Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang (Her skal det gis en beskrivelse av Oppdraget med Kundens krav og behov)

Transkript

1 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Kundens krav til Oppdraget beskrives her. Dette gir grunnlag for hva som skal leveres fra Konsulenten til slutt, og har også betydning for hva som regnes som mangler osv. Manglende oppfyllelse/vesentlig avvik av dette kan medføre at tilbudet blir avvist. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang (Her skal det gis en beskrivelse av Oppdraget med Kundens krav og behov) Beskrivelse av Kundens behov for Oppdraget: Sjøfartsdirektoratet er i henhold til EU direktivet 2012/33/EU og tildelingsbrevet fra departementet forpliktet til å ta stikkprøver av bunkers fra fartøy som anløper Norge. Antall prøver fra fartøyene vil variere med antall typer bunkers fartøy benytter. Men nye felles rutiner gjennom EU og EMSA vil fremover medføre en økning i antallet prøver grunnet felles prøvetakingsrutiner og strengere krav til svovelinnhold fra 1. januar Sjøfartsdirektoratets behov for analyser vil som nevnt variere fra år til år. Når de nye rutinene fra EU og EMSA trer i kraft anslår at vi at det vil være behov for ca. 200 prøver fra omkring 100 skip pr. år. Direktoratet påpeker imidlertid at dette er et anslag og at direktoratet ikke er forpliktet til å kjøpe et bestemt volum analyser i løpet av avtaleperioden. Sjøfartsdirektoratet vil derfor ta prøver fra skipene og sende disse inn for analyse hos valgt leverandør. En analyse vil bestå av 2 flasker a 100 ml flasker. Disse prøvene blir tatt fra: A) Line som går fra brennstoff tank og nedstrøm til maskineri så nært tanken som mulig. B) Line fra brennstoff tank som går inn på maskineri, så nært maskineriet som mulig. Prøveresultat skal verifiseres i henhold til ISO Prøvene sendes i forsegletsikkerhetspose og transport sikringssylinder. Leverandøren skal kontrollere om posen er riktig forseglet og kontrollere forseglingsnummer. Leverandøren skal i rapporten oppgi om prøven var forseglet, forseglingsnummer og analyseresultat. Dersom sikkerhetsposen ikke er riktig forseglet eller brutt skal leverandøren ikke utfører analysen av noen av de to innkommende sammenhengende prøvene, men oversende rapport med forseglingsnummer, samt oppgi årsak til hvorfor prøven ikke kunne gjennomføres. Leverandøren skal gjennomføre analysere av de innsendte prøvene i henhold til beskrevet metode nedenfor og for øvrig i henhold til rammeavtalen med bilag. Leverandøren skal analysere prøven av bunkersolje fra skip når det gjelder prosentvis innhold av svovel i skipets drivstoff. Tilsendte prøver som er analysert skal oppbevares i minst et halvt år, dersom prøven har stort avvik sett i forhold til gjeldende regelverk. Tilsendte prøver som er ferdig analysert og som har et resultat som er innenfor gjeldende regelverket skal destrueres på egnet miljømessig måte. Sjøfartsdirektoratet skal motta svar på de innsendte analyser og vurderinger av den innsendte prøven. Resultatet av prøvene skal oppsummeres i rapporter som kan brukes i rettslige sammenhenger, typisk i rettssaker, anmeldelser og i tvister. Avtalen punkt 3.2 Bruk av standarder/metoder Konsulenten skal benytte følgende standarder og/eller metoder ved utførelsen av Oppdraget: 1

2 (a) ISO metode 8754 (1992) og PrEN ISO tungolje and marine gassolje; (b) EN metode (1987), ISO 8754 (1992) og PrEN ISO for gassolje. (c) ISO 4259 skal benyttes som verifikasjon av analyserte prøver. Rapporter skal kunne brukes i rettslige sammenhenger bla. som del av bevisførsel og skal være faglig etterrettelige, de skal holde høy kvalitet, og bygge på adekvat og anerkjent metodikk. Rapportene skal følge merking (navn på skip, IMO nummer, dato for når prøve ble tatt/analysert, hvor prøve ble tatt, forseglingsnummer, avsender mv.). Det skal gå klart frem av rapporten om det er prøve A eller B resultatet gjelder for. I tillegg skal det klart fremgå om prøven er verifisert i henhold til standard nevnt over. Rapporten skal videre angi svovelinnhold i volmprosent. Rapportene skal fortrinnsvis leveres på norsk, men på forespørsel skal rapportene også kunne leveres på engelsk. Rapportene skal sendes på e-post til avsender med kopi til see@sdir.no 2

3 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) Konsulenten bes fylle inn hvordan Kundens krav vil oppfylles direkte og under dette punktet, jf. bilag 1 over. Leverandøren bes også her fylle inn sitt svar sett i forhold til tildelingskriteriet i konkurransegrunnlagets punkt

4 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for Oppdraget. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Fremdriftsplan for Oppdraget: Avrop kan påbegynnes så snart rammeavtalen er undertegnet eller tidligst 8. oktober Leverandøren skal løpende analysere prøver etter hvert som de mottas av leverandøren. Leverandøren bes nedenfor fylle inn sitt svar sett i forhold til tildelingskriteriet i konkurransegrunnlagets punkt

5 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn: Enge Svein Erik Stilling: Senioringeniør Telefon: E-post: see@sdir.no For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette snarest mulig. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde 5

6 Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde Avtalen punkt 5.1 Møter Det skal holdes regelmessige møter for å gjennomgå hvordan avtalen fungerer. I møtene skal partene gjennomgå de avrop som har vært på rammeavtalen, og legge frem de planer som foreligger hos Kunden og Leverandøren for neste periode. Leverandøren skal presentere statistikk over antall avrop og gjennomgå metoder for analyser mv. Konsulenten er ansvarlig for innkallelse til møter og møtene skal holdes i Kundens lokaler. Når en av partene finner det nødvendig, kan han med minst 3 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 6

7 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 5. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 6.1 Vederlag Prisene skal oppgis i NOK og inkludere merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter og gebyrer. Sjøfartsdirektoratet vil ikke akseptere andre påslag eller gebyrer på prisen. Prisen skal være inkludert og være spesifisert på fakturaen. Det vises for øvrig til konkurransegrunnlagets punkt Leverandøren bes sette inn sin analysepris pr. flaske nedenfor. Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Alt. 1) Fastpris pr. analyse (pr. flaske/prøve) i NOK inkl. mva. Fast analysepris pr. prøve,- NOK Fast verifikasjonspris pr. analyse,- NOK Analyseprisen inkludere analyse av prøve, rapportering om prøveresultat, retur av nye prøveflasker 100 ml. og retur av innsendt sikkerhetssylinder for forsendelse. Utlegg, reisetid, reise- og diettkostnader dekkes ikke i forbindelse med oppdrag under avtalen. Leverandøren kan ikke kreve betalt for ytterligere tjenester i henhold til denne avtalen. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter fakturadato. Eventuelle fakturagebyr vil ikke bli dekket. For kjøp av løpende tjenester/analyser skal fakturering skje etterskuddsvis pr. mnd. Fakturaen skal inneholde merking av hvilke prøver som er analysert. Alle prøver analysert i det enkelte år skal faktureres innenfor samme år. Det vil si at siste faktura skal sendes inn senest 10. desember hvert enkelt år. Fakturaadresse for Sjøfartsdirektoratet er: Fakturamottak DFØ Postboks Hamar Ref. Sjøfartsdirektoratet 7

8 Faktura skal merkes med referansenummer 1280XXX Øvrige betalingsvilkår: Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. 8

9 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 9

10 Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder 10