KONKURRANSEGRUNNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNNLAG Leveranse av kontorrekvisita, fritt skolemateriell, kopipapir, toner, blekk og ergonomiprodukter Saksnr 14/ INNKJØP

2 Leveranse av kontorrekvisita, fritt skolemateriell, kopipapir, toner blekk og ergonomiprodukter. I henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser inviterer Sarpsborg kommune (heretter kalt oppdragsgiver) til konkurranse på toårig rammeavtale for leveranse av kontorrekvisita, fritt skolemateriell, kopipapir, toner blekk og ergonomiprodukter, med en opsjon på 1+1 år. Oppdragsgiver følger forskriftens del I og III og den valgte prosedyren er åpen anbudskonkurranse i denne konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at det ikke er anledning til å forhandle underveis. Kontrakten skal som hovedregel inngås ut fra de opplysninger oppdragsgiver gir i sitt konkurransegrunnlag. Forutsatt at forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal tilleggsinformasjonen leveres senest seks dager før tilbudsfristens utløp. Det er viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at det ikke oppstår misforståelser. Er noe uklart, vennligst ta skriftlig kontakt snarest på innkjop@sarpsborg.com og merk henvendelsen med «kontorrekvisita». Eventuelle forbehold skal komme klart frem i tilbudet ved at de er satt opp under et eget punkt i besvarelsen. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist. Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det vil være lukket tilbudsåpning. Tilbudsåpningen vil bli en ren registrering av innkomne tilbud og har ingen avtalerettslige føringer. Tilbyderne kan derfor ikke påberope protokollen fra tilbudsåpningen som grunnlag for rettskrav om kontrakt for levering. Sarpsborg den Rolf Gunnar Lo Innkjøpsrådgiver Sarpsborg kommune - Side 2 av 8 -

3 INNHOLD 1. TILBUDSGRUNNLAG OPPLYSNING OM FRISTER, PROSEDYRE OG TILBUDSADRESSE AVTALENS FORMÅL OG OMFANG FORBEHOLD KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Tilbyders egnethet med tanke på tekniske og faglige kvalifikasjoner Miljø KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON HOS TILBYDER TILDELINGSKRITERIER TILBUDETS UTFORMING... 8 VEDLEGGSOVERSIKT: Vedlegg 1: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 2: Egenerklæring om ansattes arbeidsavtaler Vedlegg 3: Egenerklæring om vandel Vedlegg 4: Kontrakt med vilkår Vedlegg 5: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 6: Prisskjema Vedlegg 7: Sarpsborg kommunes alminnelige betingelser for kjøp av tjenester Vedlegg 8: Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Vedlegg 9: Mal for samhandlingsavtale for ehandel - Side 3 av 8 -

4 1. Tilbudsgrunnlag 1.1 Opplysning om frister, prosedyre og tilbudsadresse Språk: Referanse til kunngjøring på Ved anskaffelser etter FOA, del III finnes tilsvarende kunngjøring i TED. Prosedyre: Konkurransegrunnlaget blir kun utarbeidet på norsk. Tilbudsbesvarelsen skal være utformet på norsk. Tekniske datablader kan være på engelsk. Aktuelt Dokument ID eller anbuds ID fra kunngjøringen Åpen anbudskonkurranse Type avtale: Rammeavtale Avtaleperiode: (eksl. Opsjon 1+1 år) Tilbudene skal være innkjøp i hende senest: kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist: Tilbudsåpning: Tilbudet sendes/leveres i lukket forsendelse / konvolutt, og skal være tydelig merket med: Tilbudet sendes/leveres i 1 eksemplarer og elektronisk i form av CD eller minnepenn: (jmf punkt 1.10) Det vil være lukket tilbudsåpning "ANBUD SAK NR: 14/03678 KONTORREKVISITA, samt tilbyders navn og adresse v/ Rolf Gunnar Lo Innkjøp Sarpsborg kommune Tilbudet leveres i servicetorget i Sarpsborg rådhus med gateadresse: Glengsgt 38, 1706 Sarpsborg. Frist for begjæring om midlertidig forføyning etter oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling jf. forskrift om offentlige anskaffelser 22-3a: Alternativt er postadressen Postboks 237, 1702 Sarpsborg (Obs! Innleveringsfristen) Begjæringen må være framsatt innen utløpet av karensperioden som oppgis i oppdragsgivers tildelingsbrev. - Side 4 av 8 -

5 1.2 Avtalens formål og omfang Avtalens formål å sikre at oppdragsgiver iht. gjeldende lover og forskrifter, oppnår et kostnadseffektiv og rasjonelt innkjøp og forbruk av kontorrekvisita, fritt skolemateriell, kopipapir, toner blekk og ergonomiprodukter. Rammeavtalen gjelder for de produkter som fremgår av prisskjema og vedlegg 5 kravspesifikasjon, og nært beslektede produkter. I tilfeller hvor det kan oppstå tvil om forståelsen av om et produkt er nært beslektet eller ikke, er det oppdragsgivers kontraktsansvarlig som avgjør. 1.3 Forbehold a) Volumet vil være avhengig av oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Oppdragsgiver er derfor ikke forpliktet med hensyn til volum i kontraktsperioden. Det oppgitte volumet er basert på historisk statistikk og skal kun oppfattes som veiledende. b) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å teste ut aktuelle produkter, før en eventuell kontraktsinngåelse. Omfanget og varigheten av en slik utprøving vil bli drøftet med den aktuelle tilbyder. Kostnader forbundet med utprøving drøftes med hver enkelt tilbyder, men skal ikke overstige prisen i tilbudet 1.4 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen. Det er derfor viktig at alle underpunktene nedenfor blir besvart i henhold til hvert underpunkts beskrivelse i tilbudet som leveres oppdragsgiver Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling a) Bedrifter med restanser på skatter og avgifter kan bli avvist, alternativt kan tilbakebetalingsplan godtas. Manglende skatteattester gir grunnlag for avvisning. Dokumentert gjennom attest fra 1) kommunekasserer og 2) skattefogd, disse skal ikke være eldre enn 6 mnd. b) Tilbyder arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse,- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Dokumenteres gjennom utfylt HMS-egenerklæring, se vedlegg 1. c) Firmaet skal ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, jf. ILO-konvensjonen, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses normalt i området. Dokumentert gjennom en bekreftelse på at firmaet har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses normalt i området, se vedlegg 2, skjema for egenerklæring. d) Oppdragsgiver krever at tilbydere som ønsker å delta i konkurransen godtgjør at de er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert. Kravet dokumenteres gjennom å vedlegge firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund, evt. tilsvarende for utenlandske foretak. e) Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel. Leverandøren skal bekrefte at det ikke foreligger slik dom i forhold til foretaket, daglig leder eller styreleder, se vedlegg 3 skjema for egenerklæring. - Side 5 av 8 -

6 1.4.2 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Bedriftens finansielle og økonomiske stilling vil bli vurdert, og det legges til grunn at firmaet har en tilfredsstillende økonomisk og finansiell soliditet til å innfri kontraktens forpliktelser. Kravet vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon: c) Fremleggelse av utskrift fra rating i for eksempel Lindorff Decision, se Denne dokumentasjonen må være siste mulige oppdaterte versjon, dvs. med regnskapstallene for 2012 inkludert. Rating med Decision Score 1 og 2 kan innebære at tilbyder ikke anses som kvalifisert i konkurransen. a) Dersom dokumentasjon på a) ovenfor ikke inneholder regnskapstall for 2012, skal regnskap, eller utdrag fra regnskapet for 2012 med revisors beretning legges ved tilbudet. b) Dokumentasjonen skal også inneholde opplysninger om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten, dersom firmaet har flere forretningsområder utenom produktene i avtalen Tilbyders egnethet med tanke på tekniske og faglige kvalifikasjoner Det legges til grunn at tilbyder er tilstrekkelig egnet til å oppfylle kontraktens omfang og tekniske og faglige vilkår. Dette dokumenteres gjennom: a) Bekrefte at firmaet har god leveringsdyktighet gjennom å ha en gjennomsnittlig leveringsgrad på >94%. Dette gjøres ved å gi opplysning om firmaets gjennomsnittlige leveringsgrad i prosent de siste 6 måneder for de etterspurte produktgrupper, alternativt for tilsvarende type rammeavtale. Den oppgitte leveringsgrad skal dokumenteres. Leveringsgrad er et nøkkeltall for leveringspålitelighet, og regnes som antall ordrelinjer levert til avtalt tid delt på totalt antall ordrelinjer. Beregnes som oftest per måned. b) Opplysninger om tilbyders totale bemanning og en kort beskrivelse av tilbyders organisasjon, inkludert et organisasjonskart. Beskrivelsens fokus bør være på den delen av organisasjonen som vil kunne bli involvert i kontraktsforpliktelsene. c) Bekrefte at produktene skal være merket ihht krav i lover, forskrifter og direktiv. d) En liste med referanser som kan bli kontaktet. Oppgi derfor kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse per referansested. Referansene vil i så fall bli benyttet til å bekrefte at tilbyder har erfaring med kontrakter med tilsvarende omfang hva gjelder produkter og størrelse. e) Det kreves at tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumenteres gjennom gyldig sertifikat/registrering på kvalitetssikringssystem i henhold til kravene i ISO9001:2000 eller redegjørelse for tilsvarende kvalitetssikringssystem Miljø Kommunen er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Oppdragsgiver er opptatt av et forsvarlig og trygt arbeidsmiljø for sine ansatte. Vi ønsker derfor generelt at leverandører vektlegger dette. Leverandøren skal redegjøre for sitt arbeid for miljøledelse og miljøvisjon, gjennom eventuelt sertifiseringer. Minimumskrav er en beskrivelse av firmaets miljøpolicy. - Side 6 av 8 -

7 1.5 Kontaktperson hos oppdragsgiver Sarpsborg kommune: Rolf Gunnar Lo Tlf: E-post: Postadresse: Postboks 237, 1702 Sarpsborg Som følge av at konkurransegrunnlaget er tilgjengelig elektronisk på vil også alle tilleggsopplysninger blir tilgjengeliggjort og distribuert samtidig pr e-post til de som har registrert interesse via doffin.no. 1.6 Kontaktperson hos tilbyder Oppdragsgiver ber om at tilbyder oppgir hvilke kontaktpersoner som kan kontaktes i evalueringsfasen og hvilke kontaktpersoner som kontaktes i en eventuell kontraktsfase. Foruten kontaktpersonenes navn skal telefonnummer og e-postadresse oppgis. Navn på firma Navn Tittel e-post Tlf / mobil Postadresse Evalueringsfase Kontraktsfase 1.7 Tildelingskriterier Tildeling vil baseres på det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert ut fra: - Pris / anskaffelseskostnad (40%) - svar på prisskjema - Kvalitet / funksjonalitet (herunder også netthandel) (35%) - kvalitet på varene evaluert gjennom vareprøve og beskrivelse av aktuell vare i prisskjema - generelle krav (jmf vedlegg 5 kravspesifikasjon, pkt 1.2) - kvalitetskrav (jmf vedlegg 5 kravspesifikasjon, pkt ) - Service / oppfølging (25%) - svar på punkt (vedlegg 5 kravspesifikasjonen Vektingen av hvert tildelingskriterium er angitt i parentes. Evalueringen vil bli oppsummert ved bruk av en poengskala fra 0,0 til 10,0 hvor best poengsum er 10,0. Det vil bli benyttet en lineær poengmodell, det vil si at eksempelvis for tildelingskriteriet pris får laveste pris 10,0 og et tilbud som er 5 % dyrere får poengsummen 9,5. Poengsummen blir deretter vektet iht. oppgitte vekting, slik at den maksimale oppnåelige poengsum er totalt 10,0 til sammen for begge tildelingskriteriene. - Side 7 av 8 -

8 1.8 Tilbudets utforming a) Tilbudet skal leveres i en papirversjon, samt digitalt i OOXML-format (MS Office Word/Excel 2007/2010) og/eller PDF-format på minnepinne eller på CD. Prisskjema skal leveres i excelformat. b) Tilbudet skal besvares i henhold til konkurransegrunnlagets oppbygging, samt svar på konkurransegrunnlagets punkter, inkludert vedlegg: I. Tilbudsbrev med minimum tilbudssammendrag, signatur, dato og vedståelsesfrist. II. Svar på kvalifikasjonskrav jfr. kap. 1 med tilhørende vedlegg III. Svar på kontaktpersoner hos tilbyder IV. Bekreftelse på innfrielse av kontraktsvilkår, jf. vedlegg 4. V. Svar på vedlegg 5 kravspesifikasjon. VI. Utfylt prisskjema med signatur og dato skal vedlegges tilbudet, se vedlegg 6 VII. Aksept av samhandlingsavtale, se vedlegg 9. c) Det skal også leveres en elektronisk kopi av tilbudet hvor aktuelle opplysninger er sladdet dersom tilbyder mener disse opplysningene er underlagt taushetsplikt i henhold til 13 i lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) og 13 i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). I. Sladdet versjon leveres elektronisk på nevnte minnepenn/cd. II. Sladdet tilbud vil bli utlevert dersom oppdragsgiver mottar henvendelser om innsyn i øvrige tilbyderes tilbud i en konkurranse, jf. 3 i offentleglova. III. Det skal legges ved en begrunnelse for hvorfor de ulike opplysningene er sladdet, med utgangspunkt i forvaltningslovens 13. ( html#13 ) IV. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av tilbyders begrunnelse for hvilke opplysninger som kan unntas. - Side 8 av 8 -