Innføring av IK-Bygg Erfaringer fra Flesberg kommune

Transkript

1 Innføring av IK-Bygg Erfaringer fra Flesberg Dagens tema: Situasjon før innføring av IK-Bygg Forankring av pilotprosjekt 2012 «systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg Arbeidstilsynet på besøk Kommunestyrevedtak hva vil vi med eiendomsforvaltningen i Flesberg Situasjon etter innføring av IK-Bygg / oppsummering Spørsmål v/rådmann Jon G. Pedersen, Flesberg v/ordfører Thomas Fosen, Flesberg v/ass. driftssjef Erik Hole, Flesberg

2 Flesberg Oslo 1 t Blefjell Kongsberg

3 Flesberg Årets lokalsamfunn med MOT 2012

4 Situasjon før innføring av IK-BYGG Frem til 1997 så var FDV-ansvaret (forvaltning, drift og vedlikehold) tillagt virksomhetsleder rundt omkring i de kommunale byggene. Fra 1997 har en eiendomsavdeling hatt ansvar for FDV i kommunale bygg. Vaktmestere: 3 årsverk på m2 bygningsmasse formålsbygg. I tillegg utføres tjenester på kommunale boliger, trygdeboliger, parkanlegg, kommunale veier, brannvesen, renovasjon. Renhold: 7,2 årsverk Administrasjon: 1 årsverk, som er fordelt med 80% FDV og 20% Leder beredskap i brannvesenet.

5 Situasjon før innføring av IK-BYGG - Hva har vært bra? Kommunestyret gjorde i 1997 vedtak om å opprette en eiendomsavdeling med ansvar for FDV-arbeidet. Eiendomsavdelingen har hatt god intern oversikt på hva vi eier og tilstanden på bygningsmassen. Kommunen har et overordnet HMS-system som gir retningslinjer og føringer ut i hele organisasjonen Brukerne har gode interne system for organisatoriske forhold. Oppsummert: Hos både styret, rådmannen, etater og avdelinger så er mye lagt til rette for å ha god kontroll på HMS og FDV.

6 Situasjon før innføring av IK-BYGG - Hva kunne vært bedre? Utfordringer: Brukerne er misfornøyd fordi eiendomsavdelingen ikke gjør nødvendig vedlikehold. Eiendomsavdelingen er misfornøyd fordi de ikke får midler til å utføre nødvendig vedlikehold. Rådmannen er misfornøyd fordi Eiendomsavdelingen ikke klarer å synliggjøre behovene. Kommunestyret ønsker å få synliggjort behov for å kunne prioritere bedre mellom sektorene brukere! og sånn går no dagan! ;-)

7 Situasjon før innføring av IK-BYGG - Oppsummert: Forbedringsområder: Forfall og etterslep. Det har blitt avsatt langt mindre penger til vedlikehold, enn de nødvendige kr/m2. I Flesberg har vært avsatt kr/m2, i 2012 ble denne økt til ca 65 kr/m2. Forvalteren har ikke klart å synliggjøre behovene. Eierne var ikke kjent med bygningstilstanden. Uavklarte ansvarsområder mellom eier, forvalter og bruker. Vi innså at det lå et stort forbedringspotensial i selve samhandlingen av FDV-arbeidet.

8 Situasjon før innføring av IK-BYGG - Løsning Høsten 2011 bestemte vi oss for å jobbe med følgende: 1. Forvalteren må synliggjøre bygningstilstanden med årlig rapportering til eier/styret. 2. Man må avklare ansvarsområdene mellom eier, forvalter, utfører, bruker. 3. Eierne må vedta målsetninger for FDV-arbeidet. Vi var av den oppfatning at IK-BYGG var riktig verktøy for oss i det videre arbeidet.

9 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg 10.nov 2011: IK-BYGG konferanse på Gardermoen. Flesberg forespør om deltakelse i fyrtårnprosjekt 2012 systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg. Søknad innvilges umiddelbart Ressursgruppa som bisto Flesberg i fyrtårnprosjektet: - Knut Norum, Norsk brannvernforening - Narve Helle, Norsk brannvernforening - Geir Grønsholt, KLP

10 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg 28.nov 2012: Ressursgruppa møter i Flesberg til et innledningsmøte. Fra Flesberg deltok politisk ledelse, rådmann, alle enhetsledere og vernetjenesten. Kommunen stilte mannsterke allerede i innledningsmøte, fordi hensikten med møtet var å starte arbeidet med å forankre prosjektet i alle ledd. I etterkant av innledningsmøte ble lagt til rette for at 1 person skulle jobbe med Web-løsningen 3 dager/uke frem til 1.mars

11 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg IK-BYGG web-løsningen ble tilgjengelig for oss 1.januar Vi brukte begynnelsen av januar på å registrere bygg, legge inn brukere (eier, forvalter, utfører, bruker) av web-løsningen, og forberede brukerne på første fellessamling.

12 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg Første fellessamling var 18.januar. Tema på første fellessamling var: rollefordeling, systematisk sikkerhetsforvaltning, metoder for enkel risikoanalyse. IK-BYGG webløsningen ble ikke brukt. Ressursgruppa presiserte viktigheten av risikoanalyser i egne avdelinger og at handlingsplaner ble iverksatt og fulgt opp i hele organisasjonen. Det ble gitt hjemmelekser til 2.samling.

13 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg Hjemmelekse mellom 1. og 2. samling var å gjøre noen enkle risikoanalyser og handlingsplaner i egen avdeling, samt påstarte arbeidet med registrering i web-løsningen. I tiden mellom 1. og 2.samling lagde vi nye skjemaer for både risikoanalyse og handlingsplaner, som ble lagt på et fellesområde. MAL - Risikoanalyse.docx MAL - Handlingsplan.docx

14 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg 2.samling den 21.mars. Tema: gjennomgang av risikoanalyser og handlingsplaner, bevisstgjøring av ansvarsforhold, info om videre prosess for prosjektet. I etterkant av 2.samling og ut 2012: - fortsette registreringsarbeidet i IK-BYGG - utarbeide risikoanalyser og handlingsplaner - Jobbe med å få et vedtak på FDV-arbeidet.

15 Forankring av pilotprosjekt Systematisk sikkerhetsforvaltning i kommunale bygg Ordfører inviterte Eiendomsavdelingen til å informere om prosjektet i styremøte 22.mars. Info for styret mars 2012.pptx Merk: Selv om vi hadde politisk ledelse med på laget, så var det avgjørende å få et vedtak på hva vi ønsker med eiendomsforvaltningen i Flesberg. Uten et vedtak så ville vi egentlig ikke komme nærmere målet om verdibevarende vedlikehold.

16 Tilsyn fra Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn mars Tema: overordnede systemer for HMS og FDV i ns skolebygninger med hovedfokus inneklima. Tilsyn med administrasjon samt 2 skoler. Tilsynet ble gjennomført og besvart med gammel dokumentasjon, men med innspill fra IK-BYGG på enkelte områder.

17 Tilsyn fra Arbeidstilsynet Resultat av tilsynet: Arbeidstilsynet fant at vi hadde følgende forbedringsområder: Mål Oppfølging av avviksmeldinger/hms-rapporter Mangler risikovurdering og handlingsplan lokalt Klargjøring av ansvar var ikke tydelig Godt under standarden for verdibevarende vedlikehold

18 Tilsyn fra Arbeidstilsynet Resultat av tilsynet: Kommunen fikk avvik på forhold som gjaldt helhetlig systematikk Det ble bemerket i rapporten fra arbeidstilsynet at Flesberg var inne i en positiv prosess med etablering av IK-BYGG

19 Kommunestyrevedtak hva vil vi med eiendomsforvaltningen i Flesberg Avgjørende å få et vedtak som ga noen målsetninger for FDV-arbeidet. Kommunestyresak IK-BYGG.PDF Fordeling ansvarsområder - eier og bruker 2012.xlsx

20 Situasjon etter innføring av IK-BYGG / Status d.d. Flesberg har hatt stor nytte av delta i fyrtårnprosjektet, og er svært takknemlig for hjelpen fra ressursgruppa. Arbeidstilsynet var også en nyttig samarbeidspartner, med innspill som gav tyngde og bekreftelse på at IK- BYGG var riktig veivalg. Rolig periode med IK-BYGG prosjektet i sommer Fokus på styresaken om verdibevarende vedlikehold. Selve registreringsarbeidet i IK-BYGG er ferdigstilt.

21 Situasjon etter innføring av IK-BYGG / Status d.d. Tilstandsrapporteringen i IK-BYGG er brukt aktivt opp mot vedlikeholdsplaner og budsjett 2013 Vi har ikke erfaring på aktivt løpende bruk av systemet over tid. Vi har imidlertid stor tro på systemet fordi det bidrar til aktiv samhandling. Inntil videre vil vi avvente å knytte oss opp mot andre systemer, hvor man f.eks kan ta i bruk arbeidsordre i FDV-arbeidet.

22 Situasjon etter innføring av IK-BYGG / Status d.d Mindre støy i organisasjonen, fordi det er samhandling i FDV-planleggingen. Grunnlag for politisk veivalg i investeringer. IK-BYGG prosjektet har satt i gang gode prosesser Inneklimakurs 2013.

23 Takk for oppmerksomheten! Åpent for spørsmål