UTKAST. Rammeavtale for kjøp av biler Statens naturoppsyn Miljødirektoratet...

Transkript

1 UTKAST Rammeavtale for kjøp av biler Statens naturoppsyn Miljødirektoratet... Trondheim.2014

2 INNHOLDSFORTEGNELSE KONTRAKT / RAMMEAVTALE - PARTENE... 3 UNDERSKRIFTSIDE ALMINNELIGE BESTEMMELSER RAMMEAVTALENS FORMÅL RAMMEAVTALENSVARIGHET RAMMEAVTALENS DOKUMENTER OG RANGORDNING PARTENES REPRESENTANTER BETINGELSER FOR AVTALEN EVALUERING AV AVTALEN BRUKERE AV AVTALEN PERSONLIG BRUK AV DENNE AVTALE REKLAME/OFFENTLIGGJØRELSE LEVERINGSBETINGELSER LEVERINGSSTED FORSINKET LEVERING HEVING AV KJØPET FRIST FOR ENDRING OG AVBESTILLING T I L D E L I N G A V K O N T R A K T E R OGBESTILLINGSRUTINER VED KJØP BILER Krav til leverandør Krav til bestiller STATISTIKK BETALINGSBETINGELSER Forskudd Elektronisk fakturering KONTAKT MELLOM LEVERANDØR OG SBU OPPFØLGINGSMØTER REKLAMASJONSFRIST HEVING/MISLIGHOLD AV RAMMEAVTALEN ENDRINGER PÅ LEVERANDØRENS SIDE FORCE MAJEURE TVISTER...10 Side 2 av 10

3 KONTRAKT / RAMMEAVTALE - PARTENE Denne kontrakt / avtale er inngått xx.xx.2014 vedrørende: Kjøp av biler til Statens naturoppsyn (SNO) Miljødirektoratet Mellom partene: SNO ("Kunden") på den ene side, og: (2) (Leverandørnavn) (Org.nr.: NO xxx xxx xxx) (Adresse) (Adresse) ("Leverandøren ), på den annen side. Side 3 av 10

4 UNDERSKRIFTSIDE Kontrakten / rammeavtalen er underskrevet i to eksemplarer, hvorav ett beholdes av hver av partene. Trondheim, xx.xx.2014 (Leverandøren) NN Tittel Statens naturoppsyn (SNO) xx xx direktør Side 4 av 10

5 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 RAMMEAVTALENS FORMÅL Formålet med denne rammeavtale er å legge forholdene til rette for at Statens naturoppsyn (SNO) skal kunne få dekket det bilbehov som er omfattet av avtalen. Alle biler som skal leveres innenfor denne rammeavtalen skal leasingfinansieres, og leases via Volkswagen Møller Bilfinans. Volkswagen Møller Bilfinans forbeholder seg retten til å kredittvurdere og godkjenne utleverende forhandler med hensyn til gjenkjøpsansvaret. Rammeavtalen omfatter anskaffelse av Liten og mellomstor varebil Pick- up (stryk det som ikke passer) 1.2 Varighet Avtalen trer i kraft når den er underskrevet av begge parter og gjelder i 2 år med opsjon for SNO på forlengelse i 1 år. 1.3 RAMMEAVTALENS DOKUMENTER OG RANGORDNING Foruten konkurransegrunnlag og leverendørenes tilbud, består rammeavtalen av dokumenter som fremkommer av tabellen nedenfor. Dersom det foreligger motstrid mellom dokumentene i denne rammeavtale skal de gis prioritet i oppgitte rekkefølge, med mindre annet uttrykkelig er spesifisert. Dersom det er avtalt endringer etter avtaleinngåelsen gjelder disse foran de øvrige bilagene. Eventuelle endringer eller tillegg til den avtale ytelsen skal gjøres skriftlig. Dokument Dette dokumentet Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Innhold Den generelle avtaleteksten Kravspesifikasjon Tilbudsskjema Administrative bestemmelser Endringer etter avtaleinngåelsen 1.4 PARTENES REPRESENTANTER Partenes representanter som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen er angitt i bilag 3. Side 5 av 10

6 2. BETINGELSER FOR AVTALEN 2.1 EVALUERING AV AVTALEN Evaluering av avtalen skal skje i avtaleperioden, i forbindelse med oppfølgingsmøter og etter nærmere avtale mellom partene. 2.2 BRUKERE AV AVTALEN Brukere av avtalen vil være Statens naturoppsyn Miljødirektoratet. 2.3 PERSONLIG BRUK AV DENNE AVTALE Ansatte hos SNO/ Miljødirektoratet skal ikke oppnå noen personlige fordeler ved denne avtale. Betingelser oppnådd i denne avtale skal ikke kunne benyttes ved private kjøp. 2.4 REKLAME/OFFENTLIGGJØRELSE Begge parter har en gjensidig plikt til å markedsføre avtalen internt i sine organisasjoner og gi informasjon om innhold og eventuelle endringer i avtalen som kan ha betydning for bruken av avtalen. Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne avtalen, med mindre SNO/ Miljødirektoratet har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt. Alle utsendelser vedrørende denne avtalen skal forevises SNO/ Miljødirektoratet. Lokale aktiviteter fra leverandørens avdelingskontorer/forhandlere kanaliseres til SNO/ Miljødirektoratet via leverandøren. Brosjyrer og prislister forutsettes utarbeidet i samarbeid mellom leverandøren og SNO. Materiellet skal inneholde tekniske spesifikasjoner og gi opplysninger om anvendelsesområde for tjenestene. Slikt materiell skal stilles til disposisjon uten omkostninger for brukerne av avtalen. Taushetserklæring skal underskrives dersom SNO finner dette nødvendig. 2.5 LEVERINGSBETINGELSER Det skal være like leveringsbetingelser hos samtlige forhandlere som tilbudet omfatter. Med dette menes at leverandøren bærer ansvaret for bilene frem til overlevering til SNO. 2.6 LEVERINGSSTED Biler skal overleveres SNO hos nærmeste forhandler, hvis ikke annet blir avtalt. Side 6 av 10

7 2.7 FORSINKET LEVERING HEVING AV KJØPET Bilen regnes ikke som overlevert før det er godkjent av SNO. Ved forsinket levering som ikke skyldes SNO eller som ikke kan henføres under force majeure, har SNO adgang til å kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. For biler skal dagmulkten, med mindre annet er avtalt, utgjøre 5 - fem - promille av avtaleverdien pr. påbegynt dag etter avtalt leveringstid, regnet av den totale pris for leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Ny dag regnes fra kl Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, begrenses til 15 % av den pris som er grunnlag for beregning av dagmulkten. Alternativ til dagmulkt vil være at selger stiller egnet lånebil gratis til disposisjon inntil bilen er overlevert. Dersom kjøper har vært berettiget til maksimal dagmulkt for noen del av leveransen, og denne del fortsatt ikke er levert, kan kjøper heve kjøpet. Hvis leverandøren ikke overholder sine leveringsforpliktelser betraktes forsømmelsen som vesentlig og kjøper kan med umiddelbar virkning heve kjøpet. 1.8 FRIST FOR ENDRING OG AVBESTILLING Eventuelle frister skal oppgis. 1.9 TILDELING AV KONTRAKTER OGBESTILLINGSRUTINER VED KJØP AV BILER Tildeling av leveranse Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen skal skje etter en minikonkurranse. Konkurransen gjennomføres i henhold til de prinsipper og kriterier som er beskrevet i konkurransegrunnlaget for rammeavtalen punkt 1.3.Der valgt leverandør ikke kan levere i henhold til kjøpers betingelser, kan tildeling av kontrakt gå videre til den leverandør som har inngitt det nest beste tilbudet osv. Om ingen av de tre leverandørene i rammeavtalen og innenfor de to ulike delene av rammeavtalen kan levere i henhold til kravspesifikasjon og nærmere fastsatte krav ved minikonkurranse, vil kjøper kunne gå ut i det åpne markedet. Følgende prinsipper legges til grunn ved gjennomføring: Alle leverandørene innenfor hver rammeavtale skal forespørres. Det skal utarbeides en enkel kravspesifikasjon for hvert avrop. Rammeavtaleleverandørene må kunne gi raske tilbud ved forespørsel. Det oppgis tildelingskriterier ved gjennomføring av hver minikonkurranse. Oppdragsgiver skal gi deltakerne en begrunnelse for valg av leverandør ved gjennomføring av minikonkurranser. Følgende kriterier blir vektlagt ved gjennomføring av minikonkurranser: Økonomi/Pris, dvs månedlig verditap over 3 år/ km Nærhet/avstand til godkjent merkeverksted/servicepunkt Kjøpers krav/behov for tekniske løsninger Kjøpers krav til leveransetidspunkt Krav til leverandør Leverandøren skal ha et godt system for ordrebehandling, oppfølging og informasjon til bestiller. Bestilling av biler skjer hos importøren/sentralleddet. Minimum 1 dedikert kontaktperson / funksjon Side 7 av 10

8 / enhet hos importøren/sentralleddet skal på heltid eller deltid motta og/eller effektuere bestillinger og være kontaktperson mot SNO. Staten er opptatt av at bestillinger og andre meldinger også skal kunne skje over Internett-baserte systemer for bestillinger og statistikkføring. Leverandøren må være villig til å delta i dette ved å bære eventuelle egne kostnader ved en slik tilslutning Krav til bestiller Bestilling skal minimum inneholde; Bestillers navn og adresse, fakturaadresse, leveringsadresse og bilens spesifikasjoner. Ordrebekreftelse og fakturering skjer i henhold til avtalte prosedyrer. Presentasjon, demonstrasjon og overlevering av biler skal skje ved nærmeste forhandler, eller som anført i bestillingen. Det er selgers ansvar å sørge for intern informasjon om prosedyrer slik at alt skjer i henhold til avtale STATISTIKK Leverandøren skal produsere omsetningsstatistikker for avtalen: Statistikken skal inneholde en samlet oversikt over hvor mange biler SNO har kjøpt i perioden, hvor stor den fakturerte omsetningsverdien har vært, og hvilke rabattbeløp etatene har oppnådd i NOK. Statistikk sendes SNO halvårlig innen for første halvår og innen 1.2. for annet halvår / totalt for forrige år PRIS OG BETALINGSBETINGELSER Alle biler som skal leveres innenfor denne rammeavtalen skal leasingfinansieres, og leases via Volkswagen Møller Bilfinans. Pris skal være avtalt på forhånd mellom partene. Prisen inkluderer samtlige kostnader. Prisen skal være avtalt inklusive merverdiavgift. Det aksepteres ikke fakturagebyr, ekspedisjonsgebyr eller andre former for gebyrer KONTAKT MELLOM LEVERANDØR OG SNO Partene skal holde hverandre underrettet om hvem som til en hver tid er deres representant(er). SNO ønsker å ha én representant å forholde seg til hos den enkelte leverandør for alle spørsmål vedrørende avtalen. Ved bytte av kontaktperson hos leverandør skal SNO informeres om dette. Tilsvarende skal SNO informere leverandørene om endring av kontaktpersoner OPPFØLGINGSMØTER Det skal holdes oppfølgingsmøter under avtaleperioden. Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene. Det forutsettes at leverandørens avtaleansvarlige og bestillingsansvarlige deltar på disse møtene. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter REKLAMASJONSFRIST Ved mislighold plikter den annen part å reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold. Lov om Kjøp av 13. mai 1998 kommer til anvendelse ved mislighold av denne avtalen. Side 8 av 10

9 1.15 HEVING/ MISLIGHOLD AV RAMMEAVTALEN Ved vesentlig mislighold kan den ene part heve rammeavtalen etter at den annen part har fått en rimelig frist til å rette de påklagede forhold uten å gjøre dette. Med rimelig frist menes den tid det vil ta og rette opp de påklagede forhold dersom arbeidet med dette igangsettes umiddelbart etter at manglene er påtalt. Med vesentlig mislighold fra leverandørens side menes: Grove feil og mangler i henhold til avtalt leveranse. Gjentatte feil og mangler ved leveranse, som er påtalt skriftlig. Vesentlige eller gjentatte forsinkelser i leveranser. Grove brudd på leverandørens kvalitetssikring av leveranse. Brudd på norsk lovverk i samband med leveranse. Tap av nødvendige godkjenninger i samband med avtalen, og brudd på forutsetningene for å levere tilbud til SNO Mislighold fra leverandørens side gir SNO rett til å holde betalingen tilbake, erstatning og heving av rammeavtalen uten kostnad. Avtalen kan for øvrig heves med umiddelbar virkning for det tilfelle det i samband med leverandørens virksomhet er åpnet gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller lignende ENDRINGER PÅ LEVERANDØRENS SIDE Hvis leverandører som omfattes av avtalen skulle fusjoneres eller fisjoneres, skal SNO informeres snarest mulig. Kontraktspartnere kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjennelse fra SNO FORCE MAJEURE I tilfelle force majeure herunder streiker/ lockout, krigshandlinger, brann og naturkatastrofer som er utenfor partenes kontroll bortfaller partenes forpliktelser så lenge tilstanden virker TVISTER Denne avtalen reguleres av norsk lov. Dersom det oppstår uenighet om fortolkning eller rettsvirkning av denne avtalen, skal tvistespørsmålet søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem innen 60 dager, fremmes tvisten og avgjøres ved Trondheim Tingrett. Side 9 av 10