Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Rapport Kartlegging del 2. Vedlegg 2. Gjennomført i april 2005

Transkript

1 Rapport Kartlegging del 2 Vedlegg 2 Lederundersøkelsen -lokale forhold Gjennomført i april 2005 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 1 av 18

2 Innhold Hovedmålsettingen med undersøkelsen... 4 Gjennomføring av undersøkelsen Uformell tilfredshetsundersøkelse Faktaopplysninger Fakta om de administrativt ansatte Lokalisering av instituttet Samlet administrasjon? Har administrasjonen hensiktsmessige lokaler? Administrasjonen plassert nær til instituttleder? Samarbeid med andre institutter Stillingsbeskrivelser Interne rutinebeskrivelser Informasjonsflyt Avholdes det ukentlig postmøte? Deltar instituttleder på disse møtene? Føres/offentliggjøres det referat fra disse møtene? Avholdes det ledergruppemøter (leder, kontorsjef, stedfortreder, seksjonsledere) ved enheten? Finnes det andre former for formaliserte lederfora ved enheten, og hvor ofte møtes evt. disse? Føres det postliste? Brukes Intranett til informasjonsformidling fra administrasjonen? Hva er status for enhetens Internettsider? Finnes egne gruppevise e-postlister ved enheten? Har enheten eget infoblad til alle ansatte? Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 2 av 18

3 4 Samarbeid og service Generell beskrivelse av hvordan samarbeid et mellom leder og administrasjonen fungerer Opplever lederne servicenivået i egen administrasjon som godt? Opplever lederne servicenivået i egen administrasjon som tilstrekkelig? Kunne servicenivået blitt enda bedre? Har lokal administrasjon tilstrekkelig kompetanse til å løse de oppgaver som den er satt til? Er dagens administrasjon rett dimensjonert i forhold til de oppgaver som bør løses? Hvilke felt er eventuelt ikke tilstrekkelig dekket i dag? Er ansvars- og oppgavefordelingen mellom leder og kontorsjef klar? Fungerer samarbeidet mellom leder og kontorsjef godt? Beskrivelse av lederrollen din i forholdet til egen administrasjon? Forholdet mellom institutt og fakultetssekretariatet: Er ansvars- og oppgavefordelingen klar? Forholdet mellom institutt og fakultetssekretariatet: Fungerer samarbeidet godt? Forholdet mellom institutt og fakultetssekretariatet: Er servicenivået ved fakultetssekretariatet godt? Drives det internt utviklingsarbeid ved enhetene? Instituttledernes forventninger til det pågående utviklingsarbeidet Oppsummert til instituttleder: Får du tilstrekkelig assistanse fra administrasjonen i ditt daglige virke? Etter- og videreutdanning Bevisst etter- og videreutdanningspolitikk? Kontorsjefene svarer Bevisst etter- og videreutdanningspolitikk? Instituttlederne svarer Finnes det skriftlige planer for den enkelte? Har enheten egen budsjettpost til formålet? Er leder og kontorsjef bevisst sitt ansvar EVU-arbeid? Hva er holdningen til de sentrale enheters tiltak innen EVU? Spesielle behov (fagområder) for etter- og videreutdanning for kontorsjefgruppen Instituttlederne om spørsmålet: Har du selv tilstrekkelig kompetanse innen økonomi- og personaladministrasjon? Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 3 av 18

4 Hovedmålsettingen med undersøkelsen Hovedmålsettingen har vært å kartlegge ledergruppenes subjektive oppfatning av de lokale administrative forhold. Undersøkelsen er en av flere elementer som inngår i en kartlegging av de administrative funksjonene ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Universitetet i Bergen. Hovedrapporten med alle vedlegg finnes på: Gjennomføring av undersøkelsen Resultatene i denne lederundersøkelsen er basert på intervjuer av 18 ledere ved fakultetet (kontorsjefer, instituttleder og fakultetsdirektør), gjennomført i forbindelse med en besøksrunde april Det ble benyttet en enhetlig mal for alle intervjuene. Fakultetet har 10 administrative enheter, som omfatter åtte institutter, fakultetssekretariatet og Senter for miljø- og ressursstudier (SMR). På grunn av sin størrelse og særegne virksomhet, er ikke SMR tatt med i lederundersøkelsen. De administrativt ansatte ved senteret er imidlertid besøkt, og innspill fra disse er medtatt. Under intervjuene kom det også frem et betydelig antall kommentarer som ikke direkte faller inn under spørsmålene. Disse er inkludert i vedlegget Diverse kommentarer. Intervjuere ved instituttene: Kristin Bakken og Kristine Breivik Intervjuer ved SMR: Kristine Breivik Intervjuere fakultetssekretariatet: Heidi Espedal, Kjell Trengereid og Andrea Grimnes Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 4 av 18

5 1 Uformell tilfredshetsundersøkelse Ledergruppen beskriver sine lokale administrativt ansatte på følgende måte: Godt kvalifiserte Serviceorienterte Engasjerte Hyggelig/vennlige Effektive Lojale Gode samarbeidspartnere Positive Omstillingsvillige Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 5 av 18

6 2 Faktaopplysninger Opplysningene i denne rapporten er hentet fra samtalene med kontorsjefene, supplert med en del faktaopplysninger fra den webbaserte spørreundersøkelsen. 2.1 Fakta om de administrativt ansatte Totalt har fakultetet 82 administrativt ansatte, fordelt på 10 enheter. 10 av disse har redusert stillingsbrøk 9 personer har mid lertidige engasjement 1 person sitter i tillegg i kortvarig deltidsengasjement, og har derfor ikke deltatt i spørreundersøkelsen Gjennomsnittlig ansiennitet i den administrative staben er 16 år Gjennomsnittlig alder er 48 år Et årsverk er finansiert eksternt Tabell 1, Administrative årsv erk og forholdstall pr. enhet fordeler seg som følger Adm. Adm. Ansatte Forholdstall stillinger årsverk totalt Informatikk ,8 Institutt for biologi 17 16, ,2 Molekylærbiologisk institutt 5 4, ,7 Kjemisk institutt 5 4, Matematisk institutt 6 5, Geofysisk institutt Fysikk og teknologi 8 7, Institutt for geovitenskap Senter for miljø- og ressursstudier Fakultetssekretariatet 23 22,45 22,45 SUM 82 78,45 805,45 Ansatte er definert som alle personer med arbeidsplass innenfor enhetens lokaler. Dette er basert på enhetenes egne anslag. Gjennomsnittlig forholdstall er 1 pr. 14 ansatte, kun beregnet for instituttene. Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 6 av 18

7 Tabell 2, De ansattes hovedarbeidsfelt fordeler seg som følger Ekspedisjon/generell administrasjon 19 Studieadministrasjon 24 Økonomiadministrasjon 13 Personaladministrasjon 7 Forskningsadministrasjon (ekstern 3 finansiering) Arealadministrasjon 1 Lederansvar og lederoppgaver 12 Annet 3 Sum personer 82 Tabell 3, Følgende stillingsbenevnelser er i bruk 1. betjent 1 Forskningstekniker 1 Sekretær 2 Førstesekretær 12 Konsulent 13 Førstekonsulent 31 Seniorkonsulent 6 Rådgiver 2 Seniorrådgiver 1 Kontorsjef 10 Seksjonsleder 2 Fakultetsdirektør 1 Sum ansatte Lokalisering av instituttet Spredd i samme bygg Delvis spredd Svært spredd 4 enheter Sekretariatet er geografisk plassert utenfor fakultetsområdet. Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 7 av 18

8 2.3 Samlet administrasjon? 8 enheter 2.4 Har administrasjonen hensiktsmessige lokaler? 8 enheter 2.5 Administrasjonen plassert nær til instituttleder? Delvis 4 enheter 4 enheter er 2.6 Samarbeid med andre institutter Noe Lite 2 institutter 6 institutter Spørsmålet er kun stilt til ledere ved instituttene. 2.7 Stillingsbeskrivelser Noen utlysningstekster Alle stillinger 7 enheter Enhetene som har beskrivelser for alle stillinger, er de enhetene hvor administrasjonen nylig har vært under omstilling. Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 8 av 18

9 2.8 Interne rutinebeskrivelser Ingen For enkelte arbeidsoppgaver Samlede rutinebeskrivelser 4 enheter 4 enheter er Enheten som systematisk har arbeidet med utvikling av interne rutinebeskrivelser, har disse utlagt på Intranett. Oversikten finnes som eget vedlegg, ment som eksempel på Best practice. 3 Informasjonsflyt Opplysningene under dette punktet er innhentet under samtalene med kontorsjefene, men er også på enkelte områder kryss-sjekket med lederne. 3.1 Avholdes det ukentlig postmøte?, for hele administrasjonen, for deler av administrasjonen 7 enheter 3.2 Deltar instituttleder på disse møtene?, som fast ordning, sporadisk 3 enheter 5 enheter 3.3 Føres/offentliggjøres det referat fra disse møtene? 3 enheter 6 enheter Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 9 av 18

10 3.4 Avholdes det ledergruppemøter (leder, kontorsjef, stedfortreder, seksjonsledere) ved enheten?, ukentlig, hver annen uke, kun ved behov 5 enheter 3.5 Finnes det andre former for formaliserte lederfora ved enheten, og hvor ofte møtes evt. disse?, hver uke, hver annen uke, månedlig, ved behov 3 enheter 3.6 Føres det postliste? 6 enheter 3 enheter 3.7 Brukes Intranett til informasjonsformidling fra administrasjonen?, aktivt, sporadisk 6 enheter 3.8 Hva er status for enhetens Internettsider? Oppdatert Delvis oppdatert Dårlig oppdatert 7 enheter Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 10 av 18

11 3.9 Finnes egne gruppevise e-postlister ved enheten?, brukes ved behov 9 enheter 3.10 Har enheten eget infoblad til alle ansatte?, utgis ukentlig, hver annen uke, månedlig 3 enheter 3 enheter 4 Samarbeid og service Dette punktet er basert på intervjuer med instituttlederne/fakultetsdirektør. 4.1 Generell beskrivelse av hvordan samarbeidet mellom leder og administrasjonen fungerer Tilbakemeldingen fra samtlige ledere er at de opplever samarbeidet med egen administrasjon fungerer godt. 4.2 Opplever lederne servicenivået i egen administrasjon som godt? Helt enig 4 Delvis enig 5 Delvis uenig 0 Helt uenig 0 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 11 av 18

12 4.3 Opplever lederne servicenivået i egen administrasjon som tilstrekkelig? Helt enig 3 Delvis enig 4 Delvis uenig 1 Helt uenig Kunne servicenivået blitt enda bedre? Helt enig 4 Delvis enig 3 Delvis uenig 2 Helt uenig Har lokal administrasjon tilstrekkelig kompetanse til å løse de oppgaver som den er satt til? Helt enig 2 Delvis enig 5 Delvis uenig 2 Helt uenig 0 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 12 av 18

13 4.6 Er dagens administrasjon rett dimensjonert i forhold til de oppgaver som bør løses? Helt enig 3 Delvis enig 3 Delvis uenig 3 Helt uenig Hvilke felt er eventuelt ikke tilstrekkelig dekket i dag? Tilbakemeldingene viser at de ulike felter er varierende dekket fra sted til sted. De tradisjonelle saksfelt som studie, personal, økonomi, forskningsadministrasjon og generell service er enkelte steder underbemannet, men gjennomgående viser dette seg oftest å være tilfellet når det gjelder personaladministrasjon. Personaladministrasjon ligger dermed ved mange enheter inn under kontorsjefens mange andre arbeidsoppgaver, hvilket ikke er udelt positivt. Av andre felt som det i en ideell verden også burde finnes kompetanse innen, ble nevnt følgende: Tyngre forskningsadministrasjon Assistanse ved søknadsskrivning Rekrutteringsarbeid Kvalitetssikring av resultatindikatorer 4.8 Er ansvars- og oppgavefordelingen mellom leder og kontorsjef klar? Helt enig 7 Delvis enig 1 Delvis uenig 0 Helt uenig 1 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 13 av 18

14 4.9 Fungerer samarbeidet mellom leder og kontorsjef godt? Helt enig 9 Delvis enig 0 Delvis uenig 0 Helt uenig Beskrivelse av lederrollen din i forholdet til egen administrasjon? Sitater fra ni ledere: Aktiv rolle To tilstedeværende sjefer Synlig, men ikke dominerende. Kontorsjef er sjef Har sjefsmulighet Kontorsjef er sjef, har selv ledelsesmulighet Fungerer som styreleder, jfr. privat sektor Ønsker at kontorsjef skal være sjef Er faglig leder Delegerer ansvar, har coachrolle 4.11 Forholdet mellom institutt og fakultetssekretariatet: Er ansvarsog oppgavefordelingen klar? Helt enig 7 Delvis enig 1 Delvis uenig 1 Helt uenig 0 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 14 av 18

15 4.12 Forholdet mellom institutt og fakultetssekretariatet: Fungerer samarbeidet godt? Helt enig 8 Delvis enig 1 Delvis uenig 0 Helt uenig Forholdet mellom institutt og fakultetssekretariatet: Er servicenivået ved fakultetssekretariatet godt? Helt enig 3 Delvis enig 5 Delvis uenig 0 Helt uenig Drives det internt utviklingsarbeid ved enhetene? 7 enheter 4.15 Instituttledernes forventninger til det pågående utviklingsarbeidet (egne formuleringer) Store forventninger 2 Positivt avventende 3 Samarbeid gjør sterk 2 Godt initiativ, usikker på timing 1 Ingen spesifikke 1 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 15 av 18

16 4.16 Oppsummert til instituttleder: Får du tilstrekkelig assistanse fra administrasjonen i ditt daglige virke? Delvis 7 enheter 5 Etter- og videreutdanning Informasjonen er hentet fra samtaler med alle lederne. 5.1 Bevisst etter- og videreutdanningspolitikk? Kontorsjefene svarer Har leder/kontorsjef en bevisst/systematisk/uttalt politikk når det gjelder EVU for administrativt personale? Delvis 7 enheter 5.2 Bevisst etter- og videreutdanningspolitikk? Instituttlederne svarer Har dere en bevisst politikk i forhold til etter- og videreutdanning for administrativt personale? Helt enig 3 Delvis enig 5 Delvis uenig 1 Helt uenig 0 Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 16 av 18

17 5.3 Finnes det skriftlige planer for den enkelte? 9 enheter 5.4 Har enheten egen budsjettpost til formålet? 9 enheter 5.5 Er leder og kontorsjef bevisst sitt ansvar EVU-arbeid? Delvis 7 enheter 5.6 Hva er holdningen til de sentrale enheters tiltak innen EVU? Bra tilbud Tilbudet bør bedres Kjenner tilbudet for dårlig 4 enheter 4 enheter 5.7 Spesielle behov (fagområder) for etter- og videreutdanning for kontorsjefgruppen Økonomistyring Regelverket ved UiB Lover, regler og bevilgningsrutiner HMS-regler UiBs beslutningsprosesser Lederopplæring Organisasjonsutvikling Intervjuteknikk Kurs i medarbeidersamtaler Den vanskelige samtalen Organisasjons- og arbeidslivspsykologi Fortløpende om aktuelle tema Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 17 av 18

18 Gjennomgående tilbakemelding: Kursene bør være korte/modulbaserte 5.8 Instituttlederne om spørsmålet: Har du selv tilstrekkelig kompetanse innen økonomi- og personaladministrasjon? Helt enig 2 Delvis enig 4 Delvis uenig 2 Helt uenig 1 Andre kommentarer fremkommet under samtalene finnes i Vedlegg 4 Diverse kommentarer. Kartlegging del 2 - Vedlegg 2, side 18 av 18