RETNINGSLINJER FOR VARSLING I TROMS FYLKESKOMMUNE

Transkript

1 Dok.id.: Retningslinjer for varsling i Troms Fylkeskommune Utgave: 2.00 Skrevet av: Trine Hennig Gjelder fra: Godkjent av: Kristin Ytreberg Dok.type: Generelt Sidenr: 1 av 7 RETNINGSLINJER FOR VARSLING I TROMS FYLKESKOMMUNE 1. FORMÅL Formålet med retningslinjene er å gi veiledning for ansatte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling, samt å fremme åpenhet i. 2. OMFANG Retningslinjene gjelder for alle ansatte i. 3. DEFINISJONER 3.1. Varsling Med varsling menes at arbeidstaker sier ifra om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen. 3.2 Kritikkverdige forhold Med kritikkverdige forhold menes straffbare forhold og andre lovbrudd, samt brudd på fylkeskommunens retningslinjer og allment aksepterte etiske standarder. Eksempler på kritikkverdige forhold er: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Straffbare forhold som tyveri, korrupsjon, bedrageri, underslag og annen økonomisk kriminalitet Overgrep Maktmisbruk Brudd på taushetsplikten Brudd på grunnleggende saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, arkivloven m.v. Mangelfull oppfølging av skader, avvik og yrkessykdom Diskriminering 4. OVERORDNEDE PRINSIPPER Følgende prinsipper gjelder for fylkeskommunens ordning med varsling: Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes. Varsel skal registreres og behandles på en systematisk og betryggende måte Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes Åpenhet og ærlighet er viktig Det skal være lett og trygt å varsle Den/de som varsler, og den/de det varsles om, skal ivaretas på en betryggende måte Det skal være mulig å varsle anonymt Hovedregelen er at varsling skjer i linjen Saksbehandlingen skjer i samsvar med forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre bestemmelser.

2 5. HVORDAN VARSLE 5.1. Varsling i tjenestelinjen Kritikkverdige forhold på arbeidsplassen skal fortrinnsvis tas opp med nærmeste leder. HMS og/eller vernetjenesten kan involveres der varsleren finner det hensiktsmessig. Ligger problemet hos nærmeste leder, eller lederen ikke gjør noe med saken, følger man tjenestevei/- linje Varsling til andre En arbeidstaker kan henvende seg til andre instanser i fylkeskommunen, som f. eks. HMS, vernetjenesten eller sin tillitsvalgte, for bistand ved varsling Varsling til varslingsgruppe. Varslingsgruppen er et internt organ. Det kan kontaktes når varsling i tråd med punkt 5.2 eller 5.3 ovenfor enten har vært forsøkt uten tilfredsstillende resultat, eller vurderes som uegnet eller uønsket av den som varsler. Varslingsgruppen består av fylkesadvokat, personal- og organisasjonssjef og hovedverneombud Elektronisk skjema Varsling skjer skriftlig via intranettet på elektronisk skjema (link) eller e-post til nærmeste leder. Det sendes automatisk kopi av elektronisk skjema til kontaktperson i sentraladministrasjonen Anonym varsling Den/de som varsler oppfordres til å varsle med fullt navn, men det er imidlertid mulig å varsle anonymt. Varslere vil bli ivaretatt i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Saksbehandlingen skjer i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Anonym varsler oppgir ikke nødvendigvis navn ved varsling. Varsler kan eventuelt be om anonymitet ved behandling av saken. 6. OPPFØLGING AV VARSELET Vurdering av videre saksbehandling/tiltak Mottaker må vurdere habilitet, og hvem som skal foreta videre undersøkelser i saken. Den som mottar varselet skal vurdere om det foreligger en straffbar handling som skal politianmeldes før det iverksettes andre tiltak i saken Registrering av varselet. Den som mottar varselet er ansvarlig for å registrere dokumentet. Dokumentet vurderes i henhold til offentlighetslovens bestemmelser. Det er bare saksbehandler av varselet og den som mottar elektronisk kopi, som skal ha saksbehandlingstilgang Orientering til varsler Varsler skal, så langt det er forsvarlig, gis en kortfattet orientering om oppfølging av saken når varselet er mottatt Saksbehandlingsregler Ved oppfølgning av varselet gjelder forvaltningslovens regler for saksbehandling, herunder: vedtak skal treffes etter at saken er best mulig opplyst alle berørte parter skal uttale seg partene har partsinnsyn i alle sakens dokumenter alle beslutninger og saksbehandling skal dokumenteres habilitetsregler opplysninger som innhentes i saken skal ha saklig sammenheng med varselet som er gitt

3 6.5 Grunnløse påstander Dersom varselet inneholder åpenbart grunnløse opplysninger og påstander om personer, skal varselet likevel følges opp slik at påstandene avkreftes Orientering ved avsluttet sak: Når saken er avsluttet meddeles varsler en orientering om utfallet: Varselet inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas. Varselet gir/gir ikke grunnlag for oppfølgning i form av endrede rutiner/regler Varselet gir/gir ikke grunnlag for (annen) videre oppfølgning i virksomheten. De forhold varselet gjelder anses ivaretatt gjennom igangsatte tiltak. 7. RAPPORTERING. Det rapporteres til fylkesrådet i desember hvert år om antall mottatt og oppfulgte varsler, samt hvordan varslene er fulgt opp. Årsmeldingen inneholder også slike opplysninger.. 8. REFERANSER OG VEDLEGG Arbeidsmiljøloven 2-4 iflg. Arbeidsreglement og etiske retningslinjer for Skjema for varsling

4 Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling. Arbeidsmiljølovens bestemmelser i 2-4, 2-5 og 3-6 : 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

5 ARBEIDSREGLEMENT FOR TROMS FYLKESKOMMUNE 1. Omfang/generelle bestemmelser Arbeidsreglementet gjelder for alle som har sitt virke i, dersom ikke annet er vedtatt. 2. Etiske regler Ansatte i skal ikke bruke sin stilling til personlig gevinst. Arbeidstakerne skal i sitt arbeid opprettholde prinsippene i s arbeidsgiverpolitikk, slik at de kan bidra til å opprettholde og heve respekten for den organisasjon de tilhører. Arbeidstakerne skal sette høye krav til integritet og etikk i det faglige arbeidet for fylkeskommunen, både internt og eksternt. Arbeidstakerne skal utvikle høy standard i sitt arbeid og utøve sin profesjon i henhold til krav som stilles Arbeidstakerne skal bruke tilgjengelige ressurser og hjelpemidler for det best mulig resultat for befolkningen i Troms Arbeidstakerne skal forholde seg til lover, forskrifter og avtaler Arbeidstakerne skal forholdes seg lojalt til forpliktelser i henholde til inngåtte kontrakter 3. Arbeids- og hviletider Arbeidstakernes arbeids- og hviletid skal være i samsvar med bestemmelsene i gjeldende lov og tariffavtale. For arbeidstakere som ikke følger normalarbeidsdag, fastsettes inndelingen av arbeidstiden i samarbeid med de tillitsvalgte. Klokkeslettene for arbeids- og hviletidene gjøres kjent for arbeidstakerne. 4. Alminnelig orden 4.1. Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet ved arbeidstidens begynnelse. For arbeidstakere som har flexitid gjelder egne regler. Fravær i arbeidstiden må avtales med overordnet. I spisepausen kan arbeidstaker bare forlate arbeidsstedet dersom spisepausen ikke er inkludert i arbeidstiden Arbeidstaker må ikke være påvirket av alkohol eller narkotiske midler i arbeidstiden. Enhver som opptrer i påvirket tilstand eller bruker rusmidler i arbeidstiden, skal snarest vises bort fra arbeidsplassen. Fylkeskommunen har egne retningslinjer for behandling av saker vedrørende misbruk av alkohol og narkotika (AKAN) Røyking kan bare skje på anviste steder Utstyr og materiell som tilhører arbeidsgiver skal behandles med omhu Arbeidstaker skal rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom. Arbeidstaker skal bruke det verneutstyr som er påbudt etter lov og forskrift Annet lønnet arbeid/egen næringsvirksomhet Arbeidstaker kan ikke inneha annet lønnet arbeid eller egen næringsvirksomhet som vil være av et slikt omfang at det kan gå utover vedkommendes arbeidsytelse i fylkeskommunen. Arbeidsgiver må orienteres om annet lønnet arbeid/næringsvirksomhet. Det samme gjelder ekstraarbeid som kan medføre inhabilitet etter Forvaltningslovens kap. 2. Tvilstilfeller avgjøres av Fylkesrådet. Vedtatt av fylkesrådet

6 Rutine for intern varsling og oppfølging HMS - systemet for Intern oppfølging Trinn Oppfølging av forholdet Dato 1 Varselet mottatt av: Bekreftelse sendt varsler: 2 Undersøkelser gjennomført: 3 Konklusjon: 4 Tilbakemelding gitt til varsler: 5 Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om: 6 Tiltak: 7 Videre oppfølging planlagt 8 Videre oppfølging gjennomført

7 INTERN VARSLINGSRUTINE OG OPPFØLGING I TROMS FYLKESKOMMUNE I gjelder følgende prinsipper for varsling: trenger arbeidstakere som sier fra Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes Åpenhet og ærlighet er viktig Kritikkverdige forhold må endres eller opphøre Alle saker bør som hovedregel tas opp med nærmeste leder Den som varsler skal ivaretas på en god måte Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet Hva gjør du? 1. Dette varselet sendes på e-post til nærmeste overordnet leder eller tillitsvalgt/verneombud. 2. I særlige tilfeller kan varselet sendes til den sentrale varslingsordningen, som er et samarbeid mellom Troms og Finnmark fylkeskommune. 3. Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. Du kan likevel velge å varsle anonymt, men da vil mulighetene for å følge opp varselet være begrenset. 4. Du vil få tilbakemelding innen to uker om hva som skjer med saken du har varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsler ønsker å komme med forslag): Varslet av: Dato: Jeg ønsker å være anonym. Kryssreferanser Eksterne referanser