EIENDOMS- OG BYFORNYELSESETATEN. Vedlegg 1. Oppdragsgivers spesifikasjon. Vedlegg 1 Regulering av Kjelsåsveien 114

Transkript

1 EIENDOMS- OG BYFORNYELSESETATEN Vedlegg 1 Oppdragsgivers spesifikasjon Vedlegg 1 Regulering av Kjelsåsveien 114

2 Innhold 1. Bakgrunn/historikk Beskrivelse av planområdet Bebyggelse Gjeldende reguleringsstatus Eiendomsforhold Terrengforhold Trafikkforhold Leieforhold Bevaringsinteresser Teknisk anlegg Status planprosess Beskrivelse av oppdraget Reguleringsplan arbeidet Generelt for oppdraget Fremdrift og leveranse Fremdrift Leveranser Betaling Honorar for oppdraget Honorarbudsjett Ansvarlige konsulenter Kontrakt Vedlegg

3 1. Eiendoms- og byfornyelsesetaten utvikler kommunal eiendom for salg eller til prioriterte kommunale formål. Både bydel Nordre Aker og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester (EST) mener at Kjelsåsveien er egnet for enten seniorboliger eller Omsorg+, og at dette er et behov i bydelen. Med denne bakgrunnen settes det i gang reguleringsplanarbeid med utgangspunkt i å legge til rette for oppføring av bebyggelse til Omsorg+/seniorboliger, eldresenter og noen næring. EST ønsker også at de to kommunale naboeiendommene i nord tas med i planen, hvorav den ene eies av Boligbygg Oslo KF (BBY). Planinitiativ ble sendt Plan- og bygningsetaten (PBE) i desember 2012 og det foreligger område- og prosessavklaring, samt oppstartsmøtereferat. Se vedlegg. 2. Planområdet består av tre eiendommer: 72/4, 72/20 og 72/353 på hhv m², 1128 m² og 870 m². Planområdet har et areal på tilsammen 6077 m². 2.1 Bebyggelse Det største bygget er fra 60-tallet og huser bla. kontor, legekontor, kunstatelier og eldresenter (møteplass for eldre fra nærliggende eldrehjem og Kjelsåsområdet). De er foreslått revet i planinitiativet. 2.2 Gjeldende reguleringsstatus Området er per i dag regulert til bla. bolig, felles parkering og tomt for offentlig bygning (helseog sosialsenter/eldresenter). 72/4 omfattes av reguleringsplan S-2580, Offentlige formål. 72/20 omfattes av reguleringsplan S-4220, Småhusplan. 72/353 omfattes av S-4047 felles parkering. 2.3 Eiendomsforhold 72/4 eies av Eiendoms- og byfornyelsesetaten 72/20 eies av Boligbygg Oslo KF 72/353 eies av Eiendoms- og byfornyelsesetaten 2.4 Terrengforhold Terrenget skråner noe mot sydvest, fra kote +173,5 i nordøst til kote i sydvest. 2

4 2.5 Trafikkforhold Atkomst fra Grefsenveien. Ny atkomst må utredes ihht PBEs anbefaling. Området har god kollektivdekning med flere linjer både for trikk og buss. Nærmeste trikkeholdeplass er ved Grefsenveien til og fra sentrum. Busslinjer 25 Majorstuen- Årvoll. 2.6 Leieforhold Det foreligger flere leieforhold med små bedrifter og organisasjoner. 2.7 Bevaringsinteresser Den nordlige delen av planområdet er bebygd med en sveitservilla fra 1920-tallet. Bygningen huser boliger for psykisk utviklingshemmede, 5 boenheter som drives av kommunen. Bygget er foreslått bevart. Se føringer fra PBE. 2.8 Teknisk anlegg Vann- og avløpsetaten har vann- og kloakkledninger som krysser planområdet i sør mot Myrerskogvei. Det må samarbeides med VAV om vurdering av omlegging av disse. Se for øvrig føringer fra PBE. 2.9 Status planprosess Planinitiativ er innsendt og oppstartsmøte med Plan- og bygningsetaten (PBE) er avholdt. Plantype, prosess, utredningsbehov og føringer for planarbeidet er avklart i denne første prosessen. Konklusjonene fra område- og prosessavklaringen gir føringer for utvikling av området, og følger som eget vedlegg. Følgende hovedføringer for videre prosess er gitt, se forøvrige punkt 7 Konklusjon i områdetog prosessavklaring: Det stilles krav til: Risiko og sårbarhetsanalyse, ROS. Støyfaglig utredning Utredning av ny atkomst for nedkjøring fra Grefsenveien. At omlegging av vann- og avløpsledninger i området må løses i samarbeid med VAV. Neste innsendelse til Plan- og bygningsetaten er planskisse, men siden saken allerede er godt belyst og illustrert, vil PBE vurdere om neste fase kan være innsendelse av planforslag. Dette er avhengig av at planbeskrivelsen er bearbeidet slik det er anbefalt i område- og prosessavklaringen av

5 Forslagsstiller, EBY, har startet planprosessen for Kjelsåsveien 114. Planarbeidet skal ta sikte på å optimalisere utnyttelsen av eiendommen til et formål som bydelen har behov for. EBY er oppdragsgiver mens konsulenten utfører arbeidet innenfor rammer gitt av EBY. Dette krever jevnlig dialog gjennom hele prosessen. Prisforespørselen gjelder utarbeidelse av komplett detaljregulering i henhold til plan- og bygningslovens bestemmelser for området beskrevet over. Prisforespørselen omfatter alt arbeid fram til politisk behandling og vedtak. Planen skal utredes i henhold til PBEs føringer. Planinitiativ er innsendt og oppstartsmøte med område- og prosessavklaring er avholdt i PBE. Arbeid knyttet til planinitiativet og antakelig planskisse skal derfor ikke tas med i forutsatt timebruk. Det er viktig for etaten at mulighetsstudiens illustrasjoner og beskrivelse bearbeides i tråd med PBEs anbefalinger i område- og prosessavklaring av , frem til innsendelse av planforslag. Leverandøren må redegjøre for egen/innhentet kompetanse som oppdraget krever. 3.1 Reguleringsplanarbeidet Plandokumenter og utredninger Første fase består av utarbeidelse av plandokumenter og evt avklaring om at neste fase er innsendelse av planforslaget. Det forutsettes i stor grad avklaring med PBE og samarbeid og avklaring med andre etater, EST, Bydelen, Bymiljøetaten og andre berørte interessegrupper i forkant. Det er spesielt viktig at kommunikasjon med berørte leietakere og eldresenteret gjøres i samarbeid med EBY, for å sikre god informasjon på rett tidspunkt. Forhåndshøring med tilhørende kommentarer og justeringer i etterkant vil være en del av oppdraget i forbindelse med denne fasen. Konsulenten skal utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse). Atkomst til planområdet må utredes ihht PBE anbefalinger. Bearbeidede illustrasjoner som foreligger i mulighetsstudien må benyttes etter nødvendig endringer og etter PBEs føringer. NB: PBE jobber med endring av planprosessen og planskisse som begrep forsvant fra Ny prosess blir tettere dialog og avklaringsmøter med PBE. Tilbudet må ta høyde for endret prosess, dvs. nødvendige møter med PBE, i fasen hvor planforslaget utarbeides. 4

6 Planforslag Andre fase av oppdraget omfatter utarbeidelse av planforslag i PBEs maler og i samsvar med konklusjoner og anbefalinger under prosessen. Fasen omfatter alle momenter frem til innsendelse av planforslaget til PBE, samt justeringer i etterkant av offentlig høring og frem til endelig vedtak av planforslaget. 3.2 Generelt for oppdraget Prisforespørsel gjelder pris på utarbeidelse av reguleringsplanarbeid basert på føringer fra PBE og mulighetsstudie vedlagt i planinitiativ. I vedlagt område- og prosessavklaring fra PBE er det gitt viktige føringer for utvikling av området. Disse og andre forhold som er omtalt i område- og prosessavklaringen må tas hensyn til i arbeidet. Prinsippene for universell utforming skal legges til grunn i planforslaget. Miljøtiltak må vurderes og beskrives i plandokumenter. Konsulenten skal ha ansvar for all kontakt og oppfølging ovenfor alle involverte parter, som PBE, andre berørte etater, bydelen, interesseorganisasjoner, naboer o.a. under hele oppdragsperioden. Det må derfor påregnes en god del møtevirksomhet i forbindelse med dette. Videre skal konsulenten ha løpende kontakt med oppdragsgiver frem til planen er lagt ut til offentlig ettersyn og sendt til politisk behandling. Tilbudet skal ta høyde for dette. Det skal legges til rette for medvirkning og samarbeid med EST, Bydel Nordre Aker, Vann- og avløpsetaten, Bymiljøetaten og Byantikvaren. EBY er formell forslagsstiller. Reguleringen skal være en detaljplan og det skal utarbeides nødvendige illustrasjoner som reguleringsplankart i 1:1000, illustrasjonsplan, terrengsnitt, oppriss, dataperspektiver, soldiagram, modellfoto osv. Som nevnt over i punkt 1.2 skal illustrasjoner fra mulighetsstudien benyttes. Disse skal bearbeides etter PBEs anbefalinger. Arbeidsfiler i diverse formater skal være tilgjengelig. Den skriftlige delen av oppdraget skal utarbeides og redigeres ihht. PBEs gjeldende mal for reguleringsplaner (planskisse og planforslag). Prisen skal inkludere alle kostnader knyttet til arbeid og materiell, herunder møter, befaringer, forundersøkelser, reiser, telefon, kopiering med mer. Følgende betales direkte av EBY: - Annonsering (EBY står for annonsering og benytter egen mal). - Gebyrer for behandling av planforslagene 5

7 - EBY leverer digitale kart. Det kreves ikke arkeologisk registrering av planområdet. 4.1 Fremdrift Det forutsettes at reguleringsoppdraget påbegynnes umiddelbart etter avtaleinngåelse og utføres med en kontinuerlig fremdrift uten avbrekk. Konsulent lager en skisse til fremdrift som i samarbeid med oppdragsgiver videreutvikles til en omforent fremdriftsplan. Av fremdriftsplanen skal det fremgå hvordan arbeidsinnsats/timeforbruk og møtevirksomhet tenkes fordelt på de forskjellige faser av arbeidet. Estimert ferdigstillelse: Plandialog skal være avsluttet innen Pga endret prosess i PBE kan framdriften bli endret i samarbeid med konsulenten. Innsendelse av planforslag skal være avsluttet innen Det må beregnes nødvendig bearbeiding etter offentlig ettersyn, inkl. å kommentere bemerkninger. Ferdigstillelse er avhengig av tilbakemeldinger fra PBE. 4.2 Leveranser Det ferdige materialet leveres EBY i digital form samt 3 eksemplarer med situasjonskart og illustrasjoner i farger. Det innleverte materialet vil bli ansett som Oslo kommunes eiendom. 5.1 Honorar for oppdraget Oppdraget honoreres etter medgått tid, beregnet på følgende måte: Timepriser Kategori Eks. mva Inkl. mva Timeprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder forbruksmateriell, rekvisita, transport, reisetid, service, leverings- og fakturaomkostninger mv. Følgende utgifter dekkes av oppdragsgiver: 6

8 Annonsering Gebyrer for behandling av planforslagene Utgifter til digitale kart 5.2 Honorarbudsjett Oppdrag utføres og belastes etter medgått tid innenfor et avtalt honorarbudsjett. Oppdragsgiver og konsulent skal sammen bli enige om et honorarbudsjett. Honorarbudsjettet anses som leverandørens økonomiske ramme for gjennomføringen av oppdraget. Honorarbudsjett skal fastsettes for faser, deloppgaver og eventuell opsjon. Leverandøren har en særskilt plikt til å sørge for at avtalt ramme ikke overskrides, og har herunder umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes plikter leverandøren på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved EBY, skal påberopes og avtales særskilt for hvert enkelt tilfelle. EBY kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Oppretting av feil og mangler som skyldes leverandørens tidligere arbeider, skal skje uten kostander for EBY. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges faktura. Tilbyder skal utpeke de konsulenter som skal være ansvarlige for utførelsen av oppdraget. Det forutsettes at det er tilbudte konsulenter som gjennomfører oppdraget. Tilbyder skal tilby et team med tilstrekkelig antall konsulenter og med den kompetansesammensetning som er nødvendig for å utføre oppdraget i samsvar med oppdragsbeskrivelsen og innenfor oppdragets tidsfrister. Det skal utpekes en hovedansvarlig kontaktperson for oppdraget. Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag, 1. utgave mars 2000, med de endringer som fremgår av Oslo kommunes tilhørende kontraktsformular. Tilbudsinnbydelsen er en del av kontrakten. Tilbudsinnbydelsen og tilbudet til tilbyder som blir tildelt kontrakten vil bli innarbeidet i avtalen. 7

9 Oppdragsgiver forventer ordinær prosess som omfatter å ferdigstille påbegynt planforslag. Kontrakten skal ta høyde for evt. tillegg som utarbeidelse av ett alternativt planforslag. Vedlegg til oppdragsbeskrivelsen: - Mulighetsstudie - Planområdets avgrensning - Ortofo og skråbilder - Område- og prosessavklaring etter Planforum, PBE - Oppstartmøtereferat - Planfaglig tema - Varslingsliste for høringsinstanser 8