UiT arkivref: Dato: INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET: 1.september 2015 kl Møtet avholdes ved Høgskolen i Narvik, rom E 1700.

Transkript

1 Til rektorrådets medlemmer UiT arkivref: Dato: INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET: 1.september 2015 kl Møtet avholdes ved Høgskolen i Narvik, rom E Følgende saker er til behandling: Sak RR Fordeling av SAKS-midler Diskusjonssaker, orienteringssaker: Organisering av faglig aktivitet ved campus i Harstad Milepælsplan (notat vedlagt) Fusjonsmarkering på de forskjellige campusene Styresammensetning (notat vedlagt) Agenda styreseminar 26.oktober Opprettelse av 2020 grupper Videre arbeid i gruppene etter 9. oktober Tromsø Anne Husebekk leder Britt Elin Steinveg sekretær

2 Milepælsplan Oppgave Prosess Oppstart varighet Frist Nettside 16.mar mar.15 Kom.plan 01.apr mai.15 Intensjonserklæring 1til rektorråd 16.mar apr.15 Mandat sikker drift til rektorråd 01.apr apr.15 Mandat øvrige grupper 16.mar apr.15 Rektorrådmøte 1 20.apr apr.15 Intensjonserklæring 1til styrene 20.apr jun.15 Gruppe omstillingsavtutnevnelses 10.apr apr.15 Sammensetning arb.gr. (adm) 21.apr mai.15 Sammensetning faggr. 21.apr mai.15 Omstillingsavtale 20.apr jun.15 Omstillingshåndbok 20.apr jun.15 Arbeidsstart grupper 27.apr mai.15 Rektorrådmøte 2 (statusmøte) 15.jun jun.15 Status/del.lev arb.gr 01.mai sep.15 Status/del.lev faggrupper 01.mai sep.15 Rekorrådmøte 3 01.sep sep.15 Levering rapporter 09.okt okt.15 Høring rapporter 12.okt okt.15 Rektorrådmøte 4 19.okt okt.15 Forhandling organisasjon 23.okt okt.15 Styreseminar 26.okt okt.15 Styremøte 27.okt okt.15 Opprettelse av 2020 grupper 01.nov nov.15 Innplassering ledelse 15.nov nov.15 Rektorrådmøte 5?? november Innplassering medarb. 20.nov des.15

3 Orienteringssak Status for arbeidet i fag- /arbeidsgrupper og sikker drift Fusjonssekretariatet sendte ut e-post til ledere for fag- og arbeidsgrupper, samt sikker drift, og ba om en kort orientering om status: En kort orientering om arbeidet som har vært gjort i gruppa En vurdering av videre arbeid fram mot leveranse 9. oktober (sett i forhold til gruppas mandat) E-posten gikk ikke ut til arbeidsgruppa for FoU og formidling, da de ennå ikke har hatt første møte. Vedlagt følger tilbakemeldinger fra Faggrupper: Økonomi og ledelsesutdanninger Helse- og omsorgsfag Ingeniørvitenskap og teknologi (ettersendes) Samfunnssikkerhet og beredskap Sosialfag Arbeidsgrupper: Organisasjon IT-tjenester Utdanningsvirksomheten Sikker drift (ettersendes)

4 Rapport fra faggruppa for øk/adm- og ledelsesutdanninger. FG har hatt ett møte, i Narvik den Møtet ble brukt til å presentere fagmiljøene ved UiT, HiH og HiN som skal slåes sammen, samt identifisere og belyse de største utfordringene. Tonen i gruppa var fin, og innspillene konstruktivt. Følgende hovedutfordringer ble identifisert: 1. Kapasitet bortfall av innbyrdes IIer stillinger, samt overtid som HiH har vært avhengig av. I tillegg innføres et system for FoU ordning. Løsninger er at faglige ansatte ved HiN/HiH bruker mindre tid på administrasjon, undervisning på kurs reduseres på lik linje med praksis på UiT, samt utlysning av IIer stillinger 2. Integrasjon Narvik HiN har bachelor i øk/adm samt ettårig videreutdanning i Praktisk økonomi og ledelse (PØL). Opprettholdelse av bachelorprogrammet krever at HHT har ansatte i Narvik. Medlemmene fra Narvik har ikke konkludert på om dette er ønskelig av hensyn til leveranser inn på ingeniørutdanningene. 3. Integrasjon Harstad HiH har mange studietilbud i øk/adm og ledelse, og det var enighet om at øk/adm bør overføres til Handelshøgskolen. En undergruppe er oppnevnt for å se på mulig samkjøring av de to første år på bachelor i øk/adm mellom campus Tromsø, Alta, Narvik og Harstad. Ledelsesutdanning gis av flere miljø ved UiT og må utredes nærmere. En undergruppe har fått oppdrag om å foreslå et differensiert tilbud på ledelsesutdanningen ved nye UiT. Målet er å differensiere studiene med hensyn på spesialisering og geografisk beliggenhet, slik at miljøene ikke konkurrerer om de sammen studentene. 4. Ledelse ved nye UiT FG har søkt om SAKS midler for å utrede etablering av et overbyggende, flerfakultært senter for ledelsesforskning. På denne måten tenkes det at fagmiljøene kan ha et forum for fellesprosjekter, selv om utdanningen innenfor ledelse ved UiT er spredt på flere institutter. Målet på sikt vil være å søke om et SFF innenfor ledelsesfagene. Neste møte i faggruppa finner sted i Harstad den 16. september.

5 Orientering fra faggruppe helse- og omsorgsfag Vi viser til mail av Faggruppe helse- og omsorgsfag hadde sitt første møte , med god møtedeltakelse med representasjon fra alle involverte parter unntatt en tillitsvalgtrepresentant som enda ikke var oppnevnt. Møtet vektla en gjennomgang av eksisterende fag- og programportefølje. Det ble tydelig på møtet at fusjonsprosessen for det nye Institutt for helse- og omsorgsfag (IHO) vil omfatte følgende elementer: 1. Bachelorutdanning: IHO kommer til å ha en bachelorutdanning i sykepleie ved 4 campus, bachelorutdanning i fysio-, radio-, og ergoterapi ved campus Tromsø. Samkjøring bachelorutdanning i sykepleie blir nødvendig. 2. Videreutdanninger: Den samlede porteføljen inkluderer i dag en rekke utdanninger som bør vurderes omgjort til masteremner under IHO s samlede masterprogram. Et utvalg må nedsettes for å vurdere dette samlet. 3. Masterutdanninger: Foreløpig bare ved campus Tromsø, men de eksisterende programmene kan «innlemme» nye emner etter fusjon. 4. Forskning og FoU-arbeid: Integrering i eksisterende forskningsgrupper må vurderes, samt behovet for å opprette nye grupper, også på tvers av campus. Det vil bli søkt SAK-midler for å gjennomføre de ovenfor nevnte prosessene. I tillegg ønsker det nye IHO å kunne tilby sykepleierutdanning på samisk, med utgangspunkt i campus Hammerfest og i samarbeid med Samisk Høgskole. Det søkes om midler til dette også. Det er planlagt tre nye møter i arbeidsgruppa: 28. august ved Høgskolen i Harstad, 11. september ved Høgskolen i Narvik og på Skype 5. oktober. Det er laget en disposisjon for rapport som arbeidsgruppa har til hensikt å levere innen fristen den 9. oktober. Vennlig hilsen Nina Emaus Instituttleder Leder av arbeidsgruppa nina.emaus@uit.no Vibeke Guddingsmo Kontorsjef Arbeidsgruppas sekretær vibeke.guddingsmo@uit.no

6 ORIENTERING TIL REKTORRÅDET Arbeidet i faggruppe samfunnssikkerhet og beredskap Det har så langt vært to møter i faggruppa for Samfunnssikkerhet og beredskap, ett innledende møte i Tromsø 19. juni og et heldagsmøte i Malangen 18. august. I etterkant av det siste møtet har faggruppa sendt søknad om SAKS-midler til å gjennomføre tiltak som kan bidra til å binde sammen fagmiljøene i Harstad, Tromsø og Narvik. Neste møte vil gjennomføres i Harstad 22. september. Arbeidet i gruppa er konstruktivt, og det har vært gode diskusjoner. Gruppa har avgrenset arbeidet til å favne bachelorprogrammene i Internasjonal beredskap (HiH/HiN/NBSK) og Samfunnssikkerhet og miljø (UiT), og masterprogrammet i Samfunnssikkerhet (UiT). Det er også pekt på studieprogram innenfor tilstøtende felt. Det er identifisert en del sentrale forskjeller mellom studieprogrammene i Tromsø og programmet ved HiH/HiN/NBSK mht. målgruppe/rekrutteringsgrunnlag, gjennomføring og organisering. Grunnet ulikhetene i målgruppe og gjennomføring er etablering av felles studieplan lite realistisk, i alle fall på kort sikt. Hovedfokus for drøftingene har derfor vært å vurdere hvilken grad av studieintegrering som er realistisk å gjennomføre. Det har videre vært diskutert hvordan en kan få til et godt koordinert fagmiljø på tvers av tre ulike campuser. Virkemidler mener gruppa er deltakelse i felles forskningsgrupper. Det må også diskuteres hvilken tilknytning NBSK skal ha. De har per i dag 40 sp. av undervisningen i Internasjonal beredskap. Mhp. ledelse har et felles programstyre for de 3 programmene vært diskutert. Vurdering av videre arbeid fram mot leveranse 9. oktober (sett i forhold til gruppas mandat) Hovedfokus frem mot leveranse 9. oktober vil være å utarbeide en felles rapport. Arbeidet med en grundigere gjennomgang av emnene på de 3 studieprogrammene vil måtte foregå etter 9. oktober.

7 Kort orientering fra faggruppe sosialfag pr Faggruppe sosialfag har avholdt ett møte i Harstad Det ble da etablert grupper som arbeider med mer overordnede aspekter ved faggruppens mandat. Gruppene arbeider til neste møte med følgende: -Beskriver den fusjonerte organisasjonens fremtidige sosialfaglige plattform og dens posisjonering i landsdelen, bl.a. sett i lys av sosialfagenes aktualitet i samfunnet -Synergier bachelor videreutdanning master. Se på videreutdanningens suksessfaktorer inn i fusjonen. Jobbe desentralisert + mulighetsrom mot master faglig og organisatorisk. Samtidig ivareta etter- og videreutdanningenes særegenhet. - Forskning i den fusjonerte organisasjonen. Den ansattes perspektiv, se langsiktig mot en større flate enn vi har i dag, kartlegge interessepunkter, delingskultur, internasjonalt samarbeid. - Fremtidig organisering og muligheter for samling av sosialfagene på ulike nivåer. Faggruppa søker om SAKS-midler knyttet til kulturbygging på forskningsaktivitet, og utviklingsarbeid knyttet til IKT-baserte Masterprogram. Faggruppen mener det er lite hensiktsmessig å utarbeide felles studieplaner før nye rammeplaner er på plass i 2017, men at man allerede nå starter arbeidet med å gjøre seg kjent med de forskjellige lokale fag- og studieplanene.

8 Status Arbeidsgruppe organisasjon Arbeidsgruppa har hatt 2 møter - 1 møte på Skype business og 1 fysisk møte. Gruppa har gått i gjennom mandatet og diskutert rammene for arbeidet. Det er utarbeidet oversikt over administrativ organisering ved de 3 organisasjonene. Det er flere utfordringer som kan påvirke fremdriften i det videre arbeidet. Det er for det første ikke avklart om det blir etablert et eget fakultet lokalisert i Harstad. Gruppa har heller ikke enda fått evt. innspill fra de øvrige arbeidsgruppene som har betydning for oppfyllelse av mandatet. Det er p.t noe forskjellig syn på utgangspunktet for arbeidet. Medlemmene fra Harstad mener at det bare skal arbeides ut fra et senario med eget fakultet lokalisert i Harstad. De øvrige i gruppen mener det er riktig å arbeide ut i fra to scenario frem til det kommer en avklaring på fakultet eller ikke i Harstad. Dersom en etablerer en organisasjonsstruktur uten fakultet i Harstad, er det viktig å etablere en campusorganisering som sikrer Harstad representasjon i UIT s styrings- og ledelsessystem utover fakultetslinja som vil representere de enkelte fagmiljø. Denne organiseringen bør også sikre at det det regionale samfunns- og næringsliv har et kontaktpunkt ved campus Harstad. Det ble lansert et forslag om at en oppretter en campusdirektørstilling m/tilhørende administrativ stab, som én mulig løsning på dette. Uansett organisering av et campus, med eller uten fakultet, blir det i det videre arbeidet viktig i å etablere styrings- og ledelsesfunksjoner ved campusene i Harstad og Narvik som bidrar til faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye organisasjonen, jfr. Kgl. res. Gruppa mener at det også er viktig å få en avklaring på campusbegrepet. F.eks. er Kirkenes nevnt som campus, men Mo i Rana er ikke campus. Det er planlagt 2 (ved behov evt. 3) møter til i gruppa, samt arbeid i mellom møtene. Det siste møtet er i Tromsø 5. og 6. oktober (lunsj til lunsj).

9 Til: Fra: Rektorrådet Arbeidsgruppe for organisering av avdeling for IT Orientering fra arbeidet Arbeidsgruppa startet opp sitt arbeid i Tromsø 28. mai På møtet ble det vedtatt å sende en bestilling til alle seksjonene i avdeling for IT i Tromsø, IT-seksjonen i Narvik og IT-tjenesten i Harstad. Dette ble gjort for å sikre at alle IT-ansatte ved enhetene kunne få bidra inn i prosessen. Arbeidsgruppens andre møte ble avholdt i Harstad 25. juni Her ble svarene på bestillingen fra IT-enhetene gjennomgått. Deretter ble det presentert en overordnet organisasjonsmodell for avdelingen av IT-direktør Stig Ørsje. Det ble vedtatt at en mindre gruppe bestående av ITdirektør Stig Ørsje, UiT, IT-leder Ørjan Dybvik Pettersen, HiN og overingeniør Line Andersrød, HiH skulle diskutere nærmere forslaget som var fremkommet under møtet, spesielt hvordan brukerstøtte og utdanning skulle ivaretas i den nye organisasjonen. Arbeidsgruppens tredje møte ble avholdt i Tromsø 20. august På møtet ble det gitt en gjennomgang av arbeidet så langt. Det ble videre vedtatt at det skulle gå en bestilling til ITenhetene i Harstad, Narvik og Tromsø hvor de skulle gi innspill til hvilke arbeidsområder de enkelte seksjonene skulle ha. Nytt møte ble avtalt 22. september Arbeidsgruppen vil oversende forslag til organisering av avdeling for IT innen 9. oktober Det er videre planlagt en Fagdag for IT (hvor også IT-personell fra Harstad og Narvik er invitert) for å presentere seksjonene og deres innhold. Arbeidet i gruppen ser så langt ut til å kunne levere til rektorrådet innen fristen 9. oktober Stig Ørsje IT-direktør (leder Nina Smaadal Administrativ leder (sekretær)

10 Orientering fra Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomheten august 2015 AG utdanningsvirksomhet har til nå hatt to Skype-møter og skal ha et heldagsmøte i Harstad den 10. september. I første møte gikk vi gjennom mandat og så på hvilke fagteam det var behov for å ha under AG utdanningsvirksomhet. Vi har overlappende mandat med AG sikker drift på områdene regelverk, internasjonalisering, studieinformasjon og rekruttering. Fagteamene regelverk og internasjonalisering er i sin helhet flyttet fra AG sikker drift til AG utdanningsvirksomhet. Dette fordi det er mest hensiktsmessig at avklaringer og beslutninger som ev må gjøres i disse fagteamene tas av AG utdanningsvirksomhet. Fagteamet for studieinformasjon og rekruttering er, så langt arbeidsgruppa kjenner til, ikke etablert enda. Dersom dette arbeidet ikke kommer i gang snart, vil AG utdanningsvirksomhet vurdere å etablere eget fagteam med ansvar for informasjon til studiesøkere og studenter, samt studiekatalogen på nett. Arbeidsgruppa bestemte i første møte å avvente oppretting av et fagteam for kvalitetssystem. Dette fordi det meste av det som gjelder forvaltning av utdanningsvirksomheten, og som må være på plass til fusjonstidspunktet, dekkes av de andre fagteamene, og da spesielt fagteam regelverk (som omfatter opptak, eksamen, vitnemål, ph.d.-utdanning, overgangsordninger m.v.). I andre møte ble det imidlertid bestemt at det skal etableres et fagteam som skal gjennomgå de tre kvalitetssystemene og sikre at vesentlige forhold ikke blir oversett. Institusjonene utpeker to medlemmer hver til dette fagteamet. AG utdanningsvirksomhet har dermed følgende fagteam: Regelverk, Internasjonalisering/studentutveksling og Kvalitetssystem (under etablering). Fagteamene regelverk m/undergrupper og internasjonalisering har hatt flere møter og er godt i gang med arbeidet. I arbeidsgruppas andre møte ble innspill til fordeling av SAKS-midler vurdert. Basert på innspill fra fagteamene og diskusjoner i arbeidsgruppa har vi foreslått at det gis midler til: Anskaffelse av et eksamensplanleggingssystem Infrastruktur/ustyr digital eksamen ved HiH og HiN Utvikling av nye nettsider for engelskspråklige studiesøkere og studenter Til arbeidsgruppas møte den 10. september bes fagteamene levere beslutningsnotater som arbeidsgruppa behandler. Det videre arbeidet fram mot leveranse den 9. oktober og fram til fusjonstidspunktet planlegges i dette møtet. Hege Svendsen sekretær

11 NOTAT STYRESAMMENSETNING I forbindelse med kongelig resolusjon legger Kunnskapsdepartementet til grunn at styret ved UiT utvides med representanter for virksomhetene i Harstad og Narvik. Normalmodellen for sammensetning av styret er 11 representanter, med følgende fordeling: 1 styreleder/rektor 3 representanter for ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger 1 1 representant for teknisk og administrativt ansatte 2 studentrepresentanter 4 eksterne representanter Styret selv kan fastsette annen styresammensetning enn bestemt hva som fremgår av universitets- og høgskoleloven. Etter fusjonen med Høgskolen i Finnmark er styret i inneværende valgperiode utvidet med 2 representanter (1 fast ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og 1 student). I forbindelse med styreutvidelsen må en påse at studentene har minst 20 % av representantene jf. universitets- og høgskoleloven. I tillegg skal ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger, teknisk og administrativt ansatte, studenter og eksterne være tilfredsstillende representert i styret. Ingen av gruppene skal ha flertall alene. Vi kan tenke oss flere alternativer for styreutvidelsen: 1) Utvidelse med 1 teknisk/administrativ og 1 fast ansatt i undervisnings- og forskningsstilling. Vi trenger da ikke å utvide med 1 studentrepresentant. Styret vil få 15 medlemmer. 2) Utvidelse med 1 studentrepresentant og 1 fast ansatt i undervisnings- og forskningsstilling. Styret vil få 15 medlemmer. 3) Utvidelse med 1 studentrepresentant og 1 teknisk/administrativ. Styret vil få 15 medlemmer. 4) Utvidelse med 1 teknisk/administrativ, 1 ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og 1 ekstern representant. Denne løsningen vil utløse krav om 1 studentrepresentant til. Styret vil få 17 medlemmer. 5) Utvidelse med 1 teknisk/administrativ, 1 ansatt i undervisnings- og forskningsstilling og 1 studentrepresentant. Vi vil da få et styre med partall som kanskje ikke er ønskelig. Styret vil få 16 medlemmer. Utvelgelse av styrerepresentanter - Ekstraordinært valg ved høgskolene (kan gjennomføres før fusjonstidspunktet) - Plukke fra eksiterende styrer. Valgt av styrene eller av ansatte/studenter - KD involveres ved valg av ekstern representant. Universitetsstyret vil kunne komme med forslag. 1 De midlertidig ansatte i undervisnings- og forskningsstilling utgjør mer enn 25% ved UiT og skal dermed velge ett av medlemmene.