Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF

Transkript

1 Dato Referanse 2014/ av 4 Det medisinske fakultet Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF Tilstede: Forfall: Om: Björn Gustafsson (sak 1-4) Hilde Grimstad, Øyvind Ellingsen, Lars Jacob Stovner, Siri Forsmo, Toril N. Hernes, Marite Rygg, Odd Sverre Westbye, Asbjørn Nilsen, Olav Haraldseth (sak 1-3), Sven Carlsen (sak 1-4), Morten Thronæs, Maren Ellingsen (FTR2), Torill Naavik, Surur Taso, Vegard Sollie, Marita Olaussen, Hilde E. Woll, Jannicke Ankile, Håvard Tangvik, Tore Romundstad, Lars Ødegaard, Knut Arne Kissten, Judith Rødsten (referent), Rannveig Tellemand Storeng, (sak 1-4) Arild Skaug Hansen (sak 1-4), Johanne Nome, Janne Hjelde Wold Erney Mattsson (sak 2-4) og Liv Anne Mikkelborg (sak 3-4), Børre Flovik (sak 4) Pål Romundstad, Magne Børset, Halfdan A. Bigseth (FTR1), Albert Verhagen, Henrik Døllner, Wenche Moe Thorstensen, Anders Grimsmo, Terje Espevik, May Britt Moser, Kari Håland Fakultetsledermøte ved Det medisinske fakultet (DMF) Møtetid: Tirsdag 24. mai 2015, kl :50 Møtested: 1930-bygget, 1. etg, 30M11 Sak Tema Ansvarlig 1 Dekanens tid *Integrasjonsprosessen: Det diskuteres hvordan en felles enhet for forskning, innovasjon og undervisning (FIU-enheten) skal organiseres, inkludert FIU-leders arbeidsbeskrivelse og oppgavene som legges til enheten. Teksten i styreframlegget endres/presiseres. Det arbeides videre med prosessen til høsten, fram til et styrevedtak i november. Dekanen må ha strategisk ledelse av universitetets funksjoner. Avtaler for felles infrastruktur er nødvendig. *Faglig organisering (vedlegg) drøftes i dagens møte mellom rektor og dekanene. Instituttorganisering kan sannsynligvis vedtas i NTNUs styre i juni. En avklaring her vil lette prosessen med administrativ organisering. Det er behov for en formalisering av nivå 4. Gjøvik og Ålesund er foreslått innlemmet i dekanens utvidete, strategisk ledergruppe. Studieprogramlederfunksjonen og studieprogramråd blir viktig i det nye fakultetet. Nestlederne for utdanning må ha et forum, viktig med tanke på tverrgående studieprogrammer. *Møte om Nasjonalt kompetansesenter om utviklingshemming (NAKU) i går, foreslått organisert sammen med RKBU i et institutt for psykisk helse. *Fusjonsseminar i Trondheim til høsten, med alle de nye medarbeidere fra Trondheim, Gjøvik og Ålesund. Seminaret skal ha både sosial og faglig profil. Dato kommer før sommerferien *En delegasjon fra NTNU, DMF og St. Olav besøkte Yale og Harvard forrige uke. Björn Gustafsson Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Judith Rødsten forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks Tlf: 7489 Trondheim Olav Kyrres gt All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 Formål: Drøfte samarbeid om Medisinsk innovasjon, rettet mot helsesektoren. Dette har vært en vellykket satsning på Yale og Harvard, og studentene har en viktig rolle. Samfinansiering på tvers av NTNU-fakultetene drøftes. 2 Administrativ organisering (vedlegg) Dekanen har nedsatt en bredt sammensatt arbeidsgruppe som ledes av prodekan Hilde Grimstad. Gruppen skal foreslå dimensjonering av administrative oppgaver innen de ulike funksjonsområdene, samt hvordan disse kan organiseres mellom fakultetet og nivåene under. Forslaget skal ivareta innsparingspålegget. Første utkast er nå oversendt dekanen, og hovedpunktene ble presentert i møtet. Dimensjonering er vanskelig før instituttstrukturen samt fordeling mellom nivå 1 (sentralt NTNU) og 2/3 er avklart. Noen momenter fra diskusjonen: Ressurser og støttefunksjoner må følge ansvar og oppgaver, også når disse delegeres nedover i systemet. Børresen-utvalget fokuserer på kvalitet og modernisering, må også tydeliggjøres i denne rapporten. Mer fokus på utvikling og framtidas behov. Har nivåene ved fakultetene samme begrepsforståelse når det gjelder beskrivelser i rapporten (eks. sårbarhet). IT: En sentralisering av basis IT-funksjoner bør evalueres etter en periode. Savner fokus på behovet for opplæring/brukerstøttesystem på alle nivå, kan løses ved for eksempel E-læring. Integrasjonen med St. Olav må ivaretas, det samme gjelder dekanens styringsmuligheter for strategisk IT i forskning og utdanning. Kommunikasjon: Generelt ønske fra primærvirksomheten om styrking av kommunikasjonsarbeidet på nivå 3, og eventuell reduksjon på nivå 2. NTNU vil opprettholde en sterk kommunikasjonsavdeling på nivå 1, her ligger en utfordring som må drøftes videre. Dekanen påpeker at støtte til formidling av virksomheten må styrkes på nivå 3-4 for å løfte oss fram nasjonalt og internasjonalt. HR Bedre rekrutteringsprosesser et tema på flere nivå. Påvirker beslutnings- og ansvarslinja samt arbeidsfordeling. Viktig med HR-ressurs på nivå 3/4. Forskning og innovasjon Kompetanse om personvern bør finnes på nivå 2 i tillegg til nivå 1. EU-støtte må være tilgjengelig i fagmiljøene. Det forutsettes at alle prosjektledere får støtten de trenger. Operativ oppfølging og rapportering bør beskrives. Utdanning: Ressursen må være der programansvaret er. Etter- og videreutdanningens behov bør omtales i rapporten. Internasjonalisering og studentmobilitet bør også være en funksjon på nivå 3. Økonomi: Diskusjon om ansvar, styring og plassering av controllerfunksjonen. Dekanen vil drøfte dette videre i LOSAM. Hilde Grimstad Instituttlederne ber om at arbeidsgruppen tar med seg innspillene i ferdigstillingen av rapporten. Rannveig bes avklare om LOSAM har tilgang til alle tidligere og nye innspill. Fristen for innspill fra institutt og enheter til Albert Verhagen er 31. mai, med Hilde Grimstad Instituttledere/ Enhetsledere

3 3 kopi til Hilde Grimstad og Rannveig Storeng Dekanen leverer sin rapport til NTNU 4. juni, og prinsippene for organiseringen drøftes i NTNUs styre 16. juni. Drøftingsmøter mellom ledelsen og fagforeningene (LOSAM) blir holdt i løpet av sommeren. 3 Studentenes tid Hovedfokus for studentene er eksamensforberedelser, men de har deltatt aktivt i kvalitetsarbeidet samt planlegging av seminaret om studiekvalitet til høsten. 4 Rapport fra ressursgruppen og utvidet mandat for aktivitetsplan/ virksomhetsstyring (vedlegg) (Oppfølging fra ledermøtet 3. mai) Kartleggingen av undervisningskapasitet og undervisningen ved fakultetet er viktig, og gir mer enn det som finnes i dagens systemer. Dekanen påpeker at ressursene skal fordeles dit oppgavene er. Avklaringen er viktig å ha på plass før fusjonen. Dette er også viktig for stillingsmøtene med instituttledere som er avtalt over sommeren. Framtida til Levende timeplan og Aktivitetsrapporten er usikker da NTNU planlegger et felles IT-system. DMF samordner nå de mulighetene vi har via Aktivitetsrapporten med sentralnivået og Bevisst-prosjektet. Med bakgrunn i dette utvides ikke mandatet for eksisterende gruppe, men det etableres en ny gruppe med et videre mandat for å se på muligheter for virksomhetsstyring i Bevisst/Cognos. Representasjon avklares senere. Instituttene har kartlagt stillingsressurser og undervisningsoppgaver. Børre Flovik har bearbeidet materialet, og presenterer «smakebiter». Instituttlederne ble oppfordret til å gå dypere inn i materialet for kvalitetssikring. I tilfelle flere stillinger kan undervisning være rapportert på kun den ene. Kolonne for hva vi er pålagt å levere mangler, men krevende å få til. Arbeidsgruppen takket for at alle institutter har levert dataene. Dekanen og instituttlederne ønsker å bruke tallmaterialet på stillingsmøte 9.6. Det er også ønskelig med en oversikt over studiepoengproduksjon, men dette er utfordrende fordi flere institutter er involvert i flere studieprogrammer, og fordi det er krevende å identifisere bidragene til store programmer som medisinstudiet. Spørsmål og siste kvalitetssjekk av dataene går mellom instituttene og Børre Flovik på individuell basis, med frist til 1. juni, slik at beregninger og rapporten kan sluttføres. Maren Ellingsen Øyvind Ellingsen Børre Flovik Instituttlederne Spørsmål, kommentarer og innspill til hva rapporten skal inneholde sendes til Børre Flovik, med kopi til Øyvind Ellingsen. 5 Handlingsplan for studiekvalitet (vedlegg) (Oppfølging fra ledermøtet 3. mai) Det har vært et positivt engasjement i saken både fra studenter og ansatte. Hvordan gjør vi kvalitetsarbeidet på instituttene slik at det er et levende og kontinuerlig arbeid? Vi må forberede oss på å ivareta kvalitetsarbeidet i større målestokk og med mange nye brukere i det nye fakultetet. DMF er klart dårligst på referansegrupperapporter ved NTNU. Maren påpeker at referansegruppene har forbedringspotensial spesielt på master- og bachelorstudiene, som burde hatt en annen type evaluering enn emnerapporten. Det er også ønske om bedre opplæring av studentrepresentantene. For å forbedre studiekvalitetsarbeidet foreslås tiltak på alle nivå, både for NTNU sentralt, fakultets- og instituttnivået (se vedlegg for nærmere beskrivelse). Studentene er en viktig motivator for bedre studiekvalitet, og er endringsagentene Øyvind Ellingsen Maren Ellingsen

4 4 i ledermøter på alle nivå. Oppsummering: De etterlyste evalueringene finnes, dette er gledelig! Tiltakspunkter foreslått for forbedring av studiekvalitetsarbeidet Det trengs mer IT-støtte fra NTNU-nivået Programrådene bør involveres mer i instituttenes arbeid/ledergrupper Behov for lederutvikling for nestledere Seminar for studenter og ansatte fredag 16. sept kl 12:30-15:00 (sett av tida!). Frist for å legge inn referat fra referansegruppemøtene mv er 1. juni Instituttlederne

5 Fusjonsprosessen Instituttorganisering

6 Organisering, ledelse og innplassering av ansatte Tidslinje Administrativ modell Instituttorganisering Administrativ organisering Sentral ledelse Ansette dekaner og viserektorer Planlegge bemanning og innplassering Fakultetsorganisering Bemanningsplaner Ansette Instituttledere Innplassering ansatte Fakulteter klare Prosjektoppstart Dekaner klare Institutter klare Administrativ organisering klar Ansatte plassert JAN FEB MAR APR MAI JUNI JULI AUG SEP OKT NOV DES Utredningsfasen Avklaringsfasen Gjennomføringsfasen NTNU 2017

7 Anbefaling instituttstruktur Dekanen anbefaler i tråd med arbeidsgruppens innstilling en modell med 6 institutter i tillegg til Kavliinstituttet. Denne er beskrevet i vedlegg som alternativ 1. Modellen bygger i hovedsak videre på eksisterende tverrfaglige instituttstruktur ved dagens medisinske fakultet, hvor profesjonsutdanninger er innplassert etter forventning om faglig synergi og vitenskapelig fellesskap. I tillegg foreslås det etablering av et eget institutt som samler fagområder knyttet til psykisk helse. På bakgrunn av innspill fra sykepleiemiljøet og Institutt for samfunnsmedisin anbefales sekundært en modell med et eget institutt for sykepleie- og helsevitenskap. Denne er beskrevet i vedlegg som alternativ 2. Argumentet for dette er et behov for å samle de tre store sykepleieutdanningene for at disse skal utvikle en felles sykepleievitenskapelig plattform og felles identitet. Uavhengig av modellvalg er det et åpenbart behov for formalisering av nivå 4 i et fakultet med relativt få og store institutter. Dette vil bidra til å sikre medvirkning og medbestemmelse, redusere lederspenn og forbedre informasjonsflyt i organisasjonen.

8 Alternativ 1: 6 institutter + Kavli inst. Innplassering i justert versjon av dagens DMF-struktur, med nytt institutt for psykisk helse Nevromedisin og bevegelse Nevrologi Nevrofysiologi Nevrokirurgi Fysikalsk medisin og rehabilitering Slagmedisin Geriatri Ortopedi Revmatologi Øye Øre-nese-hals Kjevekirurgi Bevegelsesvitenskap Helseinformatikk Fysioterapi Ergoterapi Audiologi Sirkulasjon og bildediagnostikk Anestesi Radiologi Hjertemedisin Thorax-hjertekirurgi Karkirurgi Lungemedisin Ultralyd og MR Medisinsk teknologi Treningsfysiologi Smerte og palliasjon Radiografi Samfunnsmedisin og sykepleie Allmennmedisin og primærhelsetjenester Epidemiologi Sosialmedisin Arbeidsmedisin Helsetjenesteforskning Helsekommunikasjon Medisinsk etikk Medisinsk statistikk Helseundersøkelser Biobank Global helse Klinisk helsevitenskap Sykepleie Helsevitenskap (ISH) Senter for omsorgsforskning (Gjøvik) Kreftforskning og molekylærmedisin Kreft Lindrende behandling Blodsykdommer Hud- og veneriske sykdommer Infeksjonssykdommer Molekylær cellebiologi Fotodynamisk terapi Fysiologi Immunologi Toksikologi, Fordøyelsessykdommer Gastrokirurgi Eksperimentell kirurgi Endokrinologi Nyresykdommer Urologi Fedme og helse Ernæring Laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer Anatomi Patologi Histologi Rettsmedisin Gynekologi Obstetrikk Fostermedisin Pediatri Medisinsk biokjemi Farmakologi Farmasi Medisinsk genetikk Immunologi og transfusjonsmedisin Medisinsk mikrobiologi Psykisk helse Voksenpsykiatri BUP Atferdsmedisin Rus Vernepleie Psykisk helsearbeid RKBU NAKU Ca. årsverk: 173 (81) Ca. årsenh. SP: 710 Ca. publikasjoner: 245 Ca. årsverk: 167 (58) Ca. årsenh. SP: 450 Ca. publikasjoner: 185 Ca. årsverk: 368 (249) Ca. årsenh. SP: 1580 Ca. publikasjoner: 290 Ca. årsverk: 210 (64) Ca. årsenh. SP: 275 Ca. publikasjoner: 225 Ca. årsverk: 78 (31) Ca. årsenh. SP: 200 Ca. publikasjoner: 130 Ca. årsverk: 85 (63) Ca. årsenh. SP: 240 Ca. publikasjoner: 85 Profesjonsstudiet i medisin er registrert på fakultetsnivå i DBH: I oversikten her er ant. årsenheter studiepoeng fordelt jevnt mellom DMFs institutter. Noen programmer og emner er ikke endelig plassert og er derfor ikke med i tallene. Ca. årsverk angir undervisnings- og forskerstillinger i parentes. Dette omfatter IKKE rekrutteringsstilling (stip./post doc). Fakukltetsledelse og fellesadm. ved DMF = ca. 120 (10) årsverk og ikke med i oversikten. * Institutt med «vesentlige» endringer som skifter navn. NB! Ikke endelig Senter direkte under dekan: Kavli Institute for Systems Neuroscience Ca. årsverk: 88 (17) Ca. årsenh. SP: 0 Ca. publikasjoner: 25

9 Alternativ 2: 7 institutter + Kavli inst. Innplassering i justert versjon av dagens DMF-struktur, med nytt institutt for sykepleie- og helsevitenskap, og nytt institutt for psykisk helse Nevromedisin og bevegelse Nevrologi Nevrofysiologi Nevrokirurgi Fysikalsk medisin og rehabilitering Slagmedisin Geriatri Ortopedi Revmatologi Øye Øre-nese-hals Kjevekirurgi Bevegelsesvitenskap Helseinformatikk Fysioterapi Ergoterapi Audiologi Sirkulasjon og bildediagnostikk Anestesi Radiologi Hjertemedisin Thorax-hjertekirurgi Karkirurgi Lungemedisin Ultralyd og MR Medisinsk teknologi Treningsfysiologi Smerte og palliasjon Radiografi Samfunnsmedisin Allmennmedisin og primærhelsetjenester Epidemiologi Sosialmedisin Arbeidsmedisin Helsetjenesteforskning Helsekommunikasjon Medisinsk etikk Medisinsk statistikk Helseundersøkelser Biobank Global helse Klinisk helsevitenskap Senter for omsorgsforskning (Gjøvik) Kreftforskning og molekylærmedisin Kreft Lindrende behandling Blodsykdommer Hud- og veneriske sykdommer Infeksjonssykdommer Molekylær cellebiologi Fotodynamisk terapi Fysiologi Immunologi Toksikologi Fordøyelsessykdommer Gastrokirurgi Eksperimentell kirurgi Endokrinologi Nyresykdommer Urologi Fedme og helse Ernæring Laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer Anatomi Patologi Histologi Rettsmedisin Gynekologi Obstetrikk Fostermedisin Pediatri Medisinsk biokjemi Farmakologi Farmasi Medisinsk genetikk Immunologi og transfusjonsmedisin Medisinsk mikrobiologi Sykepleie- og helsevitenskap Sykepleie Helsevitenskap (ISH) Psykisk helse Voksenpsykiatri BUP Atferdsmedisin Rus Vernepleie Psykisk helsearbeid RKBU NAKU Ca. årsverk: 173 (81) Ca. årsenh. SP: 710 Ca. publikasjoner: 245 Ca. årsverk: 167 (58) Ca. årsenh. SP: 450 Ca. publikasjoner: 185 Ca. årsverk: 150 (63) Ca. årsenh. SP: 230 Ca. publikasjoner: 195 Ca. årsverk: 210 (64) Ca. årsenh. SP: 275 Ca. publikasjoner: 225 Ca. årsverk: 78 (31) Ca. årsenh. SP: 200 Ca. publikasjoner: 130 Ca. årsverk: 220 (192) Ca. årsenh. SP: 1350 Ca. publikasjoner: 95 Ca. årsverk: 85 (63) Ca. årsenh. SP: 240 Ca. publikasjoner: 85 Profesjonsstudiet i medisin er registrert på fakultetsnivå i DBH: I oversikten her er ant. årsenheter studiepoeng fordelt jevnt mellom DMFs institutter. Noen programmer og emner er ikke endelig plassert og er derfor ikke med i tallene. Ca. årsverk angir undervisnings- og forskerstillinger i parentes. Dette omfatter IKKE rekrutteringsstilling (stip./post doc). Fakukltetsledelse og fellesadm. ved DMF = ca. 120 (10) årsverk og ikke med i oversikten. * Institutt med «vesentlige» endringer som skifter navn. NB! Ikke endelig Senter direkte under dekan: Kavli Institute for Systems Neuroscience Ca. årsverk: 88 (17) Ca. årsenh. SP: 0 Ca. publikasjoner: 25

10 Mulig modell for utvidet strategisk ledergruppe For å ivareta behovet for lokal koordinering ved helseutdanningene i Gjøvik og Ålesund kan det opprettes lokale avdelingsledere. Disse har en direktelinje til dekan i saker som angår strategiske spørsmål (lik ordningen med SFF/SFI-ledere). I tillegg til det ordinære fakultetsledermøtet hvor instituttledere og dekanat møtes, kan det etableres en utvidet strategisk ledergruppe som møtes månedlig/bi-månedlig og har en mer overordnet strategisk agenda. I denne gruppen møter da også avdelingslederne fra Gjøvik og Ålesund. Utvidet strategisk ledergruppe Ledergruppe Dekan Prodekaner Instituttleder Instituttleder Instituttleder Instituttleder Instituttleder Instituttleder Senterleder Avd.leder Gjøvik Avd.leder Ålesund Nevromedisin og bevegelse Fysioterapi Ergoterapi Ergoterapi Gjøvik Audiologi Sirkulasjon og bildediagnostikk Radiografi Radiografi Gjøvik Samfunnsmedisin og sykepleie Sykepleie Sykepleie Ålesund Sykepleie Gjøvik Helsevitenskap (ISH) Senter for omsorgsforskning Gjøvik Kreftforskning og molekylærmedisin Laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer Psykisk helse Voksenpsykiatri BUP Atferdsmedisin Rus Vernepleie Psykisk helsearbeid RKBU NAKU Kavli Institute for Systems Neuroscience

11 Mulig organisering av studieprogramlederråd For å stimulere interprofesjonell læring, tverrfaglighet og synergier mellom de ulike helseprofesjonsutdanningene bør det etableres en formell struktur for studieprogramledere ved det nye fakultetet. Dette er et viktig oppdrag i fusjonen og bør forankres i ledelsen av de enkelte profesjonsutdanningene. Studieprogrammene vil da ivaretas i dekanens ledergruppe både gjennom instituttleder og prodekan for utdanning. Dekan Prodekan Prodekan utdanning Prodekan forskning Dekanens ledergruppe Instituttledere Studieprogramleder Studieprogramleder Studieprogramleder Studieprogramleder Studieprogramleder Studieprogramleder Studieprogramleder Programlederråd. Ledet av prodekan utdanning Prodekan utdanning leder studieprogramlederrådet som møtes jevnlig med mandat om å stimulere til samhandling på tvers av studieprogrammene og utvikling av tverrprofesjonell læring, tverrfaglighet og faglige synergier. Rådet rapporterer til fakultetets ledergruppe.

12 Administrativ organisering Tirsdag Hilde Grimstad

13 Mandat for arbeidsgruppen Rektor har gitt fakultetene oppdrag til å foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene undervisning Utdanning Forskning Innovasjon Kommunikasjon HR Økonomi IT Lederstøtte Hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultetsog instituttnivå.

14 Mandat forts. Utredningene skal bygge på vedtak i styresak 4/16 og modell 2 beskrevet i rapporten fra NTNUs Gruppe for administrativ organisering. Forslag skal ta utgangspunkt i eksisterende administrativ kompetanse ved fakultetet. Ressursramme for forslag til dimensjonering av administrative oppgaver i 2017 er eksisterende budsjettramme (definert som samlet lønnsramme 2016) redusert med minst 5 % (effektivitetskravet). NTNU Gjøvik og NTNU Ålesund har fått et tilsvarende oppdrag fra rektor.

15 Sammensetning av arbeidsgruppen Hilde Grimstad (prodekan Det medisinske fakultet leder for arbeidsgruppen) Rannveig T. Storeng (seksjonssjef forskningsadministrasjon Det medisinske fakultet) Hilde E. Woll (kontorsjef, Institutt for laboratoriemedisin, kvinne- og barnesykdommer) Odd Meland (administrativ representant tidligere HiST) Anne Britt Hofstad (Arbeidstakerrepresentant NTL, DMF) Anne Grete Nilsen (Arbeidstakerrepresentant NTL, tidligere HiST) Erik Solligård (førsteamanuensis., Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikksb / FoU-leder anestesiavdeling. St. Olavs Hospital) Geir Slupphaug (professor, Institutt for kreftforskning og molekylærmedisin) Torunn Askim (prodekan FoUI, Fakultet for helse og sosialvitenskap / førsteamanuensis Institutt for nevromedisin) Albert Verhagen (seksjonssjef HR/HMS Det medisinske fakultet sekretariat for arbeidsgruppen) Gunnhild Furnes (seniorrådgiver Avdeling helsefag Ålesund). Rune Skibenes (seniorrådgiver Avdeling for helse, omsorg og sykepleie Gjøvik).

16 Tidsplan 13. mai : møte arbeidsgruppe 20. mai : møte arbeidsgruppe mai: drøfting av et utkast i ulike fora ved de involverte fakultet 4. juni: frist utredning administrativ organisering 16. juni : prinsipper for administrativ organisering drøftes i styremøtet NTNU 17. juni : drøftingsmøte LOSAM (DMF + FHS) 10. aug: forhandlingsmøte LOSAM (DMF + FHS) 25. aug: styrevedtak om administrativ organisering (NTNU)

17 Dimensjonering Arbeidsgruppen har ikke uttalt seg om dimensjonering av administrative funksjonsområdene på de ulike nivå. instituttstrukturen for Fakultet for medisin og helsevitenskap ikke er vedtatt ennå. Det er også uavklart om det skal opprettes et formelt nivå 4 ved fakultetene. Arbeidsgruppen mener imidlertid at et fjerde nivå er uunngåelig ved et fakultet med en omfang som det nye Fakultet for medisin og helsevitenskap vil ha, og forutsetter at det opprettes et nivå 4 ved fakultetet. beslutningen om gjennomgående prosesser ikke er på plass ennå.

18 Prinsipper utarbeidet av arbeidsgruppen Enhetlig ledelse er et viktig utgangspunkt. Administrative ledere på nivå 2 og 3 rapporterer til dekan / instituttleder og ikke til administrative ledere på et høyere nivå i organisasjonen. Sentralisering av transaksjonelle prosesser er mulig der hvor det er en stor mengde av oppgaver av samme type og det viktigste er riktig og rask respons, ikke geografisk nærhet. Oppgaver som ikke gjøres så ofte eller som er av spesialisert karakter, bør ligge på et nivå i organisasjonen hvor kompetanse kan bygges opp og vedlikeholdes, og tilstrekkelig kvalitet sikres. Administrative miljøer skal være attraktive på alle nivå ut fra omfang, arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling. Overordnet strategi og policyutvikling bør ligge på høyere nivå i organisasjonen mens operasjonelle prosesser bør utføres så brukernært som mulig. Kompetanse må hentes ut på tvers av nivå og organisering.

19 Tidligere innspill til Børresen Utvikling av standardiserte og digitaliserte prosesser, retningslinjer, maler og støttesystemer med tydelig prosesseierskap på nivå 1. Utvikling og drift av administrativ programvare og - systemer Opplæring og kompetanseutvikling av administrative ansatte i de ulike funksjonsområdene. Overordnet arbeidsgiveransvar (bl.a. kontakt med hovedsammenslutningene og departement). Juridisk støtte og rådgivning på de ulike funksjonsområdene.

20 Viktige forutsetninger Organisering må sikre alle vitenskapelig ansatte lik tilgang til administrative funksjoner Det må etableres arenaer hvor administrative ledere møtes for å drøfte utfordringer og løsninger Spesialisert kompetanse bør ligge mer sentralt Operative støtte bør ligge så brukernært som mulig. Volum og sårbarhet må vurderes før valg av løsning. Prioritering og styring av ressurs må være tydelig definert.

21 IT Integrasjonen med St. Olavs Hospital er et viktig premiss for IT-forvaltning ved fakultetet. Arbeidsgruppen støtter i stor grad sentralisering av IT-drift på nivå 1, men mener at suksesskriteriet for sentralisering er god ledelse, brukerorientering og ressurstilgjengelighet for primærvirksomheten. IT-funksjonene som er igjen etter sentraliseringen bør organiseres på nivå 2. Dette bør inkludere utvikling på IT-området innenfor forskning og utdanning av strategisk viktighet for fakultetet. Dekanen må ha styringsrett over ressurser og kompetanse på utviklingsområdet. Instituttene har behov for en fast kontaktperson for IT-relaterte spørsmål. Det bør spesielt sees på IT-støtte til enhetene i Gjøvik og Ålesund.

22 IT Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Fagnær IT (labutstyr, spesialløsninger, rådgiving ved anskaffelse av vitenskapelig utstyr) Drift- og brukerstøtte Basis IT (1. og 2. linje for alle standard tjenester ) IT-utvikling og drift av støttesystem til utdanning og forskning (knyttet til medisinstudiet, felles rombookingssytem med St. Olav, HUNT biobank og databank) X X X X Skal være tilstede på fakultet, slik at dekanen kan prioritere Må være tilgjengelig lokalt, men kan organiseres sentralt

23 Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Forvaltning og drift av Basis IT-tjenester og fagsystemer(sentraladminist rative systemer) Kan organiseres på nivå 1 Styring og utvikling av ITsystemene/IT-arkitektur (strategisk styring, standardisering, porteføljestyring) Foreslått organisert på nivå 1 IT-sikkerhet x Foreslått organisert på nivå 1, bør også være en rolle på nivå 2. AV-støtte til undervisning og møter Må være tilgjengelig lokalt, men kan organiseres sentralt

24 Kommunikasjon Behov for en større gjennomgang av kommunikasjonsområdet ved hele NTNU. Styrket kommunikasjonsressurser på nivå 3 på bekostning av ressurser på nivå 2. Studentrekruttering forankres i studiematrisen Behov for tett samarbeid mellom studentrekruttering og kommunikasjon Koordinering og strategisk kommunikasjon på nivå 2 Koordinering av nettarbeid på nivå 2 samt nettarbeid på nivå 3

25 Kommunikasjon Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Strategisk kommunikasjon Nettsidene overordnet Nettsidene enheter Kommunikasjonsmedarbeider til studentrekruttering og forskningsformidling X X X X

26 HR og HMS Internasjonal mobilitet på nivå 1 Organisasjons- og kompetanseutvikling på nivå 1 og 2 Diskusjon i arbeidsgruppen om organisering av HR-området Rekruttering fast vitenskapelig ansatte på nivå 2 Uenighet i plassering av øvrig rekrutteringsarbeid Gruppen foreslår at dekanen i forhandlingene med LOSAM ber om fullmakt til å organisere en større prosess rundt dette tidlig til høsten. Innenfor transaksjonell HR er arbeidsgruppen mot at variabel lønn og reiseregninger sentraliseres i et Shared Service Senter på nivå 1 som foreslått av Børresen-utvalget. Enhetene på nivå 3 og 4 har behov for en HR-medarbeider På HMS-området gjelder det at det overordnede ansvaret (system, opplæring, retningslinjer, arbeidsmiljøundersøkelser osv.) samt noen spesialistfunksjoner bør ligge på nivå 1 og 2. Praktisk HMS-støtte bør organiseres på nivå 3-4.

27 HR og HMS Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Personalforvaltning X X Noen oppgaver ligger under ledelsen / lederstøtte på nivå 3 Rekruttering X X Mottak og onboarding X Tilrettelegging på nivå 1 og 2 Ansvar for at opplæring er tilgjengelig ligger på nivå 2, ledere på hver enhet er ansvarlig for at opplæringen gis til den enkelte Generell opplæring av ansatte X X Tilrettelegging på nivå 1 Overordnet ansvar på nivå 2 Praksisopplæring på nivået der rollen finnes

28 Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Likestilling X Leder- og personalutvikling X Tilbud fra nivå 1 ønskes oppretthold og videreutviklet Konflikthåndtering X Spesialistkompetanse på nivå 1 HMS X X Dagens ordning ved DMF opprettholdes, men rolle- og oppgavefordeling må bedre synliggjøres

29 Forskning og innovasjon Sammenheng med integrasjonsprosjekt og opprettelse av enhet for støtte til forskning, utdanning og innovasjon Nivå 1 bør være ansvarlig for systemer og rutiner i forbindelse med forskningsetikk, sikker lagring av forskningsdata og juridisk rådgivning i forbindelse med helseforskningsloven. Også på nivå 2-4 bør det finnes kompetanse på disse områdene for å kunne gi forskere direkte støtte. Et viktig område som må vurderes er organisering av kjernefasilitetene og forskningsinfrastruktur. Koordinering av kjernefasiliteter er et ansvar for nivå 2, drift av kjernefasilitetene ved fakultetet må utredes nærmere.

30 Forskning og innovasjon Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader EU-rådgivning X Viktig å se i sammenheng med St. Olavs Hospital Søknadshjelp X X Viktig for nye miljøer også. Kan dette organiseres i en matrise? Inkludere forskningskoordinatorer på tidligere høyskolene? Store søknader på nivå 2, mindre søknader på nivå 3. Kompetanse bygges i matrise som koordineres av nivå 2. Innovasjon Samarbeidsorganet Global Helse X X X

31 Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Forskningskoordinator X Kan legges både på nivå 3 og 4 Helseforskningsloven, forskningsetikk med mer. X X Matriseorganisering er viktig Nivå 1 har også en viktig rolle Ph.d.-forvaltning X X Opptak kan ligge på nivå 3 Oppfølging på nivå 3 Disputas på nivå 2

32 Utdanning Hovedprinsipp for arbeidsgruppen på studieområdet er at oppgavene skal ligge på nivå 3 ut fra blant annet frekvens, effektivitet og nærhet, og at koordinering skjer på nivå 2. Nivå 2 har et særlig ansvar for å legge til rette for faglig synergi mellom de ulike utdanningene. Det er viktig at utdanningene som henger sammen sees under ett. Viktig med tilstrekkelig tilganger i systemer (FS) Studieveiledning på nivå 2-4 bør etter arbeidsgruppens mening styrkes og studieveiledere bør ha kompetanse til å finne fram i NTNUs studietilbud. Koordinering, gjennomføring og kvalitetssikring av muntlig/praktisk eksamen må styrkes på nivå 2-4. Dette gjelder særlig for profesjonsutdanningene. Brukerstøtte ved gjennomføring av eksamen ligger også til dette nivået.

33 Utdanning fortsetter Studentrekruttering er et ansvar for studiekonsulentene / studieseksjonen. Det er spesielt viktig å se på utfordringene som finnes ved NTNU Gjøvik og NTNU Ålesund. Arbeidet må gjøres i tett samarbeid med kommunikasjonsmedarbeidere. Internasjonalisering bør styrkes på nivå 2. Praksisplasser hentes fra ulike regioner i landet, og her er det anledning til å samle kompetanse i team. Se på hvordan medisinstudiet organiseres administrativt - det mangler en koordineringsfunksjon og bindeedd mellom institutt.

34 Utdanning Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Studentrekruttering X X Medisin: nivå 1 og 2 Master + EVU: nivå 1 og 3/4 Bachelor: nivå 1 og 3/4 Årsstudier: nivå 1 og ¾ Avhengig av hvordan masterutd organiseres Eksamen og klagesaker X X Veiledning X X Medisin på nivå 2 Praksis X X Koordinering på nivå 2 Kvalitetsarbeidet X X Koordinering på nivå 2, rolle for dekan Timeplan romplanlegging Må diskuteres hvordan det kan løses bedre enn i dagens situasjon ved DMF

35 Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Opptak og avslutning X Medisin på nivå 2 Vitnemål X Studieplanlegging X Medisin på nivå 2 Internasjonalisering og studentmobilitet PLUS-senteret X X

36 Lederstøtte Lederstøtte bør være tilgjengelig for ledere på alle nivå i organisasjonen. Hovedtyngden av administrativ støtte til operasjonell drift må ligge på nivå 2 og 3/4 Ved økt spesialisering av administrative funksjoner øker også behovet for generell lederstøtte på nivå 3 og 4 Arbeidsgruppen mener at det bør diskuteres om enhetene ved fakultetet har behov for en utreder som utøver generell lederstøtte på nivå 3 og 4, eller om denne funksjonen ivaretas godt nok hvis instituttene får de ressursene innenfor de ulike fagområder som skissert i dette notat (controller, HR-medarbeider osv.)

37 Økonomi Arbeidsgruppen mener at operativ støtte til forskere i søknadsprosesser (EU, NFR, osv.) bør ligge på nivå 2-3. Det gjelder også for oppfølging av prosjekter i prosjektfasen. Det er også avgjørende at prosjektstøtten har tilstrekkelig organisasjonskunnskap med tanke på TDI-kostnader, enhetens strategi Uenighet i arbeidsgruppen om plassering av controller funksjonen bør ligge på nivå 3. Dette bl.a. med bakgrunn i nærhet til fagmiljøene, støttefunksjonen og nærhet til lederen med BDM. Controllerfunksjonen ikke bare er en økonomirolle, men også en mer omfattende PBO-rolle som omfatte virksomhetsstyring i et større perspektiv bør organiseres på nivå 2 for å sikre et fagmiljø, kvalitet og utvikling, og redusere sårbarhet, samt sikre god kontakt mellom krav og bestillinger fra nivå 1 og ansvar for å utføre og følge opp på nivå 2 og 3. Controllerne viktig rolle for å sikre en enhetlig forståelse av rammer for totaløkonomien ved fakultetet.

38 Økonomi fortsetter Uenighet i arbeidsgruppen om plassering av prosjektøkonom Et flertall ønsker at prosjektøkonomene tilknyttes nivå 3, med en matriseorganisering når det gjelder utveksling av kompetanse og ivaretakelse av oppgavene ved fravær Et mindretall ønsker organisering på nivå 2 for å øke kvalitet, danne et attraktivt fagmiljø og redusere sårbarheten. Det er også større mulighet for å nå innsparingskravet ved å sentralisere prosjektøkonom på nivå 2 Dersom controllerfunksjonen legges til nivå 2, mener arbeidsgruppen at stillingsandelen også gjenspeiler tilstedeværelsestid ved enheten som betjenes. Arealforvaltning kan organiseres sammen med økonomi Arealforvaltning ved fakultetet krever ressurser til oppfølging både på nivå 2 og 3. Nivå 2 må ha en rolle som følger opp dekanens strategiske beslutninger og normer, mens nivå 3 har en mer operativ rolle som handler om arealfordeling for enheten, tilrettelegging, koordinering osv

39 Økonomi Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Controller X X Mye taler for å legge denne funksjonen på nivå 3, som lederstøtte til den som har BDM. Et økonomisk fagmiljø bør i så tilfellet sikres gjennom en matriseorganisering. I tillegg til controllere på nivå 3 trengs det også en controller på nivå 2. BtB X I tilfellet det ikke sentraliseres på nivå 1 Variabel lønn X I tilfellet det ikke sentraliseres på nivå 1

40 Oppgaveområde Nivå 2 Nivå ¾ Merknader Prosjektøkonom X X Mye taler for å legge denne funksjonen på nivå 3, som lederstøtte til den som har BDM. Et økonomisk fagmiljø bør i så tilfellet sikres gjennom en matriseorganisering. Arealforvaltning X X

41 Kartlegging utdanningsressurser

42 Mandat Fakultetsledermøtet har nedsatt en arbeidsgruppe for å bidra til å kartlegge stillingsressurser og undervisningsoppgaver. Målet er å få etablert et datagrunnlag for strategisk ressursplanlegging ved DMF. Prodekan Øyvind Ellingsen leder arbeidet, med Børre som sekretariat. Gruppa skal rapportere jevnlig til fakultetsledermøtet som er styringsgruppe. Arbeidet avsluttes før

43 Leveranse En komplett liste over stillinger på fakultetet knyttet til undervisningsenheter og program Et verktøy for dekan og instituttleder i diskusjonene for ressursfordeling mellom enheter. 3

44 Dagens punkter Status fra arbeidsgruppen Omfang rapport Veien videre

45 Status fra arbeidsgruppen (1) Fakultetsledermøtet har nedsatt en arbeidsgruppe for å bidra til å kartlegge stillingsressurser og undervisningsoppgaver Kartlegging gjennomført. (Smakebiter følger)

46 Datainnsamling (1) Radetiketter Beregnet U.Kapasitet Rapp U.Kapasitet Levert Utdanning Andel ift rapp kap LBK % IKM % ISM % ISB % INM % RKBU % Kavli/CNC % Totalsum %

47 Datainnsamling (2) LBK Beregnet U.Kapasitet Rapp U.Kapasitet Levert Utdanning Andel ift rapp kap % APR % Farmakologi % Farmasi % Gynekologi % Immunologi/transfusjonsmedisin ( % Medisinsk biokjemi % Medisinsk genetikk % Medisinsk mikrobiologi % Obstetrikk % Pediatri % Ultralyd % Totalsum %

48 Datainnsamling (3) LBK Beregnet U.kapasitet Rapp U.kapasitet Levert utdanning Andel ift rapp kap Instituttleder Professor % Professor II % Førsteamanuensis % Førsteamanuensis II % Universitetslektor % Universitetslektor I % Forsker % Postdoktor Stipendiat % Førstekonsulent Overingeniør Senioringeniør Seniorkonsulent Stillingskode ikke valgt Totalsum %

49 Datainnsamling (4) INM Beregnet U.Kapasitet Rapp U.Kapasitet Levert Utdanning Andel ift rapp kap % Basale laboratoriefag INM % Bevegelsesvitenskap % Fysikalsk medisin % Helseinformatikk % Nevrokirurgi % Nevrologi/ klinisk nevrofysiologi % Ortopedi % Revmatologi % Slag/ geriatri % Voksenpsykiatri og medisinske adferdsfag % ØNH/ Kjevekirurgi % Øye % Totalsum %

50 Datainnsamling (5) ISM Beregnet U.kapasitet Rapp U.kapasitet Levert utdanning Andel ift rapp kap Instituttleder Professor % Professor II % Førsteamanuensis % Førsteamanuensis II % Universitetslektor % Universitetslektor I % Forsker % Postdoktor % Stipendiat % Stillingskode ikke valgt % Totalsum %

51 Datainnsamling (6) ISB Beregnet U.kapasitet Rapp U.kapasitet Levert utdanning Andel ift rapp kap Instituttleder Professor % Professor II % Førsteamanuensis % Førsteamanuensis II % Universitetslektor % Universitetslektor I % Forsker % Postdoktor % Stipendiat % Avdelingsingeniør Overingeniør % Rådgiver % Senioringeniør % Stillingskode ikke valgt % Totalsum %

52 Status fra arbeidsgruppen (2) Fakultetsledermøtet har nedsatt en arbeidsgruppe for å bidra til å kartlegge stillingsressurser og undervisningsoppgaver Kartlegging gjennomført. (Smakebiter følger) Målet er å få etablert et datagrunnlag for strategisk ressursplanlegging ved DMF. Mangler definerte referanseverdier for å vite hvordan ressursene brukes.

53 Status fra arbeidsgruppen (3) Fakultetsledermøtet har nedsatt en arbeidsgruppe for å bidra til å kartlegge stillingsressurser og undervisningsoppgaver Kartlegging gjennomført. (Smakebiter følger) Målet er å få etablert et datagrunnlag for strategisk ressursplanlegging ved DMF. Mangler definerte referanseverdier for å vite hvordan ressursene brukes. Hvordan bidra til et etablert system for ressursplanlegging Diskusjon videre arbeid rundt aktivitetsrapporten/virksomhetstyring

54 Status fra arbeidsgruppen (4) Fakultetsledermøtet har nedsatt en arbeidsgruppe for å bidra til å kartlegge stillingsressurser og undervisningsoppgaver Kartlegging gjennomført. (Smakebiter følger) Målet er å få etablert et datagrunnlag for strategisk ressursplanlegging ved DMF. Mangler definerte referanseverdier for å vite hvordan ressursene brukes. Hvordan bidra til et etablert system for ressursplanlegging Diskusjon videre arbeid rundt aktivitetsrapporten/virksomhetstyring Levere rapport innen 1. juli 2016 Forslag disposisjon

55 Rapport Disposisjon 1. Mandat /mål 2. Organisering/gjennomføring 3. Sammendrag 4. Metode og kartlegging av fakta 5. Forslag til tiltak videre

56 Studiekvalitetsarbeid: Aktuelle tiltak nivå 1-2 Nivå 1 Bedre system for håndtering av rapportene. Ønsket er et system som logger og purrer instituttene automatisk, og som gir brukervennlig lesetilgang for ansatte og studenter. DMF Seminar om studiekvalitetsarbeidet for studenter og ansatte fredag 16.9 kl. 12:30-15:00. Fokus på rammer og samarbeidsformer: studiekvalitetssaker på instituttenes ledermøter, programråd mv. Standard powerpoint-presentasjon om kvalitetsarbeidet til oppstartsmøtene på alle emner Studentkonkurranse om hvilket emne som har høyest deltakelsesprosent i Studiebarometeret høsten 2016 Dialogmøter mellom instituttene og prodekan for utdanning om «gjengangere» og utfordringer i kvalitetsarbeidet Fokus på studiekvalitet og rammebetingelser i fakultetets personalplan og ressursforvaltning 1

57 Aktuelle tiltak institutter / studenter Instituttledelsen Hvordan gjøre handlingsplanene til mer enn en papirtiger? Hvordan unngå at NOKUT underkjenner kvalitetsarbeidet? Studieprogammer og emner Studiekvalitetsarbeid: inspirasjon versus stressfaktor Rammebetingelser for god læring Programrådslederforum med prodekan for utdanning Lederutvikling for undervisningsenhetslederne Studentene En viktig motivator for bedre studiekvalitet Endringsagenter i ledermøtene på fakultet, institutter, programråd 2