INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET:29. APRIL 2015 kl Møtet avholdes på styrerommet A-319, Administrasjonsbygget, UiT, campus Tromsø.

Transkript

1 Til rektorrådets medlemmer UiT arkivref: Dato: INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET:29. APRIL 2015 kl Møtet avholdes på styrerommet A-319, Administrasjonsbygget, UiT, campus Tromsø. Vedlagt følger sakspapirer til møtet onsdag kl Det serveres lunsj ved møtets begynnelse. Følgende saker er til behandling: Sak RR Oppnevning av leder og nestleder for rektorrådet Sak RR Godkjenning av intensjonserklæring Sak RR Mandat og oppnevning av arbeidsgrupper Sak RR Kommunikasjonsplan Orienteringssaker: Organisering av fusjonsprosessen Arbeidsbeskrivelse for fusjonssekretariatet Ny felles hjemmeside for fusjonsprosessen Milepælsplan Diskusjonssak: Budsjett for fusjonsprosessen Tromsø Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet

2 Til rektorrådet Dato: Arkivref.: RR Oppnevning av leder og nestleder for rektorrådet Rektorene og direktørene ved de tre institusjonen ble 26.mars enig om mandat og sammensetning av rektorrådet, men det er ikke oppnevnt leder. Sekretær for rektorrådet finner det naturlig at rektor ved den største institusjonen har ledervervet, mens rektor for den nest største institusjonen innehar nestledervervet. Det foreslås at rektor ved UiT Anne Husebekk, oppnevnes som leder av rektorrådet og at rektor ved HiN Arne Erik Holdø oppnevnes som nestleder Innstilling til vedtak: Rektor Anne Husebekk oppnevnes som leder av rektorrådet. Rektor Arne Erik Holdø oppnevnes som nestleder. Tromsø, Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: Mandat for rektorråd

3 Til Rektorrådet Dato: UiT arkivref: RR 06-15: Intensjonserklæring Sakens bakgrunn Det vises til RR sak 02-15: Intensjonserklæring, hvor følgende ble vedtatt: Fusjonssekretariatet bes om å omarbeide intensjonserklæringen med bakgrunn i de forslag som fremkom i møtet. I etterkant av møtet den ble det utarbeidet en mer overordnet intensjonserklæring som ble sendt fra rektor Anne Husebekk til rektorene ved HiH og HiN (vedlegg 1). Sekretariatet har mottatt tilbakemeldinger fra rektorene på forslaget. Rektor Bodil Oslvik, HiH og Rektor Arne Erik Holdø, HiN har gitt innspill på flere konkrete formuleringen. Sekretariatet vil nedenfor gjennomgå disse. Fra HiH har det kommet følgende innspill: Under begrunnelse: En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal utnytte, forvalte og utvikle ressursene som i dag finnes i de tre institusjonene, igjennom økt arbeidsdeling med utgangspunkt i de respektive institusjonenes faglige fortrinn og særpreg. Under rammer og forutsetninger I tråd med en ambisjon om en god arbeidsdeling og ønsket om et universitet med sterk regional tilstedeværelse tillegges de ulike campusene faglig og programmessig ansvar for definerte fagområder og studieprogrammer innenfor den nye universitetsstrukturen (Dersom man ønsker det kan dette spesifiseres for hver av de nye campusene Harstad og Narvik). Det tilstrebes en balanse i oppgavefordelingen mellom hoved-campusene i det nye universitetet.

4 Også under rammer og forutsetninger: Campusenes særlige faglige ansvar ivaretas igjennom egne organisatoriske enheter (fakulteter) med egne ledelses- og styringsfunksjoner. Samme organisasjonsmodell forutsettes brukt ved de tre campusene. Det etableres viserektor-funksjoner ved campus Harstad og campus Narvik. Viserektorene vil her få et samlet institutt- og fakultetsoverskridende ansvar for aktiviteten ved de respektive campusene, og vil ha et særlig ansvar for å pleie kontakt med regionalt arbeids- og næringsliv. Arbeidsdeling og organisering av faglig aktivitet skal være tema i faggruppene og arbeidsgruppene, som vil gi tilrådinger til rektorrådet. I intensjonserklæringen legger en til grunn at fusjonen ikke skal ha en omfordelende effekt mellom campus. Sekretariatet finner det naturlig at en avventer mer detaljerte avklaringer på faglig inndeling, ansvarsområder for lederfunksjoner og campusorganisering til faggrupper og arbeidsgrupper har levert sine rapporter. Under «bakgrunn» er følgende endringsforslag tilført fra HiN: Høgskolen i Narvik har vedtatt å gå inn i drøftinger med UiT Norges arktiske universitet, men har formelt sett ikke vedtatt fusjon. Intensjonserklæringens hensikt er at den skal sette overordnede rammer for fusjonen og være institusjonenes felles innspill til Kunnskapsdepartementets arbeid med Kongelig resolusjon om fusjon mellom de tre institusjonene. Innspillet fra Narvik kan vanskelig inngå i erklæringen ut fra erklæringens hensikt. Slik sekretariatet ser det, har Rektorrådet tre alternativer: 1) Setningen tas ikke inn 2) Arbeidet med felles intensjonserklæring utsettes inntil Høgskolen i Narvik har fattet en formell beslutning om fusjon 3) Det utformes ikke en felles intensjonserklæring og saken overlates til Kunnskapsdepartementet Sekretariatet anbefaler primært alternativ 1) men også alternativ 3) er en mulig løsning. Etter det sekretariatet erfarer så vil bl.a. ikke NTNU sende inn en intensjonserklæring. I den prosessen forutsettes det at styrevedtakene ligger til grunn. Under «rammer og forutsetninger» er følgende endringsforslag tilført fra HiN:

5 Det skal etableres et fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi i Narvik, som skal ha hovedansvar for all ingeniørvitenskapelig aktivitet i det nye universitetet. I denne setningen må ordet all og hoved strykes. Dette fordi UiT både har bioingeniørutdanning (Helsefak), maritime ingeniørutdanninger (NT-fak) og luftfartsfag (NT-Fak) som ikke uten videre er naturlig å knytte til et fakultet i Narvik. Sekretariatet vil anbefale at faggruppene først må få gi sine innspill før man slår fast en endelig fagdeling. Dette er ikke i strid med tidligere lovnader om at det skal etableres et nytt fakultet i Narvik med samme fullmakter som øvrige fakultet ved universitetet. Under «rammer og forutsetninger» er også følgende endringsforslag tilført: Det utarbeides bilaterale avtaler mellom UiT Norges arktiske universitet og hver av de to høgskolene. Sekretariatet anbefaler at denne setningen tas ut. Dette begrunnes med at målet er at vi fom skal være en institusjon og at det på nåværende tidspunkt ikke er hensiktsmessig av ledelsen å utforme for detaljerte planer. Hensikten med faggruppene og de ulike arbeidsgruppene er nettopp at de skal ha mulighet til å komme med innspill, at ansatte skal involveres og nye mulighet som vi hittil ikke har tenkt på kan komme opp. Under «økonomiske forutsetninger» er følgende endringsforslag tilført: Det forutsettes at de innfusjonerte høgskolene stiller på lik linje med andre deler av universitetet når det gjelder tildeling av universitetets strategiske midler. Sekretariatet vil anbefale at setningen over tas ut. Dette er en selvfølgelighet og ivaretas av budsjettfordelingsmodellen som vil være felles fra Siden det er likeverdige parter som går inn i fusjonen vil argumentet også gjelde andre veien. Sekretariatet anbefaler at følgende setning tas ut: Det forutsettes at Studentparlamentene ved UiT, HiH og HiN slås sammen til ett felles organ. Studentrepresentasjon i styrer, råd og utvalg forvaltes av dette organet. Organisering av studentdemokratiet avgjøres av studentene og trenger således ikke å inngå i en intensjonserklæring.

6 Basert på denne gjennomgangen fremlegges intensjonserklæring av for Rektorrådet. Innstilling til vedtak Rektorrådet anbefaler at Intensjonserklæringen av legges fram for styrene ved UiT, HiH og HiN Tromsø Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: 1) Bearbeidet intensjonserklæring av ) Forslag til ny intensjonserklæring med innarbeidet endringsforslag av

7 Bearbeidet intensjonserklaæring Intensjonserklæring for fusjon mellom Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik og UiT Norges arktiske universitet En fusjon mellom Høgskolen i Harstad (HiH), Høgskolen i Narvik (HiN) og UiT - Norges Arktiske Universitet (UiT) skal skape et universitet med regional styrke, nasjonal posisjon og internasjonal tyngde innen utdanning og forskning. Denne intensjonserklæringen beskriver begrunnelser, mål og forutsetninger som ligger til grunn for en fusjon. Bakgrunn Våren 2014 ga Kunnskapsdepartementet universitet og høgskoler i oppgave å vurdere sin plass i et UH-landskap med færre institusjoner for å heve kvaliteten i høyere utdanning og forskning. Institusjonene konkluderte med følgende: 1. UiT - Norges arktiske universitet konkluderte med at en sammenslåing mellom HiN og UiT vil danne grunnlaget for etableringen av Nord-Norges teknologiske høgskole som et fakultet ved UiT. En fusjon vil gi et svært slagkraftig teknologimiljø, med økt forsknings- og innovasjonsgjennomslag både nasjonalt og internasjonalt. UiT er også positiv til andre institusjoner som ønsker nærmere samtaler om fusjoner. 2. Høgskolen i Narvik vektlegger at HiN må styrkes gjennom sammenslåing med UiT. For at HiN skal kunne realisere sine mål og fremstå som en attraktiv campus som møter arbeids- og næringslivets kompetansebehov, er det nødvendig at sammenslåingen ivaretar de krav som i framtida vil bli stilt til kvalitet, effektivitet og robusthet. Høgskolen i Narvik baser sine fusjonsdrøftinger på at det etableres et fakultet for teknologi i Narvik, som foreslått i brev fra rektor ved UiT datert Høgskolen i Harstad vurderer at det største potensialet for å kunne realisere oppdraget fra Kunnskapsdepartementet er gjennom et tettere og mer formalisert samarbeid og på sikt, en fusjon med UiT-Norges arktiske universitet. Lærestedene har gitt viktige innspill til «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets og høgskolesektoren», Meld.St. 18 ( ). Der en av målsettingene er sammenslåing av UiT, HiN og HiH, som skal bidra til en styrkning av teknologiområdet og en samling av de sosial- og helsefaglige tilbudene i landsdelen. Kunnskapsdepartementet omtaler denne fusjonen i Meld.st. 18 Konsentrasjon for kvalitet - Strukturreform i universitets- og høgskolesektoren på følgende måte: "Videre slås Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik sammen til én institusjon" (s. 50). Meldingen er nå overlevert Stortinget for behandling. Begrunnelse Den demografiske utviklingen, med en aldrende befolkning og en nedgang i i ungdomskullene fram mot 2025, gjør det utfordrende for samtlige forsknings- og utdanningsinstitusjoner i landsdelen å rekruttere studenter i det omfang som er nødvendig for å dekke etterspørselen i arbeidsmarkedet. Næringsutvikling i nord gjør det viktigere enn noensinne å utdanne tilstrekkelig antall kandidater med relevant kompetanse slik at utviklingen kan fortsette. 1

8 En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal styrke institusjonenes fagmiljø. Dette vil øke den nye institusjonens økonomiske handlingsrom gjennom økt eksternportefølje, og gi mer attraktive studietilbud som vil føre til økt rekruttering av studenter og ansatte til alle campus. En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal utnytte ressursen som i dag finnes i de tre institusjonene, bedre. Det skal være en god balanse mellom anvendt forskning, gjennom utvikling av profesjons- og praksisfeltet, og klassisk grunnforskning. Studieprogrammene skal være sammenhengende med tilbud på bachelor, mastergrads og doktorgradsnivå, slik at fagområdene og instituttene blir integrerte og faglig robuste. Det nye universitetet, skal være nasjonalt ledende breddeuniversitet, samtidig skal rollen som profesjonsuniversitet, styrkes og videreutvikles gjennom fusjonen. Overordnet mål Det fusjonerte universitetet skal bidra til en kunnskapsbasert utvikling regionalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom forskning, utdanning og formidling på et høyt internasjonalt nivå. Blant våre særlige fortrinn i møtet med fremtidige utfordringer er faglig bredde og kvalitet, tverrfaglighet og sentral beliggenhet i nordområdene, Norges viktigste strategiske satsningsområde. Det fusjonerte universitetet skal: Forsyne landsdelen med kompetanse, gjennom å tilby relevante studier av høy kvalitet Videreutvikle miljøenes potensial for innovasjon og nyskapning Bidra til økt innovasjon og omstillingsevne Tilby fleksible studier og geografiske distribuerte tilbud Skape et attraktivt lærings- og arbeidsmiljø Samkjøre utdanninger Ha en sterk regional tilstedeværelse Være nasjonalt og internasjonalt ledende på enkelte områder Sørge for solide fagmiljø og tverrfaglig samarbeid Ha fokus på økt kvalitet og faglig bærekraft Være bedre rustet til å hente eksterne forskningsinntekter Ha god gjennomføring og lavt frafall blant studentene Være en synlig bidragsyter i det internasjonale kunnskapssamfunnet Være internasjonalt orientert og konkurransedyktig innenfor våre prioriterte områder Nye muligheter Som en del av arbeidet vil det være relevant å arbeide med fagområdene på et mer tverrfaglig overbyggende nivå og se på samspillet mellom profesjonsfag og disiplinfag og hvordan dette best kan utnyttes i den nye organisasjonen. For å sikre at man får sett nærmere på dette mulighetsrommet vil det, som en del av fusjonen, etableres en 2020-gruppe. Enkelte fellesadministrative funksjoner bør lokaliseres helt eller delvis ved campus utenfor Tromsø og ledes derifra. Rammer og forutsetninger Det fusjonerte universitetet skal ha hovedaktivitet i Tromsø, Alta, Narvik, Harstad. Universitetsvirksomheten i Hammerfest, Kirkenes, Bardufoss, Longyearbyen, Mo i Rana og Bodø opprettholdes og videreutvikles der det er behov og økonomi til det. Universitetet skal tilby 2

9 distribuerte og fleksible studietilbud utviklet i samarbeid med samfunns- og næringsliv i hele landsdelen. Organisering, styring og ledelse av den nye institusjonen skal bygge opp under den fusjonerte institusjonens målsettinger. Det skal etableres styrings- og ledelsesfunksjoner ved campusene i Harstad og Narvik som bidrar til faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye organisasjonen. Herunder ligger det etablering av viserektor i Harstad og Narvik. Ansattes rettigheter og plikter Ingen ansatte skal sies opp som følge av fusjonen eller mot sin vilje flytte fra en campus til en annen som følge av fusjonen. Ansattes rettigheter og plikter avklares i samarbeid med de ansattes organisasjoner i henhold til lov, hovedavtale og tariffavtale og eventuelle særavtaler. Det skal utformes egen omstillingsavtale i samarbeid med organisasjonene. Fusjonen er å anse som en virksomhetsoverdragelse. Dette utløser rettigheter i forhold til arbeid og lønn som ikke automatisk følger av en fusjon jfr. Arbeidsmiljøloven og Tjenestemannsloven. Ingen ansatte skal gå ned i lønn som følge av fusjonen. Individuelle, midlertidige avtaler vedr. funksjonstillegg/lederlønn/b-tillegg avvikles dersom funksjonen bortfaller. Studentenes rettigheter (og plikter) Alle studenter har rett til å fullføre påbegynte studieprogram etter gjeldende studieplaner, og grad utstedes av UiT etter fusjonstidspunktet. Det forutsettes at Studentparlamentene ved UiT, HiH og HiN slås sammen til ett felles organ. Studentrepresentasjon i styrer, råd og utvalg forvaltes av dette organet. Universitetet skal legge til rette for et godt studentdemokrati som fungerer på tvers av campusene. Adgangen til å få studiepoenguttelling for tillitsvalgte studentverv videreføres i det nye universitetet. Overgangsordninger Det rettes henvendelse til KD for å undersøke muligheten for styresammensetning som ivaretar representasjon fra tidligere styrer ved HiN og HiH i styret for den fusjonerte institusjonen Økonomiske forutsetninger Fusjonen skal i seg selv ikke ha en omfordelende effekt mellom campusene, men sikre videre faglig drift. 3

10 Intensjonserklæring for fusjonen mellom Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik og UiT Norges arktiske universitet En fusjon mellom Høgskolen i Harstad (HiH), Høgskolen i Narvik (HiN) og UiT - Norges Arktiske Universitet (UiT) skal skape et universitet med regional styrke, nasjonal posisjon og internasjonal tyngde innen utdanning og forskning. Denne intensjonserklæringen beskriver begrunnelser, mål og forutsetninger som ligger til grunn for en fusjon. Bakgrunn Våren 2014 ga Kunnskapsdepartementet universitet og høgskoler i oppgave å vurdere sin plass i et UH-landskap med færre institusjoner for å heve kvaliteten i høyere utdanning og forskning. Institusjonene konkluderte med følgende: 1. UiT - Norges arktiske universitet konkluderte med at en sammenslåing mellom HiN og UiT vil danne grunnlaget for etableringen av Nord-Norges teknologiske høgskole som et fakultet ved UiT. En fusjon vil gi et svært slagkraftig teknologimiljø, med økt forsknings- og innovasjonsgjennomslag både nasjonalt og internasjonalt. UiT er også positiv til andre institusjoner som ønsker nærmere samtaler om fusjoner. 2. Høgskolen i Narvik vektlegger at HiN må styrkes gjennom sammenslåing med UiT. For at HiN skal kunne realisere sine mål og fremstå som en attraktiv campus som møter arbeids- og næringslivets kompetansebehov, er det nødvendig at sammenslåingen ivaretar de krav som i framtida vil bli stilt til kvalitet, effektivitet og robusthet. Høgskolen i Narvik baser sine fusjonsdrøftinger på at det etableres et fakultet for teknologi i Narvik, som foreslått i brev fra rektor ved UiT datert Høgskolen i Harstad vurderer at det største potensialet for å kunne realisere oppdraget fra Kunnskapsdepartementet er gjennom et tettere og mer formalisert samarbeid og på sikt, en fusjon med UiT-Norges arktiske universitet. Lærestedene har gitt viktige innspill til «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets og høgskolesektoren», Meld.St. 18 ( ). Der en av målsettingene er sammenslåing av UiT, HiN og HiH, som skal bidra til en styrkning av teknologiområdet og en samling av de sosial- og helsefaglige tilbudene i landsdelen. Kunnskapsdepartementet omtaler denne fusjonen i Meld.st. 18 Konsentrasjon for kvalitet - Strukturreform i universitets- og høgskolesektoren på følgende måte: "Videre slås Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik sammen til én institusjon" (s. 50). Meldingen er nå overlevert Stortinget for behandling. Begrunnelse Den demografiske utviklingen, med en aldrende befolkning og en nedgang i i ungdomskullene fram mot 2025, gjør det utfordrende for samtlige forsknings- og utdanningsinstitusjoner i landsdelen å rekruttere studenter i det omfang som er nødvendig for å dekke etterspørselen i arbeidsmarkedet. Næringsutvikling i nord gjør det viktigere enn noensinne å utdanne tilstrekkelig antall kandidater med relevant kompetanse slik at utviklingen kan fortsette. En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal styrke institusjonenes fagmiljø. Dette vil øke den nye institusjonens økonomiske handlingsrom gjennom økt eksternportefølje, og gi mer attraktive studietilbud som vil føre til økt rekruttering av studenter og ansatte til alle campus. 1 Forslag til ny intensjonserklæring

11 En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal utnytte ressursen som i dag finnes i de tre institusjonene, bedre. Det skal være en god balanse mellom anvendt forskning, gjennom utvikling av profesjons- og praksisfeltet, og klassisk grunnforskning. Studieprogrammene skal være sammenhengende med tilbud på bachelor, mastergrads og doktorgradsnivå, slik at fagområdene og instituttene blir integrerte og faglig robuste. Det nye universitetet, skal være nasjonalt ledende breddeuniversitet, samtidig skal rollen som profesjonsuniversitet, styrkes og videreutvikles gjennom fusjonen. Overordnet mål Det fusjonerte universitetet skal bidra til en kunnskapsbasert utvikling regionalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom forskning, utdanning og formidling på et høyt internasjonalt nivå. Blant våre særlige fortrinn i møtet med fremtidige utfordringer er faglig bredde og kvalitet, tverrfaglighet og sentral beliggenhet i nordområdene, Norges viktigste strategiske satsningsområde. Det fusjonerte universitetet skal: Forsyne landsdelen med kompetanse, gjennom å tilby relevante studier av høy kvalitet Videreutvikle miljøenes potensial for innovasjon og nyskapning Bidra til økt innovasjon og omstillingsevne Tilby fleksible studier og geografiske distribuerte tilbud Skape et attraktivt lærings- og arbeidsmiljø Samkjøre utdanninger Ha en sterk regional tilstedeværelse Være nasjonalt og internasjonalt ledende på enkelte områder Sørge for solide fagmiljø og tverrfaglig samarbeid Ha fokus på økt kvalitet og faglig bærekraft Være bedre rustet til å hente eksterne forskningsinntekter Ha god gjennomføring og lavt frafall blant studentene Være en synlig bidragsyter i det internasjonale kunnskapssamfunnet Være internasjonalt orientert og konkurransedyktig innenfor våre prioriterte områder Nye muligheter Som en del av arbeidet vil det være relevant å arbeide med fagområdene på et mer tverrfaglig overbyggende nivå og se på samspillet mellom profesjonsfag og disiplinfag og hvordan dette best kan utnyttes i den nye organisasjonen. For å sikre at man får sett nærmere på dette mulighetsrommet vil det, som en del av fusjonen, etableres en 2020-gruppe. Enkelte fellesadministrative funksjoner bør lokaliseres helt eller delvis ved campus utenfor Tromsø og ledes derifra. Rammer og forutsetninger Det fusjonerte universitetet skal ha hovedaktivitet i Tromsø, Alta, Narvik, Harstad. Universitetsvirksomheten i Hammerfest, Kirkenes, Bardufoss, Longyearbyen, Mo i Rana og Bodø opprettholdes og videreutvikles der det er behov og økonomi til det. Universitetet skal tilby distribuerte og fleksible studietilbud utviklet i samarbeid med samfunns- og næringsliv i hele landsdelen. Organisering, styring og ledelse av den nye institusjonen skal bygge opp under den fusjonerte institusjonens målsettinger. 2

12 Det skal etableres et fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi i Narvik, som skal ha ansvar for ingeniørvitenskapelig aktivitet i det nye universitetet. Det skal etableres styrings- og ledelsesfunksjoner ved campusene i Harstad og Narvik som bidrar til faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye organisasjonen. Herunder ligger det etablering av viserektorstillinger i Harstad og Narvik. Ansattes rettigheter og plikter Ingen ansatte skal sies opp som følge av fusjonen eller mot sin vilje flytte fra en campus til en annen som følge av fusjonen. Ansattes rettigheter og plikter avklares i samarbeid med de ansattes organisasjoner i henhold til lov, hovedavtale og tariffavtale og eventuelle særavtaler. Det skal utformes egen omstillingsavtale i samarbeid med organisasjonene. Fusjonen er å anse som en virksomhetsoverdragelse. Dette utløser rettigheter i forhold til arbeid og lønn som ikke automatisk følger av en fusjon jfr. Arbeidsmiljøloven og Tjenestemannsloven. Ingen ansatte skal gå ned i lønn som følge av fusjonen. Individuelle, midlertidige avtaler vedr. funksjonstillegg/lederlønn/b-tillegg avvikles dersom funksjonen bortfaller. Studentenes rettigheter (og plikter) Alle studenter har rett til å fullføre påbegynte studieprogram etter gjeldende studieplaner, og grad utstedes av UiT etter fusjonstidspunktet. Universitetet skal legge til rette for et godt studentdemokrati som fungerer på tvers av campusene. Adgangen til å få studiepoenguttelling for tillitsvalgte studentverv videreføres i det nye universitetet. Overgangsordninger Ved en fusjon skal det rettes henvendelse til KD for å undersøke muligheten for styresammensetning som ivaretar representasjon fra tidligere styrer ved HiN og HiH i styret for den fusjonerte institusjonen Økonomiske forutsetninger Fusjonen skal i seg selv ikke ha en omfordelende effekt mellom campusene, men sikre videre faglig drift. 3

13 Til rektorrådet Dato: Arkivref.: RR Oppnevning av arbeidsgrupper og mandat Rektorene ved UiT, HiH og HiN har besluttet at det skal nedsettes arbeidsgrupper og undergrupper for å ivareta ulike integrasjons- og utviklingsområder som er nødvendig å få på plass før fusjonstidspunktet. Følgende arbeidsgrupper(ag) skal oppnevnes: 1. Omstillingsavtale 2. Faggrupper 3. Organisasjon 4. Utdanningsvirksomheten 5. FoU-virksomheten 6. Sikker drift Rektorrådet godkjente mandat for og oppnevnte følgende grupper i sitt møte 16.april 2015: - Økonomi- og ledelsesutdanninger - Helse- og omsorgsfag - Ingeniørvitenskap og teknologi - Samfunnssikkerhet og beredskap - Sosialfag - Omstillingsavtale Av disse er det behov å ta opp igjen mandatet til faggruppe Ingeniørvitenskap og teknologi. Her ble det ved en inkurie skrevet at "Det skal etableres et ingeniørvitenskapelig fakultet i det fusjonerte universitetet som skal ha hovedansvar for all ingeniørvitenskapelig aktivitet i det fusjonerte universitet». Dette legger føringer i arbeidet som ikke var hensikten med mandatet og begrenser faggruppens arbeid i å se nye faglige muligheter. Sekretariatet anbefaler at ordet "all" og "hoved" slettes. Dette fordi UiT både har bioingeniørutdanning (Helsefak), maritime ingeniørutdanninger (NT-fak) og luftfartsfag (NT-Fak) som ikke uten videre er naturlig å knytte til et fakultet i Narvik. En korrigering av mandatet er ikke en i strid med lovnaden om at Narvik skal ha et fakultet og at det nye fakultetet skal ledes fra Narvik. Oppnevning av øvrige grupper ble utsatt til møte 29.april. Følgende grupper gjenstår å oppnevne: Under AG organisasjon foreslås følgende grupper: - Styring og ledelse - Campus - Administrasjon - Under Administrasjon: - Organisering av IT-tjenester

14 Under AG sikker drift - Bibliotekstjenestene Om sammensetning I forslag til sammensetning av arbeidsgruppene er følgende prinsipper lagt til grunn: - Lik representasjon fra UiT, HiH og HiN med mindre hensiktsmessige vurderinger tilsier annet. - Med mindre klare behov tilsier annet oppnevnes to representanter fra hver institusjon. - Tjenestemannsorganisasjoner og studenter oppnevner selv sine representanter (en fra hver institusjon) Undergruppene settes sammen med en målsetning om at relevante fagmiljø er representert. Arbeidsgruppene vil ha myndighet til å justere sammensetning av undergruppene hvis det er behov for dette. Om ledelse og sekretariat for gruppene: Leder av gruppa er en av de oppnevnte medlemmene, og kommer ikke i tillegg. Sekretær for gruppa avgis ved den institusjon som har leder av gruppa. Det foreslås følgende fordeling av ledere for grupper: Gruppe AG organisasjon UG styring og ledelse UG campus UG Administrasjon Utdanningsvirksomheten FoU-virksomheten Bibliotekdrift Ledelse UiT HiN HIH UiT UiT UiT UiT Om mandatene Sekretariatet foreslår at mandatene for arbeidsgrupper og undergrupper er så overordnede som mulig. Det er medlemmene i gruppene som har kompetanse til å identifisere vesentlige forhold som må avklares, og foreslå tiltak som bør iverksettes. Innstilling til vedtak: 1) Rektorrådet oppnevner følgende arbeidsgrupper med tilhørende undergrupper:

15 o o o o o Organisasjon Campus Styring og ledelse Administrasjon Administrasjon IT-tjenester FoU og formidling Utdanningsvirksomheten Bibliotekstjenester undergruppe av sikker drift. 2) Arbeidsgruppene og undergruppene gis mandat og sammensetning jf. vedleggene 3) Universitets- og høgskoleledelsene gis fullmakt til å oppnevne medlemmer til gruppene 4) Mandatet til faggruppen Ingeniørvitenskap og teknologi endres i tråd med saksforelegget. Tromsø, Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: Forslag til mandat og sammensetning for arbeidsgrupper (AG), Faggrupper (FG) og undergrupper (UG): - Nytt mandat FG ingeniørvitenskap og teknologi - AG Organisasjon o UG Campus o UG Styring og ledelse o UG Administrasjon IT-tjenester - AG Utdanningsvirksomheten - AG FoU- og formidling - UG Bibliotekstjenester

16 Mandat og sammensetning av faggruppe (FG) for ingeniørvitenskap og teknologi Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - FG ingeniørvitenskap og teknologi Faggruppa for ingeniørvitenskap og teknologi er en bilateral gruppe med representanter fra UiT og HiN. Gruppa har følgende sammensetning: 3 fra HiN 3 fra UiT Leder: Sekretær: Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Faggruppa rapporterer til rektorrådet via fusjonssekretariatet. Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper sammenstilles og behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet for videre behandling. Mandat FG ingeniørvitenskap og teknologi Faggruppa skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet om organisering og integrering av følgende områder:

17 Formulere en visjon for bærekraftig utvikling av ingeniørvitenskapelig utdanning og forskning i Nord-Norge. Etablere et fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi i Narvik, som skal ha ansvar for ingeniørvitenskapelig aktivitet i det fusjonerte universitetet. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Utarbeide organisasjonsstruktur for fakultetet i Narvik som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold, som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Organiseringen skal sikre fleksibilitet og muliggjøre tverrfaglig samhandling; både innenfor fakultet og mellom fakulteter, også på tvers av institutter. Beskrive behov for nødvendig infrastruktur og støttefunksjoner ved fakultetet i Narvik og lokale studiesteder underlagt fakultetet. Beskrive nødvendig finansiering av det nye fakultetet. Vurdere synergimuligheter med øvrige fakulteter i et 2020-perspektiv Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist Fastsettes av Rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

18 Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for organisasjon Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - AG Organisasjon Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for arbeidsgruppa: Sekretær for arbeidsgruppa:.. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Arbeidsgruppa rapporterer rektorrådet via fusjonssekretariatet Arbeidsgruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat AG Organisasjon Arbeidsgruppe Organisasjon skal gi en helhetlig anbefaling til Rektorrådet. Oppdraget vil blant annet innbefatte følgende arbeidsoppgaver:

19 Koordinere og sammenstille innspillene fra undergruppene og se på helheten innenfor administrasjon, styring og ledelse og campusfunksjoner. Gi anbefalinger som sikrer god og hensiktsmessig integrasjon av administrativt ansatte og de oppgavene de tidligere har utført ved de fusjonerte høgskolene. Foreslå en organisering som ivaretar hele universitetets spekter av oppgaver, og som sikrer fleksibilitet i hverdagen og muliggjør tverrfaglig samhandling. Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styringsordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling. Identifisere miljøer man må ha spesielt fokus på i det videre arbeidet. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram mot fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for styringsgruppen for fusjon. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

20 Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) for styring og ledelse Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - UG styring og ledelse Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Leder: Sekretær: Undergruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat UG styring og ledelse Undergruppen har en tredelt oppgave: 1. Utrede nye stillinger som viserektorer med sete i Narvik og i Harstad. Undergruppen bes vurdere behov for en slik stillinger og beskrive funksjons- og ansvarsområde for stillingene, og videre hvordan stillingene kan inngå i en helhetlig styring og ledelsesmodell ved det fusjonerte universitetet. Undergruppen bes videre foreslå funksjonsbeskrivelser og organisatorisk linjetilknytning for dekan ved nytt fakultet i Narvik

21 2. Undergruppes bes utrede behovet for stedlig ledelse ved campusene i Narvik og Harstad og hvordan evt lederstillinger kan inngå i en helhetlig styrings og ledelsesstruktur ved det fusjonerte universitetet. Undergruppen bør i dette arbeidet også se på mulige løsninger som er ivartar campusene behov utover ordinær linjeledelse. 3. For eventuell stedlig ledelse ved nye campus bes arbeidsgruppe også å vurdere: Prinsipper for når og hvor en slik funksjon skal etableres og samhandlingen med organisasjonen forøvrig Regional rolle for en slik stilling Hvordan funksjonen skal rekrutteres Prinsipper for stillingsstørrelse Kompetansekrav Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen for fusjonen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til AG organisasjon. Tidsfrist Fastsettes av AG organisasjon. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

22 Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) for campus Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - UG Campus Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Leder: Sekretær: Arbeidsgruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat UG Campus Undergruppa skal i hovedsak se på campusrollen, herunder: - Campus sin regional rolle i forhold til næringsliv, offentlige aktører og andre. Gruppen skal da særlig se på denne rollen i forbindelse med campus Harstad, Narvik og Alta. - Foreslå hvordan fellesadministrative tjenester kan ivaretas på tvers av fakultet og institutt ved campus - Hvordan opprettholde organisatorisk tilhørighet til campus - Hvordan etablere organisatorisk tilhørighet til den nye organisasjonen. - Vurdere nye roller/funksjoner som kan knyttes til campus Alta, Harstad og Narvik.

23 - Vurdere utfordringer knyttet til å ha vært en høyskole og bli en campus ved et universitet. Komme med forslag til tiltak. Gruppen vil ha et særlig ansvar for å se på erfaringen fra fusjonen med Høgskolen i Finnmark og vurdere hva man lyktes med og ikke lyktes med der. Det bes om at gruppen kommer med innspill basert på hva man mener man bør ta med seg av disse erfaringene. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen for fusjonen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til AG organisasjon. Tidsfrist Fastsettes av AG organisasjon. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

24 Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) for administrasjon Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - UG Administrasjon Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Leder: Sekretær: Undergruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat - UG administrasjon Undergruppa skal utrede og foreslå organisering av administrasjonen ved det fusjonerte universitetet: Organisering av administrative tjenester ved campus i Narvik og Harstad. I arbeidet bør også erfaringer fra campus Alta vurderes. Foreslå administrative fellesfunksjoner som kan ledes fra Harstad og Narvik. Beskrive hvordan administrative funksjoner lokalisert ved Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik kan inngå i avdelinger ledet fra Tromsø.

25 Undergruppa bes også også: Samkjøring med arbeidet i faggruppene i forhold til faglig virksomhet og campusorganisering og foreslå administrativ organisering av disse ved campusene i Harstad og Narvik. Beskrive behov for stedlige funksjoner ut over spesifikke funksjoner knyttet til institutter og fakulteter, og samordning av disse. Se til pågående prosess med Felles Administrative tjenester ved UiT Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til AG organisasjon. Tidsfrist Fastsettes av AG organisasjon. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

26 Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) - organisering av Avdeling for IT Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - UG organisering av Avdeling for IT Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Leder: Sekretær: Undergruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat UG organisering av Avdeling for IT Se på inndeling/organisering av avdelingen som støtter opp under avdelingens strategiske satsninger. Foreslå en organisering som har til hensikt å styrke fokus på informasjonssikkerhet, IT arkitektur, prosjektorganisering, profesjonalisering av drift, kundefokus mm. Designe og dimensjonere en organisasjon som kan møte effektiviseringskrav til administrasjonen. Foreslå en organisering som gjør avdelingen i stand til å støtte opp under digitalisering av virksomhetsprosesser ved universitetet generelt. Foreslå en organisering som gir en god integrering av IT-ressursene ved HiH og HiN.

27 Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen for fusjonen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Gruppens arbeid skal også ta utgangspunkt i Veikart for Avdeling for IT Utover dette bes gruppen spesielt se på: Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til UG Administrasjon. Tidsfrist Fastsettes av UG Administrasjon Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

28 Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for FoU og forskningsformidling Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering - AG FoU og forskningsformidling Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Faggruppa rapporterer rektorrådet via fusjonssekretariatet Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat AG FoU og forskningsformidling Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiTs systemer, regelverk og forskrifter legges til grunn, herunder UiTs retningslinje for fordeling av arbeidstid. Gruppa skal foreslå eventuelle endringer.

29 Arbeidsgruppa skal: Foreslå hvordan rammeverk og virkemidler for FoU og forskningsformidling ved de tre institusjonene skal harmoniseres og videreutvikles. Foreslå mulige tiltak for å styrke den ekstern finansierte virksomheten og styrke den nye institusjonens konkurransekraft. Arbeidet bør sees om mot arbeidet som gjøres ift utvikling av verdensledende miljøer, jf Stortingsmelding 18. Forslå hvordan tiltak for profilering og formidling av institusjonens FoU virksomhet skal harmoniseres og videreutvikles. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet Forutsetninger og avgrensinger Det forutsettes at arbeidsgruppa har dialog med AG Sikker drift som har ansvar for systemer og AG Organisasjon som har ansvar for organisering og integrasjon. Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 Konsentrasjon for kvalitet ( ). Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Foreslå eventuelle overgangsordninger der det er behov for dette Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for rektorrådet. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

30 Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for - Utdanningsvirksomhet Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ). Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av arbeidsgruppa er gjort i rektorråd Organisering - AG utdanningsvirksomhet Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Sekretær: Leder: Arbeidsgruppa rapporterer rektorrådet via fusjonssekretariatet. Arbeidsgruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidsgruppa oppnevner en ressurs fra KSA-UiT for saker som omhandler studentrekruttering. Arbeidet fra eventuelle undergrupper sammenstilles og behandles av arbeidsgruppa før det sendes fusjonssekretariatet for videre behandling. Mandat AG utdanningsvirksomhet Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiTs systemer, regelverk og forskrifter legges til grunn, samt de føringer som ligger i Stortingsmelding 18. Gruppa skal foreslå eventuelle endringer.

31 Arbeidsgruppa skal sikre integrering og organisering som ivaretar: o Samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phd-utdanningen o Kvalitetssystem o Studieinformasjon o Overgangsordninger o Internasjonalisering/studentutveksling o Rekrutteringsarbeid Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet, herunder se til arbeidet som gjøres i gjennomgangen av studieporteføljen ved UiT Forutsetninger og avgrensinger Det forutsettes at arbeidsgruppa har dialog med Arbeidsgruppe Sikker drift som har ansvar for systemer og undergruppe Administrasjon som har ansvar for organisering og integrasjon. Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for styringsgruppa for fusjon. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte.

32 Mandat og sammensetning for undergruppe (UG) Bibliotekstjenester under arbeidsgruppe (AG) Sikker drift Arkivref: UiT: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd Organisering UG bibliotekstjenester Det oppnevnes en undergruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiN 2 fra HiH Undergruppa rapporterer til AG sikker drift - Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Undergruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) komiteer etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle komiteer behandles av undergruppa før det sendes videre til AG sikker drift for videre behandling. Mandat Undergruppa har som hovedoppgave å sikre at bibliotekstjenestene integreres i en felles organisasjon, og at systemer og retningslinjer harmoniseres. Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, legges UiT sine system, regelverk og forskrifter legges til grunn i arbeidet. Vurdere hensyn til den geografiske dimensjonen ved forslag til løsninger, herunder stedlig samordninga av tjenester. Undergruppa skal vurdere behov for overgangsordninger, og eventuelt foreslå. prolongering av nåværende systemer, regelverk, ordninger, rutiner mv. hvor det kan være hensiktsmessig. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet.

33 Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres AG sikker drift. Tidsfrist Fastsettes av AG sikker drift. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

34 Til rektorrådet Dato: Arkivref.: RR Ferdigstilling av Kommunikasjonsplan En fusjonsprosess forutsetter fokus på god kommunikasjon med ansatte, studenter og eksterne parter underveis. Kommunikasjonsplanen er et virkemiddel for å sikre en åpen og inkluderende prosess gjennom å gi klare retningslinjer for hvordan ansatte, studenter og eksterne parter skal orienteres underveis. Planen skal sikre at all kommunikasjon tar hensyn til ansatte og studenter ved de tre fusjonerende institusjonene. Kommunikasjonsplanen setter mål og prinsipper for kommunikasjonsarbeidet. I tillegg gir planen en oversikt over hvilke grupper som henholdsvis vil være primære- og sekundære målgrupper i kommunikasjonsarbeidet. Planen synliggjør videre roller og ansvar relatert til kommunikasjon underveis i fusjonsprosessen. I tillegg fremmer kommunikasjonsplanen hvilke budskap man særlig bør ha fokus på og hvilke kanaler og arenaer for kommunikasjon man kan benytte underveis. Planen vil eies og forvaltes av fusjonssekretariatet underveis i fusjonsarbeidet. Innstilling til vedtak: 1) Fusjonssekretariatet gis fullmakt til å sluttføre Kommunikasjonsplanen. Arbeidet skjer i samråd med universitets- og høgskoleledelsene. Tromsø, Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: Kommunikasjonsplan

35 KOMMUNIKASJONSPLAN [Document subtitle]