KOMMENTARER TIL HØRINGSNOTAT FOR ADMINISTRATIV ORGANISERING TN/UIS (KATHRINE, NORBERT, ANN KRISTIN)

Transkript

1 KOMMENTARER TIL HØRINGSNOTAT FOR ADMINISTRATIV ORGANISERING TN/UIS (KATHRINE, NORBERT, ANN KRISTIN) 1. Forutsetninger og rammer for arbeidet og løsningen (ref.: 1.5 a) Større dynamikk Bedre ressurstilgang Styrket ledelse og koordinering 2. Tilbakemelding (ref.: 1.5 b) Generelle kommentarer, pkt. 1 Forslag til løsning, pkt. 4 Videre arbeid, pkt. 5 Spørsmål, pkt Prinsippene for administrativ organisering (ref.: 1.5 c) Likebehandling Brukerorientering Resultatorientering 4. Modell for administrativ organisering (ref.: 1.5 d) Spredning av ressursene til en gitt oppgave begrenses til maks to nivå. Alle nivå skal sikres dedikerte, identifiserbare ressurser, som utplasseres i instituttene helt eller delvis, i den grad dette er mulig og hensiktsmessig Faglig ansvar for tjenesteproduksjon/oppgaveutførelse forankres på høyeste involverte organisatoriske nivå (dvs. en faglig rapporteringslinje fra underordnet til overordnet enhet). Prosesseieransvaret for gjennomgående og gjentakende prosesser, oppgaver etc., og særlig for tverrgående prosesser, forankres i den sentrale enheten der de mest naturlig hører hjemme eller gjennom å etablere en funksjon/enhet mellom øverste administrative leder og de sentrale enhetene. 5. Forslag til løsninger kommentarer fra HR-TN: Prosesseierskap og fagansvar 5.3 Prosesseierskap må selvsagt konkretiseres, men det må også foreligge nøyaktige beskrivelser for hvilke ansvarsområde prosesseier innehar. Det finnes også i dag prosesseiere som ikke fungerer som prosesseiere fordi de ikke kjenner godt nok til prosessen som utføres på nivå 2. Prosesseier må ha kunnskap om prosessen og det må foreligge en nøyaktig beskrivelse av ansvarsfordeling. Eksempler i dag er f.eks. prosesseier for lærlinger. Nivå 1 har kun hatt ansvar for lærlinger innen kontorfag. TN har selv vært prosesseier for lærlinger for industrifag/laboratoriene. Det ble meddelt nylig at nivå 1 skulle være prosesseier. Ingeniørene tok kontakt i forbindelse med dokumentasjon og kontrakt, men fikk til svar at de måtte selv være ansvarlige. Dette medfører en utydelig ansvarsfordeling/mandatsavklaring. Et annet eksempel er hvilke oppgaver SKA skal utføre for nivå 2. Fakultetet får egne kommunikasjonsmedarbeidere og det må her også foreligge en tydelig mandatsavklaring/oppgavefordeling. Standardisering og forenkling 5.4 Standardisering må til men må ikke bli for generell, ei heller for rigid. Digitalisering 5.5 Det må foreligge et godt mastersystem for UIS. Gruppen støtter statens «kjøreregler» som vi mener UiS også bør legge til grunn: Offentlig sektor spør deg ikke på nytt om noe den vet. Du trenger ikke søke om noe du har rett til. Hvis offentlig sektor trenger informasjon fra deg, skal du kunne gi den digitalt.

2 Du får svar digitalt. Du får umiddelbart svar hvis det ikke er behov for bruk av skjønn. Du kan enkelt få vite hva offentlig sektor vet om deg og hvem som har sett denne informasjonen. Oppgavefordeling 5.6 UIS må anerkjenne ulike behov på fakultetene. Dersom det skal være en standard så blir spørsmålet om det skal tas utgangspunkt i de mindre fakultetene i forhold til de store når ressursfordeling skal avgjøres? Forskning og innovasjon Utdanning Økonomi og virksomhetsstyring Ansvar for, prosesseier og medarbeidere på nivå 2, på fast og variabel lønn må være organisert under økonomi og virksomhetsstyring. HR Fast lønn må være organisert under økonomi og virksomhetsstyring, hører ikke til under HR. Ulike behov ved fakultetene må ivaretas (store fakultet kontra små fakultet). Deler av HR funksjonen bør ligge på nivå 2 ved større fakultet. Strategi og kommunikasjon Tydelig avklaring på prosesseierskap må foreligge mellom SKA og kommunikasjonsmedarbeidere på nivå 2. Administrativ støtte på tvers av flere administrative områder Fare for krysspress. Økt utmattelse må tas hensyn til. (1) = stabsnivå, (2) =fakultetsnivå, (3) = instituttnivå Lederstøtte/adm. støtte Organisering Lokalisering Kommentar fra HR For instituttleder: Sparringpartner som kjenner mangfoldet av oppgaver og drift ved instituttet, spesielt viktig med svært god kjennskap til emner og struktur i studieprogram og oversikt over undervisningsressurser opp mot behov (kontorsjef) Ledelse og personalansvar for studie adm. (inkludert praksis) Saksbehandling til styrer, råd og utvalg + sekretær ved utredningsarbeid og utviklingsoppgaver 2 3 Kontorsjef/ adm. Koordinator på alle institutt? Dersom institutt deles så vil behovet eventuelt endres. 2 3 Forankres på nivå 1 for oppfølgning av regelverk og lik saksbehandling av studentene. 2 3 Lokalisering bør ligge på nivå 2/3 avhengig av hvilket organ det gjelder.

3 Kvalitetsarbeid, herunder system for ekstern kvalitetssikring av eksamen, oppfølging av evalueringer (tidlig dialog, sluttevalueringer, + Studiebarometeret, m.m. Utarbeide kvalitetsrapport Bemanningsplanlegging og arbeidsplanlegging i Workplan Velfungerende og kompetent studieadm som er tett på studentene og de vitenskapelige i fag- og studiesaker Økonomi; budsjett, regnskap, statusrapporter, innkjøp HR; utlysninger, intervju, kontrakter, få på plass faglige komitéer etter rådslagning med instituttleder, rådgivning i personalsaker, juridisk bistand, holde kontakt med og ta imot nyansatte, ansvar for timelæreravtaler/variabel lønn 2 3 Lokalisering bør ligge på nivå Arbeidsplanlegging med medarbeidere i workplan lokalisert på nivå 3. Bemanningsplan flyttes til HR. 2 3 Enig 1 1 (3 ved større prosjekter) Enig 1 3 og 1 Bemanningsplan bør være HR oppgave! Lokalisering på nivå 1 eller 2 (nivå 3 vil føre til fragmentering av oppgavene) Forskningsadministrasjon og støtte 1, 2 3 Lokaliseres på nivå 2, fragmentert dersom det lokaliseres på nivå 3. Virksomhetsstyring*, prognoser, ressursberegning, analyser Dekan/fakultet: 1 1 Enig Sparringspartner som kjenner de ulike 2 2 Enig sider ved driften godt (fakultetsdirektør) Saksbehandling styrer, råd, 2 2 Enig høringsuttalelser etc. Personalleder adm. 2 2 Fakultetsdirektør? Støtte til strategiske valg i saker relatert 2,3 2 Organisering på nivå 2. til kjernevirksomheten (ledergruppe) Fag- og studiesaker (prodekan undervisning) 2 2 Nivå 2 må være forankret FoU-saker (prodekan forskning) 2 2 Nivå 2 må være forankret Kvalitetsarbeid 2 2 Nivå 2 må være forankret Opptak 1,2 1,2,3 OK Eksamen 2 2 OK Økonomi; budsjett, regnskap, 1 2 OK statusrapporter, innkjøp HR; ansettelser (utlysninger, intervju, innstillinger, kontrakter m.v.), personalsaker, juridisk bistand 1 1 (2 f.eks. 1-2 dager i uken) Lokalisering nivå 1 og 2, avhengig av oppgave og ansvarsområde. Kommunikasjon 1 2 Avklare grensesnitt mellom SKA og fakultetet.

4 Virksomhetsstyring* 1 1 Hva ligger under dette punktet? Opplæring og kompetanseutvikling 5.7 Bedre opplæring av nyansatte, mentorordning for nyansatte, kompetanseutvikling for eksisterende ansatte og internt mobilitet for administrativt ansatte. Heve lederkompetanse innen kommunikasjon og ledelse i personalarbeidet. Annet 5.8 Det må utvikles en ny handlingsplan for internasjonalisering ved UiS, slik at satsinger blir helhetlige, koordinerte mellom ulike nivåer og enheter og bedre kan bygge på de aktivitetene som allerede finnes. 6. Anbefalinger oppsummert: Organisering Dersom det skal være en homogen to-nivå modell for organisering av de administrative tjenestene, dvs. en modell der ansatte er organisert på nivå 1 eller 2, er vi usikre på hvordan dette skal kunne gjennomføres i praksis. Dersom HR-funksjonen og økonomifunksjonen samorganiseres sentralt, men med spredt lokalisering er det veldig viktig med god kommunikasjon, gode verktøy. Det er også viktig å ha nærhet til oppgavene (fakultet/institutt). Utfordring dersom alt skal utføres på nivå hvor det ikke er mulig å vite hva som foregår på fakultetene/instituttene. Skille ut kontoret for virksomhetsstyring fra Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring, slik at økonomiavdelingen blir mer transaksjonelle: De administrative EU-prosjektkoordinatorer samles i en felles «pool» i FIA: Ansvaret for en overordnet og koordinert internasjonal tilnærming til forskningssamarbeid bør legges til FIA: Søknadsarbeid og prosjektoppfølging organiseres på nivå 2, med støtte av spesialisttjenester i FIA: Forskningsskolen PROFRES organiseres sammen med de øvrige funksjonene knyttet til PhDutdanningen i FIA: Tettere samarbeid og mer regelmessig kontakt mellom de fakultære PhD-koordinatorene og forskerutdanningen ved FIA:

5 Internasjonalisering for studenter organiseres i UA og lokaliseres dels på studieprogramnivå: Opprette kontaktpersoner for rom- og timeplanlegging i alle institutter, for å bedre samhandlingen mellom nivåene: Internasjonalisering for ansatte, dvs. tilrettelegging for og mottak av internasjonale gjesteforskere, samt tilrettelegging for egne forskere som vil reiser ut, organiseres i HRavdelingen: Prosesseieransvar og fagansvar Etablere en rolle som prosesseier ved UiS, med ansvar for å utvikle, beskrive, fasilitere, koordinere, kontrollere og evaluere prosesser. I dette må det ligge et ansvar for å tilby og koordinere spesialisttjenester, foreta juridiske vurderinger ved behov, standardisere, forenkle, effektivisere og digitalisere prosesser, samt utvikle og implementere systemer. Flotte ord, men det trengs handling. Definere et tydelig prosesseieransvar for alle prosesser ved UiS, både tverr- og langsgående. Flott men det må foreligge ansvarsavklaring ved gjennomføring av prosessen. Det skal knyttes et tydelig fagansvar til alle prosesser: enig. Standardisering og forenkling Få bedre søkemotor på i håndbøkene på nettet. Håndbøkene er for diffuse. Ofte uttalt fra nivå 1/stab at alle maler skal ligge på nett, samt oversatt, men det tar alt for lang tid. I mellomtiden så ordner fakultetene alt selv. Digitalisering Alle systemene må kunne kommunisere med hverandre og mer bruk av elektroniske skjema. UIS arbeider enda med papirskjema som skal signeres etc. Ledere må tvinges til å ta i bruk de digitale verktøy.