Arkivkode: Fakultetsstyresak: 37 Saksnr.: 08/2768/MN Møte: 28. mai 2008

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Arkivkode: Fakultetsstyresak: 37 Saksnr.: 08/2768/MN Møte: 28. mai 2008 EVALUERING AV LEDELSES- OG STYRINGSMODELLEN VED FAKULTETET OPPNEVNING AV EN STYRINGSGRUPPE OG MANDAT FOR DENNE BAKGRUNN Fakultetsstyret behandlet i møte 27. februar 2008 saken Overordnede rammer for evaluering av ledelses- og styringsmodellen ved fakultetet 1. Fakultetsstyret gav sin tilslutning til å evaluere ordningen etter de overordnede rammene som ble skissert i saksforelegget (vedlegg 1). På denne bakgrunn var også fakultetets årlige Solstrandseminar (9-10. april) for ledere og tillitsvalgte i stor grad viet til evalueringsprosessen, og en rekke synspunkter, problemstillinger og forslag til justeringer av modellen ble lagt fram fra instituttrådslederne, administrasjonssjefene, instituttlederne, fakultetsledelsen, Unifob og organisasjonene. Studentene (Realistutvalget) var også invitert til å komme med innspill, men takket nei til dette. Sentraladministrasjonen ønsket ikke å komme med egne synspunkter til modellen på dette tidspunkt, men personaldirektør Line Rye gav noen generelle kommentarer til ulike ledelsesaspekter. Det ble også gitt en orientering av rådgiver Kirsti Jensen ved NTNU om den prosessen NTNU skal gjennom med evaluering av sin ledelses- og styringsmodell. Ett av elementene i den planlagte evalueringsprosessen, som ble vedtatt av fakultetsstyret 27. februar, innebærer at det skal oppnevnes en bredt sammensatt styringsgruppe, og i saksforelegget finner vi følgende formuleringer knyttet til denne: Det bør oppnevnes en bredt sammensatt styringsgruppe som holdes orientert underveis i prosessen. Styringsgruppen bør inkludere representanter fra de ulike gruppene/aktørene (se bulletpunkt 2). De ulike gruppene velger/oppnevner sin representant. Dette bør fortrinnsvis være samme person som presenterer forslag/innspill fra gruppen på Solstrand. Fakultetsdirektøren vil komme tilbake til fakultetsstyret med flere detaljer for videre prosess høsten 2008, og for endelig godkjenning av mandat og sammensetning av styringsgruppen. Det vil være naturlig at styringsgruppen blant annet tar for seg problematikk og anbefalinger knyttet til: Rekruttering av instituttledere (prosessen i vid forstand) Instituttlederes fullmakter Instituttrådenes rolle Fakultetets rolle Fakultetsstyrets sammensetning Medbestemmelse 1

2 2 FAKULTETSDIREKTØRENS KOMMENTARER Det har ikke vært lagt opp til at fakultetet i denne evalueringsprosessen skal foreta noen fagevalueringer, noe som i og for seg kunne vært naturlig i en vurdering av hvorvidt ledelsesreformen har hatt effekt på det som ble uttrykt som et hovedformål, - nemlig å høyne kvaliteten på forskningen. Omfattende nasjonale fagevalueringer gjennomføres regelmessig av Forskningsrådet, ved hjelp av internasjonale og uavhengige forskerpaneler. Farmasi ble evaluert i fjor, en kjemievaluering er påbegynt, og det er varslet evalueringer av de resterende realfagene i de nærmeste årene framover. Resultater av disse vil kunne gi fakultetet verdifulle innspill både når det gjelder faglige resultater og prioriteringer, men også i forhold til hvordan vi organiserer forskningsvirksomheten vår. Når alt kommer til alt er det resultater innen forskning og utdanning som er avgjørende for fakultetets framtid med tanke på økonomi, renommé og rekruttering av studenter og ansatte. For å sette det på spissen så er det vel og bra, men til mindre nytte, om de ansatte er veldig fornøyd med f.eks organiseringen, ledelsesmodellen og graden av medbestemmelse, dersom det skulle vise seg at vi som fakultet ikke klarer å levere de resultater som forventes, og dersom våre forskningsmiljøer ikke klarer å hente inn ressurser (økonomi og personell) til forskningsaktivitetene i konkurranse med andre forskningsmiljøer. Fakultetsdirektøren synes derfor det er på sin plass å foreta noen enkle betraktninger av hvorvidt det ser ut som om utviklingen innen enkelte utvalgte indikatorer peker i rett retning, deriblant noen som kan indikere noe om forskningskvaliteten. Fakultetsdirektøren anbefaler at fakultetsstyret gir styringsgruppen ansvar for å utforme og styre detaljene i evalueringsprosessen ut i fra det mandatet og de føringer som er gitt. I dette ligger det at det er opp til styringsgruppen selv å vurdere hvilke aspekter en bør inkludere i prosessen, men også ikke minst hvordan prosessen bør avgrenses for ikke å bli for omfattende. Dette vil innebære at styringsgruppen selv identifiserer relevante indikatorer, og vurderer om det er behov for å oppnevne undergrupper som ser nærmere på enkeltaspekter ved den samlede virksomheten. Styringsgruppen må også kunne trekke inn annen kompetanse ved behov. Fakultetsstyret har satt av kr til kjøp av eksterne tjenester i forbindelse med evalueringen, og både NIFU-STEP og Rokkansenteret har vært nevnt som aktuelle aktører. Fakultetsdirektøren foreslår at styringsgruppen gis ansvar for å foreta det endelige valget mht ekstern aktør. Som det framgår av styresaken fra 27. februar, er intensjonen med disse midlene å få gjennomført en uavhengig spørreundersøkelse blant ansatte ved fakultetet supplert med enkelte intervjuer og en uavhengig intervjurunde av utvalgte samarbeidspartnere ved og utenfor egen institusjon. Når det gjelder spørreundersøkelsen blant ansatte ved fakultetet er intensjonen å sjekke ut holdninger til selve modellen, samt stille spørsmål om opplevelsen av medbestemmelse, innflytelse etc. Det bør være opp til styringsgruppen å foreta avveininger og avgrensninger i forhold til det vi realistisk sett kan få av tjenester for det avsatte beløpet, og også om andre typer spørsmål bør inkluderes. Instituttlederordningen ved fakultetet kan ikke ses isolert fra ledelses- og styringsmodellen ved fakultetet som helhet. Styringsgruppen bør derfor også vurdere om det er behov for å 2 Allmøte ved Institutt for fysikk og teknologi høsten Vi håper imidlertid på å få til et møte i midten av juni for å få satt noen rammer, blant annet når det gjelder valg av indikatorer da administrasjonen vil kunne trenge tid til datasammenstilling. 2

3 justere ledelses- og styringsstrukturene på fakultetsnivået. Det har ved flere anledninger blitt stilt spørsmål ved fakultetsstyrets størrelse og sammensetning, og det er naturlig å vurdere dette i forbindelse med denne evalueringen, ikke minst med tanke på at det skal være storvalg i 2009, noe som nå skjer hvert fjerde år. Skal fakultetsstyrets sammensetning endres bør det fattes vedtak om dette i god tid før valgene som finner sted i løpet av våren Utover innspillene fra Solstrand, må styringsgruppen ta med seg de innspill som har kommet i brevs form til fakultetet fra instituttrådene ved Kjemisk- og Matematisk institutt. Fakultetsledelsen har også mottatt et forslag 2 om at fakultetet bør vurdere, som en konsekvens av at instituttlederne nå har svært store fullmakter, å etablere en eller annen form for klageorgan, der ansatte som mener seg urettferdig behandlet kan få behandlet sin sak av en uavhengig instans. Slik fakultetsdirektøren vurderer situasjonen, basert på diskusjonene på Solstrand og gjennom de samtalene fakultetsdirektøren har gjennomført på instituttrunden, eksisterer det ikke noe utbredt ønske blant de ansatte om å gå tilbake til den modellen vi hadde tidligere. Det må imidlertid tas forbehold om at de som her har gitt utrykk for sine synspunkter ikke nødvendigvis er representative for de ansatte ved fakultetet som helhet. Men gitt at UiB og/eller fakultetet også framover skal beholde ordningen med tilsatte ledere med betydelige fullmakter, er det under enhver omstendighet viktig å sikre legitimitet for de prosessene som skal inngå ved rekruttering til disse lederstillingene. Etter to runder med instituttledertilsettinger har fakultetet nå høstet en del erfaring og en del problemstillinger er avdekket. Styringsgruppen må bruke dette erfaringsgrunnlaget og vie rekrutteringsprosessen stor oppmerksomhet i sitt arbeid. Her bør det innhentes erfaring også fra andre institusjoner. Som det framgår nedenfor foreslås det å oppnevne en styringsgruppe på medlemmer. Fakultetsdirektøren er klar over at dette er en stor gruppe, men vurderer det slik at ettersom fakultetet foretar denne evalueringen blant annet for å sikre legitimitet for fakultetets ledelses- og styringsmodell, så er det viktig at flest mulig blir hørt i denne prosessen. Mye av arbeidet vil uansett måtte foregå i undergrupper/arbeidsgruppe(r). Styringsgruppen skal heller ikke fatte noen vedtak, - kun komme med anbefalinger i forhold til fakultetsstyret. Styringsgruppen bør oppnevne en arbeidsgruppe som utformer en skriftlig oppsummering av prosessen, inkludert anbefalinger til fakultetsstyret. Mens arbeidsgruppen og eventuelle undergrupper vil kunne påregne relativt hyppige møter, ser fakultetsdirektøren ikke for seg mer enn 3-4 møter i den samlede styringsgruppen. Da vi er noe forsinket med oppnevning av styringsgruppen i forhold til opprinnelige plan, og ettersom vi kan risikere å ikke klare å samle styringsgruppen før etter sommeren 3, foreslår fakultetsdirektøren at styringsgruppen gis frist til 15. februar 2009 med å levere sin oppsummering og sine anbefalinger. 3 FAKULTETSDIREKTØRENS FORSLAG TIL MANDAT FOR STYRINGSGRUPPEN Styringsgruppen gis ansvar for å avgjøre hvilke elementer som skal inngå i evalueringen av ledelses- og styringsmodellen ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, for å avgrense disse i forholdt til tid og ressurser som er til rådighet og for å styre prosessen ut i fra de rammer som er gitt av fakultetsstyret. 3

4 4 I tillegg til å vurdere enkelte resultatindikatorer knyttet til forskning, utdanning og HMSaspekter, bør styringsgruppen ta for seg problematikk og komme med anbefalinger knyttet til: Rekruttering av instituttledere (prosessen i vid forstand) Instituttlederes fullmakter Instituttrådenes rolle Fakultetets rolle og ledelsesstruktur Fakultetsstyrets sammensetning og størrelse Medbestemmelse (reell - og opplevd medbestemmelse) Om det er behov for et klageorgan ved fakultetet Om fakultetet bør øke bruken av ekstern representasjon/ekspertise (i faglige og fagstrategiske sammenhenger) Styringsgruppen skal levere en skriftlig oppsummering av prosessen, inkludert anbefalinger til fakultetsstyret innen 15. februar FAKULTETSDIREKTØRENS FORSLAG TIL SAMMENSETNING AV STYRINGSGRUPPEN Professor Kuvvet Atakan (leder), Institutt for geovitenskap Rådsleder førsteamanuensis Kjetil Ullaland, Institutt for fysikk og teknologi Rådsleder førsteamanuensis Bjørn Grung, Kjemisk institutt Administrasjonssjef Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap Instituttleder Jan Petter Hansen, Institutt for fysikk og teknologi Instituttleder Jarl Giske, Institutt for biologi En gruppe B-representant (ikke avklart hvem) En vitenskapelig ansatt (ikke avklart hvem) Førsteamanuensis Kari Fladmark, Molekylærbiologisk institutt Overingeniør Wenche Telle, Molekylærbiologisk institutt Studieleder Eli Høie, Institutt for biologi Professor Helge Østbye, Institutt for informasjons- og medievitenskap Underdirektør Svenn-Åge Dahl, Forskningsavdelingen Hovedtillitsvalgt Bjarne Meidell, Forskerforbundet Hovedtillitsvalgt Ragnfrid J Skavland, NTL (for NTL og Parat), Odontologisk klinikk Rådgiver Kristin Bakken; ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, er sekretær for styringsgruppen. Det bør oppnevnes egne sekretærer for eventuelle undergrupper. Realistenes studentutvalg vil få tilbud om å oppnevne en studentrepresentant til styringsgruppen. Fakultetsdirektøren avventer svar på hvorvidt personaldirektør Line Rye, Personal- og organisasjonsavdelingen, har anledning til å delta i styringsgruppen. VEDTAK Fakultetsstyret vedtok enstemmig å slutte seg til forslaget til mandat og sammensetning av en styringsgruppe for evaluering av fakultetets ledelses- og styringsmodell i tråd med de føringene og anbefalingene som er gitt i saksforelegget. 4

5 5 Bergen, 20. mai 2008 Kjell A. Sælen fakultetsdirektør U:\DOKUMENT\KRISTIN\organisasjon\LedelseOgStyring\evaluering_MN_fak\styresak_evaluering280508styringsgruppe.doc 5