Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget

Transkript

1 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang EBY har opprettet en forurensingsseksjon (FUS) med kompetanse blant annet om kartlegging av og tiltak mot forurensede lokaliteter. Konsulentenes oppgave vil blant annet være å komplementere EBYs organisasjon med kunnskap og arbeidsressurser ved behov for miljø- og forurensningsfaglig bistand i den daglige produksjonen, inkludert opprydding av forurensing på kommunens grunnarealer. Oppdragstyper Miljø og forurensningsfaglig bistand Miljøtekniske grunnundersøkelser, Datarapporter, Risikovurderinger, Utarbeidelse av tiltaksplaner, Sluttrapporter etter gjennomførte tiltak. Avgrensning mot andre typer oppdrag EBY har rammeavtale med konsulentfirmaet Hjellnes Consult for miljøfaglig bistand ved etterdrift og utredninger av de tidligere kommunale deponiene på Stubberud, Rommen og Grønmo. Oppdrag som løses internt i EBY eller omfattes av rammeavtalen med Hjellnes, er ikke en del av denne konkurransen. EBY har rammeavtaler for kjemisk analyse samt bore- og gravetjenester. Ved behov skal oppdragstakeren benytte seg av disse avtalene ved gjennomføring av oppdragene. Generelle krav til gjennomføring av oppdrag Leverandøren skal utføre oppdrag i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og enkeltvedtak. Ytterligere krav fra EBY skal fremgå av oppdragsbeskrivelsen for det enkelte oppdrag. Leverandøren plikter å redegjøre for vedtatte endringer i relevant forskrifter og tilhørende veiledninger, men som ikke er trådt i kraft, hvis dette har betydning for de løsninger eller tiltak som anbefales. Leverandøren skal innenfor hvert oppdrag planlegge, utføre og dokumentere de ytelser som er beskrevet i oppdragsbeskrivelsen for hvert enkelt oppdrag. Andre relevant ytelser vil kunne inngå, selv om de ikke er spesifisert. Leverandøren skal stille til rådighet det personell og den kompetanse som er nødvendig for å utføre ytelsene på en tilfredsstillende måte og innenfor de fastsatte tidsfrister og økonomiske rammer.

2 Tildeling av oppdrag (avrop) Det vil bli gjort avrop fra rammeavtalen for hvert oppdrag. Tildeling av oppdrag skal gjøres ved skriftlig bestilling som skal identifisere oppdraget, beskrive rammene for det og angi oppdragsgiver kontaktpersoner. For oppdrag med samlet verdi under kr eks. mva kan bestilling/avrop gjøres direkte til én eller flere av leverandørene. For oppdrag med samlet verdi kr eks. mva eller høyere skal det avholdes minikonkurranse før det kan velges leverandør. Leverandøren skal levere tilstrekkelige ytelser for å dekke EBY sine behov for de avtalte tjenester. Dersom det ikke kan tilbys ønsket tjeneste eller innfri ønsket frist, skal det innen 5 virkedager gis en skriftlig begrunnelse. Oppdraget kan i så fall gå til en annen leverandør. Ved det enkelte avrop avtales hvilke navngitte rådgivere/ konsulenter som skal delta i prosjektet. Dersom en rådgiver slutter eller av andre grunner vil være utilgjengelig for EBY, skal denne rådgiveren uten ugrunnet opphold erstattes med en rådgiver som har tilsvarende kvalifikasjoner. Det samme gjelder dersom det viser seg at rådgiveren ikke fungerer tilfredsstillende. Utskiftning av rådgiver skal forhåndsgodkjennes av EBY. Avropsprosedyre for oppdrag med samlet verdi under kr eks. mva: Avrop utføres på standard skjema etter følgende prosedyre. 1. EBY sender et avropsskjema med en grov beskrivelse av oppdraget til oppdragstakeren. 2. Oppdragstakeren returnerer avropsskjemaet til EBY med kommentarer til oppdragsbeskrivelsen og antatt tidsforbruk og oppdragstakers kostnader på oppdraget. a. Oppdragstaker skal blant annet angi behov for kjemiske analyser og/eller borerigg eller graver. 3. EBY aksepterer tilbudet med å returnere avropsskjemaet til oppdragsgiveren med et unikt avropsnummer. Dette nummeret benyttes ved fakturering. a. Hvis oppdraget inneholder kjemiske analyser, boring eller graving angir EBY avropsnummer for disse tjenestene. Dette fungerer som en bestilling både mot underleverandører og oppdragstaker. Fordeling av oppdrag mellom rammeavtaleleverandørene: Alle bestillinger/ avrop på rammeavtalen opp til en antatt kostnad på kroner ,- eks. mva. kan gjøres direkte til en av oppdragstakerne.

3 Fordelingsnøkkel mellom rammeavtaleleverandørene: Oppdragsgiver vil gi beste leverandør (det økonomisk mest fordelaktige tilbudet) ca. 60 % av oppdragene, nest beste leverandør 30 % av oppdragene, og tredje beste ca. 10 % av oppdragene. Minikonkurranser for oppdrag med samlet verdi kr eks. mva eller høyere For avrop på rammeavtalene med en samlet verdi over kr ,- eks. mva skal det gjennomføres en minikonkurranse mellom leverandørene for å avgjøre hvem som skal tildeles avropet. EBY vil utarbeide egne maler for tilbudsinnbydelse og avropsskjemaer som skal benyttes. Timeprisene som er oppgitt i rammeavtalene er maksimalpriser, og det er mulig for leverandørene å gi lavere priser for det enkelte avrop ved minikonkurranser. EBY kan benytte følgende tildelingskriterier i mini konkurransene: Kompetanse på tilbudte konsulenter, herunder erfaring fra lignende oppdrag (skal vurderes i forhold til kompetansebehov for gjennomføring av det enkelte oppdrag) Timepris/pris for oppdraget* (timepris kan ikke være høyere enn prisen tilbudt i konkurransen) Eventuell pris for spesialkompetanse som ikke er oppgitt i opprinnelig tilbud Leveringstid Oppdragsforståelse EBY avgjør hvilke av kriteriene som benyttes ved utlysning av hver enkelt minikonkurranse og hvordan kriteriene vektlegges i forhold til hverandre. *Pris Timepris basert på antatt tidsforbruk og totale kostnader. EBY forbeholder seg retten til unntaksvis å bruke fast pris som tildelingskriterium på hele eller deler av et oppdrag.

4 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1)

5 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Responstid/ fremdrift og kapasitet Oppdrag skal kunne påbegynnes senest innen 10 virkedager fra skriftlig bestilling sendes fra oppdragsgiver. Avrop skal besvares innen 5 virkedager fra bestilling er sendt fra oppdragsgiver. Oppdrag skal utføres innenfor de tidsfrister som blir avtalt for det enkelte oppdrag. Konsulenter skal være tilgjengelig for oppdragsgivers representant innenfor ordinær arbeidstid (kl ), og kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. Konsulent må kunne delta på møter og befaringer innen rimelig tid, godt forberedt, og ha nødvendig kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov for bistand for de oppdrag leverandøren tildeles.

6 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Adresse Telefon E-post For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 14 virkedager/uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 5.1 Møter Frist for innkallelse til møter: (Fylles ut dersom partene avtaler annen frist enn det som følger av avtalen) Rutiner for gjennomføring av møter: (Her kan det f. eks spesifiseres hvem som skal møte, hvor møtene holdes, krav til referat, hyppighet osv)

7 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Oppdragene honoreres pr. time etter medgått tid. Timeprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder forbruksmateriell, rekvisita, transport, reisetid, service, leverings- og fakturaomkostninger mv. Timeprisen regnes for effektiv arbeidstid. Reisetid kan ikke faktureres. Honorarbudsjett: EBY utarbeider en prosjektbeskrivelse som tilpasses ytelser og organisering av det enkelte oppdrag. Leverandøren utarbeider leveringsforslag og et foreløpig honorarbudsjett for alle deler av oppdraget før endelig tildeling av det enkelte oppdrag, slik at det antatte omfang kan fastslås. Ytelser som ikke er nevnt i prosjektbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honorarbudsjettet. Oppdrag utføres og belastes etter medgått tid innenfor et avtalt honorarbudsjett. Før eventuelle opsjoner utføres og påbegynnes, avtales endelig honorarbudsjett. EBY understreker at honorarbudsjettet anses som leverandørens økonomiske ramme for gjennomføringen av oppdraget. Leverandøren har en særskilt plikt til å sørge for at avtalt ramme ikke overskrides, og har herunder umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes plikter leverandøren på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved EBY, skal påberopes og avtales særskilt for hvert enkelt tilfelle. EBY kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Oppretting av feil og mangler som skyldes leverandørens tidligere arbeider, skal skje uten kostander for EBY. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges faktura.

8 Timepriser Kategori Eks. mva Inkl. mva Seniorkonsulent Konsulent Tekniker Avtalen punkt 6.2 Fakturering Fakturaadresse: Oslo kommune Fakturasentral Eiendoms- og byfornyelsesetaten Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Faktura skal merkes med: Referansenummer (Som oppgitt ved avrop/ bestilling) Kontrakt Rammeavtale Miljø- og forurensningsfaglig bistand og miljøkartegging i bygg. Avropsnr.

9 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Punkt Erstattes med Nytt punkt: Evaluering av oppdraget Oppdragsgiver vil evaluere leverandør sin gjennomføring av oppdraget. Erfaringer med leverandøren i avtaleperioden vil bli vektlagt ved vurdering av bruk av opsjoner i fremtidige kontrakter.

10 Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder