2. Arbeidstakers rett til å varsle Arbeidsmiljølovens regler gir arbeidstakere rett til å varsle om kritikkverdige forhold i egen virksomhet:

Transkript

1 Dok. type: Veiledning BKDOK Rev. dato: Gyldig til: Side 1 av 5 Varsling- veileder for deg som mottar et varsel Rutine og saksbehandlingsprinsipper 1. Innledning Bergen kommune ønsker at kritikkverdige forhold i kommunen avdekkes og ryddes opp i. Ansatte har rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen og varsling er dermed både lovlig og ønsket. Varsling oppleves ofte å være en krevende prosess for alle involverte parter. Det gjelder både den som velger å si fra om kritikkverdige forhold, den som mottar og skal behandle varselet og ikke minst for den eller de som er gjenstand for kritikk. En pågående varslingssak kan også oppleves belastende for et helt arbeidsmiljø. Det er derfor svært viktig at alle involverte parter opptrer ryddig og gjennomtenkt. Denne veilederen/ rutinen gjelder for deg som mottar et varsel i linjen. Hvis du har spørsmål eller behov for prinsipielle avklaringer så kan du også kontakte HR seksjonen. 2. Arbeidstakers rett til å varsle Arbeidsmiljølovens regler gir arbeidstakere rett til å varsle om kritikkverdige forhold i egen virksomhet: 2 A-1.Rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet. Innleid arbeidstaker har også rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten til innleier. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 0 Tilføyd ved lov 16 juni 2017 nr. 42 (ikr. 1 juli 2017 iflg. res. 16 juni 2017 nr. 752). I enkelte tilfeller foreligger det også en varslingsplikt i medhold av arbeidsmiljøloven 2-3 og i enkelte særlover (eksempelvis innen helse- og opplæring). Ansatte som blir kjent med kritikkverdige forhold står fritt til selv å velge hvilken av Bergen kommunes varslingskanaler som skal benyttes. Det betyr at når du som leder, tillitsvalgt eller som del av vernetjenesten mottar et varsel, så må du motta informasjonen og ikke avvise varsleren eller stille spørsmål ved valg av varslingskanal. Et varsel skal imidlertid ikke ha parallelle behandlinger i ulike varslingskanaler. Sentral varslingsgruppe vil eksempelvis si nei til å behandle saker som har en pågående behandling i linjen. 3. Når du mottar varselet Det er viktig at du møter varsleren på en god og åpen måte og opptrer så nøytralt som mulig. I den første innledende fasen er hovedformålet å innhente den informasjonen som er nødvendig for å opplyse saken

2 BKDOK Side: 2 av 5 best mulig. Du bør i denne fasen være forsiktig med å gå i diskusjon med varsleren eller tilkjennegi egen oppfatning av saken. Varslers identitet er et forhold som skal behandles med fortrolighet av alle involverte parter. Plikten til konfidensialitet rekker imidlertid ikke lenger enn til det punktet der rettigheten til den det varsles om slår gjennom. En varsler med kjent identitet har også mulighet for å be om kildebeskyttelse fra deg som mottar varselet. Du bør imidlertid gjøre varsler oppmerksom på at det alltid vil være en viss risiko for at hans eller hennes identitet likevel kan bli kjent. Dette er primært knyttet til at omgivelsene kan resonnere seg frem til dette gjennom de undersøkelser som blir gjort og spørsmål som blir stilt ved oppfølgingen av varselet. Det er også viktig at du opplyser varsler om at dersom det som følge av en varsling oppstår vitneplikt i retten, vil vitneplikten gå foran et eventuelt løfte om anonymitet. Det er ingen formkrav til hvordan varsleren gir sin informasjon, og det betyr at du kan motta varsler både muntlig, skriftlig og anonymt. a) Ved muntlig varsel Når du mottar et varsel muntlig bør du benytte anledningen til å stille spørsmål for å få opplyst varselet best mulig. Det er generelt viktig å få avklart om vedkommende varsler etter arbeidsmiljøloven eller om det meldes et avvik. Hvis dette fremstår som uklart for deg så still gjerne et direkte spørsmål om dette. Andre aktuelle spørsmål kan være: Hvilken avdeling gjelder varselet? Når og hvor skjedde handlingen det varsles om? Beskrivelse av det kritikkverdige forholdet. Be om at det gis en så nøyaktig beskrivelse av det som er observert som mulig o Forsøk å svare på følgende spørsmål: hva, hvem, hvor og hvordan. o Be varsler skille mellom hva vedkommende tror og vet. Hvordan har vedkommende fått kjennskap til forholdet det varsles om? Hvem andre vet eller kan vite om forholdet? Har varsler forslag til undersøkelser som kan avklare det forholdet som varslingen gjelder? Avklar med varsler hvordan senere kommunikasjon skal foregå. E-post korrespondanse skal brukes med forsiktighet. Dersom e-post brukes, skal dette derfor avtales med varsler. Du må i etterkant av samtalen, og også under saksbehandlingen, løpende vurdere om det er behov for å ta ny kontakt med varsler for å innhente ytterligere informasjon. b) Ved skriftlig varsel Der varsler er kjent må du snarest mulig bekrefte overfor varsler at varsel er mottatt og vil bli fulgt opp. Ring gjerne vedkommende for å få avklart ønsket kommunikasjonsform. E-post korrespondanse skal brukes med forsiktighet. Dersom e-post brukes, skal dette derfor avtales med varsler. Når avsender av varselet er kjent bør det vurderes om det er ønskelig og behov for å invitere varsleren inn til en samtale for å gjøre nødvendige avklaringer og innhente ytterligere informasjon om det kritikkverdige forholdet. Vurder alternativt om eventuell utfyllende informasjon skal innhentes skriftlig. Sjekk om

3 BKDOK Side: 3 av 5 mottatt varsel inneholder tilstrekkelig informasjon til at det besvarer spørsmål listet i kulepunkt a) «Ved muntlig varsel» Det er generelt viktig å få avklart om vedkommende varsler etter arbeidsmiljøloven eller om det meldes et avvik. Hvis dette fremstår som uklart for deg så still gjerne et direkte spørsmål om dette. Du må informere varsler om videre saksbehandling og forventet fremdrift. Du må også orientere varsleren om at gjengjeldelse/negative reaksjoner mot varsling i henhold til arbeidsmiljøloven er forbudt. Varsler må derfor melde fra til sin leder dersom vedkommende opplever eventuelle negative reaksjoner eller sanksjoner som følge av varselet. c) Anonyme varsler Varsler kan velge å varsle anonymt ved å sende brev uten opplysninger om avsender, e-post fra en kryptert e-post adresse, eller ringe fra et hemmelig telefonnummer. Anonyme varsler byr på flere utfordringer men skal ikke automatisk avvises. En av utfordringene er at det er vanskelig for deg som mottaker av varselet å få innhentet ytterligere informasjon fra varsler siden denne ikke er kjent. Avgjørelsen av om du skal følge opp varselet eller om varselet skal avvises vil bero på en konkret vurdering fra sak til sak av blant annet: Sakens karakter Muligheten for en forsvarlig saksbehandling gjennom at varselet er tilstrekkelig opplyst og at varsler har sannsynliggjort påstandene. Når varsler ikke er kjent er du som mottaker av det anonyme varselet avskåret fra å gi en tilbakemelding til varsler om sakens status, utfall mv. 4. Vurdering av om varselet er et kritikkverdig forhold etter arbeidsmiljøloven Du som mottaker av varselet skal uten ugrunnet opphold undersøke sakens fakta og gjøre de undersøkelser som er nødvendig for å avklare om noe kritikkverdig har skjedd. Det er flere forutsetninger som må være på plass for at forholdet det varsles om skal være kritikkverdig etter arbeidsmiljøloven. Dette avsnittet gir deg informasjon og veiledning til hjelp i denne vurderingen. «Kritikkverdige forhold» er det som er i strid med lover, forskrifter, avtaler samt Bergen kommunes etiske standard eller andre interne regler, rutiner og retningslinjer. Brudd på den alminnelige oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt, kan også bli vurdert å være kritikkverdig. Eksempler på hva kritikkverdige forhold kan være dårlig arbeidsmiljø, mobbing, diskriminering, korrupsjon, økonomiske misligheter, uforsvarlig håndtering av farlige produkter, praksis som setter pasienters liv og helse i fare eller brudd på taushetsplikten. Kritikk av forhold som en arbeidstaker er uenig i kun ut fra sin personlige eller politiske overbevisning regnes ikke som varsling.

4 BKDOK Side: 4 av 5 For at det skal være tale om varsling må det dreie seg om opplysninger som ikke er allment tilgjengelige, men som en arbeidstaker har fått rede på gjennom sitt arbeidsforhold og som kan ha en viss allmenninteresse. Interne personkonflikter vil for eksempel normalt ikke omfattes av begrepet. Saker som tidligere har vært gjort kjent gjennom media vil som hovedregel ikke være varslingssaker. Hvis du vurderer at det innkomne varselet ikke er et kritikkverdig forhold etter arbeidsmiljølovens definisjon så avsluttes «varslingssaken» og alle involverte parter informeres om vurderingen som ligger til grunn for avgjørelsen. En del saker ligger i gråsonen for å komme inn under arbeidsmiljølovens definisjon av kritikkverdige forhold. Det er viktig at også disse avvikene/ kritikkverdige hendelsene følges opp og lukkes selv om saken avsluttes som varslingssak. Konklusjonen/utfallet av saken skal i så fall meldes videre til overordnet leder. 5. Kontradiksjon Etter kontradiksjonsprinsippet skal den som varslingen gjelder gjøres kjent med varslingen og få anledning til å uttale seg. Du må som mottaker av varselet derfor straks vurdere når denne orienteringen skal gis. I utgangspunktet så skal du orientere den det varsles om med en gang et varsel er mottatt. Du har likevel anledning til å gjøre innledende undersøkelser i en lukket fase med få involverte for å få mer kunnskap/ informasjon om saken før orientering gis. Det kan også være tilfeller der sakens karakter og de videre undersøkelser tilsier at vedkommende ikke gjøres kjent med varslingen. Eksempelvis dersom saken er anmeldt til politiet. 6. Saksbehandling av varselet Saksbehandling av innkomne saker gjøres i henhold til ordinære saksbehandlingsregler nedfelt i lov og reglement. Forvaltningslovens alminnelige prinsipper om forsvarlig saksbehandling, herunder taushetsplikt, regler om habilitet, undersøkelses- og dokumentasjonsplikt og kontradiksjonsprinsippet følges. I tilfelle varselet ikke innehar tilstrekkelig bevis eller hvor oppfølging og undersøkelser av varselet ikke kan bekrefte varselet, skal saken slettes Et varsel om kritikkverdige forhold vil oftest oppleves belastende både for varsler og for den det varsles om, og kan være utfordrende for arbeidsmiljøet i organisasjonen. Du som mottaker av varselet må derfor tilstrebe en så rask saksbehandling som praktisk mulig, hensyntatt krav til kvalitet og forsvarlig saksbehandling. Dette medfører at du må være bevisst på de frister som settes for eventuelle møter og tilbakemeldinger og prøve å unngå eventuelle forsøk på å trenere saksgangen fra en av partene. Hvis det kritikkverdige forholdet gjelder mistanke om lovbrudd, se Bergen kommunes instruks for saksbehandling ved mistanke om misligheter og overgrep begått av ansatte i Bergen kommune. Instruksen gir regler for ansvars og arbeidsdeling, oppfølging og undersøkelser, politianmeldelse/ påtalebegjæring, erstatningskrav mm. 7. Rettsvern ved varsling Arbeidsgiver plikter å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for arbeidstakerne. Denne plikten gjelder generelt. I varslingssaker har arbeidsmiljøloven en bestemmelse som presiserer og understreker arbeidsgivers plikt i den situasjonen som varsler er i.

5 BKDOK Side: 5 av 5 Dette følger av arbeidsmiljøloven 2 A-2 som sier at «Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2 A-1 er forbudt.». Ulovlige gjengjeldelseshandlinger omfatter både formelle og uformelle negative reaksjoner. Varsler skal ikke ubegrunnet bli fratatt arbeidsoppgaver, bli oppsagt, forbigått i forhold til muligheter for faglig utvikling, stillingsopprykk, lønnsutvikling mm. Mobbing og trakassering skal generelt ikke finne sted. Varsler må imidlertid i likhet med alle ansatte tåle saklige motargumenter. Eventuelle gjengjeldelseshandlinger overfor en arbeidstaker som har varslet vil bli arbeidsrettslig sanksjonert