Referat fra møte 5. oktober 2004 i. Styringsgruppen

Transkript

1 Referat fra møte 5. oktober 2004 i Styringsgruppen for gjennomgang og utvikling av de samlede administrative funksjoner ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Styringsgruppen består 1 av følgende medlemmer: Økonomisjef Kristine Breivik, leder, fakultetssekretariatet Kontorsjef Kjell Trengereid, Institutt for fysikk og teknologi Kontorsjef Andrea Grimnes, Molekylærbiologisk institutt Kontorsjef Heidi Espedal, Institutt for geovitenskap Fakultetsdirektør Kjell A. Sælen, fakultetssekretariatet Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet Rådgiver Line Rye, Personal og økonomiavdelingen Thordis Davidsen, leder NTL ved UiB Gerd Johannessen, leder 2fo ved UiB Rådgiver Kristin Bakken, fakultetssekretariatet, er gruppens sekretær. Følgende medlemmer hadde meldt forfall til dette møtet: Thordis Davidsen, leder NTL ved UiB Rådgiver Line Rye, Personal og økonomiavdelingen Møtet fant sted: Tirsdag: 5. oktober 2004 Klokken: Sted: Kjell A. Sælens kontor Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Innledning ved Kristine 3. Gjennomgang av gruppens mandat - Diskusjon, presiseringer og eventuelle avgrensninger - Spesielt om prosessens art - Hva ligger i implementering fra høst Forslag til mandat for undergruppene 5. Oppnevning av undergrupper 6. Forholdet til omverdenen underveis i prosessen 7. Fremdriftsplan for prosessen (forslag til milepælplan fremlegges) 8. Eventuelt 1 Som det framgår av referatet (se nedenfor) besluttet Styringsgruppen seg for å utvide seg selv med ytterligere ett medlem: Studiesjef Elisabeth Lysebo fra fakultetssekretariatet.

2 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. Innledning ved Kristine Innledningen, der det blant annet ble vist til universitetsstyrets omstillingssak og den sentrale koordineringsgruppen for oppfølging av denne, ble tatt til etterretning Gjennomgang av Styringsgruppens mandat Mandatet synes klart, og gruppen tok dette til etterretning. Styringsgruppen gir leder og sekretær i oppdrag å definere/forklare "fullført saksbehandling på ett nivå". Styringsgruppen vil trekke inn de tiltak som er foreslått av "Bekkjarvik-seminaret" som naturlig faller inn under Styringsgruppens øvrige mandat. For de andre tiltakene fra "Bekkjarvik-seminaret", ser Styringsgruppen det som naturlig at fakultetsdirektøren prioriterer mellom tiltakene, og følger opp disse. Styringsgruppen ønsker en gjennomgang av status for disse tiltakene i neste møte. Kommentar I en utredning gjennomført ved Det medisinske fakultet 2 er fullført saksbehandling beskrevet som følger: Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ. Saksforelegg skal inneholde: Sakens bakgrunn, hvilke hensyn/krav som må eller bør tilfredstilles ved valg av løsning, alternative løsninger, vurdering av de alternative løsningene, konklusjon, innstilling/forslag til vedtak. Hvis saken skal behandles av flere politiske utvalg, skal alle ha samme saksforelegg. Fullført saksbehandling er en prosess som har som formål å gi grunnlag for å treffe administrative og politiske beslutninger og samtidig gi grunnlag for å gjennomføre disse beslutningene. Når vi ser fakultet og institutt samlet, medfører fakultetets avvikling av instituttstyret at det ofte ikke vil skje behandling i flere politiske organer, men likevel på to forvaltningsnivåer i organisasjonen. Der det i definisjonen til Med-fak står "i det første politiske organ" bør det derfor stå "i det første politiske organ og/eller på det første forvaltningsnivået". Vi kan ikke kutte ut betegnelsen "det første politiske organ" i og med at det også på instituttnivå eksisterer slike innenfor undervisningsfeltet: f.eks programstyrer og forskerutdanningsutvalg. Leder av styringsgruppens (justerte) definisjon/forklaring av Fullført saksbehandling på ett nivå: Fullført saksbehandling på ett nivå innebærer at saken er fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ og/eller første forvaltningsnivå. Saksforelegg skal inneholde: Sakens bakgrunn, hvilke hensyn/krav som må eller bør tilfredstilles ved valg av løsning, alternative løsninger, vurdering av de alternative løsningene, konklusjon, innstilling/forslag til vedtak. Hvis saken skal behandles av flere politiske utvalg og/eller forvaltningsnivåer, skal alle ha samme saksforelegg. Fullført saksbehandling er en prosess som har som formål å gi grunnlag for å treffe administrative og politiske beslutninger og samtidig gi grunnlag for å gjennomføre disse beslutningene. 2 Sluttrapport. Prosjekt for omstilling av administrative tjenester (2003) 2

3 Presisering: I saker der den formelle fullmakt til å fatte en beslutning ligger på fakultetet, kan likevel saksbehandlingen skje på et institutt. I slike tilfeller skal instituttnivået behandle saken fullstendig, før den oversendes fakultetet for formelt vedtak eller innstilling (dersom saken skal videre til sentralt nivå). Gerd Johannessen har funnet fram til en definisjon/forklaring på saksbehandling på et nivå fra et hefte utgitt av Kommuneforlaget, 1996 er fullført saksbehandling: Fullført saksbehandling er en arbeidsform der: Et problem (sak) behandles, og en løsning (forslag til vedtak) presenteres i så fullført form at det kun står igjen for folkevalgte organer å godkjenne eller vedta (eventuelt forkaste) forslaget. Saksbehandlingen skal utføres på det lavest mulig nivået i organisasjonen, men selvsagt på et nivå som har de nødvendige kvalifikasjonene til en forsvarlig behandling av saken. Saksbehandlingen skal gjøres ferdig der, med forslag til vedtak i beslutningsorganer. Det organisasjonsleddet som blir overlatt saksbehandlingen, har rett og plikt til å innhente informasjon fra alle ledd i og utenfor organisasjonen, trekke konklusjoner på et totalt samordnet grunnlag og gi forslag til vedtak. I praksis innebærer dette at det oppnevnes én ansvarlig saksbehandler som lager en fullstendig saksfremstilling. De folkevalgte organene som skal ha saken til behandling, får alle den samme saksfremstillingen og med den samme konklusjonen. Undergruppene bør se på begge disse forklaringene. Kommuneforlaget sin definisjon/forlaring vil måtte tilpasses vår organisasjons- og ledelsesstruktur. Styringsgruppens mandat er som følger: Styringsgruppen skal definere en ønsket standard for god administrasjon ved det matematisknaturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell Styringsgruppen skal gjennom sitt arbeid, innenfor områdene studie, personal, økonomi og forskningsadministrasjon: Kartlegge arbeidsoppgaver og ønsket servicenivå Komme med forslag til arbeidsdeling mellom nivåene Kartlegge kompetansenivå og utarbeide kompetanseutviklingsprogram for administrasjonen Et mål for arbeidet er: Fullstendig saksbehandling på ett nivå. Det må oppnevnes undergrupper for hvert av områdene. Hver undergruppe skal ha en leder og en sekretær, og lederen skal rapportere til Styringsgruppen etter en milepælsplan definert av Styringsgruppen. Styringsgruppen skal vurdere om hvorvidt den samlede administrasjonen bør defineres som å være under omstilling, da det kan være et viktig tiltak for å ha reelle virkemidler for eventuell omplassering av administrativt ansatte. Styringsgruppen rapporterer til fakultetsstyret. Styringsgruppen forventes i løpet av prosessen å ha tett dialog med: 3

4 Instituttledergruppen Den administrative ledergruppen Representanter for organisasjonene Det sentrale koordineringsutvalget Styringsgruppen skal ha en gjennomgang av den samlede tiltaksplanen utformet av de administrative lederne på "Bekkjarvikseminaret". De tiltak som vurderes som hensiktsmessige å innlemme i den totale gjennomgangen av administrative funksjoner, skal innlemmes i milepælsplanen. Hvert av tiltakene skal ha en leder som skal rapportere til styringsgruppen. Styringsgruppen skal koordinere, overvåke, og være pådriver for prosessene som initieres med dette mandatet. Endelig rapport til fakultetsstyret, med forslag til reorganisering, skal foreligge senest 30. juni 2005, for iverksetting av tiltak i løpet av høsten Mandat for undergruppene Styringsgruppen vedtok de framlagte forslag til mandat for undergruppene, med enkelte justeringer. Undergruppenes mandater framgår nedenfor. Fellesmandat for alle undergruppene Undergruppenes arbeid skal deles i to faser. Første fase (høsten 2004) blir en kartleggingsfase. Innstilling fra gruppene på dette punkt skal inneholde en beskrivelse av nåsituasjonen, kartlegging av arbeidsoppgaver og skissemessige forslag til løsninger for å oppnå ønsket servicenivå. I neste fase (første kvartal 2005) skal gruppene arbeide videre med valgt modell, foreslå konkret organisering og tiltak for tilrettelegging for implementering, og utarbeide konkrete rutinebeskrivelser innen saksområdet. I fase to vil det også være ønsket at det utarbeides forslag til konkret planer for kartlegging av kompetansenivå og utarbeidelse av kompetanseutviklingsprogram ved fakultetet. Undergruppene skal også fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning, - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell. Undergruppe for studieadministrasjon For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også Fellesmandat for alle undergruppene (over) Studiegruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen studieadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutter og fakultetsnivået når det gjelder studieadministrasjon 4

5 Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet sett under ett. Forholdet til Utdanningsavdelingen vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Utdanningsavdelingen er derfor viktig. Gruppen må også vurdere hvorvidt det er hensiktsmessig å trekke studenter inn i enkelte faser av arbeidet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Frist for levering av innstilling blir 6. januar 2005 Undergruppe for personaladministrasjon (inkludert basale administrasjonsfunksjoner) For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også Fellesmandat for alle undergruppene (over) Personalgruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen personalfeltet Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen administrative oppgaver som faller utenfor de andre undergruppenes arbeidsområde. Dette inkluderer blant annet ekspedisjons- og generelle serviceoppgaver, og funksjoner knyttet til post- og arkiv. Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutter institutt og fakultetsnivået når det gjelder personaladministrasjon Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet sett under ett. Forholdet til Personal- og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal- og økonomiavdelingen er derfor viktig. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og forskningsadministrasjon. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Frist for levering av innstilling blir 6. januar 2005 Undergruppe for økonomi For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også Fellesmandat for alle undergruppene (over) Økonomigruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer innen økonomifeltet Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutter og fakultetsnivået når det gjelder økonomiforvaltning 5

6 Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet sett under ett. Forholdet til Personal- og økonomiavdelingen generelt, og med fokus på de omstillingsprosesser som pågår der, vil måtte være sentralt i gruppens arbeid. God kommunikasjon mot Personal- og økonomiavdelingen er derfor viktig, spesielt mot budsjettseksjonen. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen personal og forskningsadministrasjon. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Frist for levering av innstilling blir 6. januar 2005 Undergruppe for forskningsadministrasjon I forbindelse med at det ved fakultetet pågår et pilotprosjekt som har fått tittelen Black-box, er det tidligere opprettet en arbeidsgruppe, gitt et mandat. I forbindelse med fakultetets totale gjennomgang av de administrative funksjonene er det behov for å utvide arbeidsgruppen og mandatet noe. I forbindelse med etablering av "Black-Box" ble Avdeling for naturvitenskap gitt følgende mandat: "Avdeling for naturvitenskap gis ansvaret for å koordinere arbeidet med en harmonisering av administrative rutiner mellom avdelingene i Unifob AS og fagmiljø ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Forholdet til faglig ledelse skal vektlegges ved utarbeidelse av felles rutiner. Det skal skilles mellom prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av en avdeling i Unifob AS og prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av et fagmiljø ved UiB. I første fase ber vi om at arbeidet rettes mot følgende aktiviteter: Fordeling av prosjekter Prising av tjenester på avdeling og institutt Rekrutteringsstillinger Styringsinformasjon (utarbeidelse av rapporteringsrutiner) Arbeidet forutsettes å skje i samarbeid med de berørte avdelinger og institutter, samt MN-fakultetet. Vi ber om at Avdeling for naturvitenskap leverer en innstilling innen 1. mai 2004." Mandatet til Avdeling for naturvitenskap ble gjort til mandat for ovennevnte (Black-Box) arbeidsgruppe, og punktene Fordeling av prosjekter og Rekrutteringsstillinger ble ferdigstilt våren Oppfølging av arbeidet er planlagt høsten Det foreslås at gruppen tildeles følgende mandat, som et tillegg til mandatet de allerede har: For overordnet mandat for arbeidet vises til Styringsgruppens mandat. Se også Fellesmandat for alle undergruppene (over) 6

7 Gruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer for forskningsadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutter, fakultet og sentrene når det gjelder forvaltning av ekstern portefølje Gruppen skal ta for seg saksfeltene personal og økonomi, og spesielt se på utfordringene som ligger i den tidvis uoversiktlige organisasjonsstrukturen innen feltet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på et nivå. Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet sett under ett. Forholdet til Unifob AS, og de rutiner som gjelder for deres virksomhet, vil være sentralt i dette arbeidet.. God kommunikasjon mot Personal og økonomiavdelingen er også viktig. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og personaladministrasjon. Frist for levering av innstilling blir 6. januar 2005 Oppnevning av undergrupper Styringsgruppen diskuterte sammensetning av undergruppene. Da alle foreslåtte ennå ikke var forespurt, fikk undergruppelederne fullmakt til selv å foreta den endelige sammensetningen. Alle gruppene bør ha egne sekretærer. Disse oppnevnes av gruppeleder, dersom de ikke allerede er oppnevnt. Så snart sammensetningen av undergruppene er klare, vil de bli offentliggjort på følgende webside: Forholdet til omverden underveis i prosessen Forholdet til omverden framgår i stor grad av den vedtatte milepælsplanen (se under) og av mandatet. Styringsgruppen vedtok at det skal legges ut informasjon på web ( ), samt at det skal holdes et allmøte for alle administrativt ansatte ved fakultetet (13. oktober 2004). Det er viktig at oppgaveidentifiseringen av alle administrative oppgaver sendes til instituttene for tilbakemelding, slik at vi reduserer muligheten for å overse administrative funksjoner/oppgaver. Framdriftsplan for prosessen Styringsgruppen vedtok følgende milepælsplan for arbeidet: 7

8 Milepælsplan for gjennomgang og utvikling av administrative funksjoner ved MN-fak Første møte i styringsgruppen Frist for utsending av oppnevningsbrev og kontakt med lederne Arbeidsperiode undergrupper Innleveringsfrist Møte i styringsgruppen Seminar styringsgruppe (og Bekkjarvikgjengen) Frist for utsendelse av oppsummerende notat, og bestilling fase 2 Marsmøtet: Orienteringssak i fakultetsstyret Arbeidsperiode undergrupper Høring administrativt personale, instituttledergruppen og foreningene Leveringsfrist undergrupper Styringsgruppemøte Styringsgruppemøte Høring administrativt personale, instituttledergruppen og foreningene Maimøtet: Behandling i fakultetsstyret Eventuell omstillingsperiode (krever egen plan) Juli: Ferietid og slingringsmonn Implementering av ny modell Eventuelt To saker ble tatt opp under eventuelt: 1) Utvidelse av Styringsgruppen med ette medlem: Fakultetssekretariatets studiesjef, Elisabeth Lysebo, for å sikre kommunikasjonen mellom Studie(under)gruppen og Styringsgruppen. 2) Astrid Breivik, fakultetets representant i den sentrale koordineringsgruppen, orienterte litt om arbeidet der. Koordineringsgruppen skal blant annet forsøke å kartlegge hvilke områder innen administrasjonen ved UiB som bør standardiseres. 8