Referat fra statusmøte 3 den 26. mai kl 13:00-15:30 i undergruppe for økonomi og forskningssadministrasjon, fase 2.

Transkript

1 Referat fra statusmøte 3 den 26. mai kl 13:00-15:30 i undergruppe for økonomi og forskningssadministrasjon, fase 2. Til stede: Bjørn Åge Tømmerås, Heidi Espedal, Aase Methlie, Kjell Trengereid, Margunn Soltvedt, Rigmor Geithus og PL Tore Berget (referent). Meldt frafall: Sven-Egil Bøe og Olav Eldholm Mål: Målet med vårt arbeid i fase 2 skal være å Gjennomgå materialet (i hovedrapporten med vedlegg) med hovedfokus på eget saksfelt, og komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes 1 Agenda: 1. Tiltakene som er foreslått skal til dette møtet være prioritert. Gruppene skal også ha bearbeidet de 3-4 viktigste tiltakene helt frem til en konkret plan/oppgave for hvordan forslagene kan sluttføres. Vi vil forsøke å få med Olav Eldholm på dette møtet bla. for å skape en kobling til det arbeidet rundt SFF-ene som pågår sentralt. 2. De viktigste konkrete oppgavene som krever ytterligere utredinger skal fordeles til medlemmene for dypdykk ned i problemstillingene. 3. veien videre: 3.1 Den neste dypdykkfasen skal munne ut i forslag til konkrete arbeidsoppgaver med direkte kobling til de prioriterte tiltakene og helst med forslag til hvem som skal stå som ansvarlig for å utføre disse og med tidsfrister for når. 3.2 Vi kan bruke visjonsmatrisene til hjelp til å løse opp og vise disse koblingene til mindre håndfaste uklare behovene/målene innen FA. 3.3 Alle forslag som berører enten FA eller ØkAdm fra spørreundersøkelsen bør få en kommentar. Dette arbeidet legger vi imidlertid til sluttfasen av prosjektet. 4. Endringer i tidsplanen 1 Sitat fra styringsgrupperapporten

2 E-post-innspill med ønsker fra Sven-Egil ved PøA: Ad. økonomi så er det noen ting jeg mener arbeidsgruppen bør legge til grunn for det videre arbeidet: 1. antall årsverk skal ikke øke utover det det er i dag 16,3 (8,2 mill i lønn) (evt Antall årsverk skal ned til 10 (5 mill i lønn) i løpet av 5 år, for å kunne omdisponere 3,2 mill til forskning eller andre formål) 2. det defineres standard arbeidsprosedyrerer og leveranser slik at økonomikonsulentene kan erstatte hverandre ved sykdom og ledigheter. 3. det utvikles en arbeidsdeling mellom økonomikonsulentene slik at noen kan utvikle spisskompetanse på arbeidsoppgaver alle fra tid til annen trenger (for eksempel budsjettering, budsjettering av prosjekter, analyser etc) 4. økonomikonsulentene skal i større grad jobbe som et team for å på den måten få mer ut av ressursene, for å minimere risikoen ved sykdom/ledigheter og for å høyne kvalitetene på prosesser og leveranser. Sven-Egil Referat fra møtet: Innledning og veien videre: Alle deltakere i de to gruppene er for tiden under tidspress. Progresjonen i arbeidet var derfor ikke helt som forventet. Konklusjonen ble på dette møtet, neste lik som på det forrige møtet, at innholdet i de to delerapportene må bearbeides noe mer før materialet er klart for prioritering og for å legges inn i hovedrapporten. Den kommende dypdykkfasen skal munne ut i forslag til konkrete arbeidsoppgaver med direkte kobling til de prioriterte tiltakene og helst med forslag til hvem som skal stå som ansvarlig for å utføre disse og med tidsfrister for når. Vi kan bruke visjonsmatrisene til hjelp til å løse opp og vise disse koblingene til mindre håndfaste uklare behovene/målene innen FA. Tiltakene er nå på skissestadiet. Hvert tiltak må prioriteres og de øverste prioriterte tiltak må i perioden frem til statusmøte 4 (7/6) være drøftet. Hvert tiltak må før det legges inn i hovedrapporten få en plan som ser endelige løsninger for hvordan tiltaket kan gjennomføres med suksess og når det bør være gjennomført. Denne planen må inneholde forslag til hvem som bør være ansvarlig for oppfølgingen av tiltaket, og det må settes et kontrollpunkt for når styringsgruppen kan foreta en evaluering av tiltaket. Vi må også ta i med i betraktningen hvilke organisasjonsform som er best egnet for de foreslåtte tiltak. Alle forslag som berører enten FA eller ØkAdm fra spørreundersøkelsen bør få en kommentar. Dette arbeidet legger vi imidlertid til sluttfasen av prosjektet.

3 Hvis vi ikke kommer opp med tilstrekkelig gode forslag i forholdet til Unifob, bør vi foreslå at det trekkes inn eksterne krefter til en objektiv vurdering av organiseringen av EFV og Unifob. Kostnadene ved en videreføring av dagens modell antas å være langt høyere enn et konsulentfirma vil kreve. Om FA: Fa-gruppen hadde tatt utgangspunkt i rapporten fra FA i fase 1 og konkludert med at det viktigste fokusområdet må være den uklare organiseringen av EFV. Ett forslag til å løse opp i dette er ved å vurdere om dagens organisering av SFF-ene der ansvaret for både spiss og bredde er lagt på samme direktør er optimal. Det ble på møtet laget en foreløpig prioritering innen FA.: 1) Unifob s mange hoder: Det ble diskutert rundt om vi kan kreve at Unifob organiserer seg slik at instituttene kun må forholde seg til ett firma og ikke alle de mange autonome enheter slik det er i dag? Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet må få samlet den eksterne forskningsporteføljen, utenom SFF-ene og SARS-senteret, i én Unifob-avdeling. 1a) Bør SFF-ene forbli kun SFF-er mens 1a1) de andre prosjektene går inn i en felles Unifob-paraply? 1a2) Evt at disse prosjektene blir lagt til instituttene og ANV nedlagt 1a3) Evt at disse prosjektene blir lagt til ANV 1b) Er dagens EFV-organisering god nok til at den lar seg flikke på gjennom tiltak av typen Harmoniseringsskrivet som skisserer en metode for hvor et prosjekt bør legges? Gruppen mener den ikke er det og at vi bør foreslå en utredning som går på muligheten for at instituttene i stedet selv får velge hvor de vil legge et prosjekt? (se referat fra 19. mai) Er UiB s kunstige skille mellom NFR-midler og BFV uheldig? 1c) Uklarheter i forhold til ledelsen av Unifob Det kan nå se ut som at UiB er til for Unifob og ikke omvendt. Dette er ikke holdbart i lengden. Det må være UiB som setter premissene for samarbeidet. Vi bør kanskje kreve at Unifob organiserer seg slik at instituttene kun må forholde seg til ett firma og ikke alle de mange autonome enheter slik det er i dag? Kan en metode være at Unifob får påtrykk om selv må rydde i sin organisasjon. At vi ber om færre enheter å forholde oss til og at vi i langt større grad enn i dag ansvarliggjør sentralledelsen i Unifob i forhold til den praksis som følges ute på sentrene.

4 2) Tilby tjenester innen forskningsadministrasjon på fakultetet 2a) Å bygge opp og tilby spisskompetanse innen FA. Disse bør i tillegg til søknadsskriving og lobbyvirksomhet også fokusere på kommersialisering og på å tilegne seg tilstrekkelig kompetanse til også å kunne vurdere kvaliteten i søknader. Det er like viktig å komme iposisjon til å kunne stoppe prosjekter som for eksempel av kvalitetsgrunner ikke bør startes opp, som det å hjelpe til med å skrive søknader til gode prosjekter. Organiseringen kan forslagsvis skje i gjennom at 1) instituttet tilsetter egne folk til dette, 2) at det samarbeides gjennom formaliserte samarbeidsavtaler mellom instituttene 3) at fakultetet får i oppgave å tilby tjenesten, men der kapasiteten vil avhenge av bidrag/spleiselag fra instituttene. 4) en kombinasjon av det beste i de tre modellene over. Det poengteres at uansett modell som velges må organiseringen føre til at alle, men spesielt de mindre instituttene, får et reelt alternativ til det å tilsette en person i 100% stilling for å få tilgang til denne type tjeneste. 2b) Å organisere alle de som driver med Adm FA i permanente kvalitetssirkler Det må brøytes vei for disse gjennom å gjøre det enklere for dem å få gjennomslag for forbedringsforslag. 2a) Egen forskningsavdeling Forskningsavdelingens praksis med å undertegne avtaler på vegne av instituttene, uten at instituttene blir involvert i prosessen, er uheldig og at instituttene oppfatter denne type handlinger som en måte å umyndiggjøre dem. Ett forslag som vurderes er å bygge opp egen forskningsadministrativ kompetanse på fakultetet. Dette kan finansieres i gjennom at all DB i stedet blir tildelt fakultetet. I dag forsvinner mye av disse pengene inn i Unifob-systemet. Kostnadene et prosjekt må betale for å være underlagt Unifob er ofte kr høyere enn i Oslo. Hvorfor? Bør vi i tillegg be om at forskningsavdelingen frigir ressurser til dette? Har forskningsdirektøren en uheldig dobbeltrolle innenfor de to firmaer? Er dette innenfor reglementet? 4) Ekstern organisasjonskompetanse Vi må, hvis prosessene ikke snart fører til forbedringer, innhente ekstern hjelp for å analysere og gi råd vedrørende organiseringen av EFV ved UiB.

5 Om Øk Adm: Øk adm hadde allerede mange gode punkter. Denne gruppen hadde på samme måte som FA ikke gjort alle leksene til dette møtet. Det mangler også her en prioritert liste med de viktigste tiltakene og (se Innledning over) Et av punktene fra forrige møte, var at en ønsket en utreding på kostnadene instituttene har med å lete i rotet i Unifob. Gruppen har resultatene av spørreundersøkelsen som ble brukt i internprisingsmodellen fra FA fase 1, og som ble revidert i år. Disse sier noe om kostnadene pr inst i BFV for tjenester som ytes i mot EFV ØkAdm-gruppen har brukt disse tallene og tall fra OF til å utarbeide en Algoritme for Åvbehov innen ØkAdm pr institutt. Modellen ble kommentert med at den i første øyekast ser fornuftig ut. At den kan si noe om aktivitetsnivået innen EFV og BFV i forhold til snittet på instituttene: Tommelfingerregelen: 1) Vi har i snitt behov for ca 0,01 ØkÅv pr aktivt EFV-prosjekt for å dekke behovene innen EFV+ 2) vi har i snitt behov for 0,1 Åv for hver 4 mill økning i BFV-grunnbudsjett Forklaring: Åv-behov innen ØkAdm (Z) = Ant aktive EFV-prosjekter (X) * Gjennomsnitt Åv pr EFV prosjekt +kroner BFV-budsjett (Y) * Gjennomsnitt Åv pr krone i BFV-budsjett Formelen:Z=X*0, Y*2, E-08 Dette sier modellen: (forsøkte å trekke noen konklusjoner) Oppsummert: Mi (-0,5), II (-0,5) og IFT (-0,2) bruker mindre ressurser enn snittet (til sammen 1,2Åv). Hvis en tenker seg en omfordeling av ressurser, burde disse få tilført disse ressursene fra GeO (0,6) og BiO (0,6) som ligger over snittet i forbruk av ØkAdm ressurser. Detaljer: Matematisk burde få en økning innen ØkAdm på 0,5Åv (BFVØkAdm på 0,3, og EFVØkAdm på 0,2). Informatikk burde få en økt tilgang innen ØkAdm på 0,5Åv (BFVØkAdm på 0,1, og EFVØkAdm på 0,4). IFT burde tenke på å flytte mellom 0,1-0,2 EFVØkAdm til BFVØkAdm (BFVØkAdm 0,3, og EFVØkAdm -0,1 i forhold til snittet). Kjemisk burde tenke på å flytte 0,2 Åv fra BFVØkAdm til EFVØkAdm. MBI burde tenke på å flytte 0,2 Åv fra BFVØkAdm til EFVØkAdm. GFI burde tenke på å flytte 0,2 Åv fra BFVØkAdm til EFVØkAdm. GeO burde kunne avgi 0,6 ØkAdm (BFVØkAdm på 0,3, og EFVØkAdm på 0,3) BiO burde kunne avgi 0,6 ØkAdm (BFVØkAdm på 0,3, og EFVØkAdm på 0,3) Forutsetninger: EFV=kun prosjekter i firma 01, fak 12 prosjektserie Mn-felles, sekretariatet og SMR er utelatt da dis se har uheldig påvirkning på utfallet.

6 Kommentar vedr punktene fra SEB: 1. antall årsverk skal ikke øke utover det det er i dag 16,3 (8,2 mill i lønn). (evt Antall årsverk skal ned til 10 (5 mill i lønn) i løpet av 5 år, for å kunne omdisponere 3,2 mill til forskning eller andre formål) En forutsetning for å oppnå dette er at også de vi til daglig må forholde oss til hever kvaliteten og bedrer strukturen på sine tjenester. Som vi har sagt tidligere så går det relativt mye tid til å finne frem til og å kommunisere med de uklare strukturer som vi finner ved PøA og i Unifob. Også de ulike instituttene har i dag ulik praksis i samarbeidet med Unifobavdelingene. MN må også rydde i eget reir slik at også Unifob i større grad får færre metoder og rutiner å forholde seg til i forholdet til UiB. 3. Endringer i tidsplanen Nytt fra sist er at vi, pga. matrisefriksjon, har litt for lavt tempo i prosjektet. Vi opprettholder todelingen frem til Statusmøte 4 den 7. juni kl 13:00 på ANV. Tore