Vedtatt i AMU Kap HMS System Porsanger kommune VARSLINGSRUTINER FOR PORSANGER KOMMUNE. 2008/794-ald

Transkript

1 VARSLINGSRUTINER FOR PORSANGER KOMMUNE

2 Innholdsfortegnelse 1. Forord 2. Sammendrag 3. Varslingsrutiner 3.1 Hva er varsling? 3.2 Prinsipper for kommunens varsling 3.3 Hva skal det varsles om? 3.4 Forsvarlig fremgangsmåte ved varsling 3.5 Hvem skal det varsles til? 3.6 Intern varsling 3.7 Ekstern varsling 3.8 Anonym varsling 3.9 Saksbehandling ved intern varsling 4. Fortrolighet 5. Gjengjeldelse 6. Hensyn til den det blir varslet om 7. Tilbakemelding til varsleren 8. Sluttord 9. Vedlegg til varslingsrutiner for Porsanger kommune

3 1. Forord 1. januar 2007 ble det lovhjemlet i Arbeidsmiljøloven 3-6 at varslingsregler skal vurderes å opprettes i alle virksomheter i privat og offentlig sektor. Reglene gjelder for alle arbeidstakere i alle slags stillinger. Porsanger kommune startet arbeidet med varslingsrutiner i desember Det ble opprettet en gruppe bestående av to verneombud samt administrasjonsleder for å utarbeide varslingsrutiner for Porsanger kommune. Gruppen besto av følgende personer: Administrasjonsleder Anne Line Davidsen Verneombud Anne Grethe Bakkevold Verneombud Laila Trevland Varslingsrutinen ble vedtatt i arbeidsmiljøutvalget 22.mai I en stor organisasjon vil det alltid forekomme kritikkverdige forhold av en eller annen grad. Dette kan være knyttet til brudd på lover, regler og retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Det er viktig at slike forhold kommer fram så tidlig som mulig, slik at skadene kan begrenses, og forholdene raskt kan bli rettet opp. Ansatte i Porsanger kommune har rett til å uttale seg om faktiske forhold ved arbeidsplassen de er ansatt ved, og til å delta i politisk og faglige spørsmål som berører virksomheten. Dersom de uttaler seg om egen arbeidsplass, gjør de det på egne vegne og ikke på vegne av kommunen, med mindre de har fått dette som oppgave. Uttalelser på egne vegne om egen arbeidsplass må veies opp mot ansattes lojalitet til virksomheten. En ansatt kan ikke uberettiget skade kommunen gjennom en offentlig negativ omtale. Arbeidsmiljøloven 2-4 slår fast at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. I arbeidsmiljøloven 2-5 er det gitt regler som forbyr arbeidsgiver å møte forsvarlig varsling med gjengjeldelse. Arbeidsgiver har i forbindelse med lovfestingen av retten til å varsle, fått en plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Denne plikten er nedfelt i arbeidsmiljøloven 3-6. Åpenhet og god intern kommunikasjon må fremmes slik at det blir lettere å si ifra om kritikkverdige forhold eller å hevde synspunkter det ikke er enighet om eller som er upopulære. På denne måten kan en unngå vanskelige og konfliktfylte varsler /saker som er en stor belastning både for kommunen, arbeidsmiljøet og den som varsler. Åpenhet kan bidra til å unngå at kritikkverdige forhold oppstår, senke terskelen for intern kritikk og avdekke kritikkverdig praksis. God håndtering av intern kritikk vil antakelig også redusere ansattes behov for å gå til offentligheten med opplysninger om kritikkverdige forhold.

4 2. Sammendrag Ifølge arbeidsmiljøloven 3-6 skal arbeidsgiver vurdere om det i virksomheten er påkrevd med egne rutiner for intern varsling. Porsanger kommune har bestemt at det skal foreligge varslingsrutiner som en del av kommunens retningslinjer. Varslingsrutinene er utarbeidet for å gi trygghet og sikkerhet både til varsler, den som varslet omhandler og den / de som skal behandle det innkommende varselet. Varslingsrutinen presiserer at ansatte i Porsanger kommune alltid har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med interne rutiner, til tilsynsmyndigheter og overordnet myndighet. Ansatte har lov til å varsle anonymt. Arbeidsgiver kan ikke forholde seg passiv til et anonymt varsel om kritikkverdige forhold i virksomheten. Varslingsrutinene legger derfor føringer for behandling av anonyme varsel. Arbeidsgiver har ikke anledning til å utføre noen form for sanksjoner mot den som varsler, jf. AML Varslingsrutinene for Porsanger kommune er i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Rutinen skal implementeres i organisasjonen, og alle ansatte plikter å gjøre seg kjent med varslingsrutinen. 3. Varslingsrutiner 3.1. Hva er varsling? Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Prinsipper for kommunens varsling. Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes. Kritikkverdige forhold må stoppes eller endres. Åpenhet og ærlighet er viktig. Kommunen trenger arbeidstakere som sier ifra. Alle saker bør oftest tas opp med nærmeste leder. Den som varsler skal ivaretas på en god måte. Den / de det varsles om har krav på rettssikkerhet. 3.3 Hva skal det varsles om? Arbeidsmiljøloven gir hjemmel for varsling om kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. Eksempler på forhold en kan varsle om (listen er ikke uttømmende):

5 Svikt i sikkerhetsrutiner. Arbeidsforhold som er i strid med arbeidsmiljølovens krav eller andre lover som for eksempel helsepersonell loven. Uforsvarlig saksbehandling. Korrupsjon eller andre økonomiske misligheter. Mobbing, trakassering, diskriminering. Feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse. Brudd på taushetsplikt. Med mer. I enkelte forhold har arbeidstakeren varslingsplikt. Det gjelder spesielt i de forhold der det følger av lover og / eller forskrifter, for eksempel ved diskriminering, trakassering, misbruk av medisiner innenfor helsearbeid. Eksempler på lovgivning som utløser varslingsplikt: Arbeidsmiljøloven 2-3 nr.2, Helsepersonelloven 17, Straffeloven 139 og 172, Barnevernloven 6-4. (Utskrift av lovhenvisningene ligger vedlagt til varslingsrutinene.) 3.4 Forsvarlig fremgangsmåte ved varsling En ansatt må tenke nøye gjennom før han eller hun varsler om forhold som ser ut til å anses som kritikkverdige. Varslet kan føre til store belastninger for arbeidsmiljøet på arbeidsplassen som berøres. Ubegrunnet varsling vil kunne føre til unødig uro og belastning av arbeidsmiljøet. For å søke å unngå lengst mulig at ubegrunnet varsling finner sted, er det en del spørsmål varsleren bør tenke gjennom før varsling finner sted: Er det grunnlag for kritikken? Er påstanden basert på rykter? På egenerfaring? Hvordan bør fremgangsmåten være ved varslingen? Hvem skal det varsles til? Det skal mye til for å kunne si at en varsling ikke har framkommet forsvarlig. Det vil kunne være i de tilfeller der varsling har ført til skader eller betydelig risiko for skade for arbeidsgiver. Varsleren må være oppmerksom på at regler om taushetsplikt kan begrense retten til varsling. Dette gjelder eksempelvis forretningshemmeligheter, personopplysninger og lignende. Merk at varslingsretten kun begrenses av lov. Instruks eller internt reglement begrenser ikke retten til varsling. 3.5 Hvem skal det varsles til? Porsanger kommune har flere steder det vil være mulig å varsle til: Nærmeste leder eller andre ledere Personalkontoret

6 Verneombud Tillitsvalgt Arbeidsmiljøutvalget Særskilte varslingsgruppe - bestående av administrasjonsleder - sektorleder - hovedverneombud og eventuelt juridisk bistand. Bedriftshelsetjenesten, advokat Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Fylkeslegen Arbeidstakeren har også anledning til å varsle til media, men saken skal først vært prøvd å bli varslet om internt. Varsleren bør ha tenkt igjennom hvorfor media skal ha opplysninger om saken, og konsekvenser ved å gjøre dette kjent gjennom media. 3.6 Intern varsling Arbeidstaker skal så langt som mulig benytte intern varsling før andre kanaler benyttes. Intern varsling skal i hovedsak foregå i linjen, dvs nærmeste leder evt leder i trinnet over og evt. til sist rådmannen eller arbeidsmiljøutvalget. Tillitsvalgt eller verneombud kan også benyttes som varslingskanal. 3.7 Ekstern varsling Arbeidstakeren har rett til å varsle eksternt i følgende situasjoner: Ved alvorlige forhold som har offentlighetens interesse som for eksempel Korrupsjon, alvorlige lovbrudd eller lignende. Dersom intern varsling ikke når fram eller varsleren har berettiget grunn til å anta at varsling ikke vil nå fram internt. Interne personkonflikter er ikke forhold som varsles om eksternt. Slike forhold kan varsles om til tilsynsmyndigheter som vil være en naturlig part i saken. 3.8 Anonym varsling Varsling kan foregå anonymt. Det vil likevel være en fordel at den som mottar varselet vet hvem som har varslet, for bla å kunne komme med oppfølgingsspørsmål dersom det er behov når saken skal klares opp i. Ulike måter anonym varsling kan forekomme på: E-post Maskinskrevet brev / handskrevet brev Pr telefon, faks med mer.

7 3.9 Saksbehandling ved intern varsling Varsling skal i hovedsak foregå til nærmeste leder. Kopi skal sendes konfidensielt til administrasjonsleder som vil ha en kontrollfunksjon i forhold til videre behandlingen av varselet. Når varselet kommer inn skal den som mottar varselet foreta nødvendige undersøkelser for å finne ut om varselet er berettiget, og hva som kan gjøres for å løse forholdet det varsles om. Dersom flere parter er involvert skal det kalles inn til samtaler med de berørte parter, hver for seg. Parten som varselet gjelder har krav på å få svare på om forholdet det er varslet om medfører riktighet. Dersom saken gjelder helsepersonell vil Helsetilsynet kunne kontaktes for å kunne gjøre grundigere undersøkelser. 4. Fortrolighet Alle opplysninger som framkommer i saker som er forbundet med varsling skal behandles fortrolig. Det skal vurderes i hver sak om saken skal legges i personalmappen til involverte parter. Det skal da varsles om til involverte parter. 5. Gjengjeldelse Arbeidsgiver kan ikke besvare varsling med oppsigelse, avskjed, suspensjon, utestengelse, trakassering eller andre sanksjoner jf Arbeidsmiljøloven 2-5. Dersom det framkommer at en avdelingsleder har gitt sanksjoner med bakgrunn i varsling vil dette få konsekvenser i form av advarsler til vedkommende. Gjentatte advarsler vil kunne medføre oppsigelse. Det er heller ikke anledning til å straffe en arbeidstaker som planlegger å varsle om kritikkverdige forhold. Gjengjeldelsesforbudet verner ikke en arbeidstaker mot å bli sagt opp av andre grunner enn varslingen. Dette vil for eksempel kunne være en saklig begrunnet oppsigelse pga driftsinnskrenkninger. Arbeidsgiver har bevisbyrden for oppsigelsesårsaken. 6. Hensyn til den det blir varslet om Den det blir varslet om, skal så snart som mulig gjøres kjent med varslet og med hvilke opplysninger som er framkommet, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken. Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. Dersom utfallet av saken viser at det ikke har forekommet noe kritikkverdig forhold, er det viktig for den det gjelder å få beskjed om at saken er

8 ute av verden. 7. Tilbakemelding til varsleren Den som har varslet, skal ha beskjed om utfallet av varslingen. Dersom det vil ta lang tid å behandle saken, bør det settes en rimelig frist for å melde fra til varsleren om at saken blir fulgt opp. Det er viktig at varsleren får en tilbakemelding også der det viser seg å ikke foreligge noe kritikkverdig forhold, slik at vedkommende kan akseptere at saken ikke trenger ytterligere oppfølging. Dreier saken seg om personalmessige forhold som ledelsen har taushetsplikt om, må det likevel gis informasjon til varsleren så langt som mulig, uten at det røpes taushetsbelagte opplysninger. Dersom virksomheten mener det er påkrevd å gjøre unntak fra informasjonsplikten etter personopplysningsloven 23 i forbindelse med varslingstiltak, må dette vurderes konkret for hver enkelt varslingssak. 8. Sluttord Det er viktig at alle ansatte er klar over sin rett og plikt til varsling, og at de er informert om hva som skjer videre i prosessen. Det er også viktig at ansatte er klar over at et varsel kan utløse endrede forhold ved arbeidsplassen, som varsleren kanskje ikke hadde tenkt på i forkant. Den som mottar varslet har plikt til å undersøke saken for å finne ut om varselet er berettiget. Det betyr at den som varselet gjelder i de fleste tilfeller må være informert om varselet, og få mulighet til å svare for seg.

9 9. VEDLEGG TIL VARSLINGSRUTINER FOR PORSANGER KOMMUNE 1. Forholdet til personopplysningsloven Dersom det fremkommer opplysninger om at noen er "mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling" ved innsamling av opplysninger i forbindelse med varsling, er dette å regne som sensitive opplysninger etter personopplysningsloven 2 nr. 8 b). Varslingsrutinene må derfor utformes slik at kravene til opplysningenes kvalitet er i samsvar med personopplysningsloven. Bruk av personopplysninger til varslingsrutiner og varslingstiltak i tråd med arbeidsmiljøloven 3-6 har hjemmel i lov. Kravet til rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger er dermed oppfylt, jf personopplysningsloven 8 og 9. 1 denne forbindelse er bruken av personopplysninger også unntatt konsesjonsplikt etter personopplysningsforskriften Bruk av personopplysninger i forbindelse med varslingsrutiner og varslingstiltak vil dermed kun være meldepliktig. Rett til innsyn Enhver som er registrert, har rett til innsyn i de personopplysninger som behandles i tilknytning til varslingen, jf. personopplysningsloven 18. Dersom det er behov for unntak, må dette vurderes konkret for hver enkelt person og hver enkelt sak. Sletting av personopplysninger Personopplysningene må slettes når de ikke lenger er nødvendige ut fra formålet med behandlingen, jf personopplysningsloven 11 første ledd bokstav a). Lagring i to måneder etter avslutningen av undersøkelsene knyttet til varselet, vil være passelig i de fleste sammenhenger. Personopplysninger som vurderes som ubegrunnede, bør slettes umiddelbart. Utlevering av data Utlevering av data som er samlet inn i tilknytning til en varslingsordning, kan skje dersom vilkårene i personopplysningsloven 8, 9 og 11 er oppfylt. 2. Forholdet mellom ytringsfrihet og varsling. Ytringsfrihet er en grunnleggende rettighet for ansatte. Åpenhet og mulighet til å fremme konstruktiv og saklig kritikk er viktige forutsetninger for et godt arbeidsmiljø. Til kommunale virksomheter gjelder det også særlige krav til åpenhet og gjennomsiktighet, slik at offentligheten skal kunne se hva som foregår i forvaltningen, og føre kontroll med dens virksomheter. De ansattes mulighet til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten må derfor sees både som et arbeidsmiljøfremmende tiltak og i et videre perspektiv; som et tiltak for økt

10 innsyn og åpenhet i forvaltningen. 2. Hvordan oppnår vi et godt ytringsklima? Virksomhetens ledelse har det overordnede ansvaret for - og må ta initiativet til - et godt ytringsklima og gode kommunikasjonslinjer i virksomheten. Lederne. Lederne må vise at de ønsker kritiske tilbakemeldinger. Dette gjelder Både generelle tilbakemeldinger og rapportering av kritikkverdige forhold. Lederne bør være rollemodeller for å synliggjøre det ansvar som påligger om å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Ansatte. I virksomheter hvor de ansatte har ulik utdanning, alder, kjønn og etnisk bakgrunn, vil mangfoldet bidra til større åpenhet og fremme nytenkning og god dynamikk. Belønning av faglig integritet og ansvarlighet bidrar til å fokusere på kvalitet, både i prosesser og resultater. Senk terskelen for å si ifra. Ved å introdusere rapportering og oppfølging av avvik på viktige områder for virksomheten, bidrar man til å senke terskelen for å si ifra om kritikkverdige forhold. Åpenhet bygger på trygghet. En forutsetning for en åpen kultur i virksomheten, er at de ansatte har tillit til sine ledere. De må føle seg sikre på at deres ytringer blir hørt og vurdert. Videre må de føle seg trygge på at de ikke vil bli møtt med sanksjoner når de tar opp forhold som etter deres mening er kritikkverdige. 3. Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling Betydningen av noen begreper i arbeidsmiljøloven 2-4: 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. Endret ved lov 1.des 2006 nr. 64 (i kraft 1.jan 2007 iflg. res. 1.des 2006 nr. 1324) Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet

11 sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler.