UNIVERSITETET I OSLO. Til: MN-fakultetsstyret

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 02/09 Møtedato: 6. februar 2009 Notatdato: 27. februar 2009 Saksbehandler: Jan Aldal REGNSKAP 2008 De viktigste problemstilingene: Vedlagt følger årsregnskapet 2008 for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Regnskap og avviksforklaringer er satt opp i henhold til retningslinjer fra universitetsdirektøren. Fakultetet har et regnskapsført resultat: for den bevilgningsfinansierte basisvirksomheten på 56,3 mill kr for den øvrige bevilgningsfinansierte virksomheten på 78,8 mill kr for den eksternt finansierte virksomheten på 46,4 mill kr Det regnskapsførte resultat på basisvirksomheten inneholder bundne midler i form av startpakker, vitenskapelig utstyr, EMBIO-midler etc. som ikke er anvendt ennå. For å synliggjøre et mer reelt resultat har vi foretatt en intern periodisering for bundne midler på basisvirksomheten. Etter dette viser den bevilgningsfinansierte basisvirksomheten et reelt overskudd på 4,4 mill kr. Dette er en forbedring på 27,4 mill kr sammenlignet med Herav har instituttene er reelt underskudd på 12 mill kr, forbedret med ca 8,3 mill kr fra Utviklingen fra tidligere år ser ut til å ha stoppet, det er nå bare Geofag og Matematisk institutt som har svakere reelt resultat enn i Gledelig er at Kjemisk institutt ytterligere kutter ned på sitt akkumulerte underskudd, resultatet på 14,9 mill kr er 2 mill kr forbedret fra IMBV har fått gaveforsterkningsmidler til DNK-prosjektene, 2,4 mill kr av disse går som inntekter til instituttet, årsresultatet på minus 0,5 mill kr er hele 7 mill kr bedre enn i Hovedtrendene er god kontroll på fastlønnskostnadene (på tross av hovedlønnsoppgjør) og tilsynelatende god kontroll på andre driftskostnader. Stadig knappere frie økonomiske ressurser betyr høyere krav til økonomistyringen. Det er derfor ennå et behov for å bedre den generelle kvaliteten på regnskapskapsføringen og å forbedre den samlede økonomistyringen ved fakultetet. God kvalitet på årsbudsjetter, regnskap og på langtidsbudsjettene er vesentlige faktorer for å kunne styre aktivitetsnivået slikt at det er avstemt med de langsiktige budsjettrammer. Det eksisterer ennå ikke god nok rutiner fra ØPA på å skille ut øremerkede midler fra øvrige midler i regnskapet. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner årsregnskapet for Vedlegg: 1. Regnskapstall samlet (basis, BFV-øvrige og EFV). 2. Regnskapstall for alle enheter.

2 1. Analyse og kommentarer til årsregnskapet 2008 for MNF BFV Basis nominelt resultat: Budsjett: -4,2 mill kr Regnskap: 56,3 mill kr Avvik: 60,6 mill kr Kommentarer til inntekter: Inntektene på basis er totalt 65,3 mill kr over årsbudsjettet og hovedforklaringene er ikke-budsjetterte merinntekter på: Inntekter fra KD, avvik 48,5 mkr: diverse midler til FUNMAT-satsningen, vitenskapelig utstyr og lønn til stipendiater. SAFE-senteret har blitt tildelt 3,0 mkr i ombyggingsstøtte for lokaler. Ellers har fakultetet mottatt 10,4 mkr i revidert statsbudsjett/tilbakeføring kutt som delvis er viderefordelt til instituttene. Fakultetsnivået har mottatt 8,5 mkr for etterbetaling for 39 stipendiater som er tilsatt høsten 2008 stipendiater. Inntekter fra NFR, positivt avvik 1,4 mkr: avsluttede NFR-prosjekter for 2007 og 2008 samt andre mindre overføringer. Andre inntekter og dekningsbidrag, avvik 15,4 mkr: 3,4 mkr mer enn budsjettert for refusjoner av driftskostnader og lønn, økte dekningsbidragsinntekter fra prosjekter og fra underliggende sentre. Dekningsbidraget til IMBV (egentlig gaveforsterkningsmidler fra DNK) er 2,4 mkr lavere enn reelt fordi IMBV har postert et bilag med feil fortegn. Kommentarer til lønn: Samlet positivt avvik på 5,4 mill kr, vesentlige forklaringer er: Lønn til stipendiater som skyldes senere tiltredelser enn budsjettert, gjelder FUNMAT og EMBIO stipendiater. Det lokale lønnsoppgjøret var dyrere enn budsjettert ved noen enheter men generelt sett har de fleste enhetene klart å budsjettere riktig effekten av lønnsoppgjøret. Dette bekrefter at kvaliteten på fastlønnsbudsjettene er bra og at enhetene jevnt over har god kontroll på fastlønnskostnadene. Men OPAs feilføring av refusjon sykepenger og svangerskap gir fakultetet et for høyt regnskapsført refusjonsbeløp, korrekt skal refusjonen være ca 1,5 mill kr lavere. OPA/ØPA korrigerer feilen i 2009-regnskapet. Kommentarer til drift og investeringer: Negativt avvik på 11,4 mill kr: Flere institutter har høyere investeringskostnader enn budsjettert, mest relatert til øremerkede midler (jf økte inntekter fra KD) til vitenskapelig utstyr og ombygginger. Siden inntektene er mottatt i år eller tidligere år gir det ikke noen nettoeffekt på årsresultatet. Farmasøytisk institutt skiller seg ut, de har et stort innkjøp i 2008 på 6,3 mkr hvor 3,3 mkr finansieres gjennom tildeling til vitenskapelig utstyr i Resten av tildelingen kommer fra FA i Kommentarer til drift og investeringer: 2

3 På andre driftskostnader, husleie og dekningsbidrag er det et positivt avvik 4,0 mkr, hovedforklaringer er: Fakultetet har fått en ekstrakostnad på 3,3 mkr i mva. Dette grunnet tidligere feil bruk av mvareglementet på inntekter og kostnader. Mva-revisjonen pågikk høsten 2008 og gikk tilbake til 2001-regnskapet, kostnaden er belastet på fakultetsnivået. Det positive avviket som da blir på 7,3 mkr skyldes hovedsakelig at senteret InGAP har budsjettert med 5,6 mkr for mye i andre driftskostnader og ny måte å føre småforskregnskapet på. De fleste instituttene har stram kontroll med hvilke midler det brukes innenfor drift og budsjettene er av god kvalitet. Der det er økt forbruk har enhetene inndekning gjennom tilsvarende ekstrainntekter. Kjemisk institutt klarte å spare inn 15 % av de budsjetterte kostnadene på drift, det bidrar med 1,3 mill kr til å redusere sitt underskudd. Også fakultetsnivået har en stor kostnadsbesparelse på drift i forhold til budsjett, dette er midler som går til å styrke budsjettrammene i BFV Basis reelt årsresultat: Årsbudsjett: -4,2 mill kr Reelt resultat: 4,4 mill kr Avvik: 8,6 mill kr Kommentarer til reelt årsresultatet 2008: Det matematisk naturvitenskapelige fakultet har et nominelt overskudd på 56,3 mill kr på basis per Resultatet inkluderer dog ikke avsetning til midler som er bundet opp i fremtidig anvendelse og viser således ikke hva som disponible midler for enhetene. Det reelle resultat er dermed lavere og årsresultatet for flere institutter ved MNF viste et reelt underskudd for Fordelt mellom instituttene får vi disse tall for reelt resultat i Bundne midler pr Reelt resultat pr Regnskapsført resultat 2007 Bundne midler 2007 Reelt resultat 2007 Endring reelt res Årsregnskap Institutt / senter pr Astrofysikk Biologisk Farmasøytisk Fysisk Geofag IMBV Informatikk Kjemisk Matematisk SUM institutter Grafisk. 3

4 Vi ser at instituttene samlet har et reelt underskudd på 12 mill kr, dette er 8,3 mill kr bedre enn i Årsresultatet reflekterer at instituttene har en stram kostnadskontroll på fastlønn og driftskostnader. Flere instituttene utsetter innkjøp og investeringer som ikke er absolutt nødvendig. Det er også institutter som har ledige stillinger som ikke besettes i den rådende økonomiske situasjon. Ser vi på utviklingen i resultat tilbake til 2005 får vi denne utvikling for instituttene. Kjemisk institutt har redusert sine underskudd hele veien fra 2006, blant annet med hjelp av støtten fra fakultetet på 4,5 mill kr (3,0 i 2007 og 1,5 i 2008). Fra 2009 faller omstillingsstøtten vekk, noe som kan bli en utfordring for enheten. IMBV snudde den negative resultattrenden i 2008 og reduserte sitt akkumulerte underskudd drastisk. Utviklingen for Geofag er den som kan bekymre mest, instituttet har samlet opp underskudd helt siden Fra 2009 skal Geofag ta over 4

5 lønnsforpliktelser for tidligere tilsatte på startpakker, dette vil sette store krav til kostnadskontroll og aktivitet tilpasset budsjettrammen. BFV Øvrig resultat: Budsjett: 75,3 mill kr Regnskap: 78,8 mill kr Avvik: 3,5 mill kr Tre klare trender trer frem når resultatet på BFV-prosjekter skal forklares. Først og fremst fikk flere av enhetene store merinntekter fra NFR som ikke var budsjettert, samlet kom det inn 40 mill kr som ikke var budsjettert. Flere enheter slurver med å legge alle prosjektbudsjettene inn i økonomisystemet gjennom året, dermed får vi disse avvikene. Den andre trenden er at NFR har startet å følge opp prosjektene ved UiO langt bedre. Dette gir seg utslag i at de stopper utbetalinger til prosjekter som er sterkt forsinket, mangler rapportering eller av andre grunner har betydelige ubrukte midler i forhold til budsjett. Derfor har NFR holdt tilbake betydelige beløp, et sted mellom mill kr (spesifisert beløp er usikkert i skrivende stund). Tilbakeholdelsen av midler fra NFR betyr for første gang på mange år at MNF har mindre prosjektmidler stående ubrukt ved utgangen av året enn ved inngangen, reduksjonen er på 18,3 mill kr. De nye rutinene til NFR betyr at MNF må følge opp forvaltningen av NFR-prosjektene langt bedre herfra. En tredje trend og årsak til budsjettavvik er bruk av gale inntektsarter, prosjekter i gale prosjektserier og mangelfulle budsjetter har i så henseende vært et dårlig år med mange nytilsettinger på økonomisiden ute blant enhetene. På kostnadssiden er forsinkede tilsettinger og forsinket oppstart på prosjektene de vanligste årsakene til underforbruk. Men færre prosjekter enn tidligere har dette problemet. EFV - resultat: Budsjett: 35,6 mill kr Regnskap: 46,4 mill kr Avvik: 10,8 mill kr Det er hovedsaklig bidragsprosjektene her som bidrar til MNF klarer å få høyere inntekter enn budsjettert, opp med 4,2 mill kr. På oppdragsprosjekter er omfanget lite og med liten økning, samlede nye inntekter i 2008 er bare på 3,7 mill kr. Lønns og driftskostnadene forløper som normalt men også her gir rene budsjetteringsfeil oppgav til avvik. Gitt de forklaringer og tall som er fremkommet kan hoveddelene av MNFs resultatfordeling for 2008 settes opp i følgende figur: 5

6 2. Risiko i regnskapet/økonomiforvaltningen Det kan være på sin plass å kommentere de vesentligste faktorene til dårligere regnskaper og svekket troverdighet og informasjonsverdien til regnskapene ved MNF. Bundne midler/øremerkede forpliktelser: Fakultetet føler at det er en betydelig risiko ved at det ikke eksisterer noen god regnskapsteknisk løsning for å kunne følge opp bundne midler (øremerkede midler). Bundne midler inntektsføres fullt ut i året midlene kommer inn selv om bruk vil skje i påfølgende regnskapsår. Det er vanskelig å skille bruken av disse midlene fra den ordinære driften, noe som bidrar til å tilsløre enhetenes reelle driftsresultat. Risikoen ved ikke å ha full kontroll på de bundne midlene er etter fakultetets 6

7 mening for høy. Instituttet brukte øremerkede midler som frie midler, noe som bidro sterkt til et reelt underskudd 22 mkr. Fakultetet fører i dag manuell kontroll via tiltak på de bundne midlene, rutinen har mange potensielle feilkilder. Nytilsettinger/utskiftning økonomikonsulenter: Det har siden 2007 vært stor utskiftning av økonomimedarbeidere ved flere institutter og på fakultetsnivået. Grunnet forskjellige økonomimodeller ved instituttene, manglende felles (og dokumenterte) rutiner og prosedyrer og til dels svak kompetanse på nytilsatte har dette ført til at det har vært vanskelig å gi opplæring tilpasset det enkelte instituttet og medarbeider. Bidrar til feil i regnskapsføring, budsjettering og rapportering. UiOs lønnssystem (SAP): I 2008 har det vært for mange feilføringer av lønn og reiseregninger på lønnssiden i regnskapet. Feilene har flere årsaker, men der OPA har et vesentlig ansvar. Feilinnleggelse av bilag skjer beviselig i for stort omfang (feil sted / prosjektkoder). I høst oppdaget MN at SAP har stedkoden til kjemisk institutt som dummy-kode for alle lønnsposteringer ved UiO som har en feil i kontostrengen. Dermed blir feilføringer for hele UiO ført i regnskapene til Kjemi, dette er uholdbart og bekrefter OPAs manglende regnskapsfaglige kompetanse. Rutinen skal være rettet men MNF konstaterer at alle som får bilagslønn fortsatt blir registrert med tilhørighet på Kjemisk institutt sin stedkode som kostnadssted, uavhengig av hvilken enhet de tilhører. Dette gir svekket kvalitet ved kjemi og MNFs regnskaper. Feilkategorisering og forlengelse av prosjekter: Fakultetet registrerer at en rekke prosjekter har vært opprettet i feil prosjektkategori. MNF jobber med enhetene på dette men ber samtidig ØPA å skjerpe sin kontroll av de prosjektopprettelser som går direkte mellom enhetene og ØPAs seksjon for dette. Videre må det strengere kontroll til ved forlengelse av prosjekter. Flere forlengelser på prosjekter har etter kontroll vist seg å være uberettigede, her må det stilles krav om bedre grunnlagsdokumentasjon (prosjektavtale og budsjett). Feilene bidrar til feil i MNFs prosjektportefølje og regnskaper. Videre bidrar de dårlige rutinene ved prosjektforlengelse at prosjekter får benytte satser på dekningsbidrag som er for lave etter dagens standard. 3. Vedlegg: 1. Regnskapstall totalt, basis, BFV-øvrige og EFV. 7

8 Årsresultat total alle sektorer. tall i t kr Periode: Årsrapport 2008 Sum BFV + EFV Årsbudsjett Årsregnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor ,0 % Inntekter fra KD ,0 % Inntekter fra NFR ,4 % Inntekter fra andre dept ,1 % Inntekter eksternt finansiert virksomhet ,8 % Dekningsbidrag ,6 % Andre inntekter ,6 % Sum inntekter ,3 % KOSTNADER Investeringer ,1 % Fastlønn ,1 % Variabel lønn ,5 % Feriepenger ,4 % Sosiale kostnader ,1 % Offentlige refusjoner ,0 % Andre lønnskostnader ,1 % Sum lønn ,8 % Intern husleie ,0 % Dekningsbidrag ,1 % Andre driftskostnader ,3 % Sum kostnader (inkl invest.) ,2 % Finanskostnader/inntekter ,1 % Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat ,3 % Bundede midler (basis) Reelt resultat

9 Årsresultat basis (P50-52). tall i t kr Periode: Årsrapport 2008 BFV Basis Årsbudsjett Årsregnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor ,0 % Inntekter fra KD ,9 % Inntekter fra NFR ikke budsjett Inntekter fra andre dept ikke budsjett Inntekter eksternt finansiert virksomhet ikke budsjett Dekningsbidrag ,6 % Andre inntekter ,9 % Sum inntekter ,2 % KOSTNADER Investeringer ,5 % Fastlønn ,6 % Variabel lønn ,8 % Feriepenger ,6 % Sosiale kostnader ,8 % Offentlige refusjoner ,3 % Andre lønnskostnader ,0 % Sum lønn ,1 % Intern husleie ,0 % Dekningsbidrag ,1 % Andre driftskostnader ,9 % Sum kostnader (inkl invest.) ,3 % Finanskostnader/inntekter ,7 % Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat ,1 % Bundne midler Reelt resultat

10 Årsresultat BFV-øvrige (NFR). tall i t kr Periode: Årsrapport 2008 BFV Øvrig Årsbudsjett Årsregnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor ,0 % Inntekter fra KD ,7 % Inntekter fra NFR ,0 % Inntekter fra andre dept ,1 % Inntekter eksternt finansiert virksomhet ikke budsjett Dekningsbidrag ikke budsjett Andre inntekter ,3 % Sum inntekter ,1 % KOSTNADER Investeringer ,9 % Fastlønn ,9 % Variabel lønn ,6 % Feriepenger ,8 % Sosiale kostnader ,5 % Offentlige refusjoner ,4 % Andre lønnskostnader ,1 % Sum lønn ,2 % Intern husleie ikke budsjett Dekningsbidrag ,1 % Andre driftskostnader ,9 % Sum kostnader (inkl invest.) ,1 % Finanskostnader/inntekter ,3 % Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat ,7 % 10

11 Årsresultat EFV bidrags- og oppdragsprosjekter. tall i t kr Periode: Årsrapport 2008 EFV Total Årsbudsjett Årsregnskap Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor ,0 % Inntekter fra KD ikke budsjett Inntekter fra NFR ,1 % Inntekter fra andre dept ikke budsjett Inntekter eksternt finansiert virksomhet ,8 % Dekningsbidrag ikke budsjett Andre inntekter ,0 % Sum inntekter ,3 % KOSTNADER Investeringer ,3 % Fastlønn ,0 % Variabel lønn ,3 % Feriepenger ,7 % Sosiale kostnader ,3 % Offentlige refusjoner ,1 % Andre lønnskostnader ikke budsjett Sum lønn ,1 % Intern husleie ikke budsjett Dekningsbidrag ,7 % Andre driftskostnader ,5 % Sum kostnader (inkl invest.) ,7 % Finanskostnader/inntekter ,8 % Avsluttede prosjekter ikke budsjett Resultat ,4 % 11

12 Vedlegg 2: Oversikt årsregnskapet 2008 for alle enheter. 12

13 13

14 14

15 15