Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF

Transkript

1 Dato Referanse 2014/ av 4 Det medisinske fakultet Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF Tilstede: Forfall: Björn Gustafsson, Pål Romundstad, Øyvind Ellingsen, Lars Jacob Stovner, Siri Forsmo, Magne Børset, Toril N. Hernes, Marite Rygg, Sven Carlsen, Maren Ellingsen (FTR2 sak 1-3), Surur Taso, Vegard Sollie (sak 3-6), Marita Olaussen, Håvard Tangvik, Kari Håland, Anne Silja Leer, Tore Romundstad (sak 1-4), Lars Ødegaard, Albert Verhagen, Knut Arne Kissten, Rannveig Tellemand Storeng, Arild Skaug Hansen, Johanne Nome, Hanne Smevik (sak 4 og 5), Børre Flovik (sak 4 og 5), Judith Rødsten Hilde Grimstad, Odd Sverre Westbye, May-Britt Moser, Olav Haraldseth, Terje Espevik, Jannicke Ankile, Anne Kari Knudsen, Halfdan A. Bigseth (FTR1), Torill Naavik, Hilde E. Woll Om: Fakultetsledermøte ved Det medisinske fakultet (DMF) Møtetid: Tirsdag 3. mai 2016, kl Møtested: MTM32, MTFS Sak Tema Ansvarlig 1 Dekanens tid Integrasjonsprosjektet - I stort felles ledermøte forrige uke ble det presentert forslag om en visedekan som leder for forskning- og utdanningsstaben i det integrerte sykehuset. Det regionale perspektivet skal ivaretas. Det forberedelses en styresak til begge organisasjoners styremøter. Møte med helseministeren - På det årlige møtet mellom helseministeren og medisindekanene var første sak drøfting av praksisplasser i kommunene. KD vurderer å gi kommunene ansvar for praksisplassene, men utfordringen er ulik finansiering av spesialistog kommunehelsetjenesten. Den andre saken var helsedataregistre, og hvordan ta ut potensialet av disse. Det oppleves mange hindringer både økonomisk og i lovverket, og det er derfor nødvendig med en revisjon. Rådet for Helse og omsorg 21 har også bedt om en gjennomgang av systemet. Faglig organisering - Stort engasjement i siste workshop, og det er holdt møte i arbeidsgruppen. Innspillene fra fagmiljøene tyder på at de fleste vil organisere nye fag etter samme struktur som dagens DMF. Unntaket er sykepleie, hvor det ikke er gitt entydig signal. Gjøvik og Ålesund har meldt at de ønsker egne institutter, og eventuelt et tverrfaglig institutt lokalt. Björn Gustafsson Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Judith Rødsten forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks Tlf: 7489 Trondheim Olav Kyrres gt All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 DMF vil spille inn modell 1, som i hovedsak blir dagens instituttstruktur men med et eget institutt for psykisk helse i tillegg. Radiografutdanningen er foreslått lagt til ISB, ergoterapi-, fysioterapi og audiografutdanningen til INM og sykepleie til ISM. DMF vil ikke anbefale stedlige institutt i Gjøvik og Ålesund. EU-evaluatorer - Rektor ønsker flere forslag. Det oppfordres sterkt til å melde seg! Nasjonal forskningsinfrastruktur - Alle som skal søke via denne utlysningen må melde fra til instituttleder og fakultetet institusjonen skal sende inn søknaden. Disse er registrert hos Forskningsseksjonen: o NorBrain (Edvard Moser, koordinator) o ELIXIR (Finn Drabløs, partner) o NORMOLIM (Olav Haraldseth, partner) o NorMIT (Petter Aadahl/Jan Gunnar Skogås, partner) o Almennmedisin (Egil Fors, partner) Ta kontakt med Soknadshjelpen@medisin.ntnu.no for administrativ støtte. 2 Studentenes tid Studentens hverdag er p.t preget av mye eksamensforberedelser. Studentrådet jobber med deltakelsen på årets AMEE i Barcelona. Ellers deltar studentene i referansegrupper for emneprosjektene. Hele studentgruppen har vist stort engasjement i forslag til fakultetsnavn, og er tilfreds med at medisin ble beholdt i navnet. Maren Ellingsen 3 Handlingsplaner for studiekvalitet (vedlegg) DMF er klart dårligst på referansegrupperapporter ved NTNU! Ref oppslag i Under dusken. For medisin: 44% publisert, for master og bachelor: 15% (se nærmere detaljer i vedlegget). I dialogmøtet med prorektor ble DMF utfordret på de dårlige resultatene. Prodekanene roser studentene for initiativet. Kvalitetsarbeidet ved studieprogrammene skal gjennomføres, og DMF finne ut hvordan vi kan bli bedre. Hva ønsker vi å oppnå? Hvordan dokumenterer vi? Hvem er nøkkelpersonene? Hvordan er ressursstyringen på instituttet? Instituttleder sitter med ansvar for personer og ressurser, må ta tak i det overordna faglige perspektivet. Det meldes fra flere institutt at noen rapporter er skrevet, men ikke publisert eller i noen tilfeller lagret på feil sted. Studentene har verifisert at det ikke opprettes referansegrupper for alle emner, og ønsker å samarbeide med instituttene om å finne løsninger. DMF må gi innspill til den tekniske løsningen, men parallelt må instituttene jobbe med forbedringsarbeid. Oppfølging: Instituttene sporer og legger inn eksisterende rapporter innen 1. juni Møte mellom prodekan utdanning og instituttene om kvalitetsarbeid og andre saker før sommeren Referansegruppearbeid eget tema på strategiseminar i september med studentene Oppfølgingssak om studiekvalitetsarbeidet på utvidet fakultetsledermøte hvor også nestlederne for utdanning er invitert - tirsdag 24. mai Øyvind Ellingsen Maren Ellingsen Instituttlederne

3 3 4 Utvidet mandat samt status for Ressursgruppen for undervisningskvalitet/ellingsenutvalget Hvilke undervisningsressurser har DMF, og hvordan brukes de? Det etterlyses mer informasjon i Aktivitetsrapporten for å komplettere grunnlaget. Dataene må være riktige, og systemet må ha fagområder og undervisningsenheter. Vi må vite hva vi skal måle, og hvilke ressurser vi har til rådighet. For at jobben skal være overkommelig bør den avgrenses, ikke minst fordi framtida til Aktivitetsrapporten er usikker. Oppsummert: Utvidet mandat virksomhetsstyring? AKTIVITETSRAPPORTEN Nyttig verktøy => forbedringspotensiale Utvidet / nytt mandat for videre arbeid DISKUSJONSPUNKTER Hva vil vi bruke dataene til? Hvilke utfordringer er aktivitetsrapporten et svar på? Hvordan skal datainnsamlingen organiseres? Forhold til BEVISST/COGNOS andre systemer? Hva om vi får nytt timeplansystem? Tidshorisont for Aktivitetsrapporten? Øyvind Ellingsen Foreløpig konklusjon og framdrift: AKTIVITETSRAPPORTEN ISM leverer sine data for undervisningskapasitet og undervisningsaktivitet innen 9. mai Ressursgruppen presenterer foreløpige resultater på neste utvidede fakultetsledermøte 24.mai og utarbeider deretter en skriftlig rapport UTVIDET / NYTT MANDAT? Tar diskusjonen på bakgrunn av erfaringene på fakultetsledermøtet 24. mai. 5 Utlysning av regionale forskningsmidler for 2017 (vedlegg) Gjelder Samarbeidsorganet HMN/NTNU og Felles forskningsutvalg St. Olavs Hospital/DMF Se Pål Romundstad Vesentlige endringer for årets søknadsrunde, bl.a. ny E-søknad. 2 nye søknadskategorier for Samarbeidsorganet i år: - Strukturelle tiltak (forskningsinfrastruktur, tiltak som ikke er koplet til spesifikt prosjekt) - Innovasjonsrettede stillinger innenfor tjeneste- eller produktinnovasjon (TTO er med i evalueringskomiteen). Klinikk/helseforetak skal velges som søkeinstitusjon, mens NTNU/institutt er vertsinstitusjon. Det må redegjøres for samarbeid med klinikk/helseforetak i søknaden, ogforskeren har ansvaret for at søknaden forankres både hos klinikk og institutt. Brukermedvirkning og nytteverdi skal beskrives (5 kriterier for hver) Lederforankring ved NTNU må gis i eget forankringsskjema. NB: Søknadene legges til side hvis det formelle ikke er i orden. Helseforetaket skal krediteres i publikasjoner, og det er rapporteringsplikt.

4 4 Manglende rapportering kan føre til at tidligere tildelinger kan bli trukket tilbake. Viktigst: Synliggjøre bruk av penger og helseforetakets bidrag, gjelder alle som bruker midlene. 6 Dekanens tid forts Administrativ organisering (vedlegg) Rapporten fra Børresen-utvalget ble presentert i et felles møte med Arbeidsmiljøutvalget, sentralt og lokale samarbeidsutvalg (SESAM og LOSAM) 2. mai. Rapporten skisserer alternative modeller for alle funksjonsområder og fellesadministrasjonen ved NTNU, og høringsfrist er 4. juni. Björn Gustafsson Albert Verhagen Rapporten er kunngjort på Innsida sammen med utfyllende informasjon om prosessen: /messageserviceredirect/message/urn:uuid:c55886ad-cea5-368d f7af4709ab Albert presenterte videre arbeid med intern organisering og medbestemmelse ved fakultetene og fellesadministrasjonen, se vedlegget.

5 Handlingsplaner for studiekvalitet 89% uten referansegrupperapporter 85 % uten emneevalueringer

6 Kvalitetssikring Ved DMF Maren Elllingsen FTR 2

7 Referansegrupper 3 møter i semesteret Skriver en rapport etter tredje møte Er emnet lite kan hele gruppa være referansegruppe Vanligste metoden brukt, men kan også: Gjøre en spørreundersøkelse Annet Emneansvarlig sin oppgave at dette gjøres, og hvert emne skal resultere i en emnerapport hvor studentenes tilbakemelding skal gjengis eller legges ved. Det skal lages en handlingsplan besluttet av instituttleder ut fra denne emnerapporten. 3

8 Emnerapporter Medisin 44,4% 56,5% Ikke offentliggjort Offentliggjort 4

9 Emnerapporter: Bachelor og master 85% 15% Ikke offentliggjort Offentliggjort 5

10 IKM LBK INM Ikke offentliggjort Offentliggjort Ikke offentliggjort Offentliggjort Ikke offentliggjort Offentliggjort ISM ISB 6 Ikke offentliggjort Offentliggjort Ikke offentliggjort Offentliggjort

11 Kvalitetsarbeid ved studieprogrammene DISKUSJONSPUNKTER Hva vil vi oppnå i forhold til emner og programmer? Hvor står vi nå? Hva bør vi gjøre videre? Hvordan dokumenterer vi kvalitetsarbeidet? NØKKELPERSONER Studenter Emneansvarlige Programleder Instituttleder 7

12 Emneevaluering og referansegrupperapporter Prodekan Øyvind Ellingsen Fakultetsledermøtet

13 Krav til studentinvolvering i kvalitetssikringssystemet Referansegrupper Referansegrupperapporter DMF egen mal Spørreundersøkelser Evaluering kan skje muntlig Brukes disse skal det dokumenteres og legges inn i dokumenteringsverktøyet 9

14 Emneevalueringer Skal gjennomføres hver gang et emne undervises DMF egen mal Skal inneholde referansegrupperapport/ annen studentevaluering Emneansvarlig har ansvaret for at det foreligger evaluering fra studentene Instituttleder har ansvar for at det foreligger emneevalueringer innen gitte frister (15. feb og 15. sept) 10

15 Forventninger Få lagt inn alle referansegrupperapporter, emneevalueringer, undervisningsenhetsrapporter og studieprogramrapporter for 2015 innen 1. juni Sørg for at evalueringer blir gjennomført for vårens emner og rapporter blir innlagt innen fristen 15. september Utvikle rutiner for at å sikre at evalueringer gjennomføres og legges inn i systemet 11

16 Oppfølging Instituttene sporer og legger inn eksisterende rapporter innen 1. juni Møte mellom prodekan utdanning og instituttene om kvalitetsarbeid og andre saker før sommeren Referansegruppearbeid eget tema på strategiseminar i september med studentene Oppfølgingssak om studiekvalitetsarbeidet på utvidet fakultetsledermøte hvor også nestelederne for utdanning er invitert tirsdag 24. mai 12

17 Utlysning av regionale forskningsmidler for 2017 Samarbeidsorganet HMN-NTNU Felles forskningsutvalg for St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet, NTNU (FFU)

18 Søknadskategorier Samarbeidsorganet HMN-NTNU Ph.d. (med og uten kjent kandidat) Postdoktor Forsker Utenlandsstipend (3-12 mnd.) Flerårig prosjekt (inntil 1,5 mill./år i inntil 5 år) Strukturelle tiltak (nytt i år) Innovasjonsrettede stillinger (nytt i år) Felles forskningsutvalg Toårig forskningsprosjekt (inntil 1 mill.) Forskerstilling (50% kombinert stilling, i inntil 3 år)

19 Hvordan søke Søknader skal sendes via helseforetakenes elektroniske søknadssystem, esøknad. NY esøknad åpner 3. mai Søknadsfristen er 13. juni 2016 kl. 15:00.

20 Formelle krav til søknaden Samarbeid med helseforetak Søknader som utgår fra NTNU må ha samarbeid med klinikk i helseforetak, og denne må velges som søkerinstitusjon når søknaden opprettes Det skal redegjøres for samarbeidet i prosjektbeskrivelsen Alle samarbeidspartnere skal bekrefte sitt samarbeid i esøknad

21 Søkerinstitusjon/vertsinstitusjon Prosjekter som skal forvaltes ved DMF må oppgi institutt som vertsinstitusjon Søkerinstitusjon og vertsinstitusjon er lagt inn i systemet på forhånd

22 Lederforankring Det er krav om lederforankring i helseforetak for alle søknader Forankring fra NTNU må gis i eget forankringsskjema Forankringsskjemaet må lastes opp som vedlegg til søknaden før søknadsfristen Med forankring menes at leder gir en kommentar vedrørende prosjektet, og at det eksplisitt fremgår av kommentaren at søknaden støttes

23 Brukermedvirkning Søkere skal beskrive hvem som er brukere av resultatene av forskningsprosjektet, og redegjøre for i hvilken grad brukerne er involvert i planlegging og/eller gjennomføring av prosjektet. Dersom brukermedvirkning ikke er relevant for prosjektet, skal det beskrives hvorfor Nytteverdi Prosjektsøknadene skal beskrive forventet nytte for pasienten og tjenesten, og hvordan ny kunnskap kan tas i bruk i tjenesten. Søknader som ikke oppfyller formelle krav vil bli avvist.

24 Viktig informasjon til mottakere av forskningsmidler Publikasjoner og krav til adressering OBS! Det kreves at vitenskapelige publikasjoner krediteres det aktuelle helseforetaket gjennom adressering. Rapportering Det er rapporteringsplikt på forskningsmidler tildelt fra Helse Midt- Norge RHF. Det skal rapporteres en gang årlig Manglende rapportering og manglende adressering til helseforetak medfører at midlene trekkes tilbake før prosjektperiodens utløp.

25 Mer informasjon om utlysningene: Kontaktinformasjon sekretariatet:

26 Felles møte LOSAM, SESAM og AMU 2. mai 2016

27 Videre arbeid med intern organisering 4. mai til 4. juni (høringsrunde Børresenutvalgets innstilling) utredning av intern administrativ organisering ved enhetene 5. juni til 15. august (første styrebehandling om administrativ organisering) forhandling/drøfting i LOSAM/SESAM om intern administrativ organisering 1. juni til 1. september nåværende stilling og overordnet kompetanseprofil beskrives 25. august styrevedtak om administrativ organisering av NTNU september til 1. oktober ny bemanningsplan (stillingsstrukturen) ved enheten bestemmes 1. oktober til 1. desember innplassering av ansatte i bemanningsplan (stillingsstrukturen) 2

28 Rammer for innplasseringsprosessen Omstillingshåndbok for perioden Omstillingsavtale for perioden Utfyllende beskrivelser til omstillingshåndboka og omstillingsavtalen 3

29 Oppgaver for enhetene nå Mai utrede alternativer for enhetens organisering forberede drøfting og forhandling i LOSAM/SESAM tidsplan for drøfting og forhandling i juni-aug Juni til august: Forhandling i LOSAM ved fakultetene/ntnu i Gjøvik og Ålesund/VM Forhandling i SESAM om organisering i fellesadministrasjonen Beskrivelsene av oppgavene kommer i brev 4. mai 4

30 Medbestemmelse på intern organisering Arena for medbestemmelse Utpekt arbeidsgiverrepresentant Arbeidstakerrepresentanter Fakultet for ingeniørvitenskap Dekan ved IVT LOSAM ved IVT LOSAM ved fakultet for teknologi Fakultet for naturvitenskap Dekan ved NT LOSAM ved NT LOSAM ved fakultet for teknologi Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk Dekan ved IME LOSAM ved IME LOSAM ved fakultet for teknologi Det humanistiske fakultet Dekan ved HF LOSAM ved HF Fakultet for medisin og helsevitenskap Dekan ved DMF LOSAM ved DMF LOSAM ved helse og sosialvitenskap Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap Dekan ved SVT LOSAM ved SVT LOSAM fakultet for lærerutdanning LOSAM helse og sosialvitenskap Fakultet for økonomi Fungerende dekan HHiT LOSAM ved SVT LOSAM ved HHIT Fakultet for arkitektur og design Dekan ved Arkitekt LOSAM ved arkitekt NTNU i Gjøvik Viserektor NTNU i Gjøvik LOSAM ved NTNU i Gjøvik NTNU i Ålesund Viserektor NTNU i Ålesund LOSAM ved NTNU i Ålesund 5 Fellesadministrasjonen Organisasjonsdirektøren SESAM