Forskningsadministrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og tilknyttede Unifob-avdelinger

Transkript

1 Forskningsadministrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og tilknyttede Unifob-avdelinger Rapport til Styringsgruppen fra Undergruppe for økonomi 25.januar

2 Forskningsadministrasjon Definisjon: Administrativt arbeid tilknyttet aktiviteter i den eksternt finansierte virksomhet 2

3 Kartlegging av arbeidsoppgaver T/A tjenester rettet mot BFV Infrastrukturkos tnader 8 % Ledelse 4 % Personaladm. 4 % T/A tjenester rettet mot EFV (26 %) Infrastrukturkostn ader 3 % Ledelse 4 % Personaladm. 7 % Studieadm. 7 % Teknisk støtte 55 % Studieadm. 19 % Økonomiadm. 10 % Teknisk støtte 66 % Økonomiadm. 13 % 3

4 Undergruppen for forskningsadministrasjon har sitt utspring fra og har de samme medlemmer som harmoniseringsgruppen i Black Box. Tore Berget, fakultetssekretariatet (leder) Kjell Trengereid, Institutt for fysikk og teknologi, (sekretær) Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap Anita Vangen, Unifob, Avdeling for beregningsvitenskap og Sarssenteret Sissel Bortheim, Unifob, Avdeling for petroleumsforskning Observatører/assosierte medlemmer: Kristine Breivik, MatNat og Avdeling for naturvitenskap Kjetil Skog,PøA og Avdeling for naturvitenskap 4

5 Undergruppens mandat og resultater 5

6 Mål med arbeidet i undergruppen for forskningsadministrasjon å legge til rette for en utviklingsprosess som sikrer at den samlede administrasjonen tilpasses vår nye ledelsesmodell ved at en finner en organisering som på best mulig måte støtter opp om og dermed legger til rette for å styrke fakultetets primærfunksjoner innen forskning, undervisning og formidling 6

7 Rapportens innhold 1. Kartlegging av nåsituasjonen innen forskningsadministrasjon Basert på spørreundersøkelser og intervjuer med utvalgte representanter for de ulike interessenter Innledning og problembeskrivelse med gruppens konklusjoner og anbefalinger Om den interne policyen i Unifob Kartlegging av arbeidsoppgavene og rutinebeskrivelser Opplevelse av servicenivå i EFV sett fra instituttadm og sett fra vit ståsted. 2. Diskuterer ønsket servicenivå og klargjør noe av det som allerede er igangsatt. 3. Peker på noen utfordringer i det videre arbeidet 4. Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet er lagt til prosjektets fase to Avhenger av input fra de andre delegruppene Appendiks 1. Gantt-diagram og kostnadsestimat som viser progresjonen i prosjektet 2. Mandat 3. Oversikt over Harmoniseringsarbeidsgruppens virke og resultater 4. Rutiner for prosjektadministrasjon ved UiB og ved Unifob 7

8 Definerte utfordringer Felles visjon Ønske om en tydeligere struktur Klarere retningslinjer for aktiviteter på tvers av organisasjonene Sterkere innflytelse over Unifob-aktivitetene Kompetansebygging Arbeidsdeling 8

9 Forslag til tiltak Felles visjon MN s visjon: Den eksternt finansierte forskningsvirksomheten ved Mat Nat utgjør en integrert del av fakultetets forsknings-, formidlings-, og utdanningsvirksomhet. Servicenivået på administrative tjenester i forhold til den eksternt finansierte virksomheten må således være den samme for fakultetet forøvrig. Sagt på en annen måte: Det skal ikke legges opp til ulike servicenivå avhengig av inntekstkildene. Forutsetter at visjonen deles av ledelsen både i UiB og Unifob og at det legges til rette for dette gjennom økonomiske incentiver. 9

10 Ønske om en tydeligere struktur Forskerne har gitt tilbakemeldinger om at systemet rundt EFV oppleves komplisert og uoversiktlig og at de avhengig av hvor prosjektene deres legges, må forholde seg til ulike personer og ulike rutiner. 50% CMR NHH Universitetet i Bergen 4% SNF 35% 4% Sarsia/ Forinnova A/S 85% Unifob A/S 24% 15% Helse Bergen Høyteknologisenteret m.fl. 40% 34% Innovest A/S Protevs A/S Stiftelsen Unifob 6% 50% BTO 40% 20% Havforskningsinst. NIFES Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning Avdelinger i Unifob: AKSIS Rokkansenteret HALOS Bjerknessenteret Petroleumsforskning Beregningsvitenskap Sars-senteret Avd for helse Avd for naturvitenskap Avd for basalmedisin Meltzer og Fonds Helse Bergen Bygge på avklaringene som er igangsatt mot SFF. Kartlegge hvor harmoniseringsgruppen kan bidra mot resten av org. 10

11 Klarere retningslinjer for aktiviteter på tvers av organisasjonene Det etterspørres i dokumentet klarere linjer for hvordan prosjekter som går inn i kjerneaktiviteter i de enkelte fagmiljøer ved UiB skal håndteres I samarbeid med Unifob gjennomgå og utarbeide bedre rutiner for aktiviteter på tvers av våre to organisasjoner. 11

12 Matrisebasert friksjon? Kjennetegn på matriseorganisasjoner: Har ressurser på deltid inne i prosjekter samtidig som disse har andre linjeoppgaver. Medarbeidere opplever å måtte tjene to sjefer. Bevisstgjøring rundt at matriseorganisasjoner bærer i seg et potensial til konflikt. En løsning for noen kan være ordninger der prosjektmedarbeidere fristilles fra linjeoppgaver i deler eller hele prosjektperioden 12

13 Sterkere innflytelse over Unifob-aktivitetene Instituttene uttrykker ønske om å større innflytelse over forskningsaktiviteten og de strategiske prosesser i de tilknyttede Unifob-avdelinger. Blir i notatet til U-dir foreslått ivaretatt ved at den samlede faglige virksomheten blir koordinert gjennom en samordning av forskningsmeldingene fra instituttene med de fra Unifob-avdelingene. 13

14 Kompetansebygging Det er vedtatt at det skal innføres et prosjektstyrings- og rapporteringssystem i UiB-konsernet. Systemet vil kreve at brukerne må forholde seg til en hel del nye begreper og metoder. Ikke bare gi opplæring i dataverktøyet, men også tilby tilpassede kurs i faget prosjektledelse for de som skal ta dette verktøyet i bruk. 14

15 4 Organisering (Om arbeidsdeling mellom institutter, fakultet og unifobavdelingene) En viktig del av fase to i prosjektet Vi bør skille mellom det å ha tilgang til en tjeneste og det å disponerer hele ressursen som lager tjenesten Bør være et hensiktsmessighetsspørsmål ut i fra kostnad og kvalitet og i mindre grad prinsippspørsmål knyttet til nivåtenkning og instituttgrenser 15