UiS Organisasjonsutviklingsprosjekt

Transkript

1 UiS Organisasjonsutviklingsprosjekt UiS allmøte 15. mars 2016 Kjersti Melberg (IRIS) Universitetet i Stavanger uis.no

2 Prosjektets mandat 1. Fakultetsstruktur og administrativ struktur 2. Antall styrings- og forvaltningsnivå i organisasjonen 3. Matriseorganisering versus linje- og funksjonsorganisering 4. Studieprogram som organiserende element versus fag eller disiplin som organiserende element 5. Effektivisering av administrative oppgaver og funksjoner 6. Sterkere grad av samarbeid, faglig og administrativt 7. Valgt versus ansatt rektor, samt rektoratets rolle og ansvar under henholdsvis to-delt og enhetlig ledelse 2

3 Overordnede mål for OU-prosessen «Hva skal til for at en organisering ved UiS skal gi bedre gjennomstrømming, bedre forskningsresultater, mer samarbeid internt, større grad av tilfredshet med primæraktivitetene og tjenesteyting hos interne og eksterne brukere, samt kultur for endring og innovasjon?» 1. Skape en organisasjon preget av større dynamikk og evne til utvikling faglig og organisatorisk 2. Gjøre ressurstilgjengeligheten i organisasjonen større 3. Styrke ledelsen og redusere koordineringsproblemet 3

4 Prosjektorganisering Prosjektleder Kjersti Melberg, IRIS UiS: Gunnar Nerheim (HF) Torvald Øgaard (SV) Gro Sokn (TN) Hege Skjelbred-Knudsen (SKA) Martin Tjelta (AØV) Tore Bjørn Hatleskog (HR) Magne Bartlett (StOr) Opprettet fra 15/ avslutter prosjektarbeidet medio juni 2016 Rektormøtet er prosjektets styringsgruppe 4

5 Fremdriftsplan 5

6 Prosjekts bakgrunn og prinsipper Styresaker gir prosjektet retning: Sak 89/15 Sak 110/15 Sak 10/16 Prosjektets «kjøreregler»: Sørge for tilstrekkelig informasjon og involvering Støtte opp under UiS sin overordnede strategi Ha respekt for det organisatoriske mangfoldet på UiS Ha forståelse for ulike behov for organisasjonsutvikling Gi faglig godt begrunnede analyser og anbefalinger Ha god fremdrift i prosjektet Være tydelige på milepæler og mål - overholde tidsrammer 6

7 Prosjektoppgaver Involvering av styringsgruppen (RM), fagforeninger og andre sentrale interessenter Styresaker (110/15 og 10/16) utarbeidet Nettside opprettet og oppdateres Intervjuer og samtaler Workshops i fakultetenes ledergrupper Analyser og utredninger Arbeidsnotat er ferdigstilt og ble publisert primo februar Innspill fra organisasjonen på arbeidsnotatet (frist 1/3) gjennomgås Høringsnotatet er under utarbeidelse Samarbeider med NIFU i deres undersøkelse av intern styringsordning 7

8 SWOT-analyse Styrker Studier av fremtidig relevans Flere forskningsmiljø i vekst Effektiv administrasjon Godt samarbeid med regionale aktører Studentmiljø i positiv utvikling Muligheter Stort utdannelsesbehov Regionen med innovasjonsbehov Samlokalisert med stort FOU-miljø Et lite og fleksibelt universitet Svakheter Ikke tilstrekkelig faglig samarbeid Lav intern studiemobilitet Ujevne resultat - utdanning og forskning Ledelsesutfordringer Utilstrekkelig brukerfokus Dublering av administrative oppgaver Trusler En UH-sektor i endring Hard konkurranse om studenter og forskningsmidler Redusering av statlige bevilgninger 8

9 Oppsummering prosjektets innledende analyser En mangfoldig organisasjon med utfordringer og potensiale Stort spenn i organisasjonen Fakultetene har ulikt syn på og behov for endring Behov for ny vurdering av organisering av administrative ressurser Noen mer generelle organisasjons- og ledelsesutfordringer Viktig med strategisk ledelse på alle nivå i organisasjonen Bør få til «mer av det gode» 9

10 Arbeidsnotat med invitasjon til innspill Et diskusjonsgrunnlag, presenteres og drøftes i: Rektormøtet Adm.ledermøte(r) Hovedavtalemøte(r) Styreseminar 12/2 Lederforum 29/2 Allmøte for ansatte og studenter 15. mars Åpen invitasjon om skriftlige innspill på et knippe spørsmål, ca 55 innspill mottatt Er grunnlag for det pågående arbeidet med høringsnotatet 11

11 Utfordringer ved faglig organisering For lite tverrfaglig integrasjon og samarbeid Dublering av fagressurser Stor grad av «silotenkning» fører til at ressurstilgjengelighet begrenses Lære av de gode eksemplene på vellykket samarbeid på tvers i organisasjonen For stort lederspenn på instituttlederne Relativt små og sårbare fagmiljøer For lite åpning for intern studentmobilitet 12

12 Mål for faglig organisering Dynamikk i utvikling av fagmiljø - både utdanningstilbud og forskning Optimal ressursutnyttelse Bedre faglig koordinering Sterkere grad av samarbeid på tvers Ledelse: tradisjonell linjeledelse og/eller ledelse av programmer/prosesser/prosjekter? 13

13 Utfordringer ved administrativ organisering Kompleksitet i brukergrupper og oppgaveportefølje Vekst i administrativ stab Tendenser til «silotenkning», dublisering og uklar rolle- og arbeidsdeling For tungvint byråkrati Tendenser til små og sårbare kompetansemiljøer Ikke sterkt nok fokus på brukergruppene For lav tillit mellom nivåer og funksjoner Tendenser til ulik praksis i forvaltning ulike steder i UiS 15

14 Prinsipper og mål for administrativ organisering Resultatorientering Fokus på resultater og verdiskapning i kjerneprosessene Brukerorientering Standardisering og likebehandling Avbyråkratisering og forenkling - bedre ressursutnyttelse Høyere kvalitet og bedre samordning Samhandling Økt bevissthet om roller og arbeidsdeling Større grad av integrasjon på tvers av funksjoner og på tvers av nivåer i organisasjonen Kultur for organisatorisk læring og kompetansebygging 16

15 Styring og ledelse Ledelsesmodell: ansatt vs. valgt rektor/todelt vs. enhetlig ledelse Kjente fordeler og ulemper Styringsordning på fakultets- og instituttnivå Høyt antall styringsorganer? Eller viktig arena for universitetsdemokratiet? Tilsynelatende blandede erfaringer med ordningen i organisasjonen NIFU-evaluering i 2013: «ordningen har ikke fungert i henhold til intensjonene», og «(bør) skape rom for nye styringsordninger som kan komme tettere på forsknings- og utdanningsvirksomheten» (NIFU-rapport, 2013) Ny evaluering pågår (survey og intervjuer), NIFU 18

16 Mål for styring og ledelse Vurdere å forenkle styringsordningen internt Behandle spørsmål om tilpasning til normalordningen på øverste ledelsesnivå på grunnlag av bred diskusjon i organisasjonen 19

17 Prosjektets pågående arbeid Tilbakemeldinger på prosjektets diskusjonsnotat Februar og mars: Lederforum, hovedavtalemøter, allmøte Skriftlige tilbakemeldinger fra organisasjonen mottatt og publisert på nettsiden Prosjektets høringsnotat utarbeides Innspill på diskusjonsnotatet gjennomgås og integreres Alternative modeller for hhv. faglig organisering, administrativ organisering og styring og ledelse utarbeides som grunnlag for diskusjon Prosesser, samarbeidsformer og arbeidsmetoder beskrives Publiseres 15.april - høringsfrist 4 uker 21

18 Prosjektets videre arbeid Rektormøtet, fagforeninger m.fl. holdes løpende orientert om arbeidet Informasjon deles på nettsiden Prosjektets sluttrapport utarbeides og publiseres primo juni Anbefalinger om organisering, prosesser og arbeidsformer Anbefalinger om plan for implementering og det videre, interne OU-arbeid Grunnlag for styresak i juni Styret informeres og engasjeres og tar beslutninger Styremøter i april og juni Takk for oppmerksomheten! 22