BRUKERNES SYN PÅ EIENDOMSFORVALTNINGEN

Transkript

1 Innlandet Revisjon IKS Rapport nr Revisjonsrapport fra prosjekt BRUKERNES SYN PÅ EIENDOMSFORVALTNINGEN For kontrollutvalget i Gjøvik kommune Januar 2009

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Eiendomsforvaltning som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Gjøvik kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Formålet med forvaltningsrevisjon er i følge kommunelovens 77, nr 4: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Prosjektarbeidet er utført i perioden august desember 2008 av Kari Robbestad og Reidun Grefsrud. Utkast til rapport har vært sendt på høring til rådmannen og høringsuttalelsen er vedlagt rapporten. Takk til Gjøvik kommune og spesielt Eiendomsseksjonen, for godt samarbeid i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Lillehammer, januar 2009 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Kari Robbestad Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS 2

3 Innholdsfortegnelse FORORD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN, FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER ORGANISERING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN PROBLEMSTILLINGER REVISJONSKRITERIER GJENNOMFØRING OG METODE METODE OG DATAINNSAMLING GJENNOMFØRING KARTLEGGING AV EIENDOMSAVDELINGEN ANSVARS- OG OPPGAVEFORDELINGEN VEDLIKEHOLDSPLAN VAKTMESTERNE RENHOLD SPØRREUNDERSØKELSEN INNLEDNING HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED VEDLIKEHOLDET AV BYGNINGENE? HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED BISTAND FRA EIENDOM TIL INNVENDIG VEDLIKEHOLD? HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED VAKTMESTERTJENESTEN (SERVICEOPPDRAG)? HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED OPPFØLGING AV HUSLEIEAVTALEN? HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED RENHOLDET? OPPSUMMERENDE KOMMENTARER HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED VEDLIKEHOLDET OG EIENDOMSAVDELINGENS TJENESTER FOR ØVRIG? KARTLEGGING AV DIVERSE FORHOLD VEDR ORGANISERINGEN FORHOLD DET KAN VÆRE GRUNN TIL Å SE NÆRMERE PÅ VEDLEGG 1 SPØRRESKJEMA VEDLEGG 2 - RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG I dette prosjektet har revisjonen, på oppdrag fra kontrollutvalget, gjennomført en brukerundersøkelse der vi har forsøkt å kartlegge hva brukerne har ment om vedlikehold og bistanden fra Eiendom i forbindelse med vedlikeholdsoppgaver, vaktmestertjenesten, renholdet og oppfølging av husleieavtalen for øvrig. I tillegg har vi også kartlagt følgende forhold rundt organiseringen av eiendomsforvaltningen: Hvilken kompetanse har vaktmesterne, foreligger det instruks for vaktmesterne, foreligger det vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg og i hvilken grad samordner vaktmesterne sine tjenester med andre aktører? Problemstilling Vi har formulert hovedproblemstillingen for prosjektet på følgende måte: Hvor tilfredse er brukerne med vedlikeholdet og eiendomsavdelingens tjenester for øvrig? Metode og gjennomføring Vi har sendt ut en spørreundersøkelse pr e-post (Quest-back) til rektorene i skolene, styrerne i barnehagene, avdelingslederne på sykehjemmene og helsestasjonene, psykiatrisk dagsenter og kinoen, dvs ledere som vi mener representerer brukerne av Eiendoms tjenester. Spørreundersøkelsen er sendt til i alt 33 personer. Vi har fått 30 svar, noe som utgjør ca 90 %. Denne svarprosenten er så høy at den bør gi et representativt bilde av brukernes oppfatninger. I tillegg til spørreundersøkelsen har vi innhentet informasjon vedr organiseringen av eiendomsforvaltningen fra lederne i Eiendom. Resultater fra spørreundersøkelsen Kjennskap til avtaler, ansvarsfordeling, oppfølgingsansvar mv. Gjennomgående virker det som om rektorene har best kjennskap til de ulike avtalene, mens flere av lederne av driftsenhetene i gruppen andre (omsorg) har lite eller ingen kjennskap til de avtaler som skal være styrende for eiendomsforvaltningen. Det er også varierende hvor kjent avtalene er blant styrerne i barnehagene. Det er noe usikkerhet blant lederne om hvilke typer oppgaver som inngår i serviceavtalen. De aller fleste rektorene mener det er klar avtale, mens et flertall av barnehagestyrerne svarer det motsatte. Blant lederne i gruppen andre er det et flertall som svarer nei på dette spørsmålet. I omtrent halvparten av driftsenhetene er det leder som har ansvaret for oppfølging av internhusleieavtalen, vedlikehold, renhold mv. Dette gjelder ved de fleste av skolene og barnehagene, men bare for et fåtall av driftsenhetene i gruppen andre. I gruppen andre er det så mange som halvparten av de vi har spurt som ikke kjenner til hvem som har ansvaret. Vedlikeholdet av bygningene Omtrent halvparten av lederne mener at den bygningsmessige tilstanden ved deres enhet er meget god eller tilfredsstillende, mens den andre halvparten mener tilstanden er preget av noe eller omfattende skader eller slitasje. Dette er brukernes vurdering og ikke en vurdering basert på en faglig gjennomgang av bygningskyndige. Det er omtrent samme vurdering av utvendig som innvendig vedlikehold. Lederne i gruppen andre ; dvs særlig sykehjem/omsorgsentra, er minst tilfredse med vedlikeholdet, mens skoler og barnehager er noe mer tilfredse. Brukerne er minst tilfredse med hvordan bygningene tilfredsstiller HMS-krav og krav til inneklima. Innlandet Revisjon IKS 4

5 Bistand til innvendig vedlikehold Gjennomgående tolker vi svarene slik at det er flere brukere som er tilfredse når det gjelder bistand til innvendig vedlikehold fra Eiendom enn brukere som ikke er tilfredse. De aller fleste er enige i at Eiendom gjennomfører oppdrag i samsvar med avtale. Brukerne er i noe mindre grad enige i at Eiendom gir rask tilbakemelding om fremdrift ved behov for vedlikehold eller tilpasninger. Det er også forholdsvis få som er enige i at Eiendom gir rask beskjed dersom de ikke har kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Lederne er heller ikke så godt tilfredse med gjennomføringshastigheten. Vaktmestertjenesten Som for vedlikeholdsoppdragene, tolker vi også her svarene slik at det er flere som er tilfredse enn ikke tilfredse med vaktmestertjenesten. Det er en stor overvekt av brukere som er enige i at det er enkelt å komme i kontakt med vaktmesterne og at de kjenner til hvem de skal kontakte. De fleste av brukerne er også tilfredse med kvalitet og service og at vaktmesterne følger opp at oppdragene gjennomføres som forutsatt. Det er imidlertid en forholdsvis stor andel som er helt eller delvis uenige i utsagnet om at vaktmesterne alltid gir beskjed hvis de ikke kommer til avtalt tid. Det er større enighet om at vaktmesterne gir beskjed ved forsinkelser eller andre problemer ved gjennomføring av et oppdrag. Det er jevnt over barnehagestyrerne som er minst tilfredse med vaktmestertjenesten. I kommentarene poengteres ellers viktigheten av personlig kontakt og at vaktmesterne er kjent med bygget. Stadig bytte av vaktmestere og vikarer oppleves som negativt av flere. Oppfølging av husleieavtalen Som omtalt ovenfor har mange av lederne et noe perifert forhold til internhusleieavtalen. Dette gjelder særlig lederne i gruppen andre og noen av barnehagestyrerne. Det går også fram av kommentarene at flere er usikre på husleieavtalen. For øvrig virker det som om brukerne stort sett er enig i at Eiendom følger opp husleieavtalen på en god måte. Renholdstjenesten Det er ca 60 % av lederne som synes å være mer eller mindre tilfredse med omfanget, hyppigheten og kvaliteten på det daglige renholdet, mens 40 % ikke er tilfredse. De fleste mener at renholdet foregår på en tid på dagen som passer dem. Det er derimot bare 20 % som er helt eller delvis enige i utsagnet om at de får beskjed ved fravær eller andre endringer. Det er også et mindretall som er enige i utsagnet om at det blir satt inn vikarer ved fravær. Til tross for dette opplever likevel over 70 % at de helt eller delvis har god og løpende kontakt med renholdstjenesten. Det er skolene som jevnt over synes å være mest tilfredse med renholdstjenesten, mens barnehager og til dels gruppen andre er mindre tilfredse. Kartlegging av diverse forhold vedr organiseringen. Vedlikeholdsplan Eiendomsavdelingen har utarbeidet en vedlikeholdsplan over alle bygg med nødvendige tiltak, prioritet og pris. Vedlikeholdsplanen legges fram for formannskapet, som en gang i året vedtar forslag til tiltak. Vaktmesterne Innlandet Revisjon IKS 5

6 Kommunen har 22 vaktmestere. Eiendom har utarbeidet en oversikt over kompetansen til vaktmesterne som viser hva vaktmesterne besitter av kompetanse innen teori og praksis. Kommunen har utarbeidet stillingsbeskrivelse og er i ferd med å utarbeide arbeidsinstruks for vaktmesterne. Samordning med andre Alle omsorgssentrene har omsorgsboliger, hvorav noen av omsorgsboligene ligger i samme bygning som sykehjemmet. Det er Stiftelsen Gjøvik kommunale boliger som eier og drifter omsorgsboligene. Stiftelsen har egne vaktmestere og renholdere. Det er ikke noe organisert samarbeid mellom kommunens og boligstiftelsens vaktmestere og renholdere. Kommunen har videre ansvar for alle utearealer så som gressklipping, snøbrøyting, grusing, kantklipping, porter og gjerder. De har ikke ansvar for vedlikehold av lekeapparater eller for planting, Boligstiftelsens vaktmestere har ansvaret for utearealene ved omsorgsboligene. Forhold det kan være grunn til å se nærmere på. Kjennskap til avtaler og oppgavefordeling Ut fra spørreundersøkelsen virker det som om internhusleieavtalen, brukeravtalen for renhold, ansvars- og oppgavefordelingen mv i varierende grad er kjent blant avdelingslederne og lederne av virksomhetene. Spesielt i gruppen andre (dvs særlig sykehjem/ helsesentra) er det en relativt stor andel av lederne/avdelingslederne som tydeligvis har et svært perifert forhold til disse avtalene. Vi er usikre på hvem som i praksis tar hånd om oppfølgingen mot Eiendom når det gjelder vaktmestertjeneste, renhold mv. Hvis dette er lederne av driftsenhetene, burde disse lederne også hatt bedre kjennskap til de avtalene som er styrende for virksomheten. Bygningsmessig standard Brukerne er minst positive i sin bedømming av bygningenes funksjonalitet i forhold til inneklima og helse, miljø og sikkerhet. Hvis en skal følge opp noe på grunnlag av brukerundersøkelsen, er det kanskje disse faktorene en bør se nærmere på. Det er også driftsenhetene i gruppen andre, dvs omsorgssentra/sykehjem, kinoen og helsesentra, som er minst tilfredse med den bygningsmessige standarden. Kommunikasjon og tilbakemelding I det store og det hele virker brukerne rimelig tilfredse med Eiendom sine tjenester, selv om undersøkelsen tyder på at det er et potensial for at de kan bli ennå mer tilfredse. Noe av grunnen til manglende tilfredshet kan være manglende kjennskap til de avtaler som faktisk foreligger og evt for dårlig kommunikasjon om hva disse avtalene innebærer. Det synes å være ganske god tilfredshet vedr kvalitet på tjenestene fra Eiendom, men noe mindre tilfredshet når det gjelder tilbakemelding om fremdrift, beskjed om fravær, forsinkelser osv. Det virker som om samarbeidet med Eiendom fungerer bedre på skolene enn i barnehagene. Det kan derfor være grunn til å undersøke hva det er som fungerer bra ved skolene som ikke fungerer like godt i forhold til barnehagene. Innlandet Revisjon IKS 6

7 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN, FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Kontrollutvalget ba i møte den Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre et revisjonsprosjekt rettet mot vedlikehold av kommunale bygninger der det fokuseres på brukerrollen. Det ble bedt om at det skulle gjennomføres en brukerundersøkelse der også vaktmestertjenesten ble evaluert. I kontrollutvalgets møte ble prosjektet utvidet slik at det også skulle innarbeides spørsmål omkring renhold og tilpasninger til nye behov hos brukerne. Videre ble vi av kontrollutvalget bedt om å kartlegge følgende: Kompetansen hos vaktmesterne Om det foreligger instruks for vaktmesterne Om det foreligger vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg I hvilken grad vaktmesterne samordner sine tjenester med andre aktører. 1.2 ORGANISERING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN Eiendom ble opprettet som egen seksjon direkte under rådmannen i Vaktmestertjenesten ble sentralisert allerede i 1998, mens renholdstjenesten ble sentralisert i I 2005 ble eiendom lagt inn i stab under rådmannen, sammen med IKT, service/sekretariat og skatt. Eiendom fikk i samme året ansvaret for gjennomføring av investeringsprosjekter. Eiendom har drifts- og vedlikeholdsansvar for kommunens bygningsmasse. I kapittel 3.1 kommer vi nærmere inn på hvordan ansvars- og oppgavefordelingen er organisert mellom Eiendom som utleier og enhetene som leier når det gjelder vedlikehold, jfr tabell 3-1. På samme måte som for vaktmestertjenesten er det utarbeidet ansvars- og oppgavefordeling mellom renhold og enhetene. Eiendom er organisert på følgende måte: Eiendomssjef Roger Holmbakken Økonomi Forvaltning Leder drift og renhold Teknisk drift Sekretær Driftsleder vaktmestertjeneste n Driftsleder renholdstjenesten Vaktmestere 22 personer Renholdere 90 personer Figur 1.1. Organisasjonskart for Eiendom Innlandet Revisjon IKS 7

8 1.3 PROBLEMSTILLINGER Vi har formulert hovedproblemstillingen for prosjektet på følgende måte: Hvor tilfredse er brukerne med vedlikeholdet og eiendomsavdelingens tjenester for øvrig? For å besvare hovedproblemstillingen belyses følgende 5 delproblemstillinger; Hvor tilfredse er brukerne med vedlikeholdet av bygningene? vaktmestertjenesten (serviceoppdrag)? bistand til innvendig vedlikehold og tilpasninger til nye behov? oppfølging av husleieavtalen? renholdet? Kontrollutvalget ønsket også en kartlegging av følgende forhold: Hvilken kompetanse har vaktmesterne? Foreligger det instruks for vaktmesterne? Foreligger det vedlikeholdsplan for hvert enkelt bygg? I hvilken grad samordner vaktmesterne sine tjenester med andre aktører? 1.4 REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder m.m. som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles mot. Dette er først og fremst en kartleggingsundersøkelse av hvordan eiendomsavdelingen er organisert og brukernes oppfatninger av Eiendomsavdelingens tjenester vedr vedlikehold, vaktmestertjenester, renhold og andre tjenester i tilknytning til husleieavtalen. Vi har derfor ikke satt opp revisjonskriterier. I oppsummeringen i kapittel 4 har vi på bakgrunn av resultatene fra spørreundersøkelsen likevel kommet med noen betraktninger om forhold som det kan være grunn til å se nærmere på. Innlandet Revisjon IKS 8

9 2. GJENNOMFØRING OG METODE 2.1 METODE OG DATAINNSAMLING 1. Kartlegging av organisering mv.: Vi har innhentet dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med kommunens organisering av vedlikehold, vaktmestertjenesten og renholdstjenesten. Vi har i denne forbindelse hatt flere samtaler med eiendomssjef og leder for drift og renhold. Det fantes ingen samlet oversikt over kompetansen hos vaktmesterne. Leder for drift og renhold har imidlertid utarbeidet en oversikt på vår forespørsel i forbindelse med gjennomføringen av dette prosjektet. 2. Spørreundersøkelse: Vi har sendt ut en spørreundersøkelse pr e-post (Quest-back) til rektorene i skolene, styrerne i barnehagene, avdelingslederne på sykehjemmene og helsestasjonene, psykiatrisk dagsenter og kinoen. Spørreundersøkelsen er sendt til i alt 33 personer. Vi har fått 30 svar, noe som utgjør ca 90 %. Det er to skoler pluss et omsorgssenter som ikke har svart. Denne svarprosenten er så høy at den bør gi et representativt bilde av brukernes oppfatninger. Spørreundersøkelsen var tenkt sendt ut til ledere som representerer brukerne eller leietakerne i forhold til Eiendom. Den ble derfor sendt til rektorene på skolene og styrerne i barnehagen som underskriver leieavtalen og som også har direkte kontakt med vaktmesterne og renholderne. For helseog omsorg er det virksomhetsleder som skriver under på husleieavtalen. Vi valgte likevel å spørre avdelingslederne på grunn av at det er de vi har forstått har den direkte kontakten med vaktmesterne og renholderne og derfor bør kjenne til hva som ligger i husleieavtalen og avtalen med renholderne. Siden det viser seg at det er et relativt stort omfang av vet ikke svar i denne gruppen, er vi imidlertid litt usikre på om avdelingslederne er representative for brukerne innen pleie og omsorg. Spørsmålene er bygd opp rundt de fem delproblemstillingene vi har satt opp i kapittel 1.3. Hensikten er først og fremst å kunne si noe om i hvilken grad brukerne er fornøyd med vedlikeholdet og eiendomsavdelingens tjenester. Før vi sendte ut spørreskjemaet testet vi det på en skole og et sykehjem, i tillegg har eiendomsavdelingen fått anledning til å uttale seg om spørsmålene i undersøkelsen. Gjennomføringen av undersøkelsen er nærmere omtalt i kapittel 4. Spørsmålene er gjengitt i vedlegget. 2.2 GJENNOMFØRING Oppstartsbrev ble sendt til administrasjonssjefen 24.april Eiendomssjef Roger Holmbakken har vært vår kontaktperson i dette prosjektet. I tillegg har vi hatt mye kontakt med leder for vedlikehold og renholderne. Revisjonen hadde oppstartmøte med eiendomssjefen, leder for forvaltning og leder for vedlikehold og renholderne den Hovedgjennomføringen av prosjektet har foregått i perioden august-desember 2008 og vi har hatt løpende dialog med vår kontaktperson. Innlandet Revisjon IKS 9

10 3. KARTLEGGING AV EIENDOMSAVDELINGEN 3.1 ANSVARS- OG OPPGAVEFORDELINGEN Som nevnt i kapittel 1.2 er ansvaret for drifts- og vedlikeholdsoppgavene for kommunens eiendommer fordelt mellom virksomhetsområdet Eiendom i rollen som eier/ utleier og brukere/ leietakere som er skoler, barnehager og andre virksomhetsområder. Kommunen har utarbeidet en detaljert oversikt over hvordan ansvaret for gjennomføringen av driftsoppgavene og kostnadene for disse tjenestene skal fordeles mellom utleier og leietaker. På samme måte er det utarbeidet en oversikt over hvordan ansvaret for vedlikeholdsoppgaver og kostnadene for disse skal fordeles mellom utleier og leietaker. Det er presisert at oversikten er retningsgivende og ikke uttømmende. Vi har utarbeidet følgende tabell som viser hovedtrekkene i ansvars- og oppgavefordelingen når det gjelder eiendomsforvaltning Tabell 4.1 Hovedtrekkene i ansvars- og oppgavefordelingen vedr Eiendomsforvaltningen. Utvending vedlikehold (Daglig drift utvendig) Vaktmestertjenester (Serviceoppdrag) Innvendig vedlikehold (Vedlikehold) Diverse kostnader (Strøm/olje, serviceavtaler, forsikringer, offentlige avgifter) Hvem finansierer? Hvem utfører? Eier (Eiendom) Leier (bruker) Eier (Eiendom) Leier (bruker) avgjør Eiendom har Eiendom har ansvaret ansvaret. Det er avsatt for at vedlikeholdet 50 kr pr m2 for alle utføres. eien-dommer som utgjør potten som Vaktmesterne er inndelt Eiendom dis-ponerer. i 5 team. I tillegg vedlikeholdsteam for mindre oppgaver og Brukerne får et visst antall timer til vaktmestertjenester i uka. Disse timene ligger inne i rammene for Eiendom. Timene inngår i internhusleia. Kostnadene belastes Eiendom, men finansieres gjennom internhusleia. Oppdrag utover de tildelte timene må finansieres over egen ramme og bestilles fra Eiendom Innvendig vedlikehold inngår i leietakers/brukers ramme. Leietaker (bruker) dekker disse kostnadene gjennom internhusleia. teknisk team. Utføres av vedlikeholdsteamene. Det føres loggbok /timer. Kan bestilles fra Eiendom som vurderer om de har kapasitet. Eiendom sørger for anbud på eksterne oppdrag. Sentral driftsstyring av varme og ventilasjon. Vaktmesterne gjør nødvendig fysisk kontroll. Beredskapsordning. Leier kan velge om de vil bruke Eiendom eller eksterne Innlandet Revisjon IKS 10

11 Det er utarbeidet internhusleieavtale mellom Eiendom som utleier og de forskjellige brukerne/leietakerne hvor kostnader og ansvar synliggjøres. På skolene er det rektor som skriver under på husleieavtalene og i barnehagene er det styrerne som skriver under. På sykehjemmene skriver virksomhetsleder for helse- og omsorg under avtalen. Internhusleien inneholder et stipulert leiebeløp med månedlig belastning. Avregningsperioden er fra til 31.12, hvor leiebeløpet avregnes ved årets slutt mot virkelige kostnader. Følgende kostnader ligger i leiebeløpet: Avregnes mot virkelige kostnader: Strøm/olje Offentlige avgifter Forsikringer Serviceavtale Belastes i henhold til budsjett: Beredskap Driftsutgifter bygg og anlegg Drift vaktmestertjenesten Drift renholdstjenesten Avsetning vedlikehold. Leien inneholder også avtalte timer med fast service pr uke. Avtalen presiserer at utvendig vedlikehold er utleiers ansvar, mens det er leier som er ansvarlig for innvendig vedlikehold og drift. Andel service disponeres av tjenesteleder etter avtale. Utover avtalefestet tid kan ressurser bestilles og vil bli fakturert etter selvkost timepris med tillegg for kjøring I punkt 4 og 5 i avtalen er det presisert hva som er utleiers ansvar og hva som er leietakers ansvar: 4. Utleiers ansvar Eieren har ansvar for ytre vedlikehold av bygningen(e) og vedlikehold av faste innvendige bygningstekniske installasjoner som er påvirket av normal slit og elde. Eieren skal videre vedlikeholde utvendige ledninger og innretninger som hører med til avløp og forsyning med vann, varme og elektrisk strøm. Eieren har videre ansvar for utskifting av større faste innvendige bygningsdeler og faste installasjoner, herunder gulvbelegg, som skyldes vanlig slitasje og elde. Eieren har vedlikeholdsansvar for gjerder. 5. Leietakers ansvar Leietaker har det sedvanlige indre vedlikehold. Til dette hører lakkering av gulv og vedlikehold av innvendige vegger og dører. Leietaker har også ansvar for event. Utskifting av låser, nøkler, sikringer, ruter, kraner, armaturer og lignende. Videre omfatter vedlikeholdsplikten innv.ledninger og innretninger som hører til for avløp og forsyning av vann, varme og elektrisk strøm fra El-tavle/sikringsskap og frem til lampepunkter og stikkontakter såfremt disse er utsatt for ytre påvirkning som følge av leietakers bruk Innlandet Revisjon IKS 11

12 Avtalen har også med særlige bestemmelser i punkt 6. Her er det blant annet presisert at leietaker står fritt til å benytte interne eller eksterne ressurser til å utføre interne oppgaver utover tildelt ramme. Men utleier skal godkjenne større påkostninger både med hensyn til utførelse, materialvalg osv. Det er også sagt at fast beredskap/vaktordning utover normal arbeidstid ikke er inkludert og må avtales særskilt. 3.2 VEDLIKEHOLDSPLAN Eiendomsavdelingen har utarbeidet en vedlikeholdsplan over alle bygg med nødvendige tiltak, prioritet og pris. Dette er utvendig vedlikehold, jr tabell 3-1. Planen inneholder videre kolonne for om tiltaket er ferdig, om det er et offentlig pålegg og hvem som har ansvaret. Vi har fått opplyst at dette er en aktiv plan som oppdateres kontinuerlig. Bakgrunnen for tiltakene kan være etter selvsyn eller etter pålegg, for eksempel brannkrav. Vedlikeholdsplanen omfatter større vedlikeholdsoppgaver hvor det er nødvendig å skaffe midler utenfor eiendomsavdelingens budsjett. Vedlikeholdsplanen legges fram for formannskapet, som en gang i året vedtar forslag til tiltak. Vi har fått opplyst at det avsettes et fast beløp til vedlikehold på 50,- kroner pr kvm på alle eiendommer, uansett standard. Totalt utgjør dette en sentral pott på 5 millioner kroner til vedlikehold som eiendomsavdelingen disponerer. Lønn til vaktmester ligger utenfor denne potten. Til sammenlikning henvises det i rapporten Vedlikehold i kommunesektoren fra PriceWaterhouse- Coopers/Multiconsult (2008) til NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk der det er estimert et normtall for normalt verdibevarende vedlikehold på 170 kr pr m2. Vi tar forbehold om at beløpene er sammenliknbare på grunn av at de kan ha ulikt innhold. 3.3 VAKTMESTERNE Vi har sett på følgende tre forhold som kontrollutvalget har etterspurt: Kompetansen hos vaktmesterne Om det foreligger instruks for vaktmesterne I hvilken grad vaktmesterne samordner sine tjenester med andre aktør Kompetanse hos vaktmesterne Kommunen har 22 vaktmestere. Eiendom har utarbeidet en oversikt over kompetansen til vaktmesterne som viser hva vaktmesterne besitter av kompetanse innen teori og praksis. Vi har nedenfor satt opp en oversikt over hva som er oppgitt av teori: 9 har Vaktmesterskolen 4 har fagbrev som elektriker 2 har fagbrev som snekker 1 med snekkerlinje fra folkehøyskole 1 med svennebrev maler/gulvlegger Innlandet Revisjon IKS 12

13 1 har utdannelse fra gartnerlinjen (1 år). Videre er det oppgitt utdannelse innen følgende områder: Bilmekaniker Jern og metall Maskin og mek Tekniker Kurs som er oppgitt: Alle vaktmesterne har kurs i varme arbeider Flere har kurs i bassengdrift Videre finnes blant annet følgende kurs: Sceneteknisk kurs- autorisasjon, truckførerbevis, maskinførerbevis skogsmaskiner/traktor, kranførerbevis, bussertifikat, løyvekurs i persontransport, løyvekurs i sprøyting, spikerpistolkurs, varmearbeider- heiser, filterkurs, sertifisering av montering av rør (utgått), diverse andre kurs. I tillegg er det oppgitt yrkesrettet praksis i den kompetansekartleggingen som Eiendom har utarbeidet. Vi har ikke tatt med dette i denne oversikten. Instruks for vaktmesterne Eiendom har utarbeidet stillingsbeskrivelse for vaktmesterne. Det skal også utarbeides en arbeidsinstruks i tillegg for den enkelte stilling. Dette er en beskrivelse av det arbeidet som skal utføres. Det er viktig at beskrivelsen ikke blir så detaljert at den er styrende i miste detalj, da den da kan virke noe mot sin hensikt hvis f.eks noe er uteglemt, men den skal heller ikke være for luftig. Her er det viktig å finne en gylden middelvei. Samordning med andre aktører. Kontrollutvalget ønsker en kartlegging av i hvilken grad vaktmesterne samordner sine tjenester med andre aktører. På dette området har vi funnet følgende forhold hvor dette kan være aktuelt: Alle omsorgssentrene har omsorgsboliger, hvorav noen av omsorgsboligene ligger i samme bygning som sykehjemmet. På Haugtun omsorgssenter utgjør den øverste etasjen omsorgsboliger. Biri omsorgssenter har en fløy som inneholder omsorgsboliger. Ved de øvrige omsorgssentrene ligger omsorgsboligene for seg selv. Det er Stiftelsen Gjøvik kommunale boliger som eier og drifter omsorgsboligene. Stiftelsen har egne vaktmestere og renholdere. Det hender at en kommunal renholder jobber noen timer for boligstiftelsen eller at en kommunal vaktmester har blitt spurt om å utføre en jobb, men det er ikke noe organisert samarbeid mellom kommunens og boligstiftelsens vaktmestere og renholdere. Kommunen har ansvar for- og styrer all ventilasjon og varme, men hvis noe er galt og det for eksempel er påkrevd med en rørlegger er det boligstiftelsen sin vaktmester som ordner dette. Kommunen har videre ansvar for alle utearealer så som gressklipping, snøbrøyting, grusing, kantklipping, porter og gjerder. De har ikke ansvar for vedlikehold av lekeapparater. De har heller ikke ansvar for planting, det plantes når bygget er nytt, senere er det enhetene selv som må besørge dette. Innlandet Revisjon IKS 13

14 Erfaringen da er at dette er en oppgave som ikke blir prioritert. Eiendom har en vaktmester som er utdannet innen gartneryrket, han vedlikeholder en del av det som allerede finnes, eks beskjæring av busker. På samme måte som nevnt ovenfor så har boligstiftelsens vaktmestere ansvaret for utearealene ved omsorgsboligene. Et annet forhold hvor det kan forekomme samordning med andre aktører er i forbindelse med innvendig vedlikehold, jfr tabell 3-1. Dette kan for eksempel skje dersom en enhet kjøper tjenester av andre aktører. Hvis det f.eks er nødvendig å bytte ut en vegg kan vaktmesterne fjerne veggen, mens eksterne setter opp nytt. I slike tilfeller har vaktmesterne direkte kommunikasjon med ekstern leverandør. Vaktmesterne har regler for hva de skal kjøpe, eks hvilke type dør, hvilke leverandør som skal brukes og lignende. I slike tilfeller er det hensiktsmessig at det er vaktmesterne som har direkte kontakt med leverandørene. 3.4 RENHOLD Eiendom har utarbeidet en detaljert renholdsplan for hver enhet. Dette er en intern renholdsplan som ikke blir distribuert. Eiendom er meget restriktive på at det er opplevd kvalitet som skal vurderes. Det er et utarbeidet et generelt skriv om renholdstjenesten med retningslinjer for hva renholdstjenesten skal inneholde. Disse retningslinjene har tatt utgangspunkt i renholdsplanen. Det er også utarbeidet stillingsbeskrivelse for renholderne. Det er videre utarbeidet en plan over ansvarsforhold mellom renholderne og enhetene. Dette er en brukeravtale som underskrives av rektorene i skolen, styrerne i barnehagen og virksomhetsleder for helse og omsorg. Brukeravtalen starter med å beskrive arbeidsomfang og renholders disponering av arbeidsdagen, punktene tilpasses den enkelte enhet. Avtalen har i kapittel 3 beskrevet opplæring av renholdspersonalet: Renholder plikter å gi nødvendig opplæring til evt. nyansatte og vikarer. Renholderne skal kunne utføre daglig og periodisk renhold på en hygienisk og tilfredsstillende måte ut fra til enhver tids gjeldende lover, forskrifter og renholdsplaner. Kapittel 4 omhandler tilrettelegging av arbeidet: Det må av brukerne påsees at der er frie flater for renhold, hvis så ikke er tilfelle kan en ikke påregne at forsvarlig renhold utføres. Gulvet skal ikke benyttes som oppbevaringsplass for eiendeler, saker og ting, og det oppfordres til å benytte egnede skap til dette. Kapittel 5 beskriver hva som omfattes av hovedrent/husvask og hvordan arbeidet skal tilrettelegges for renholder. I kapittel 6 i brukeravtalen er det gitt en detaljert oversikt over ansvars- og arbeidsfordeling mellom renholdere og brukere. Innlandet Revisjon IKS 14

15 4 SPØRREUNDERSØKELSEN 4.1 INNLEDNING I dette kapittelet presenterer vi resultatet av spørreundersøkelsen. Vi har sendt spørreundersøkelsen til barnehagestyrerne, rektorene, kinoen og avdelingsledere i helse og omsorg, totalt 33 stk. Det totale antallet svar er 30. Vi har gruppert svarene i skoler (11 svar), barnehager (9 svar) og andre (10 svar) ( I tabellen benevnes gruppen som annet ). Gruppen andre omfatter sykehjemmene, helsestasjonene, psykiatrisk dagsenter og kinoen. Siden antallet svar i hver av de tre gruppene er så lite, har vi valgt å vise antall svar i hver kategori i tabellene, istedenfor å prosentuere. Vi har i tillegg vist den prosentvise fordelingen på svaralternativer for alle svarene samlet. I noen figurer er dessuten prosentvis fordeling pr svarkategori vist. For noen spørsmål har vi regnet ut en gjennomsnittscore basert på en nummerering av 4 svaralternativer (1-helt enig, 2- delvis enig, 3- delvis uenig og 4 helt uenig). Siden det er såpass få svar totalt, vil hvert svar gi forholdsvis stort utslag i prosentfordelingene, noe en bør være oppmerksom på når en leser tabeller og figurer. Vi har delt dette kapittelet inn i de underproblemstillingene som vi presenterte i kap Først har vi stilt noen spørsmål om ansvaret for og kjennskap til internhusleieavtalen. Tabell 4-1 Ansvaret for oppfølging i forhold til Eiendom Hve m har ansvaret for oppfølging av Type drif tsenhet husle ieavtalen, vedlikehold og re nhold ve d din Barnehage Annet Total Pros ent drifts e nhet? Skole Leder av driftsenheten Ansvaret er lagt til annen stilling/person enn leder Ansvaret er fordelt på flere personer/stillinger Vet ikke Total Vi har i utgangspunktet gått ut fra at det er lederne av virksomhetene som har ansvaret for oppfølgingen av avtalene med Eiendom. Dette stemmer for halvparten av driftsenhetene. Ved skolene har 7 av 11 rektorer ansvaret for oppfølging av husleieavtalen, mens ansvaret er tillagt en annen stilling/person ved 1 skole og fordelt på flere ved 1 skole. Ved 6 av barnehagene er det styrer som har ansvaret, mens ved 3 av barnehagene er ansvaret fordelt på flere. I kategorien andre, som omfatter sykehjemmene, helsestasjonene, psykiatrisk dagsenter og kinoen er det oppgitt at leder har ansvaret kun ved 1 av driftsenhetene. I 3 av enhetene er ansvaret lagt til andre enn leder og ved 1 enhet er ansvaret fordelt på flere. Det er hele 5 av de lederne som har svart på spørreundersøkelsen som oppgir at de ikke vet hvem som har ansvaret. Det andre spørsmålet vi stilte innledningsvis var om innholdet i internhusleieavtalen var kjent. Det er bare 13 % som sier de er meget godt kjent med internhusleieavtalen, mens 40 % sier de er ganske godt Innlandet Revisjon IKS 15

16 kjent med avtalen. 37 % er lite kjent med husleieavtalen mens 10 % ikke er kjent ed avtalen i det hele tatt. Tabell 4-2 Kjennskap til internhusleieavtalen. Er du kjent m ed innholdet i internhusleieavtalen? Total Pros e nt Meget godt kjent med Ganske godt kjent med Lite godt kjent med Ikke kjent med Total Alle rektorene og styrerne er kjent med avtalen i større eller mindre grad, mens 3 av lederne i gruppen andre ikke er kjent med avtalen i det hele tatt. Ut fra svarene på disse to spørsmålene tror vi at det er riktig person som har svart på spørreskjemaet ved de fleste skoler og barnehager, dvs at de som har svart også har ansvaret for enhetens oppgaver vedr vedlikehold, renhold osv. Når det gjelder de øvrige enhetene, er vi litt mer usikre på om alle de som har svart på undersøkelsen er de samme som de som har ansvaret for oppfølgingen mot Eiendom. På sykehjemmene skriver virksomhetsleder for helse- og omsorg under internhusleieavtalen Dette kan være en årsak til at avdelingslederne ikke er så kjent med avtalen. Vi antar at det ikke er virksomhetsleder som har ansvaret for oppfølging av vedlikehold, vaktmestertjeneste mv for alle enhetene. Hvis avdelingslederne i gruppen andre reelt sett har dette ansvaret, kan svarene indikere at et flertall av dem ikke har godt nok kjennskap til den avtalen som er styrende for dette ansvaret. (Det ser ut som om det særlig er avdelingsledere ved Haugtun som har svart vet ikke.). Se også kommentarene i kapittel HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED VEDLIKEHOLDET AV BYGNINGENE? Vi har spurt brukerne om deres vurdering av den bygningsmessige standarden. Innledningsvis har vi med et spørsmål om hvor godt kjent de er med fordelingen av ansvar og oppgaver mellom driftsenheten og Eiendom (jfr kapittel 3). Type driftsenhet Barnehage Skole Annet Tabell 4.3 Kjennskap til fordeling av ansvar og oppgaver vedr vedlikehold. Hvor godt kjent er du m ed forde lingen av ansvar Type drif tsenhet og oppgaver m ellom driftsenheten og Eie ndom Barnehage Annet Total Pros ent når de t gje lde r vedlikeholdet av bygningene? Skole Meget godt kjent med Ganske godt kjent med Ikke så godt kjent med Ikke kjent med Total Innlandet Revisjon IKS 16

17 1/3 av de som har svart oppgir at de er meget godt kjent med fordeling av ansvar og oppgaver mellom driftsenhetene og Eiendom. Litt i underkant av 1/3 er ganske godt kjent med fordelingen, mens litt færre oppgir at de ikke er så godt kjent med fordelingen av ansvar og oppgaver. Hele 7 av 11 rektorer mener de er meget godt kjent med fordelingen av ansvar og oppgaver og alle rektorene er kjent med fordelingen i større eller mindre grad. Barnehagestyrerne er ikke så godt kjent med fordelingen som rektorene, her er det flere som svarer at de bare er ganske godt eller ikke så godt kjent med fordelingen. Ingen av lederne for de andre virksomhetene oppgir at de er meget godt kjent med ansvars- og oppgavefordelingen, men 4 av 10 sier de er ganske godt kjent med fordelingen. Det er også 3 som ikke er kjent med fordelingen i det hele tatt. Svarene fra gruppen andre kan ha sammenheng med at noen av de som har svart på spørreundersøkelsen ikke er de som har ansvaret for dette området; evt at noen av de som har ansvaret likevel ikke er kjent med ansvars- og oppgavefordelingen (jfr kap 4.1). Tilstand utvendig vedlikehold Tabell 4-4 Vurdering av bygningsmassens tilstand utvendig vedlikehold Hvordan vurderer du som bruke r bygningsm assens tilstand for din driftsenhet når Type drif tsenhet det gjelder utvendig ve dlikehold og annet Barnehage vedlik ehold som Eiendom har ansvaret for? Skole Annet Total Pros e nt Meget god tilstand (1) Tilfredsstillende tilstand (2) Noe skader og slitasje (3) Omf attende skader og slitasje (4) Total Gje nnom s nittlig s core (1-4) 2,6 2,2 2,8 2,5 Det er Eiendom som har ansvar for utvendig vedlikehold I tabell 4-4 og 4-5 har vi gjengitt svarene på spørsmål om brukernes vurdering av bygningsmassens tilstand når det gjelder henholdsvis utvendig og innvendig vedlikehold. Dette er altså brukernes vurdering og ikke en vurdering basert på en faglig gjennomgang av bygningskyndige. Gjøvik kommune har deltatt i en landsomfattende undersøkelse der bygningsmassens tilstand er kartlagt. Det kan være interessant å sammenlikne brukernes vurdering med resultatene fra denne kartleggingen. Det ha vi imidlertid ikke gjort her. På en scala fra 1 4 vurderer brukerne i gjennomsnitt tilstanden til å være 2,5 for det utvendige vedlikeholdet. Det betyr at det er omtrent like mange som bedømmer tilstanden som meget god eller tilfredsstillende som antallet som mener at det er noe eller omfattende skader eller slitasje. I gjennomsnitt vurderes tilstanden best i barnehagene. Mens den vurderes som dårligst i gruppen andre. I figur 4-1 har vi visualisert svarfordelingen. Totalt sett er det 20 % som mener det er omfattende skader og slitasje og tilsvarende andel som mener tilstanden er meget god. De resterende 60 % fordeler seg jevnt på kategoriene noe skader og slitasje og Innlandet Revisjon IKS 17

18 tilfredsstillende tilstand. Det er ingen av barnehagestyrerne som mener at det er omfattende skader og slitasje ved barnehagene. Det er også få som mener at tilstanden er meget god. De fleste av styrerne mener at tilstanden enten er tilfredsstillende eller at det er noe skader og slitasje. 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Skole Barne-hage Annet Total Meget god tilstand (1) Tilfredsstillende tilstand (2) Noe skader og slitasje (3) Omfattende skader og slitasje (4) Figur 4.1 Hvordan vurderer du bygningsmassens tilstand for din driftsenhet når det gjelder utvendig vedlikehold og annet vedlikehold som Eiendom har ansvaret for? Ved skolene er det ca 1/3 av rektorene som mener det er omfattende skader og slitasje ved deres skole mens 1/3 av er rektorer ved skoler der tilstanden er meget god. Det er bare 1 av lederne i gruppen andre som mener at tilstanden er meget god, mens 60 % mener at det er noe eller omfattende skader eller slitasje ved deres bygg. Tilstand innvendig vedlikehold Tabell 4-5 Vurdering av bygningsmassens tilstand innvendig vedlikehold. Antall svar. Hvordan vurderer du som bruke r bygningsm assens tilstand for din driftsenhet når det gjelder innve ndig vedlikehold som Type drif tsenhet Barnehage driftse nheten se lv har ansvaret for? Skole Annet Total Pros e nt Vet ikke Meget god tilstand (1) Tilfredsstillende tilstand (2) Noe skader og slitasje (3) Omfattende skader og slitasje (4) Total Gje nnom s nittlig s core (1-4) 2,1 2,3 3,0 2,5 Det er brukerne selv som har ansvar for innvendig vedlikehold Totalt og gjennomsnittlig sett er vurderingen av det innvendige vedlikeholdet omtrent som for utvendig vedlikehold. Skolene vurderer det innvendige vedlikeholdet bedre enn det utvendige, mens det heller er tendens til det motsatte i barnehager og gruppen andre. Som det også går fram av figur 4-2 sammenliknet med figur 4-1, er det likevel en mindre andel som mener det er omfattende skader og slitasje vedr innvendig enn utvendig vedlikehold. Det er ingen rektorer eller barnehagestyrere som mener at det innvendige vedlikeholdet er preget av omfattende skader og slitasje. 4 av 10 rektorer mener tilstanden er meget god når det gjelder innvendig Innlandet Revisjon IKS 18

19 vedlikehold mens det bare er 1 styrer som mener dette. Hele 70 % (7 av 10) av lederne i gruppen andre mener tilstanden er preget av noe eller omfattende skader og slitasje, mens 3 av disse mener at skader og slitasje er omfattende. 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Skole Barne-hage Annet Total Meget god tilstand (1) Tilfredsstillende tilstand (2) Noe skader og slitasje (3) Omfattende skader og slitasje (4) Vet ikke Figur 4.2 Hvordan vurderer du bygningsmassens tilstand for din driftsenhet når det gjelder innvendig vedlikehold og annet vedlikehold som driftsenheten selv har ansvaret for? For å få et inntrykk av hvordan den bygningsmessige tilstanden påvirker tjenesten i driftsenhetene, har vi spurt lederne om i hvor stor grad de opplever at bygningenes tilstand pr i dag er Funksjonell i forhold til tjenestens behov Tilfredsstiller lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet Fremmer trivsel og miljø for brukere og ansatte Fremmer et godt læringsmiljø for elever Er tilfredsstillende i forhold til inneklima. I figur 4-3 er svarfordelingen for hvert av temaene gjengitt. Alt vektet likt Funksjonell Inneklima Læringsmiljø Trivsel og miljø Krav til HMS 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % I svært stor grad I noen grad I mindre grad I liten eller ingen grad Vet ikke Figur 4-3 Andel som har svart i svært stor grad, i noen grad, i mindre grad eller i liten eller ingen grad på ulike utsagn om bygningsmassens funksjon. Som det går fram av figur 4-3 er brukerne minst tilfredse med HMS-krav og inneklima. I kommentarfeltet er dårlig inneklima og dårlig fungerende ventilasjonsanlegg de faktorene som nevnes av flest. På den annen siden opplever % i svært stor eller noen grad at bygningene fremmer Innlandet Revisjon IKS 19

20 læringsmiljø, trivsel og miljø og at bygningene er funksjonelle i forhold til tjenestens behov. Gjennomgående er lederne i gruppen andre mindre tilfredse med bygningenes tilstand enn barnehager og skoler, jfr figur ,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Krav til HMS Trivsel og miljø Læringsmiljø Inneklima Funksjonell Alt vektet likt Skole Barnehage Andre Gjennomsnittscore: Figur 4-4 Gjennomsnittsscore. (1 er best 4 er dårligst) Opplevelse av bygningens tilstand på ulike områder. Lederne av driftsenhetene har blitt bedt om kommentarer til bygningsmessig standard og evt konsekvenser for brukere ansatte eller tjenestetilbudet. Vi gjengir kommentarene her: Skoler: Det er mulig at skolens ventilasjonssystem ikke er godt nok dimensjonert i forhold til dagens krav. Det mangler nok noe solskjerming enkelte steder. Dette resulterer bl.a. i store temperatursvingninger. Dette er et helt nytt bygg. Det er for mye som jeg som leietaker hele tiden må passe på kommer i orden som skulle vært i orden fra den dag vi tok det i bruk. Her er bygget ganske nyrenovert. Som leder følger jeg stadig opp - og har avtaler med vaktmester hver uke. Luftanlegg Vannbåren varme - utskifting er påkrevet. Dette vil gi bedre inneklima. Jeg opplever at jeg må være pådriver og melde inn saker i forhold til vedlikeholdsarbeider ute og inne. Servicetiden til vaktmester på 7,5 t / uke er for lite til å opprettholde standarden. Barnehager: Dårlig ventilasjonsanlegg og mangler støydempende tiltak/matter i tak, påvirker miljø for alle i bygget. I noen rom skulle det vært bedre støydemping! Nybygg, så ennå er det ikke foretatt inneklima-målinger. Når mye er nedslitt gjør det også noe med trivsel. Vi har oppgradert mye innvendig for at det skal bli et godt læringsmiljø. Pr d.d er inneklima dårlig, men vi er i gang med å skifte til nytt vent.anlegg. Renhold av bygget er svært varierende. Vi har et gjerde som er pill råttent og som vi er blitt lovet skiftet nå i flere år uten at det er skjedd. Det er flere år siden vi har hatt tilsyn fra HMS og det er ikke målt noe i forhold til inneklima siden da. Var bra den gangen. Våtrommene har ikke avløp. Gipsvegger med tynn tapet er dårlig. Gruppen andre : Dårlig inneklima.varme stuer, pas. rom og kontorer på sommeren. Dårlig inneklima, Kulde og varme. Dårlig standard. Gammelt bygg. Trangt. Ikke bad på rommene. Veldig dårligfungerende ventilasjonsanlegg. Innlandet Revisjon IKS 20

21 Dårlig tilstand på bygningsmassen kan delvis forklares ved mangeårige planer for ombygging i samarbeid med Thon hotell. Dette er fortsatt ikke avklart, og i påvente av vedtak om ombygging eller ikke, forfaller bygningsmasse. Gammel bygningsmasse med avvik ift. brannvern, inneklima, hygiene, fysisk arbeidsmiljø o.l Det er mange avvik ift. vernerunder som blir gjennomført. Størst konsekvenser for de som jobber her. Her er det et gammelt bygg. Vi skal nå flytte til et moderne og fint helsesenter som oppfyller alle krav til miljø, sikkerhet, osv. Huset har for få rom i fht aktivitets behovet. 4.3 HVOR TILFREDSE ER BRUKERNE MED BISTAND FRA EIENDOM TIL INNVENDIG VEDLIKEHOLD? Som nevnt i kapittel 3 er det driftsenhetene selv som har ansvaret for innvendig vedlikehold og det er forutsatt at dette dekkes innen driftsrammene til enhetene. Det er utarbeidet en oversikt over hvilke oppgaver som enhetene har ansvar for selv og hvilke oppgaver som eiendom har ansvaret for. Eiendom har ikke plikt til å ta på seg slike oppgaver for enhetene, men kan gjøre det hvis de har kapasitet. Vi har spurt enhetene om de har en plan for innvendig vedlikehold. 40 % (12 av 30 enheter) sier at de har en plan for innvendig vedlikehold. De fleste av skolene (7 av 11) har en slik plan, mens det er et mindretall (2 av 9) av barnehagene og de andre virksomhetsområdene (3 av 10) som har en plan. I kategorien andre er det 3 som ikke kjenner til om de har en slik plan. På spørsmål om enhetene har benyttet eiendom til innvendig vedlikehold og tilpasninger det siste året, sier 60 % av lederne at de har benyttet Eiendom, mens 27 % ikke har gjort dette. (Jfr tabell 4-6.) 13 % av lederne vet ikke. Dette er ledere i andre driftsenheter. 9 av 11 skoler har benyttet Eiendom, mens 5 av 9 barnehager har gjort det. Tabell 4-6 Benyttet Eiendom til å utføre innvendig vedlikehold Har dere benyttet Eiendom til å utføre innvendig vedlikehold eller tilpasninger til nye behov i løpet av det siste året? Skole Type driftsenhet Barnehage Annet Total Prosent Vet ikke Ja Nei Total % (13 av 30 enheter) oppgir at de har kjøpt tjenester fra andre i løpet av siste året. (Jfr tabell 4-7.) Omtrent like mange svarer at de ikke har kjøpt tjenester fra andre, mens 3 ledere i gruppen andre svarer vet ikke. Det er bare 1 av enhetene i gruppen andre som oppgir at de har kjøpt tjenester av andre, mens det er 7 av 11 enheter på skole og 5 av 9 enheter på barnehage. Innlandet Revisjon IKS 21

22 Tabell 4-7 Kjøpt tjenester fra andre Har dere kjøpt tjenester fra andre til å utføre innvendig vedlikehold eller tilpasninger til nye behov i løpet av det siste året? Type driftsenhet Barneha Skole ge Annet Total Prosent Vet ikke Ja Nei Total Nesten 70% (9 av de 13) som har kjøpt tjenester fra andre har fått hjelp av Eiendom i forbindelse med disse kjøpene. Dette gjelder 6 av de 7 skoler som har kjøpt tjenester av andre, 2 av 5 barnehager og 1 i gruppen andre. Vi har bedt lederne for driftsenhetene om å svare på om de er helt enig, delvis enig, delvis uenig eller helt uenig i følgende utsagn om Eiendoms bistand: Eiendom gir rask tilbakemelding om fremdriften når vi sender melding om behov for vedlikehold eller tilpasninger Vi får raskt beskjed dersom Eiendom ikke har kapasitet til å gjennomføre oppdraget Eiendom bistår med god kompetanse og støtte når det gjelder anbudsprosesser og inngåelse av avtaler med entreprenører/håndverkere Eiendom utfører vedlikeholdsoppdrag og tilpasninger til nye behov i samsvar med det vi har blitt enige om Vedlikeholdsoppdragene som utføres av Eiendom blir sjelden forsinket Eiendom tar ansvaret for samordning med eksterne leverandører når dette er aktuelt. I figur 4-5 har vi vist svarfordelingen for alle driftsenhetene samlet. Alle spørsmål likt vektet Tar ansvaret for samordning Sjelden forsinket Utføres som avtalt God kompetanse og støtte Rask beskjed om kapasitet Rask tilbakemelding om fremdrift 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke Figur 4-5 Andel som er helt eller delvis enig eller helt eller delvis uenig i ulike utsagn om Eiendoms bistand. Innlandet Revisjon IKS 22

23 De aller fleste lederne er enige i at Eiendom gjennomfører oppdrag i samsvar med avtale. 23 % av lederne er helt enige mens 43 % er delvis enige. Det er bare 10 % som er helt eller delvis uenige, mens 23 % har svart vet ikke. 6 av 10 i gruppen andre har svart vet ikke på dette spørsmålet. Det er et flertall som har svart vet ikke på utsagnet om Eiendom gir god kompetanse og støtte i forbindelse med anbudsprosesser. Dette har sammenheng med at det er knapt halvparten som har kjøpt tjenester fra andre det siste året og heller ikke alle som har fått bistand fra Eiendom til dette. Av de som har en mening om dette, er de fleste helt eller delvis enig i at Eiendom gir god støtte. Det er også 37 % som har svart vet ikke på utsagnet om at Eiendom tar ansvaret for samordning med eksterne aktører når det er aktuelt. For de som ikke har svart vet ikke er det et stort flertall som sier at Eiendom tar ansvar. Også for disse to spørsmålene er det særlig lederne i gruppen andre som svarer vet ikke. Det er kun 10 % som er helt enig i at Eiendom gir rask tilbakemelding om fremdrift når driftsenhetene sender melding om behov for vedlikehold eller tilpasninger, mens det er 40 % som er delvis enig i dette. På den annen side er det 13 % som sier seg helt uenig i dette utsagnet og 26 % som er delvis uenig. Det er 17 % som er helt enig i at Eiendom gir rask beskjed dersom de ikke har kapasitet til å gjennomføre oppdraget. En tilsvarende andel er delvis enig i dette, mens 37 % er delvis uenig og 13 % er helt uenige. Lederne er mindre tilfredse med gjennomføringshastigheten. Det er ingen som er helt enig i utsagnet om at vedlikeholdsoppdragene sjelden blir forsinket, mens 30 % er delvis enige i det. 27 % er delvis uenige i at oppdragene sjelden blir forsinket mens 23 % er helt uenige i dette. 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Rask tilbakemelding om fremdrift Rask beskjed om kapasitet Utføres som avtalt Sjelden forsinket Alle spørsmål likt vektet Skole Barnehage Andre Gjennomsnittscore: Figur 4-6 Gjennomsnittsscore (1 er best 4 er dårligst) Utsagn om Eiendomsbistand. Figur 4-6 viser gjennomsnittscore på utsagnene om Eiendoms bistand fordelt på skoler, barnehager og gruppen andre. Vi har ikke tatt med de utsagnene der det er en stor andel som har svart vet ikke. I den grad vi kan tolke svarene på spørsmålene som indikasjoner for tilfredshet med Eiendoms bistand, så er gjennomgående rektorene ved skolene mest fornøyd, mens barnehagestyrerne er minst fornøyd. Innlandet Revisjon IKS 23