Rutine for intern varsling i Kvinesdal kommune

Transkript

1 Rutine for intern varsling i Kvinesdal kommune Vedtatt av rådmannen , revidert Formål Formålet med rutinebeskrivelsen er å gi en veiledning for ansatte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold, samt å fremheve at Kvinesdal kommune ønsker åpenhet. 2. Ansvar og myndighet Rådmannen har det overordnede ansvar for, og myndighet til å utarbeide interne rutiner, samt å legge forholdene til rette for varsling. 3. Definisjoner Med varsling menes her at arbeidstaker sier fra om kritikkverdige forhold i kommunen, enten dette skjer overfor nærmeste leder, verneombud, tillitsvalgte eller andre. Ytringer om forhold som er allment kjent regnes ikke som varsling. Med kritikkverdige forhold menes her straffbare forhold og andre lovbrudd, samt brudd på kommunens etiske retningslinjer og allment aksepterte etiske normer. Varsling skal ikke erstatte melding om avvik (uønskede hendelser) som er en del av kvalitetssikrings/-internkontrollarbeidet. Varsling skal heller ikke erstatte etablerte ordninger i kommunen for å ta opp ting en ønsker å endre eller ikke er tilfreds med, som vernerunder, helse- og arbeidsmiljøsamtale, medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtale og HMS-handlingsplan. Varslingsrutinen er således et tillegg til annen avviksrapportering. Både den som vurderer å varsle etter denne rutinen og den som tar imot et varsel, må vurdere om det er kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven eller avvik/uønsket hendelse. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: Straffbare forhold, herunder korrupsjon, bedrageri, underslag og annen økonomisk kriminalitet. Brudd på lov/forskrift om offentlige anskaffelser. Brudd på grunnleggende saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, arkivloven m.v. Psykososiale forhold som mobbing, trakassering, diskriminering, utstøting fra arbeidslivet m.v. Mangelfull oppfølging av skader, avvik og yrkessykdom. Dersom forholdet er en klage skal det behandles i henhold til Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder trakassering og utilbørlig adferd. En klage er melding om uheldige forhold der melder opplever seg utsatt for mobbing, trakassering, utilbørlig opptreden eller på annen måte opplever en uheldig psykisk belastning som følger av kontakt med andre arbeidstakere, brukere eller ledere, og involverer en motpart som gjennom sin atferd er påstått skyldig i disse forholdene.

2 Det blir regnet som varsling dersom arbeidstakere sier fra om kritikkverdige forhold til: a) ledelsen eller andre ansvarlige i kommunen (intern) b) tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter (ekstern) c) media m.v. (ekstern) Varsling internt i kommunen og til tilsyns-/offentlig myndighet bør være forsøkt før en varsler media. 4. Prinsipper for kommunens varslingsordning Det skal være lett å varsle Det skal være trygt å varsle Den det varsles om skal ivaretas Åpenhet og ærlighet er viktig Det skal være mulig å varsle anonymt Varsel skal tas på alvor Varsel skal registreres og behandles på en systematisk og betryggende måte Det skal ryddes opp i uønskede forhold som avdekkes Varslingsordningen er ikke en generell klage- eller ombudsordning Hovedregelen er at varsling skjer i linjen Saksbehandlingen skal skje i samsvar med forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre bestemmelser, se vedlegg 8 og Varslingsveier internt A Varsling i linjen I utgangspunktet skal kritikkverdige forhold på arbeidsplassen først tas opp med nærmeste leder. Verneombud/tillitsvalgt kan involveres der varsleren finner dette hensiktsmessig. Ligger problemet hos nærmeste leder, eller lederen ikke gjør noe med saken, bør overordnet leder varsles. I forbindelse med kritikkverdige forhold som gjelder den øverste ledelsen i kommunen, kan det være aktuelt å varsle ordfører eller kontrollutvalget. B. Varsling til andre Dersom varsling i linjen ikke antas å være tilstrekkelig, eller man ikke ønsker å ta opp forholdene på egen arbeidsplass, kan varsleren henvende seg til andre instanser i kommunen som verneombud, tillitsvalgt, HMS rådgiver og personalsjef for assistanse. C. Varsling til varslingssekretariatet Det er etablert et eget varslingssekretariat for å ivareta ansatte som vil varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Sekretariatet består av rådmannen (leder), personalsjefen og hovedverneombudet (se vedlegg 1). Før sekretariatet kontaktes, forutsettes det at varsling i tråd med punkt A eller B enten har vært forsøkt uten tilfredsstillende resultat, eller vurderes som uegnet eller uønsket av den som varsler. Varsling til varslingssekretariatet sendes til Varslingssekretariatet v/personalsjefen.

3 6. Framgangsmåte og saksbehandling ved varsling Varsleren velger selv om varslingen skal skje ved personlig oppmøte, telefon, e-post eller ordinær post. Ved personlig oppmøte kan arbeidstaker ha med seg tillitsvalgt. Ved skriftlig varsling bør Skjema for varsling om kritikkverdige forhold benyttes (se vedlegg 2). Dersom det er flere ansatte som er kjent med de kritikkverdige forholdene, anbefales det at man går sammen om å melde om forholdet. Det oppfordres til å varsle med fullt navn. Det vil sikre bedre saksgang og resultat for alle involverte dersom varsleren er kjent for den som blir varslet. Den som varsler vil bli ivaretatt i samsvar med lovverket (AML 2-5). Det er mulig å varsle anonymt. Man kan velge ikke å oppgi navn eller be om anonymitet ved behandling av saken og sikres en fortrolig behandling av egen identitet. Dersom det som følge av varsling oppstår vitneplikt i retten, vil imidlertid vitneplikten gå foran evt. løfte om fortrolig anonymitet. Den som det blir varslet om skal få gjøre seg kjent med beskyldningene og hvilke opplysninger som er gitt om forholdet, og få anledning til å gi sin versjon (kontradiksjon). Konsekvensene ved at vedkommende blir gjort kjent med beskyldningene må vurderes, særlig i forhold til fare for negative reaksjoner. Når saken er ferdigbehandlet må vedkommende få orientering om utfallet i saken. Dette gjelder også om det ikke er funnet kritikkverdige forhold. Varsleren skal få tilbakemelding om at saken er mottatt. Snarest mulig og innen to uker skal det opplyses om saksgang og når resultat kan forventes å foreligge. Tar det mer enn seks måneder å få gjort noe med saken, må varsleren få melding om dette. Det må her tas hensyn til personvern og taushetsplikt f.eks. i forhold til den det er varslet om. Varsleren må også bli orientert dersom det viser seg at det ikke er funnet å være noe kritikkverdig forhold. Orientering må gis på en god måte slik at varsleren har mulighet til å forstå hvorfor saken ble avsluttet. Taushetsplikt reglene i forvaltningsloven/andre lover på området gjelder også i varslingssaker. Så få som mulig bør kjenne til hvem varsleren er. Men det kan bli nødvendig å gjøre kjent varsleren sin identitet for de personene som blir involvert i en nærmere undersøkelse av saken. Varsleren skal i så fall få opplysning om dette. Opplysninger om kritikkverdige forhold knyttet til navngitte personer skal behandles i samsvar med personopplysningsloven. I alvorlige saker kan bevisforspillelsesfaren medføre at forholdet må politianmeldes straks. 7. Varslingssekretariatet Varslingssekretariatet er det øverste organet for behandling av varsling i Kvinesdal kommune, jfr. pkt. 5, og har følgende oppgaver: Holde møte senest 14 dager etter at sak er meldt, for å utrede om de kritikkverdige forholdene har funnet sted. Dette kan gjøres med støtte fra ekspertise utenfor sekretariatet. Komme med forslag om tiltak og kontrollere at disse blir gjennomført.

4 Etter melding undersøke om arbeidstakere som varsler om kritikkverdige forhold blir utsatt for gjengjeldelse fra arbeidsgiver. Fortløpende evaluere at retningslinjene for varsling ivaretar lovverket og behovet for å følge opp slike saker. Utover dette holde et fast møte i året for å drøfte om rutiner og system fungerer etter intensjonen. I saker som eventuelt oversendes politisk nivå, skal det foreslås hvilke tiltak som ansees nødvendig, for eksempel politianmeldelse. Døfte tilbakemeldinger til arbeidsmiljøutvalget.

5 Vedlegg: 1. Varslingssekretariatets medlemmer 2. Skjema for varsling om kritikkverdige forhold 3. Skjema for intern varsling og oppfølging 4. Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og Spørsmål og svar om varsling i Kvinesdal kommune 6. Roller og funksjoner ved varsling 7. Faktaundersøkelse i Kvinesdal kommune 8. Retningslinjer for leders behandling av varslingssaker 9. Behandling av personopplysninger i varslingssaker