inn og få oversikt over alle sine enheter med utstyret. 5) Datafangsten skal minst omfatte: a) Avfallstype (pr. dato følgende fraksjoner: papir, restavfall, organisk, glass og metall, men løsningen skal også støtte ytterligere fraksjoner i fremtiden) b) Containers ID-nummer c) Lokasjon/adresse d) Plassering Sarpsborg kommune Side 6 av 9

7 e) Fyllingsgrad i % (Oppdateringsfrekvens må kunne defineres av oppdragsgiver minimum to ganger pr. døgn) f) Siste tømming g) Hendelseslogg 6) Logg fra datafangsten skal publiseres i et web-grensesnitt som er tilgjengelig for oppdragsgiver via internett. I web-grensesnittet skal kommunen kunne logge seg inn og få oversikt over alle sine enheter med utstyret, logg på nivåmålinger og tømminger. 7) Logg skal enkelt kunne eksporteres til f.eks. MS Excel for utarbeidelse og presentasjon av statistikk. 4 Service, oppfølging og opplæring i avtaleperioden 4.1 Implementering av avtalen Leverandøren skal lage en plan for implementering av avtalen. Det forutsettes at implementeringen av avtalen kan skje i løpet av høsten 2014 med oppstart fra Forslaget til service, oppfølging og opplæring fra valgte leverandør, vil danne grunnlaget for en felles strategi. Tilbyder bes om å beskrive en implementeringsplan som inneholder hvilken bistand tilbyder yter ved oppstart av avtalen med spesielt vekt på: planlegging og gjennomføring av etablering av nedgravde løsninger gode bestillingsrutiner og leveringsrutiner (inkl. oppdragsgivers mottak) Bruk av avlesningssystem, nivåmåler og registrering av kort for adgangskontroll 4.2 Bestillings- og leveringsrutiner Tilbyder skal bekrefte at rutiner finnes som sikrer blant annet følgende punkter (det skal også gis en kort beskrivelse av de konkrete rutinene): a) Bestilling b) Leveranse i. Leveransen skjer til brukers leveringsadresse ii. Leveranser skjer innenfor tidsfristen iii. Leveranser skal kunne gjøres til alle geografiske steder med fastboende i Sarpsborg kommune c) Taushetsplikt Leverandøren skal sikre at krav til taushetsplikt i forhold til personopplysninger overholdes. 4.3 Leveringsdyktighet Oppdragsgiver ønsker at tilbyder redegjør for hvordan man legger til rette for at leveringstider opprettholdes. Derfor er det ønskelig at det legges ved en detaljert beskrivelse av hvordan man legger til rette for en høyest mulig leveringsdyktighet. Beskrivelsen må minst inneholde svar på følgende absolutte krav og vil bli vektlagt under evalueringen jf a) Garantert maksimal leveringstid skal oppgis. Med leveringstid menes fra tilbyder har mottatt bestilling til produktet er levert og monter hos kunde. b) Dersom det er forskjellig leveringstid på de ulike utstyrskategoriene skal dette fremkomme i tilbudet. Leverandøren bes å beskrive hvordan kravet oppfylles. c) Forsendelser og tilhørende fakturaer skal merkes med bestillers ordrenummer. Ordrenummer skal være godt synlig på forsendelsen og fremkomme som kundens referansenummer på tilhørende faktura. d) Ordre skal være sporbare fram til mottaker. e) Dokumentere at det er innarbeidet gode rutiner for behandling av reklamasjoner med tanke på å eliminere oppdragsgivers ressursbruk i forbindelse med eventuelle feilleveranser, garantisaker eller andre aktuelle avvik. En beskrivelse av rutinene godtas som dokumentasjon. Sarpsborg kommune Side 7 av 9

8 4.4 Service og oppfølging Oppdragsgiver ønsker at leverandøren er aktiv i avtaleperioden, og bidrar med kompetansetilførsel og rådgivning til kunden. Dette gjelder spesielt meget god kunnskap om produktene, og skal løpende oppdatere oppdragsgiver på nye modeller og faglig informasjon om produkter og produktvalg, teknologiutnyttelse, trender og utviklingstrekk. Oppdragsgiver ønsker en løpende oppdatering på nye modeller og ny teknologi, samt tilrettelegging for testing. Leverandører som kan vise en proaktiv innstilling i kundeforholdet vil foretrekkes. Leverandørene bes å beskrive hvordan de vil arbeide for å løse dette ved for eksempel: a) Legge ved en beskrivelse av service- og salgsorganisasjonen som er tenkt benyttet til denne kontrakten. b) Kontakt med de(n) faste kontaktperson(ene) hos oppdragsgiver, både med tanke på hyppighet på besøk/kontakt og tema for besøk. c) Statusmøter. Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum 1 gang i året. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. Leverandør står fritt til å beskrive andre momenter som er med på å oppfylle oppdragsgivers forventning til proaktiv innstilling. Kommunen v/innkjøpsansvarlig oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom kommunen og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre anskaffelsesprosessen til kommunen. 4.5 Garanti, support/vedlikehold a) Minimum 3 års garanti på alt elektronisk utstyr og 5 års garanti på alt annet utstyr omfattet av denne avtalen. Garantitiden gjelder fra kunden har mottatt utstyret. b) Forventet levetid med ukentlig tømming på minimum 10 år for alt elektronisk utstyr og 20 år for alt annet utstyr omfattet av denne avtalen. c) Deler for reparasjon/erstatning/oppgradering skal være tilgjengelig i minst 10 år etter at produktet er levert. d) For elektronikk og software er det krav om på stedet support med responstid lik next bussines day. I prisbesvarelsen skal kostnaden for denne tjenesten framkomme. e) Det er krav om telefonsupport innenfor normal arbeidstid (08:00-16:00). Denne supporttjenesten skal gjelde alle utstyrskategorier. Tilbyder bes om å redegjøre for kravet. f) Supporthenvendelser skal fortrinnsvis kunne besvares på norsk. 4.6 Statistikk Valgte leverandør skal levere salgsstatistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk. Statistikk over salget skal sendes oppdragsgiver v/innkjøpssjef hvert halvår, eller ved forespørsel. Statistikken skal inneholde: I. Leverandørens navn II. Perioden III. Kjøp i kvantum pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig forbruksmateriell IV. Kjøp i kr. pr. produkt både på avtalens kjerneprodukter og evt øvrig forbruksmateriell V. Den enkelte virksomhets forbruk VI. Kommunens totale forbruk VII. Statistikken skal leveres både på papir og på elektronisk medium. Statistikkene skal kunne leses i Excel. VIII. Statistikken er oppdragsgivers eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten oppdragsgivers samtykke. Sarpsborg kommune Side 8 av 9

9 4.7 Opplevd service og oppfølging Oppgitte referanser vil bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilt produkt levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid Bestilt produkt levert på avtalt sted b) Tilleggstjenester levert som forventet c) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med ordreleveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? d) Pris og produktstruktur. Overholdes forventet levetid på tilbudte produkter e) Faktureringsrutiner. f) Erfaring med bruk av produktene både fra abonnent og renovatørs ståsted. Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. 4.8 Opplæring og kompetanse Det skal redegjøres for behov for hva slags opplæring og instrukser/rutiner kommunen har behov for å ha for å ta i bruk produktene, samt hva slags opplæring og manualer som tilbys og er inkludert i tilbudet. 5 Avvikling av kontrakt Tilbyder skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten. Det gjelder blant annet å avgi alle gyldige godkjennelser og andre opplysninger til oppdragsgiver/ny leverandør med tanke på videre drift av løsningene. Sarpsborg kommune Side 9 av 9