HELSE, MILJØ SIKKERHET

Transkript

1 Loppa Kommune HELSE, MILJØ OG SIKKERHET HMS-hovedbok for Loppa kommune

2 1 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET HMS-POLITIKK I LOPPA KOMMUNE OVERORDNET HMS-MÅL I LOPPA KOMMUNE INNHOLD I HMS-HÅNDBOKEN FOR LOPPA KOMMUNE BESKRIVELSE AV VÅRT HMS-SYSTEM FUNKSJON TIL HMS-HÅNDBØKER OVERSIKT OVER HMS-BØKER I KOMMUNEN KRAV TIL DET SYSTEMATISKE HMS-ARBEIDET VED ENHETENE 4 2 ORGANISERING, ANSVAR OG MYNDIGHET ORGANISASJONSBESKRIVELSE AV LOPPA KOMMUNE ORGANISASJONSKART ANSVAR/MYNDIGHET OVERSIKT OVER VERNEOMBUD MED VERNEOMRÅDE OG AMU 8 3 LOVER OG FORSKRIFTER LOVER OG FORSKRIFTER SOM GJELDER FOR LOPPA KOMMUNE 9 4 TILSYN INTERNT TILSYN Tilsynsansvarlig Tilsynsoppgaver EKSTERN TILSYNSMYNDIGHET PERSONALPOLITIKK LOPPA KOMMUNE SOM IA-BEDRIFT OPPFØLGING AV SYKEMELDTE Handlingsplan IA-arbeid RUTINER VED RUSMIDDELBRUK/AKAN RUTINE FOR ANSKAFFELSE AV TERMINALBRILLER 15 6 HMS-DOKUMENTASJON MELDING OM ULYKKE OG NESTENULYKKE AVVIKSBEHANDLING RETNINGSLINJE FOR FOREBYGGING OG HÅNDTERING AV KONFLIKTER HÅNDTERING AV VOLD OG TRUSLER MOT ANSATTE VARSLING 21 7 KARTLEGGING VERNERUNDER OG UTARBEIDING AV HANDLINGSPLAN RISIKOVURDERINGER/RISIKOANALYSER BRANNVERN OPPLÆRING I HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Oversikt over ansatte som har deltatt på kurs OVERORDNET HANDLINGSPLAN FOR HMS Handlingsplan Møteplan for AMU ÅRLIG SYSTEMREVISJON AV HMS HÅNDBØKER 28 8 OVERSIKT OVER VEDLEGG 29 2

3 1 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 1.1 HMS-Politikk i Loppa kommune I Loppa kommune skal helse, miljø og sikkerhet være en naturlig del av den daglige drift. I alle våre tanker, beslutninger og handlinger skal HMS ligge til grunn. Det skal ikke være slik at HMS er noe man kun arbeider med ved tilsynsbesøk og vernerunder. HMS-politikk skal være en ledestjerne man strekker seg mot. I Loppa kommune skal ledelsen, i samarbeid med de ansatte, arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet med sikte på å fremme et godt og trygt arbeidsmiljø for alle ansatte beskytte mot helseskader og personulykker forhindre skader på Loppa kommunes bygninger og utstyr Satsing på helse, miljø og sikkerhet er ikke bare nødvendig for å forebygge helseplager og ulykker. Arbeidsmiljøet har også avgjørende betydning for kvaliteten på det arbeidet som hver enkelt utfører. Skal vi få den ønskede effekt av arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, må dette arbeidet rettes mot og tilpasses de utfordringer som finnes lokalt ved enhetene. 1.2 Overordnet HMS-mål i Loppa kommune Loppa kommune skal som arbeidsgiver legge til rette for trygghet og trivsel. Ansatte skal ha en forutsigbar framtid om eget arbeids- og tilsettingsforhold. Gjennomsnittlig nærvær skal ikke være lavere enn 93% Sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS Å bygge opp Loppa kommunes omdømme 1.3 Innhold i HMS-håndboken for Loppa kommune HMS-håndboken inneholder oversikt over ansvarsforhold, prosedyrer og retningslinjer for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i kommunen, samt oversikt over helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. HMS-håndboken beskriver kommunen sin internkontrollsystem for helse, miljø og sikkerhet og vil være et hjelpemiddel for å arbeide systematisk og planlagt med helse, miljø og sikkerhet i kommunen. Dokumentasjonen her er utviklet i tråd med interne ambisjoner og forskrift for internkontroll. 1.4 Beskrivelse av vårt HMS-system HMS-arbeidet skal dokumenteres i henhold til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Virksomheten skal: Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn å vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontroll for å sikre at den fungerer som forutsatt. I Loppa kommune ivaretas disse krav på følgende måte: Mål for helse-, miljø-, og sikkerhet i virksomheten Overordnet er dette ivaretatt av målene satt i kap. 1. Enhetene må selv lage seg lokale mål innen HMS for hva de ønsker å oppnå i sitt HMS-arbeid. (Handlingsplan) Ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling Kap 2 viser den overordnede ansvarsfordelingen innen HMS. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet innen HMS på enhetsnivå må enheten selv dokumentere. Kartlegging og risikovurdering: De enkelte enhetene skal kartlegge arbeidsmiljøet, og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Dette kravet blir ivaretatt ved gjennomføring av HMS vernerunder og risikovurderinger.(kap 7) Handlingsplanene som blir utarbeidet vil være dokumentasjon, samt eventuelle referater og utfylte sjekklister. 3

4 Rutiner og retningslinjer Enhetene skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt eller i medhold av HMSlovgivningen. Gjennomføring av risikovurderinger, vernerunder, arbeidsmiljøundersøkelser og kontinuerlig avviksmelding vil være viktige i dette arbeidet. Generelle rutiner og prosedyrer blir utarbeidet i felleskap med enhetene. Rutiner som vil være spesielle for enheten må enheten selv utarbeide. Internt tilsyn Kommunen må sentralt foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontroll systemet for å sikre at dette fungerer som forutsatt. Den enkelte leder er ansvarlig for å forbedre, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av internkontrollen av HMS. Det er viktig at det settes av tid og ressurser på alle nivå til å jobbe systematisk med HMS- arbeidet. Dette er ett lederansvar. All dokumentasjon skal samles i HMS håndboka. Systemansvarlig skal ha kopier og dokumentasjon for alle HMS-hendelser. Følgende er spesielt viktig: Skademelding, ulykker Sjekkliste vernerunde, Handlingsplaner Avviksrapport, oppfølging Opplæringsaktiviteter Rapport til Arbeidstilsynet All annen korrespondanse som omhandler HMS. Siste versjon av hovedboken skal finnes på alle verneområder i kommunen. I tillegg skal den elektroniske versjonen ligge på Hovedboken skal være komplett. Det er ikke tillatt å ta ut enkelte avsnitt eller deler av håndboken. Ny versjon av HMS-Hovedbok for Loppa kommune utkommer i forbindelse med hver revisjon av internkontroll systemet i kommunen. Leder er ansvarlig for at ny versjon settes inn i internkontroll håndboka på sitt verneområde. Alle sider i håndboken skal ha standard layout og vedlegg skal være særskilt merket. 1.5 Funksjon til HMS-håndbøker HMS-håndboken skal ivareta to hovedfunksjoner: 1. Håndboken skal være et hjelpemiddel for egenkontroll og fungere i praksis 2. Håndboken skal være dokumentasjon for virksomheten og tilsynsmyndighetene. 1.6 Oversikt over HMS-bøker i kommunen HMS-Hovedbok Loppa kommune HMS-Hovedbok Driftavdelingen HMS-Hovedbok Helse- og omsorgsetaten HMS-Hovedbok Oppvekst- og kulturetaten 1.7 Krav til det systematiske HMS-arbeidet ved enhetene Alle enheter skal ha en oversikt over hvordan ansvar og oppgaver innen HMS-området er fordelt ved enhetene. Alle enheter skal hvert år kartlegge arbeidsmiljøet ved å: utarbeide handlingsplan vedrørende HMS. følge opp handlingsplan vedrørende HMS. gjennomføre en eller flere HMS-runder (vernerunder), og fylle ut skjema for vernerunde i etterkant. foreta en årlig gjennomgang av HMS-arbeidet ved internt tilsyn og utarbeide statusrapport. Den enkelte enhet må med utgangspunkt i kartlegging av eget arbeidsmiljø og kommunens overordnede mål for arbeidsmiljø, utarbeide egne mål for arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Det må tilstrebes at målene er konkrete, tidfestet, målbare og at de danner grunnlag for handling. Tiltak vedrørende HMS skal synliggjøres i de ordinære aktiviteter. Enhetene skal ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal utføres. Enhetene skal sikre at nyansatte og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå skader og sykdom. Prinsipper for kommunens HMS-arbeid: 4

5 Medvirkning Medvirkning fra ansatte er en forutsetning for å lykkes i arbeidet med å utvikle arbeidsmiljøet. Metoder må velges slik at ansatte får muligheter til å påvirke det lokale HMS-arbeidet. Dette kan gjøres ved å fordele oppgaver og ved å involvere ansatte i kartleggings- og beslutningsprosessen. Informasjon Informasjon og opplevelse av å være informert har betydning for hvordan en opplever arbeidsmiljøet. Derfor er det viktig å gi alle ansatte god informasjon om HMS-arbeidet. I arbeidet med arbeidsmiljø ønsker vi stor grad av åpenhet. Ansatte bør bli informert om resultater etter HMS-runder og handlingsplaner 5

6 2 ORGANISERING, ANSVAR OG MYNDIGHET 2.1 Organisasjonsbeskrivelse av Loppa kommune Ordfører: Jan Erik Jensen Rådmann: Bjørnar Tollefsen Assisterende rådmann: Monika Olsen Hovedverneombud: Audhild Pettersen Revisor: Roald Antonsen Bedriftshelsetjeneste: Finnmark bedriftshelse 2.2 Organisasjonskart Kommunestyret Rådmann Ass. rådmann Administrasjonsseksjon Driftsavdelingen Levekårsseksjon Uteseksjon Renholdsseksjonen Brann og feiervesen Helse- og sosial Pleie- og omsorg Oppvekst- og kultur - Sosialkontor - Legestasjon - Fysioterapi - Helsesøster - Avd. sykehjem - Demensavd. - PU-tjenesten - Hjemmebasert omsorg - Psykiatri - Skole - Kulturskole - Barnehage - SFO - Bibliotek - Kultur - Ungdom 6

7 2.3 Ansvar/myndighet Fordeling av ansvar og oppgaver i Loppa kommunes HMS-arbeid: Rådmann Har det overordnede ansvar for HMS-arbeid i kommunen og fastsetter mål for hele virksomheten Sørge for at det etableres og vedlikeholdes et system for HMS-arbeidet Sørger for at mål, strategier og tiltak kommer med i det ordinære plansystemet Motiverer og delegerer ansvar og myndighet til sine underordnede ledere Sørger for tilstrekkelig opplæring i HMS- arbeidet til ledere og ansatte Etatssjefer Har det overordnede ansvar for HMS-arbeid i sin etat, fastsette mål for etaten Delegerer ansvar til ledere i avdelingene Iverksetter tiltak, tilrettelegger, motiverer og involverer sine medarbeidere i HMS-arbeidet Sørger for tilstrekkelig opplæring i HMS- arbeidet til ledere og ansatte i etaten Mellomledere I holdning og handling vise at HMS prioriteres og er viktig. Utarbeide mål for HMS-arbeidet, handlingsplaner og tiltak for egen avdeling, Iverksette tiltak, dokumentere rutiner og tiltak slik at fastsatte mål oppnås Foreta vernerunder sammen med verneombud, gjennomføre risikovurdering for sitt område Sørge for at de ansatte har nødvendig opplæring i HMS systemet og kjennskap til helsefarer ved arbeidet. Arbeidstakere Delta aktivt i planleggingen, i den daglige drift og i kartlegging med å finne gode løsninger for arbeidsmiljøet, medvirke ved de tiltak som igangsettes Bidra til fellesskap, trivsel og omsorg på arbeidsplassen Ta ansvar for at HMS-problemer tas opp med overordnede og/ eller verneombud Varsle overordnet når feil eller mangler i arbeidsmiljøet oppstår (avviksmelding) Retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten et lovfestet og gir vern mot gjengjeldelse. Se egen rutine i HMShåndboken. Hovedverneombud Fast medlem i AMU Koordinere og stimulere verneombudenes virksomhet. Spørsmål som gjelder flere verneområder, skal forelegges hovedverneombudet. Har ansvar og oppgaver i henhold til Arbeidsmiljøloven og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Ha opplæring og tid til å engasjere seg i HMS-arbeid Bistå arbeidsgiver og arbeidstaker i deres arbeid for å skape sikre og trygge arbeidsplasser Verneombudet ivareta de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet ha opplæring og tid til å engasjere seg i HMS-arbeid følger opp det daglige HMS-arbeid i avdelingen og rapporterer forhold av betydning for HMS deltar i vernerunder sammen med ansvarlig leder Fagforeningene: er en aktiv medspiller i utarbeidelsen av mål og handlingsplaner for HMS-arbeidet i kommunen, og følger siden opp og støtter disse. Personalrådgiver På vegne av rådmannen er denne kommunens systemansvarlig for HMS Sekretariat og saksbehandler til AMU Kontaktperson overfor bedriftshelsetjenesten Oppdaterer oversikten over valgte verneombud sørge for at dokumentasjon systematiseres, sikres og arkiveres i henhold til gjeldende retningslinjer informere ledelse og AMU om arbeidet med HMS

8 revidering av HMS-system sørge for selv å være oppdatert i forhold til HMS Arbeidsmiljøutvalget Loppa kommune har ett arbeidsmiljøutvalg bestående av 6 medlemmer: Arbeidsgiversiden: Rådmannen og to etatsjefer Arbeidstakersiden: 1 hovedverneombud, 2 representanter fra Fagforbundet. I tillegg skal en representant for bedriftshelsetjenesten vår møte Ansvar og oppgaver i henhold til Arbeidsmiljøloven 7-2 Overordnet ansvar for etablering og vedlikehold av HMS-systemet, AKAN-ansvar Delta i planleggingen av det overordnede verne- og miljøarbeidet Alle rapporter om yrkessykdommer og arbeidsulykker Alle yrkeshygieniske rapporter og målinger Annet av vesentlig betydning for arbeidsmiljøet 2.4 Oversikt over verneombud med verneområde og AMU Verneområder med verneombud 2012/2014 Verneområde Verneombud Arbeidsgiver Hovedverneombud (HVO) Audhild Pettersen Tor Johan Slotsvik Stedfortreder HVO Marit Olsen Olav Henning Trondal Rådhus/bibliotek Berit Wilhelmsen Bjørnar Tollefsen Uteseksjon Magnor Kårsgård Arne Dag Isaksen Høgtun skole Marit Olsen Olav Henning Trondal Nuvsvåg skole Edel Engnes Randi Sandness Bergsfjord oppvekstsenter Hans Roald Johnsen Sandland skole Bård Pettersen Øksfjord barnehage Torill Martinsen Marie Lundquist Øksfjord helsesenter/hjemmebasert omsorg Gry Seljevoll Kirsti Olavson Pedersen Helsestasjon/NAV Karine Patterson Johanna Isaksen PU-tjenesten Audhild Pettersen Tor Johan Slotsvik Arbeidsmiljøutvalget(AMU) for perioden 2012/2013 Arbeidsgiver (leder for perioden 11/12) Rådmann Bjørnar Tollefsen Økonomisjef Monika Olsen Oppvekst- og kultursjef Liv Karlsen Personalrådgiver fungerer som saksbehandler og sekretær Arbeidstaker Hovedverneombud Audhild Pettersen Fagforbundet Laila Johansen Fagforbundet Magnor Kårsgård Representant for verne- og helsepersonalet FIBAS I perioden 2011/2013 er det arbeidsgiver som har ledervervet. Verne- og helsepersonalet har ikke stemmerett i utvalget. Loppa kommune har utvidet AMU til også å inkludere alle hovedtillitsvalgte (HTV) og alle verneombudene (VO), og tillitsvalgte for mindre organisasjoner uten HTV. Disse vil kun ha talerett, ikke stemmerett under møter. 8

9 3 LOVER OG FORSKRIFTER Myndighetenes krav reguleres av: «Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter». (internkontrollforskriften). Forskriften er en systemforskrift, dvs. at tilsynsmyndighetene foretar systemrevisjoner og verifikasjoner (stikkprøver). Myndighetene krever at virksomhetene etablerer et system som sikrer at sentrale krav innen helse, miljø og sikkerhet overholdes og dokumenteres skriftlig. Systemet skal vise organisasjonskart, ansvarsforhold, risikovurderinger og målsetting for HMS-arbeidet. Rådmannen, etatssjefer og hovedverneombud skal ha en perm med samtlige lover, forskrifter og prosedyrer som gjelder for hele kommunen. Lover, forskrifter og prosedyrer oppbevares tilgjengelig for alle ansatte på alle etatene. Leder på verneområdene har ansvar for at lover, forskrifter og prosedyrer er oppdatert. 3.1 Lover og forskrifter som gjelder for Loppa kommune Etatene må selv skaffe seg en oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for den aktivitet de utøver. Etaten må passe på å holde seg oppdatert ved endring i eksisterende regelverk og innføring av nytt regelverk, slik at enheten til en hver tid forholder seg til gjeldene regelverk. De generelle lover og forskrifter av betydning er følgende: Arbeidsmiljøloven Kommuneloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Plan- og bygningsloven Likestillingsloven Personopplysningsloven Arkivlova Brann- og eksplosjonsvernloven El-tilsynsloven Produktkontrolloven Sivilforsvarsloven Tobakksskadeloven Kommunehelsetjenesteloven Forurensningsloven Forskrifter til disse lovene av betydning for HMS - arbeidet finnes på nettstedene: Utover ovennevnte lover og forskrifter gjelder de tjenestespesifikke lover og forskrifter som det enkelte tjenestested henviser til. 9

10 4 TILSYN 4.1 Internt tilsyn Tilsynsansvarlig Rådmannen er ansvarlig for å følge opp kommunens HMS-system, og se til at det fungerer hensiktsmessig. For å sikre en tett oppfølgning og videreutvikling av HMS-system er daglig oppfølging og praktisk tilpasning tillagt kommunens arbeidsgiverrepresentant på verneområdet Tilsynsoppgaver Følgende oppgaver forbundet med internt tilsyn er tillagt lederne i kommunen, tilsynsansvarlig og systemansvarlig: Håndtere avviksmeldinger Foreta årlige vernerunder Foreta årlige systemrevisjoner og verifikasjoner. 4.2 Ekstern tilsynsmyndighet. I henhold til HMS-lovgivningen skal tilsynsmyndighetene samordne sine tilsyn og inspeksjoner. Forskrift om HMS fastslår hvem som skal forestå tilsyn for å se til at lov og forskrifter overholdes. De som kan forestå tilsyn i forhold til forskriften er: Tilsynsmyndighetene: Arbeidstilsynet (arbeidsmiljøloven) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap/kommunale brannvernmyndigheter (brann og eksplosjonsvernloven) Statens forurensningstilsyn (forurensningsloven og produktkontrolloven) Fylkesmennene (forurensningsloven og enkelte forskrifter med hjemmel i produktkontrolloven) Næringslivets sikkerhetsorganisasjon (sivilforsvarsloven) Sjøfartsdirektoratet (forskrift om fritidsfartøy hjemlet i produktkontrolloven) Direktoratet for naturforvaltning (genteknologiloven; utsetting av genmodifiserte organismer Sosial- og helsedirektoratet (genteknologiloven, innesluttet bruk av genmodifiserte organiser Statens strålevern (strålevernloven) Tilsynsmyndighetene utfører systemrevisjoner for å inspisere virksomhetenes helse, miljø og sikkerhetstilstand med vektlegging av det forebyggende HMS-arbeidet. Tilsynsmyndighetene foretar også verifikasjoner (stikkprøver) for å undersøke om virksomhetens aktivitet, produksjon og tjenesteyting er i henhold til myndighetenes krav. Etatens øverste leder og hovedverneombudet skal være tilstede under revisjonen/verifikasjonen. Tilsynsmyndighetene kan også: gi veiledning i forståelsen av HMS-forskriftens krav (regulert av forvaltningsloven) innvilge dispensasjon utstede pålegg og bøter foreta stansing av arbeidet stenge en virksomhet Etatens øverste leder skal underrette rådmann om tilsyn og inspeksjoner. Kopi av tilsynsmyndighetens rapport og eventuelle pålegg/varsel om pålegg skal også sendes rådmann.(systemansvarlig) 10

11 5 PERSONALPOLITIKK 5.1 Loppa kommune som IA-bedrift Partene i arbeidslivet ble i 2010 enige om en ny IA-avtale. Denne har Loppa kommune som arbeidsgiver signert. Avtalen løper til utgangen av IA-avtalens overordnede mål er å forebygge og redusere sykefravær, styrkejobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Et inkluderende arbeidsliv innebærer at leder og medarbeidere går sammen om å utvikle arbeidsmiljøet slik at vi får helsefremmende arbeidsplasser. Dette vil gjøre arbeidslivet attraktivt for arbeidstakere i alle livets faser og tilgjengelig for alle som vil og kan arbeide. God oppfølging av sykmeldte og personer med redusert funksjonsevne vil redusere sykefraværet og hindre utstøting av arbeidslivet grunnet helseproblemer. Ved å signere denne avtalen har Loppa kommune forpliktet seg til å: Holde to møter i året hvor kun IA står på dagsorden Aktiv medvirkning i IA-arbeidet Fastsette og følge opp konkrete aktivitets- og resultatmål i IA-arbeidet Åpne for at personer som NAV har avklart og som har behov for utprøvning, får prøvd sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidslivet. 5.2 Oppfølging av sykemeldte Formål Sikre at arbeidstakers rettigheter i forbindelse med sykefravær blir fulgt opp ved at kontakten med den sykemeldte opprettholdes i sykemeldingsperioden. Omfang Prosedyren gjelder oppfølging av alt sykefravær. Oppfølgingen bør tilpasses i forhold til dette. Målgruppe Alle ansatte som er sykemeldte eller har behov for oppfølging. Ansvar Nærmeste leder med personalansvar. Faktorer som skal vektlegges Alle skal vite at leder tar kontakt når noen blir syk over lengre tid, når leder tar kontakt og hva som er formålet med kontakten Den som er sykemeldt skal gis informasjon om og inkluderes i det som skjer på arbeidsplassen i hele sykemeldingsperioden. Når en ansatt leverer inn sykemelding skal leder begynne loggføring. Personalrådgiver, verneombud, NAV arbeidslivssenter og bedriftshelsetjeneste opptrer i rollen som ledernes støttespillere, rådgivere og konsulenter og ikke som problemløsere. Det føres statistikk over fravær, skader og ulykker med en systematisk oppfølging Arbeidsgivers ansvar for forebygging Arbeidsgiver skal legge til rette slik at arbeidstakere kan fungere i arbeidslivet, både når det gjelder fysisk og psykisk arbeidsmiljø. Alle virksomheter skal ha et system for helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Systemet skal gi en beskrivelse av rutiner og tiltak som kan forebygge utstøting og hindre arbeidsrelatert sykdom. Arbeidstakere med ulike helseforutsetninger skal med tilrettelegging kunne være i arbeid. Arbeidsgivers plikter når arbeidstaker blir sykmeldt Arbeidsgiver kan ikke overlate ansvaret for sykefraværsoppfølging til andre aktører. Arbeidsgiver skal sørge for kontinuerlig oppfølging av sykemeldte ved hjelp av ulike tiltak. Det skal ved lengre tids sykemelding utarbeides oppfølgingsplaner, og det kan være nødvendig å legge til rette arbeidsforholdene. Etter et sykefravær er det viktig å forhindre at arbeidstaker blir syk eller skadet igjen. 11

12 Oppfølgingsplan Planen skal sikre at dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kommer raskt i gang, og at tiltak og muligheter for å komme i arbeid igjen vurderes grundig. Hvor omfattende planen og tiltakene skal være, vil være avhengig av hvor omfattende funksjonssvikten er og varigheten av den. Oppfølgingsplan skal utarbeides så snart som mulig og innen fire uker, og kopi sendes til sykemelder og personalrådgiver. Krav til oppfølgingsplan: Vurdering av arbeidstakers oppgaver og arbeidsevne Aktuelle tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt med virkemidler fra NAV Plan for videre oppfølging. Dialogmøter Videre plan for oppfølging Dialogmøte 1 Dialogmøte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker skal avvikles innen 7 ukers sykemelding, med mindre det er åpenbart unødvendig. Det er personalrådgiver som innkaller arbeidstaker og arbeidsgiver. Sykemelder skal også delta med mindre arbeidstaker ikke ønsker det. Bedriftshelsetjenesten skal også innkalles. Dialogmøte skal omhandle oppfølgingsplan, og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Referat sendes NAV, sykemelder og personalrådgiver. Dialogmøte 2 arrangeres av NAV etter senest seks måneder NAV skal innkalle til dette møtet. Her skal det foretas vurderinger av hvilke muligheter som foreligger på arbeidsplassen og hvilke alternativer som kan være aktuelle for den sykmeldte ut fra en helsemessig vurdering. Tilrettelegging/tiltak Funksjonsvurderingen skal ta utgangspunkt i hva arbeidstaker kan eller ikke kan utføre av arbeidsoppgaver. Det kan innhentes opplysninger fra lege hvis arbeidstaker samtykker, men diagnose skal ikke diskuteres. Arbeidsgiver skal iverksette realistiske og konkrete tiltak som kan gjøre det mulig for arbeidstaker å utføre sine oppgaver helt eller delvis, eventuelt andre arbeidsoppgaver. Aktuelle tiltak for arbeidsgiver kan være: Fysisk eller ergonomisk tilrettelegging Endring av arbeidstid, tidskrav, tempo mv Omorganisering av arbeidet, rutiner eller funksjoner Anskaffelse/tilpasning av teknisk utstyr Endring/nye arbeidsoppgaver Opplæring/omskolering Arbeidstakers plikter Arbeidstaker har plikt til å samarbeide og medvirke til å finne løsninger som reduserer sykefravær og informere om egen funksjonsevne. Arbeidstaker har ingen plikt til å gi arbeidsgiver medisinske eller andre private opplysninger. Arbeidstilsynets rolle Arbeidstilsynet vil ved tilsyn kunne sjekke at virksomheter har et system for å forbygge og følge opp sykefravær. I de tilfeller der arbeidsgiver ikke kan vise til rutiner eller ikke vil utarbeide oppfølgingsplan, kan arbeidstilsynet gi pålegg om at dette skal gjøres. Arbeidstilsynet kan også gi pålegg ved manglende tilrettelegging. Arbeidstilsynet har ikke anledning til å pålegge arbeidstaker å medvirke. Spørsmål om manglende medvirkning bør rettes til NAV. Fremgangsmåte Vedlegg 1 Rutiner for oppfølging av sykemeldte 12

13 5.2.1 Handlingsplan IA-arbeid HANDLINGSPLAN FOR IA-ARBEIDET I LOPPA KOMMUNE FOKUSOMRÅDER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Delmål 1. Redusere sykefraværet Nærvær på minimum 93% Aktivitet Hvordan Hvem Jobbe for økt nærvær - Aktivt HMS-arbeid - Kartlegge arbeidsmiljøet - Bruke hjelpemidler i det daglige arbeidet - Gi god opplæring Leder, ansatte, tillitsvalgte og verneombud, AMU, personalfunksjon Forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet Forbedre det fysiske arbeidsmiljøet Bedre oppfølging av sykmeldte - Personalmøter - Sosiale sammenkomster - Gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging/riskovurdering - Vurdere andre tiltak - Medarbeidersamtaler - Vernerunder - Personalmøter - Vurdere tiltak for å forbedre dette - gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging/risikovurdering - Informere om IA til ledere, ansatte, verneombud og tillitsvalgte gjennom kurs, møter, skriv og lignende - Følge vedtatt prosedyre for oppfølging av sykemeldte - Søke om økonomiske virkemidler Leder i samarbeid med ansatte, tillitsvalgte og verneombud Leder, ansatte, tillitsvalgte og verneombud, AMU, personalfunksjon Personalfunksjon, leder, ansatte, tillitsvalgte og verneombud, AMU Øke trivsel og trygghet - Oppmerksomme ledere - Bruke vedtatt rutiner og prosedyrer - Gi positiv tilbakemelding når noen gjør det bra, og ved kritikk skal denne være konstruktiv - Snakke til hverandre, ikke om hverandre Leder, ansatt, tillitsvalgte og verneombud Faglig påfyll - Kurs eller opplæring Leder/ personal Aktivitetsplan på hver enkelt arbeidsplass for 12/13 - Lage felles aktivitetsplan for delmål 1, 2 og 3. - Finne på tiltak som kan være med på å øke nærværet på den enkelte arbeidsplass. Leder i samarbeid med de ansatte, tillitsvalgte og verneombud Delmål 2. Beholde/tilsette ansatte med redusert funksjonsevne Aktivitet Hvordan Ansvarlig Legge til rette for personer som har redusert funksjonsevne - Den enkelte ansatte skal i samarbeid med nærmeste leder legge til rette for at personen kan fungere i stillingen. Leder i samarbeid med den ansatte, evt. tillitsvalgte og verneombud Legge til rette for personer som får redusert funksjonsevne Være åpen for å tilsette flere med redusert funksjonsevne Aktivitetsplan på hver enkelt arbeidsplass for 12/13 - Den enkelte ansatte skal i samarbeid med nærmeste leder og andre finne tiltak som gjør det mulig for den ansatte å beholde sin stilling. - Kommunen skal ved ansettelse tilrettelegge for den tilsatte slik at han/hun kan utføre stillingens krav til utførelse. - Lage felles aktivitetsplan for delmål 1, 2 og 3. - Finne på tiltak som kan være med på å beholde/tilsette ansatte med redusert funksjonsevne på den enkelte arbeidsplass. Leder i samarbeid med den ansatte, evet tillitsvalgte og verneombud Ansettelsesutvalget og leder på arbeidsplass Leder i samarbeid med de ansatte, plasstillitsvalgte og verneombud Delmål 3. Øke den gjennomsnittlige avgangsalderen Aktivitet Hvordan Ansvarlig Seniorpolitikk i Loppa kommune - Gå aktivt inn å bruke virkemidlene i vedtatt politikk Leder og den ansatte Legge til rette for personer som får redusert funksjonsevne Legge til rette for personer som har redusert funksjonsevne - Iverksette tiltak for ansatte som har behov for dette. Leder og den ansatte -Den enkelte ansatte skal i dialog med sin leder finne løsninger som fungerer Leder Seniorsamtale Aktivitetsplan på hver enkelt arbeidsplass for 12/13 Så tidlig som mulig kartlegge hva senioren tenker om avgangsalder, og legge til rette for at denne ønsker å stå i stilling lengst mulig. - Lage felles aktivitetsplan for delmål 1, 2 og 3. - Finne på tiltak som kan være med på å øke den gjennomsnittlige avgangsalderen på den enkelte arbeidsplass. Leder Leder i samarbeid med de ansatte, plasstillitsvalgte og verneombud 13

14 5.3 Rutiner ved rusmiddelbruk/akan Formål: Målet med AKAN-arbeidet i Loppa kommune er å opprettholde et rusfritt arbeidsmiljø, hjelpe medarbeidere med rusproblemer og skape trygghet og tillit i alle forhold som omfattes av AKAN-arbeidet. Det er en målsetting å gjøre rusmiddelmisbrukeren i stand til å mestre sitt problem. Alle ansatte skal vite om AKAN-virksomheten, slik at enhver som ønsker og trenger hjelp skal få det, på et tidligst mulig tidspunkt. Omfang: Oppfølging av ansatte med rusproblem fra mistanke om rusmiddelmisbruk til sakens avslutning. Kravet er 0 promille i arbeidstiden. Det er heller ikke tillatt å bruke rusmidler på en slik måte at det går utover arbeidsevnen feks. ved at en møter i bakrus eller ikke møter opp i det hele tatt. Forseelse vil medføre advarsel og påfølgende forseelser kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Rusmiddel og arbeid hører ikke sammen; å ikke møte på jobb pga rus, å bruke rusmidler i arbeidstiden og å opptre påvirket på arbeidsplassen, tolereres ikke. Målgruppe: Ansatte som bruker rusmidler i arbeidstiden, ansatte som er rusmiddelpåvirket i arbeidstiden, ansatte som har fravær p.g.a. rus, og ansatte som møter opp på jobb i bakrus på en slik måte at vedkommende ikke kan ivareta sitt arbeid forsvarlig. Definisjoner: AKAN Forkortelse for arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani. AKAN er opprettet i erkjennelse av at rusmiddelmisbruk er problemer som griper inn i arbeidslivet. Arbeidstid Arbeidstiden er den tiden man utfører lønnet arbeid, uavhengig om det er dag, kveld, natt eller helgearbeid. Kurs, møter, seminar og konferanser regnes også som arbeidstid. I de tilfeller hvor det serveres alkohol i overenskomst med arrangør (kurs, seminar etc.) er det akseptabelt med et moderat forbruk som ikke får konsekvens for yteevne eller atferd. Jf. Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Loppa kommune. Rusmidler - Alkohol, vanedannende medikamenter og illegale narkotiske stoffer. Høyt rusmiddelkonsum - Med dette forstås et forbruk av alkohol eller av vanedannende medikamenter som er slik at det påvirker eller på sikt vil påvirke helse, sosialfunksjon eller arbeidsevne/funksjon. Med forseelse med tanke på rusmiddelbruk forstår vi - bruk av rusmidler i arbeidstiden, rusmiddelpåvirkning i arbeidstiden, fravær pga. rusmiddelbruk og frammøte i bakrus (redusert arbeidsevne, lukt av rusmidler eller annet) Ansvar: Leder med personalansvar og kolleger Kontaktpersoner AKAN kontakt (2012/2013): Aina Keser tlf Personalrådgiver Karianne Heggeskog tlf Fremgangsmåte se: Se vedlegg 2 Retningslinjer for AKAN-arbeid i Loppa kommune Se vedlegg 3 AKAN-avtale (individuell behandlingsavtale) Arkivering Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i den enkeltes personalmappe 14

15 5.4 Rutine for anskaffelse av terminalbriller Formål: Retningslinjene angir hvilke rutiner som gjelder synsundersøkelser for arbeidstakere som arbeider ved dataskjerm og hvilke krav som stilles for å få refundert utgifter til databriller. Målgruppe: Alle arbeidstakere som jevnlig og under en betydelig del av sitt arbeid utfører arbeid ved en dataskjerm. Det vises til Forskrift om arbeid ved dataskjerm. Definisjoner: Vanlige briller (vanlige synskorrigerende hjelpemidler) Briller til bruk på avstand og briller tilpasset vanlig leseavstand. Vanlige progressive briller til avstands- og lesebruk regnes som vanlig synskorrigerende hjelpemiddel. Databriller (spesielle synskorrigerende hjelpemidler) En databrille skilles fra private briller med ulike styrke i glassene. Styrken i databrillen er tilpasset de eksakte arbeidsavstander, og er nødvendig der hvor privat brille ikke ivaretar komfortabelt syn i arbeidet. Behov for databrille Behov for databrille foreligger når arbeidstaker har behov for brille ved dataskjermarbeid, og når brille til avstandsbruk eller vanlige lesebriller ikke er tilstrekkelig for å dekke dette behovet. Rutine: 1. Arbeidstaker informerer administrativ leder før en bestiller time til optiker. 2. Optiker undersøker synet og vurderer om det er behov for spesiell arbeidsplassbrille. 3. Arbeidstaker bestiller selv arbeidsplassbrille når optiker har påvist behov, og leverer skjema til vurdering av behov for terminalbriller (vedlegg 2). 4. Optiker fyller ut skjema til vurdering av behov for terminalbriller (vedlegg 2), og sender skjemaet sammen med faktura til arbeidsgiver. 5. Arbeidsgiver kontrollerer og legger sammen hva og hvor mye kommunen dekker av utgiftene i henhold til gjeldende regelverk. 6. Arbeidstaker bekrefter, ved underskrift, lønnstrekk for eventuell egenandel. Brille som dekkes av kommunen er kommunens eiendom og skal benyttes på arbeidsplassen. Kommunen forutsetter at innfatningen skal vare i minst 7 år, og glass skal ha samme varighet forutsatt at endringer i synet ikke nødvendiggjør skifte av glass. Kommunen dekker utgiften til selve synsundersøkelsen, uansett om det viser seg å være behov for databrille eller ikke. Når behov for egen databrille foreligger, dvs når brille til bruk på avstand eller lesebrille ikke vil være tilstrekkelig til å dekke behov for brille ved dataskjerm, dekker kommunen utgifter til tilpasning av brillen. Kommunen dekker inntil kr. 700,- pr. glass, og inntil kr 700,- for innfatning når det er førstegang en skal ha terminalbrille. Dersom en har terminalbrille fra før, dekkes ikke ny innfatning før etter 7år. Øvrige utgifter, f.eks mer kostbar innfatning dekkes av den enkelte. Vedlegg 4 Skjema til bruk ved vurdering av behov for terminalbrille Vedlegg 5 Avtale om trekk i lønn Arkivering Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i personalmappe 15

16 6 HMS-DOKUMENTASJON 6.1 Melding om ulykke og nestenulykke Formål Prosedyren har som formål å sørge for at ulykker eller nestenulykker blir rapportert. I henhold til AML 5-1 skal alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid registreres Omfang Prosedyren gjelder for alle ulykker og nestenulykker som skjer med ansatte i kommunen. Målgruppe Alle ansatte i Loppa kommune som er utsatt for ulykke eller nestenulykke. Ansvar Nærmeste leder har ansvaret for å fylle ut alle de nødvendige skjemaene på vegne av kommunen. Definisjoner Ulykke En plutselig og uventet ytre påkjenning eller belastning som ligger utenfor rammen av en ordinær arbeidsprestasjon. Nestenulykke En uønsket hendelse som under noen endrede vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier Yrkesskade Med yrkesskade menes personskade, sykdom eller dødsfall som er en følge av arbeidsulykke. En sykdom kan også godkjennes som yrkessykdom, hvis den er en følge av skadelig påvirkning fra arbeidsmiljøet og er en av de sykdommer som er nevnt i forskrift om yrkessykdommer. Det er et vilkår at arbeidsulykken har skjedd eller den skadelige påvirkning har funnet sted mens du er yrkesskadedekket. Hvordan melde fra om yrkesskade? Arbeidsgiver har plikt til å sende skademelding til NAV lokalt. Fremgangsmåte Det rapporteres på to nivåer: Internt Ulykker og nestenulykker føres i skjema for skademelding, vedlegg 6, og kopi sendes til Personalrådgiver som legger den frem for AMU. Eksternt NAV Skjema fylles ut og sendes inn. Det sendes eget skademeldingsskjema til KLP. Kopi legges i personalmappe. Ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig skade, skal etatssjef straks varsle Arbeidstilsynet og politiet. Dersom institusjonens leder er umiddelbart tilgjengelig skal nærmeste leder kontakte ovennevnte instanser. Varselet skal være skriftlig, og verneombud skal ha kopi av varselet. Rådmann skal også varsles ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig personskade. Ulykker og nestenulykker skal behandles i AMU, jfr. arbeidsmiljøloven 7-2 nr.4. Vedlegg 6 Skjema til bruk ved arbeidsulykker, nestenulykker Arkivering Ferdigbehandlede dokumenter skal oppbevares i den enkeltes personalmappe 16

17 6.2 Avviksbehandling Formål Sikre at alle ansatte vet hva avvik er, hva de skal gjøre dersom avvik oppstår, og at det kan gjennomføres korrigerende tiltak slik at forholdet eller hendelsen ikke gjentar seg. Denne prosedyren skal sikre at avviksbehandling følger samme prinsipper i hele kommunen slik at: konsekvensene av avvik begrenses hvert avvik behandles systematisk slik at vi kan lære av feil og forbedre oss Omfang Denne prosedyren gjelder for alle situasjoner der avvik oppstår. Definisjoner: Avvik: Når en situasjon eller et forhold i arbeidet ikke stemmer overens med krav til HMS eller andre forutsetninger, det vil si når noe går galt eller kan gå galt. Eksempel på avvik: arbeidsulykke, tilløp til arbeidsulykke, eller neste ulykker mangler eller feil i prosedyrer eller instrukser mangelfull opplæring eller kunnskap uheldige psykososiale forhold i bedriften som trakassering, baksnakking, støtende adferd, rusproblematikk etc. Avviksbehandling: Hva du gjør når avvik oppstår Korrigerende tiltak: Hva du gjør for å forhindre gjentakelse av avviket. Ansvar Leder av virksomhetene har ansvaret for at denne skriftlige prosedyren gjøres kjent for alle ansatte. Alle ansatte i kommunen skal følge denne prosedyren. Handling Ett avvik skal rettes opp ved tiltak så snart som praktisk mulig. Hvis den som oppdager avviket ikke selv kan ordne opp, skal leder varsles. Avviket må beskrives ved å fylle ut avviksskjema for dokumentasjon; hva avviket består i, og forslag til korrigerende tiltak Avviket må kanaliseres til leder. Leder er pliktig til å følge opp, og skal sende kopi av registrering til verneombud Når det er bestemt hva som skal gjøres med avviket må korrigerende tiltak iverksettes. Strakstiltak for å lukke avviket, eller tiltak som må inn i handlingsplan og lukkes på lengre sikt. Leder er ansvarlig for denne gjennomføringen i samarbeid med verneombud. Tiltakene som gjennomføres skal også rapporteres på samme skjema som selve avviket. Alle avvik skal protokollføres av leder, protokoll skal være tilgjengelig for alle ansatte på arbeidsplassen. Avviksprotokoll skal gjennomgås på personalmøter. Hendelser eller tilstander som omhandler navngitte personer skal ikke registreres i protokoll, men behandles konfidensielt. Bistand til vurdering av tiltak kan, og i enkelte tilfeller bør, hentes fra bedriftshelsetjenesten. Dersom avviket representerer helsefare, skal tiltak settes i verk umiddelbart. Vedlegg 7 Skjema for avviksbehandling. Avviksprotokoll Arkivering Ferdigbehandlet avviksrapportering skal arkiveres i lokalt HMS-system. Dersom man har brukt eksterne krefter til å utbedre avviket (for eksempel el.instalatør), skal man ha kopi av faktura eller rapporter som vedlegg. Unntak Avviksrapporter med taushetsbelagte personopplysninger skal oppbevares i den enkeltes personalmappe 17

18 6.3 Retningslinje for forebygging og håndtering av konflikter Formål: Rettlede leder og arbeidstaker i arbeidet med mellommennesklige konflikter på arbeidsplassen. Retningslinjen er ment som ett verktøy for den som er i mulig konflikt og den som skal løse en konflikt. Omfang Fra en konflikt oppstår, til arbeidstaker melder fra til nærmeste leder om dette, til konflikten er løst. Konflikten skal alltid forsøkes løst på lavest mulig nivå. Rutinen inneholder en oversikt over ansvar og oppgaver for de ansatte i Loppa kommune. Retningslinjen er generell og behovet for skjønnsmessig vurdering må gjøres i den aktuelle situasjonen. Retningslinjen skal komme til anvendelse når det er konflikter der enkeltpersoner eller noen få ansatte er involvert. Noen av prinsippene kan imidlertid benyttes også der flere er involvert, men her er det viktig at man ser hen til hele arbeidsmiljøet før man avgjør fremgangsmåte. Målgruppe Omfatter alle ansatte som er direkte berørt av en mellommenneskelig konflikt i sin arbeidssituasjon. Gjelder ikke for interessekonflikter mellom partene i arbeidslivet. Ansvar Leder med personalansvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som de ansatte ikke klarer løse selv eller som man ser medfører eller kan medføre skade om den ikke løses. Arbeidstaker plikter å melde fra til arbeidsgiver dersom denne får kjennskap til eller er vitne til at det forekommer konflikter som man ser de partene ikke klarer løse selv eller som man ser medfører /kan medføre skade om den ikke løses. Arbeidsmiljøloven 4-3 stiller krav om at arbeidstakere ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. De skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at bestemmelsen blir overholdt. Beskrivelse Uenighet eller motsetninger er naturlige i en sammensatt organisasjon. En organisasjon uten motsetninger og uten diskusjoner vil ikke utvikle seg. Konflikter kan være positivt for utviklingen, og det er derfor nødvendig å akseptere at noen kan ha en konflikt uten at den nødvendigvis er av en slik karakter at arbeidsgiver eller andre skal gripe inn. Hvis de ansatte selv ikke føler at de klarer å løse konflikten er det viktig at arbeidsgiver involveres. Det samme gjelder der arbeidsgiver eller andre ser eller mistenker at konflikten vil kunne være til ulempe på en eller annen måte, enten for de som er direkte involvert eller vil kunne skade arbeidsmiljøet. Loppa kommune ønsker å være en god arbeidsplass med et sunt arbeidsmiljø. Det er derfor viktig for oss at våre ansatte og ledere håndterer konflikter så tidlig som mulig slik at vi kan bidra til å skape noe positivt ut av uenigheten. Definisjoner: Konflikt: Uoverensstemmelse mellom to eller flere parter, som fremkaller spenninger hos den enkelte. Mobbing: Det er mobbing når en person gjentatte ganger og over tid utsettes for negative handlinger, eller føler seg negativt behandlet av en eller flere andre uten å greie å forsvare seg. Mobbing er noe annet enn en konflikt mellom to likeverdige parter. Ved mobbing er ikke partene like sterke. Trakassering: Uønsket adferd som finner sted med den hensikt å krenke en annens verdighet. Brukes ofte sammen med mobbing, men er ikke synonymt med mobbing. Utilbørlig atferd: Grov verbal utskjelling, krav om seksuelle tjenester Forebygging av konflikter: For å forebygge at konflikter oppstår er det viktig å organisere og lede virksomheten på en måte som gir ansatte følelsen av trygghet i form av forutsigbarhet, sosial tilhørighet, medbestemmelse, mestringsmuligheter, meningsfylt arbeid og trygge ansettelsesforhold. Forebygging av konflikter skal inngå i Loppa kommunes systematiske HMS-arbeide, og det må arbeides kontinuerlig for å oppnå et godt psykososialt arbeidsmiljø. 18

19 Dette innebærer at: Vi respekterer hverandre ved å ha en kommunikasjonsform som er åpen og som ikke sårer den enkelte Vi viser hensyn og omsorg for hverandre Vi aksepterer at vi er likeverdige samtidig som det er rom for ulikhet og uenighet Vi skaper rom for selvstendige og kritiske vurderinger og rom for å utrykke følelser Vi viser respekt og lojalitet for andres kompetanse, beslutning og medvirkning Ledere har god kompetanse i konflikthåndtering Ansatte er kjent med rutinene for konflikthåndtering Vi har gode informasjonsrutiner Det er gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelsen og tillitsvalgte/verneombud. Saksgang i konfliktsaker i Loppa kommune De viktigste holdepunktene: Prøv å ta opp klager eller stridspunkter direkte med den det gjelder Psykososiale arbeidsmiljøproblemer skal håndteres raskt Saken skal håndteres på lavest mulig nivå Unngå slarv, ikke gå med det til andre kollegaer som ikke har noe med saken å gjøre Behandle partene med respekt og verdighet Saken må ikke trekkes i langdrag Ved løst konflikt, ikke dvel ved gamle konflikter. Vedlegg 8 Retningslinjer for ansatte ved håndtering av konflikter i Loppa kommune Arkivering Avhengig av konfliktens karakter blir partene enige om hvor sakens dokumenter skal oppbevares. Dokumentene kan oppbevares i egen mappe(elektronisk) eller i de involvertes personalmapper (elektronisk) 19

20 6.4 Håndtering av vold og trusler mot ansatte Formål: Ivaretakelse av arbeidstakere som opplever vold og trusler på arbeidsplassen. Rutinen tar for seg hvordan man skal handle når en situasjon hvor ansatt blir truet eller utsatt for vold på arbeidsplassen har oppstått. Omfang: Vold, trusler og trakassering oppleves forskjellig av ulike individ, således må hver enkelts opplevelse av hendelsen danne utgangspunkt for omfanget av oppfølgingen. Definisjoner: Vold: Enhver handling som har til hensikt å skade andre. Så vel fysisk som psykisk. Vold er også skadeverk på inventar og bygning. Aktiv fysisk vold: All fysisk eller psykisk skade på person, og skadeverk på inventar og bygning. Trusler: Et verbalt angrep eller handling som tar sikte på å skremme eller skade en person. Trakassering: Plaging og sjikane som fører til ubehag for den som blir utsatt for det. Trakassering kjennetegnes ofte av gjentatte og systematiske handlinger. Forebygging: Kartlegging av arbeidsplassen for å finne ut dagens status, vurdere risiko på hver arbeidsplass Informasjon og opplæring til alle ansatte om håndtering av vold og trusler, og risikomomentene på deres arbeidsplass Alle ansatte skal kjenne til denne rutinen. Åpen dialog på arbeidsplassen hvor går grensen, hvor mye skal en ansatt i Loppa kommune tåle? Ansvar: Alle ansatte i Loppa kommune har ansvar for å påse at denne rutinen blir fulgt dersom en selv eller en kollega utsettes for vold eller trusler. Arbeidsmiljøloven 4-3 stiller krav om at arbeidstakere ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. De skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at bestemmelsen blir overholdt. Fremgangsmåte: Dersom en ansatt blir utsatt for vold og/eller trusler skal han eller hun; Holde seg så rolig som mulig når de har en truende person foran seg. Ikke argumentere med sterke utsagn. Fortelle personen hva han/hun vil gjøre. Prøve å komme seg raskt ut av en truende situasjon som kan føre til fysisk skade. Være oppmerksom på løse gjenstander som kan bli brukt for å skade. Når en ansatt har blitt utsatt for vold skal leder og verneombud/tillitsvalgt varsles, og oppfølging av den ansatte følges i henhold til denne prosedyren; Oppfølging av ansatt som har vært utsatt for vold Straks: Samtale mellom ansatt, nærmeste leder og eventuelt verneombud. Samme dag: Bli fulgt til lege og hjem. Det er viktig at den ansatte ikke er alene hjemme. Dag 2 Videre Den ansatte skal møte til samtale med leder for debrief. Den ansatte skal få tilbud om oppfølging så lenge det er behov. Leder holder nær kontakt med den ansatte Vedkommende bør gjenoppta arbeidet så snart som mulig, viktig med støtte og tilrettelegging. 20