Kontrakt 2016/114 Avrop på rammeavtale for skannere og tjenester knyttet til elektronisk opptelling av stemmesedler (skanning)

Transkript

1 Kontrakt 2016/114 Avrop på rammeavtale for skannere og tjenester knyttet til elektronisk opptelling av stemmesedler (skanning) Bilag til Avtalen

2 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Grunnlagsmateriale/resultat av Oppdraget Avtalen punkt 3.2 Bruk av standarder/metoder...4 Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Avtalen punkt 3.5 Fri programvare...7 Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Fremdriftsplan for Oppdraget: Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse...8 Bilag 4: Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Leverandørens underleverandører Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår: Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Avtalen punkt 5.1 Møter...10 Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Avtalen punkt 6.2 Fakturering Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse...12 Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten...13 Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen...14 Bilag - Side 2 av 14

3 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Valgdirektoratet har inngått rammeavtale på vegne av fylkeskommuner og kommuner for trykking av stemmesedler med tilhørende kvalitetssikring opp mot EVA til Stortingsvalget i Alle 19 fylkeskommuner som gjennomfører Stortingsvalg kan gjøre avrop på rammeavtalen. Rammeavtalen kan også benyttes av kommuner som skal bestille stemmesedler til ekstraordinære kommunestyrevalg grunnet kommunesammenslåing. Dette gjelder i 2017 ekstraordinært kommunestyrevalg i Nøtterøy og Tjøme kommune. For å sikre at de trykte stemmesedlene tolkes korrekt ved skanning, må det installeres skanningklienter hos trykkeriet som det utføres testskanning mot fortløpende under trykkingen av stemmesedler. Leverandøren må gjennomføre installasjon av skanningløsning (programvare og utstyr) med alle relevante skannermodeller hos trykkeriet Kunden har avtale med, slik at stemmeseddelproduksjonen kan testes og kvalitetssikres under trykking. Testingen skal omfatte og avdekke alle mulige varianter av feil for samtlige listeforslag/valg, posisjoneringsfeil av innhold, mangelfull trykkvalitet og lignende. Kvalitetssikringen må derfor bestå av både compliance-tester for alle mulige stemmeseddelutfall, så vel som optisk verifikasjon av kvalitet. Oppdragsgiver tar ansvar for at tilstrekkelig opplæring gis i forkant. 1.1 Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Beskrivelse av Kundens behov for Oppdraget: Testskanningen som skal utføres har ikke volum eller samtidighet som viktige parametere, derfor kan oppsettet med fordel være så enkelt som mulig. Hver skannermodell som det er behov for å teste på settes opp mot én frittstående datamaskin i trykkeriet (liten installasjon), slik at de tre EVA Skanning-applikasjonene og databasen ligger på en og samme datamaskin. Klientene bør fungere mot internett i samme grad som en klient med EVA Jobbstyring vil gjøre ute hos en kommune eller fylkeskommune. Følgende skannermodeller skal settes opp i trykkeriet: Canon DR-G1130 eller tilsvarende Fujitsu FI-5950C eller tilsvarende Valgdirektoratet ser helst at leverandøren stiller med eller anskaffer disse skannermodellen selv. Oppdragets omfang er dermed å anskaffe og sette opp maskinvaren (skannere, datamaskiner, nettverk), installere nødvendig programvare på disse to klientmaskinene, konfigurere ett sett ReadSoft-maler mot en Canon-skanner og ett annet sett maler mot en Fujitsu-skanner, samt teste og verifisere at oppsettet fungerer for alle aktuelle stemmeseddelmaler. Valgdirektoratet vil sørge for valgkonfigurasjon til dette oppsettet. Leverandøren bes selv å foreslå en adekvat akseptansetest av installasjonen. Følgende stemmeseddelmaler må håndteres for samtlige skannere: Stortingsvalgvalg (enkeltfals) Kommunestyrevalg (dobbeltfals for kommuner med 50 eller flere kandidater på stemmesedlene) Kundens krav til Oppdraget: Anskaffe og sette opp maskinvaren (skannere, datamaskiner, nettverk), installere nødvendig programvare på disse to klientmaskinene, konfigurere ett sett ReadSoft-maler mot en Canon-skanner og ett annet sett maler mot en Fujitsuskanner, samt teste og verifisere at oppsettet fungerer for alle aktuelle stemmeseddelmaler. Sluttresultatet av Oppdraget er: Bilag - Side 3 av 14

4 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Testingen skal ha omfattet og avdekket alle mulige varianter av feil for samtlige listeforslag/valg, posisjoneringsfeil av innhold, mangelfull trykkvalitet og lignende. Kvalitetssikringen må derfor bestå av både compliance-tester for alle mulige stemmeseddelutfall, så vel som optisk verifikasjon av kvalitet. 1.2 Grunnlagsmateriale/resultat av Oppdraget Testingen skal dokumenteres gjennom testrapporter som skal meddeles Valgdirektoratet på minst ukentlig basis. Testrapportene skal tilsendes følgende e-postadresse: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx Testrapporten skal inneholde: Generell fremdrift på antall sedler testet og hvor mange stemmeseddelutfall som er dekket (på fylkesnivå og per skanner) Hvor mange sedler som har kommet til verifisering Dersom antall og tolkede partier ikke stemmer med forventet resultat Generelle avvik, enten tilknyttet system, tolkning, eller kvalitet på stemmesedlene - Hvor mange sedler som eventuelt måtte trykkes på nytt grunnet avvik Leverandør skal i tillegg være tilgjengelig på telefon/e-post dersom det skulle oppstå skannertekniske problemer med oppsettet. Dette gjelder problemer som ikke direkte skyldes feil eller mangler i direktoratets egen programvare. 1.3 Avtalen punkt 3.2 Bruk av standarder/metoder Oppsett og installasjon Installasjon og oppsett av EVA Skanning mot to ulike skannere: Én Canon DR-G1130 eller tilsvarende Én Fujitsu FI-5950C eller tilsvarende Skannerne skal settes opp mot hver sin frittstående klientmaskin som kjører hele systemet inkludert databasen. Det må derfor også installeres og settes opp en passende versjon av Microsoft SQL Server på klientmaskinene. Leverandør bes foreslå slik versjon, samt oppgi eventuell pris på lisenser for denne. Klientmaskinene skal ha tilgang til internett i samme grad som leverandøren setter opp for EVA Jobbstyring-klientene ute hos kommunene og fylkeskommunene. Leverandøren skal involvere Valgdirektoratet i akseptansetest av installasjonen. Leverandøren bes foreslå utformingen av denne akseptansetesten. Det installerte systemet skal kunne oppgraderes vha. leverandørens løsning for utrulling, på samme måte som alle andre installasjoner ute hos kommunene og fylkeskommunene. Kvalitetssikring Stemmeseddelmalene har flere detaljer som skal sikre effektiv maskinell tolkning av stemmesedlene ved skanning. Hver mal har et unikt sett med styremerker (vinkler og T-tegn i ulike orientering) der nøyaktig størrelse og posisjon må ivaretas, og etter trykk må det testes at stemmesedlene fortolkes som riktig mal. Posisjonering av felter for personstemmer og såkalte slengere er relative til styremerkene, og må være så nøyaktig at ikke uforholdsmessig mange stemmesedler går til manuell verifisering. Feltet for 22-sifret stemmeseddelnummer og 8-sifret individuell stemmeseddel-id og 2-sifret stemmeseddeltype-id må også kunne tolkes entydig etter trykking. For å gjennomføre overnevnte testing skal oppdragsgiver sette opp en installasjon av programvaren EVA Skanning, der Leverandør så tester Bilag - Side 4 av 14

5 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget på relevante skannermodeller, som per i dag er av merkene Canon og Fujitsu. Oppdragsgiver tar ansvar for at tilstrekkelig opplæring gis. Leverandøren skal ha ansvar for jevnlig testskanning for å se til at det ikke har oppstått forskyvninger eller andre uhensiktsmessigheter som vanskeliggjør den automatiske fortolkningen. For å unngå svinn i produksjonen er det ikke nødvendig å foreta endringer/rettinger på stemmeseddelen. Kontrollen må likevel i alle fall dekke risiko knyttet til forskyvning i ruter for avkrysninger eller nummereringer (stortingsvalg), tabell for slengere (kommune- og fylkestingsvalg), seddelnummer og seddel-id. Sedler til kvalitetskontroll for hvert parti i hvert fylke eller kommune skal plukkes ut fra forskjellige faser i trykkeprosessen, altså at sedlene som gjennomgår test kommer fra både starten, midten, og slutten av trykkingen. Stemmeseddelbunke Alle stemmesedlene i bunken som skal kontrolleres skal ikke ligge samme vei. De skal snus og vendes slik at noen ligger med: - stempelsiden opp, og selve stempelsiden lengst inn mot skanneren - stempelsiden opp, og selve stempelsiden lengst ut fra skanneren - partinavnsiden opp, og selve partinavnet lengst inn mot skanneren - partinavnsiden opp, og selve partinavnet lengst ut fra skanneren Dette for i størst mulig grad å få kontrollert at styremerkene er korrekte og uten smuss. Hvis styremerkene ikke er korrekte vil systemet ikke klare å gjenkjenne seddelen i det hele tatt. Kontroller at det er 1 cm igjen i topp og bunn på sedlene som ikke er perforert for å unngå at sidene på stemmeseddelen lett kan rives fra hverandre. Bilag - Side 5 av 14

6 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Kvalitetskontroll steg for steg Eksempel: Du skal teste et sett med stemmesedler for Buskerud fylke 1. Start nødmodus ved å velge fylket Buskerud 2. Logg inn i EVA Jobbstyring med nødmodus 3. Start endelig telling for Buskerud fylke i en vilkårlig tellekategori (f.eks forhåndsstemmer ordinære) 4. Hent ut strekkodeinformasjon fra EVA Jobbstyring 5. Logg inn i EVA Skann med nødmodus og sett inn strekkodeinformasjon 6. Skann alle sedler som skal testes og lagre kassen 7. Logg inn i EVA Verifiser med nødmodus og sjekk om noe må verifiseres 8. Ferdigstill tellingen i EVA Jobbstyring og lagre resultatet til fil lokalt på disk. 9. Start programmet «Valg.EVA.Skanning.TransferZipFileReader.exe» og velg filen du nettopp lagret ved å klikke på «Load transfer file» 10. Sjekk at antall sedler og tolket parti stemmer med forventet resultat 11. Gi tilbakemelding til trykkeriet og rapporter til Valgdirektoratet med resultatet av kvalitetskontrollen Sedlene har god nok kvalitet dersom: Ingen sedler kommer til verifisering Antall sedler og tolkede partier stemmer med forventet resultat Resultatfilen i TransferFileZipReader inneholder kun Count xml data hvor ingen sedler er modifiserte (Modified: 0) Prosedyre dersom seddelkvaliteten underkjennes Dersom seddelkvaliteten underkjennes har Leverandøren mandat fra Kunden til å ta kontakt med trykkeriet for å stanse stemmeseddelproduksjonen og initiere ny trykkerunde. Dette er under forutsetningen om at feilen er verifisert og anerkjent som en feil hos trykkeriet selv. Prosedyre: 1. Verifisere at feilen er hos trykkeriet 2. Leverandøren kontakter trykkeriet for å stanse stemmeseddelproduksjonen 3. Leverandøren initierer en ny trykkerunde så snart feilen er rettet 4. Leverandøren rapporter om det inntrufne i den ukentlige testrapporten under punktet: «Generelle avvik, enten tilknyttet system, tolkning, eller kvalitet på stemmesedlene» og angir samtidig eventuelt hvor mange sedler som eventuelt måtte trykkes på nytt grunnet avvik dersom dette er aktuelt. Bilag - Side 6 av 14

7 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) 2.1 Avtalen punkt 3.5 Fri programvare Denne leveranser omfatter ikke fri programvare. Bilag - Side 7 av 14

8 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan 3.1 Fremdriftsplan for Oppdraget: Tentativ oppstartdato er 15. juni. Testskanning vil skje fortløpende mens stemmesedler blir trykket i trykkeriet. Leveringsdag for leveransen er tentativt satt til 1. august, gitt at alle stemmeseddelutfall innen denne datoen har blitt trykket og skannet. Oppdraget er derfor satt med følgende tidsrom: medio juni til 1. august (cirka seks uker med åtte arbeidstimer per dag). Vi minner om at testingen fortløpende skal dokumenteres gjennom testrapporter som skal meddeles Valgdirektoratet på minst ukentlig basis. Les mer om innholdet i testrapportene under «Grunnlagsmateriale/resultat av Oppdraget». 3.2 Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: 10. august. Bilag - Side 8 av 14

9 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilag 4: Administrative bestemmelser 4.1 Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Knut Magne Watne Tittel: Avdelingsleder Valggjennomføring Adresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg Telefon: E-post: xxxx.xxxxx.xxxxx@xxxx.xx For Leverandøren Navn: Tittel: Adresse: Telefon: E-post: Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 5 virkedager i forkant. 4.2 Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Leverandøren bes spesifisere ressurs(er) til å gjennomføre leveransen. Kunden ber om at det sendes CV for aktuelle ressurs(er). Aktuelle ressurs(er) må påberegne telefonintervju. 4.3 Leverandørens underleverandører Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org.nr. Leveranseområde 4.4 Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår: Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) Bilag - Side 9 av 14

10 Bilag 4 Administrative bestemmelser 4.5 Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr. Leveranseområde Andvord Grafisk AS Trykking av stemmesedler 4.6 Avtalen punkt 5.1 Møter Intet særskilt avtalt. Bilag - Side 10 av 14

11 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser 5.1 Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger Prisliste (angitt i NOK eks. mva, levert med DDP hvor relevant) i henhold til rammeavtalen. NB: Oppgi pris per enhet for en seks ukers periode Leie én Canon DR-G1130 eller tilsvarende Valuta (NOK) Pris/enhet (eks. mva) Kommentar Leie én Fujitsu FI-5950C eller tilsvarende Leie to PC er Annet nødvendig utstyr (spesifiser og legg til linjer under ved behov) Merk: det skal være to skannerstasjoner Installasjon, konfigurasjon, oppsett og test av programvare Tilstedeværelse av nødvendig antall ressurser i seks uker Eventuelle tillegg for overtid eller andre former for økt beredskap Totalpris for hele tjenesten Satser for reise- og diettkostnader: Reise- og diettkostnader skal dekkes etter følgende satser: Statens satser gjelder. Bilag - Side 11 av 14

12 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Reisetid: I tillegg til avtalt vederlag kan Konsulenten fakturere medgått reisetid i henhold til statens satser og retningslinjer: Reisetid Kommentar For reiser til og fra Konsulentens lokaler til Kunden i forbindelse med Bistanden For reiser til og fra møter på Kundens vegne For reiser til og fra hotell Annet? (Spesifiser) 5.2 Avtalen punkt 6.2 Fakturering Faktura skal leveres elektronisk på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. For mer informasjon om hvordan komme i gang med levering av elektronisk faktura, se DFØ sin hjemmesider Faktura til Valgdirektoratet Valgdirektoratets elektroniske fakturaadresse er (org. nr.): Faktura skal merkes med følgende: Avtalereferanse: Fakturareferanse: 2016/114 Avrop rammeavtale for skannere og tjenester 3630COST Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller Avtalens krav 5.3 Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Prisene er faste i avtaleperioden. 5.4 Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse I tråd med avtalens bestemmelser. Bilag - Side 12 av 14

13 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6: Punkt Endringer i den generelle avtaleteksten Erstattes med Bilag - Side 13 av 14

14 Bilag 6 Endringer i avtalen etter avtaleinngåelsen Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Nr. Dato Endringen gjelder Bilag - Side 14 av 14