Konkurransegrunnlag Utredning om allmennhetens bruk av utmark i Finnmark. Tilbudsfrist: 15. april 2010, Klokken 12:00

Transkript

1 Forside Konkurransegrunnlag Utredning om allmennhetens bruk av utmark i Finnmark Tilbudsfrist: 15. april 2010, Klokken 12:00 Finnmarkskommisjonen inviterer med dette leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av utredning om allmennhetens bruk av utmark i Finnmark. Anskaffelsen er kunngjort på og kan lastes ned fra finnmarkskommisjonens internettsider: 1

2 Innholdsfortegnelse Del 1 Betingelser for konkurransen Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang og varighet Dokumentstruktur Tentativ fremdriftsplan (kan fravikes) Oppdragsgivers kontaktperson Krav til leverandøren Generelt om dokumentasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers tilleggskrav i denne konkurransen Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Priser Forbehold Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud skal bestå av Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandør Forhandlinger Avgjørelsen av konkurransen Tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling... 7 DEL 2 Kravspesifikasjon...8 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget... 8 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen DEL 3 Generelle avtalevilkår eget vedlegg 2

3 Del 1 Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Finnmarkskommisjonen er oppnevnt med hjemmel i finnmarksloven 17. juni 2005 nr. 85 for å kartlegge eksisterende bruks- og eierrettigheter til Finnmarkseiendommens grunn som folk i Finnmark har ervervet med grunnlag i langvarig bruk. Kommisjonen har etter finnmarksloven 32 et selvstendig ansvar for sakens opplysning. En kan derfor ikke alene basere seg på innkomne meldinger om rettigheter og hva partene måtte anføre for å underbygge disse, men vil også måtte kartlegge bruk og rettsoppfatninger i de aktuelle områdene på selvstendig grunnlag. For å få til en mest mulig fullstendig rettighetskartlegging, forutsetter lovens forarbeider at kommisjonen ved behov kan og bør iverksette ulike typer av sakkyndige utredninger. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Denne konkurransen reguleres av lov om offentlige anskaffelser (lov av 16. juli 1999 nr. 69), og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser del 1. Anskaffelsens anslåtte verdi er på kr inkl. mva. Anskaffelsen er under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Anskaffelsen følger prosedyren for konkurranse med forhandlinger. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater forhandlinger. Konkurransen gjennomføres i ett trinn. Det vil si at alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen skal levere dokumentasjon på kvalifikasjoner og tilbud. Anskaffelsen er kunngjort på Anskaffelsens formål Finnmarkskommisjonen ber om tilbud på en generell utredning om allmennhetens bruk av utmark i Finnmark. Utredningen skal gi en beskrivende fremstilling av allmennhetens bruk av utmark i Finnmark og dens utvikling fra nyere tid (2010), og så langt tilbake i tid som det finnes historisk kildemateriale for, begrenset til de siste år. Allmennhetens bruk er i denne sammenheng definert som, den bruk en ikke begrenset krets av personer har utøvd eller utøver over utmark i Finnmark. Den bruk som mindre lokale grupperinger har utøvd i sitt nærområde, omfattes ikke av ovennevnte definisjon. Utredningen vil være en del av bakgrunnsmaterialet, for de vurderinger kommisjonen foretar når det gjelder bruks- og eierrettigheter til grunn i Finnmark jfr. finnmarksloven 29. 3

4 1.4 Anskaffelsens omfang og varighet Av hensyn til fremdriften i kommisjonens arbeid skal utredningen leveres innen 1. desember Dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1 Betingelser for konkurransen Del 2 Kravspesifikasjon og bilag Del 3 Generelle avtalevilkår 1.6 Tentativ fremdriftsplan (kan fravikes) Milepæl Dato Kunngjøring 1. mars 2010 Frist til å stille spørsmål 7. april 2010 Innleveringsfrist for tilbud 15. april 2010, klokken 12:00 Åpning av tilbudene 15. april 2010 Evaluering av innkomne tilbud april Forhandlinger april 2010 Innstilling 5. mai 2010 Klagefrist 20. mai 2010 Kontraktssignering 27. mai Oppdragsgivers kontaktperson Tom Sottinen, pr. telefon eller pr. e-post tom.sottinen@domstol.no 2. Krav til leverandøren 2.1 Generelt om dokumentasjonskrav Dokumentasjon skal være vedlagt tilbudet. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises, jf. forskrift for offentlige anskaffelser. Tilbyder har ansvar for at eventuelle underleverandører oppfyller samme krav. 2.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet: skatte- og avgiftsattester, nyere enn 6 måneder. - Mva-attest fra skattefogden (RF-1244) - Skatteattest fra kemner (RF-1244) utfylt HMS-egenerklæring av tilbyder, jf. vedlagt skjema. 4

5 2.3 Oppdragsgivers tilleggskrav i denne konkurransen Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Firmaattest 3. Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren og påført firmaets navn. I tilbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er leverandørens kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 2. Tilbudet skal oversendes i lukket og merket forsendelse. 3. Forsendelsen skal være merket: Tilbud om utredning av allmennhetens bruk åpnes kun av Tom Sottinen. 4. Tilbudet skal leveres på norsk eller samisk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller per post, jf. punkt Tilbudet skal leveres i to eksemplarer. 7. Tilbudet skal ikke avgis elektronisk. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 15. april 2010, klokken 12:00. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen. Dette gjelder også for tilbud som blir sendt per post. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudene til 15. oktober Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postaddresse: Finnmarkskommisjonen Postboks 24, 9846 TANA Gateaddresse: Diggevisti Tinghuset 9845 Tana 3.5 Priser Tilbudets totalpris skal oppgis i eget prisbilag, jf. del 2 bilag 5. Dersom leverandøren ønsker å spesifisere andre priser ut over det som fremgår av bilaget, skal disse prisene identifiseres og gis i bilaget. 5

6 Ved motstrid mellom opplysningene i prisbilaget og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. 3.6 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold dersom disse er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold, som etter oppdragsgivers oppfatning er vesentlige, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 3.7 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endre inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud skal bestå av 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner a) skatte- og avgiftsattester jf. punkt 2.2 b) HMS-egenerklæring jf. punkt 2.2 c) CV på tilbudt personell jf. punkt 5.1 d) annen etterspurt dokumentasjon jf. punkt Tilbud i form av utfylte bilag, jf. konkurransegrunnlagets del 2 Oppdragsgivers krav og veiledning til hvordan bilagene skal fylles ut fremgår av det enkelte bilaget. 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 15. april Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 4.3 Avvisning av leverandør Oppdragsgiveren har til plikt å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen de fastsatte fristene, og de leverandører 6

7 som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. 4.4 Forhandlinger Oppdragsgiver vil kun forhandle med leverandører som ikke er avvist etter punkt Oppdragsgiver forholder seg retten til å gjennomføre forhandlinger i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene. Eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. 5. Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Totalpris 2. Kvalitet, herunder: Faglige kvalifikasjoner på tjenesteutførende personell. Forskerkompetanse og erfaringer fra liknende oppdrag, vil bli positivt vektlagt. Faglige kvalifikasjoner må dokumenteres av tilbyder, med vedlagt CV på tilbudt personell (personer som skal yte tjenesten for leverandøren) i tilbudet. Tilbyders løsningsforslag på oppdragsgivers kravspesifikasjon (Del 2, bilag 1). Kriteriene er ikke oppstilt i prioritert rekkefølge. 5.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes det tidspunktet begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 7

8 DEL 2 Kravspesifikasjon Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Anskaffelsens formål (jf. del 1 punkt 1.3) Finnmarkskommisjonen ber om tilbud på en generell utredning om allmennhetens bruk av utmark i Finnmark. Utredningen skal gi en beskrivende fremstilling av allmennhetens bruk av utmark i Finnmark og dens utvikling fra nyere tid (2010), og så langt tilbake i tid som det finnes historisk kildemateriale for, begrenset til de siste år. Allmennhetens bruk er i denne sammenheng definert som, den bruk en ikke begrenset krets av personer har utøvd eller utøver over utmark i Finnmark. Den bruk som mindre lokale grupperinger har utøvd i sitt nærområde, omfattes ikke av ovennevnte definisjon. Utredningen vil være en del av bakgrunnsmaterialet, for de vurderinger kommisjonen foretar når det gjelder bruks- og eierrettigheter til grunn i Finnmark jf. finnmarksloven 29. Krav til utredningens innhold: Det skal fokuseres på allmennhetens bruk av utmark i Finnmark i dag, og tidligere tiders bruk så langt tilbake i tid som det finnes historisk kildemateriale for. Det skal utarbeides en beskrivelse av og oversikt over, brukens innhold, omfang og i hvilke geografiske områder bruken har funnet sted, samt hvilke grupper som har utøvd bruken. Det er særlig allmennhetens bruk av utmark til jakt, fangst og fiske, som skal beskrives og gis en oversikt over. Det avgrenses mot saltvannsfiske (fiske i sjø) og fiske i Tana- og Neidenvassdragene. Annen bruk av utmark til for eksempel bærplukking, soppsanking, ferdsel, skal så langt det lar seg gjøre beskrives. Tidsperioden er begrenset til de siste år. Beskrivelse av bruken og oversikt lengre tilbake i tid kan tas med, men er ikke nødvendig. Kommisjonen er kjent med at kildemateriale før 1945 kan være vanskelig tilgjengelig, og det bes om at det i tilbudet opplyses om hvordan dette tenkes løst av tilbyder. Utredningen skal så langt det lar seg gjøre inneholde fangststatistikker, antall registrerte brukere (for eksempel jegere/fiskere), hvor brukerne har vært bosatt og hvilke geografiske områder som har vært benyttet. Det skal oppstilles egne statistikker over brukere av allemannsrettigheter med geografisk tilhørighet i Finnmark, og øvrige steder. Det avgrenses mot vurderinger av hvilke tingsrettslige posisjoner den utøvde bruken eventuelt måtte kvalifisere for. Dette er forhold som det ligger til kommisjonen å ta stilling til. 8

9 Organisering og systematikk: Det må komme klart frem av tilbudet hvordan tilbyder har tenkt å organisere arbeidet, herunder hvordan innsamlingen tenkes gjennomført og systematisert, i tillegg til en beskrivelse av metode og arbeidsverktøy. Det må særskilt beskrives hvilken metode tilbyder vil bruke i de tilfeller hvor dokumentasjonen er basert på muntlig materiale. Tilbyder må videre beskrive hvordan man vil ivareta utfordringer i forbindelse med flerspråklighet. Bemanning for oppdraget: I tilbudet skal det gjøres rede for oppdragets bemanning, med navn og CV for personer som skal utføre oppdraget. Rapportering: Det stilles krav om fremdriftsrapportering. 9

10 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) 10

11 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for Oppdraget. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Fremdriftsplan for Oppdraget: (Fylles ut med aktuelle leveranser, delleveranser og aktiviteter med tilhørende tidsplan, oppstartsdato og leveringsdag for leveransene) Avtalen punkt (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Avtalt ferdigstillelsesdato 11

12 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Adresse Telefon E-post For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette virkedager/uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 4.2 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde 12

13 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 5. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 6.1 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Vederlag Prisen oppgis i norske kroner inklusive merverdiavgift. Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Fastpris Kontraktssum Beløp inkl. mva Utlegg I tillegg til avtalt vederlag, skal Kunden refundere Konsulentens dokumenterte utlegg til: (Fylles ut dersom partene avtaler at utlegg skal dekkes, og her spesifiseres det hvilke utlegg som er omfattet) Satser for reise- og diettkostnader Reise- og diettkostnader skal dekkes etter følgende satser: (Fylles ut dersom partene avtaler at Statens satser ikke skal legges til grunn) Reisetid I tillegg til avtalt vederlag kan Konsulenten fakturere medgått reisetid: (Hovedregelen er at reisetid ikke faktureres. Reisetid kan derfor bare faktureres hvis det er avtalt. Fylles ut dersom det er aktuelt å betale for reisetid) For reiser til og fra Konsulentens lokaler til Kunden i forbindelse med Bistanden For reiser til og fra møter på Kundens vegne Annet (spesifiseres) (Det kan evt spesifiseres minimum og maksimum reisetid) Avtalen punkt 462 Fakturering (AVTALES MELLOM TILBYDER OG OPPDRAGSGIVER FØR KONTRAKTSINNGÅELSE) (Fyll ut dersom det er avtalt annet enn fakturering etterskuddsvis per måned) Betaling etter medgått tid: (Fylles ut dersom betaling for regningsarbeidet ikke skal foretas fortløpende for arbeid utført i løpet av én kalendermåned). Fakturadato (dato) 13

14 Fakturadato (dato) Fastpris: (Fylles ut dersom honoraret skal betales avdragsvis. Velg aktuelt alternativ). Alt. 1) Honoraret betales i henhold til følgende betalingsplan på grunnlag av det arbeid som er utført i løpet av én kalendermåned: Fakturadato hver måned Alt. 2) Honoraret betales i avdrag i henhold til følgende betalingsplan på grunnlag av det arbeid som er utført i løpet av (periode) Fakturadato Fakturadato (dato) (dato) Fakturaadresse: Faktura skal merkes med referansenummer navn Avtalen punkt 6.5 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Prisendringer Avtalt prisendring: Timepris kan endres i henhold til følgende indeks: (Fylles ut dersom partene avtaler regulering etter annen indeks enn konsumprisindeksen, f. eks lønnsindeks for bransjen) Avtalen punkt (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Dagbot ved forsinkelse (Fylles ut dersom det avtales andre dagbotsatser og/eller annen løpetid for dagboten enn det som følger av avtalen) Avtalt dagbotsats er % av samlet vederlag for leveransen eller antatt totalt honorar, eksklusive merverdiavgift Dagboten løper i kalenderdager Makismal dagbot er begrenset til kalenderdager eller % av samlet vederlag eksklusive merverdiavgift eller antatt totalt honorar 14

15 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 15

16 Bilag 7 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder 16