Prosjekt Tekniske metodiske funksjoner (TekMed) Informasjonsmøte DMF 19. og 20. januar 2011

Transkript

1 1 Prosjekt Tekniske metodiske funksjoner (TekMed) Informasjonsmøte DMF 19. og 20. januar

2 2 Forprosjekt TekMed Hvorfor? Utviklingen ved DMF de siste fem år Økt laboratorieareal med > 50 % Utstyrsanskaffelser knyttet til fase 1 og 2 i nytt sykehus ca 484 MNOK Økt eksternt finansiert virksomhet med ca 63 %, konkurransen om prosjektmidler skjerpet Økning antall ansatte i tekniske stillinger (herav utfordr knyttet til midlert.) Krav om strategiske stillingsplaner ved NTNU Behov for kunnskap om hva fakultetet har til rådighet av infrastruktur og bruken av dette samt strategisk planlegging. Trolig et stort potensial ved DMF til bedre utnyttelse av infrastrukturen. Styrevedtak september 2010

3 3 Sluttrapport forprosjekt Noen funn: Mindre enn 50 % av enhetene gjennomfører årlige medarbeidersamtaler med ansatte i tekniske stillinger. Lite planmessig oppfølgning og system for kompetansekartlegging og kompetanseheving. Mange forslag til mulige kjernefasiliteter, noen innspill knyttet til organisering av disse Man ser potensial for mer samarbeid på tvers. Dagens samarbeid foregår i stor grad ved behov og uten formelle avtaler. Noe uoversiktlig å finne informasjon om utstyr og hvem som innehar kompetanse om bruk av dette. Det benyttes mye ressurser på de ulike enhetene til opplæring innenfor bl.a. basalt laboratoriearbeid. Hensiktsmessig med felles kurs? Det brukes mye ressurser på fellesfunksjoner. Spesielt nevnes bestillingsprosessen samt unødig ressursbruk på drift av utstyr grunnet manglende serviceavtaler.

4 4 forts. sluttrapport forprosjekt Anbefalt videre arbeid: 1) Videreføring av prosjekt med tre delprosjekter. Forslag til tiltak skissert. 2) Nedsettelse av fire arbeidsgrupper for å se nærmere på: - Bestillingsprosessen - Serviceavtaler utstyr - Mulig effekt og organisering av felles kurs i basalt lab.arbeid, HMS-regler for studenter og nyansatte samt kartlegge evt andre kompetansegivende kurs for ansatte i tekniske stillinger - Utarbeide modell for direkte kostnader knyttet til tjenester og utstyr

5 5 Prosjektorganisering Prosjekteier: Dekanus Stig A Slørdahl Styringsgruppe: Dekanat Prosjektleder: Hilde Eilertsen Woll Referansegrupper: LOSAM og Instituttledergruppen Tre delprosjekter: Delprosjektleder Svanhild Schønberg: Organisering og drift av laboratoriene ved DMF Delprosjektleder Rune Standal: Utvikle en database for utstyr og metoder Delprosjektleder Albert Verhagen: Personell og organisering Tidsplan: Behandling av beslutningsnotat i fak.styre medio mai 2011

6 6 Prosjektforankring - informasjon Prosjektet er styreforankret Instituttledergruppen og LOSAM er referansegrupper (også i forprosjektet) Informasjon gitt Operative ledergrupper alle institutt Instituttsamling LBK Kontorsjefmøter Allmøter 19. og 20. januar Innsida og egen hjemmeside for prosjektet.

7 7 Leveranser og milepæler Prosjektet har definert følgende milepæler og leveranser: Leveranser og milepæler nov.1 0 jan. 11 feb1 1 mar.1 1 apr.1 1 mai. 11 Opprettelse av egen nettsider for prosjektet x Utarbeide forespørsel til enhetene knyttet til kjernefasiliteter x Analyse av tilbakemeldinger fra enhetene knyttet til kjernefasiliteter x Ferdigstille kravspesifikasjon utstyrsdatabase x Utarbeide utkast til CV-mal x Valg av løsning database x Utsending høringsforslag til enhetene vedrørende kjernefasiliteter x Diskusjon//høring i ulike fora knyttet til CV-mal x Utarbeidelse prosesskart x Ferdigstille CV-mal x Kompetansekartlegging for ansatte i tekniske stillinger x Innstilling kjernefasiliteter x Utarbeide beslutningsnotat x Behandling i styremøte x

8 8 Delprosjekt 1 Organisering og drift av laboratorier ved DMF Mål: Prosjektet skal bidra til optimal utnyttelse av utstyr, areal og kompetanse slik at interaksjonen mellom forskere regionalt/nasjonalt fremmes og vitenskapelig produksjon av høy kvalitet øker. Leveranser: Oversikt over laboratorieinfrastruktur ved DMF Gi prioritet til etablering av kjernefasiliteter i tråd med strategier Foreslå organisasjonsstruktur, metoder, utstyr, kompetanse som er nødvendig for etablering Kostnader forbundet med drift

9 9 Krav fra NFR om tilgjengelighet: Utstyrssøknader som ikke godtgjør nasjonal karakter, herunder tilgjengeliggjøring for relevante forskningsmiljøer/næringer, vil neppe vinne frem. Etablering av kjernefasiliteter en løsning?

10 10 Hva er en kjernefasilitet? Avansert utstyr/metoder Høyt kvalifisert personell Tilgang til forskere på like vilkår Egen forskning Service funksjon Dette er en organisering som skiller kjernefasiliteter fra forskningsgrupper

11 11 Hvorfor? Tilgjengelighet, åpen tilgang til utstyr/metoder og kompetent personell Optimal utnyttelse Unngå duplikatkjøp Redusere kostnader i forbindelse med drift for hver forsker Prioritering til nyinvesteringer Synliggjøre kompetanse Økt vitenskapelig produksjon Konkurranseevne Alle får mer av alt

12 12 Egeninteresse Mulig prioritering ressurstilgang fakultet Inntekter fra brukere (drift, oppgradering, personell, reinvestering) Mer bruk = samarbeid og ressurser til fagfeltet Legitimitet = bidrag til nyinvestering/oppgradering Mer midler til fagfeltet

13 13 Eksempler på kjernefasiliteter - FUGE-plattformene: Biobanker Mikromatrise Proteomikk Mic Bioinformatikk Andre: AKM, AKF, HUNT

14 14 Forslag kjernefasilitet fra institutt /enhet ved DMF Institutt/enhet Enhet for anvendt klinisk forskning Metabolomics og småmolekylær analyse Subcellular imaging Proteomikk og makromolekylær analyse Bioinformatikk Mikromatrisesenteret Bioplex analysis of cytokines Treningslab Ultralydlab MR senteret Forskningsposten Simulatoren FOR EM lab Histologi og donasjon Lab for klinisk nevrofysiologi/bevegelse HUNT AKM IKM IKM/ISB IKM IKM IKM IKM IKM ISB ISB ISB ISB ISB ISB LBK LBK INM ISM Fak.

15 15 Delprosjekt 2 - Utstyr og metoder Delprosjektet skal: Sørge for synliggjøring av metoder og utstyr i en database skal kunne benyttes til både forsknings-/undervisnings-/og administrative formål Tiltakene skal videre: Kartlegge og vurdere hvordan best mulig ivareta det utstyret fakultetet har og skaffer til veie. Kartlegge eksisterende metoder tilknyttet funksjoner og utstyr. Ved bruk av system legge til rette for synliggjøring av ressurser (utstyr og kompetanse) samt synliggjøre kurant utstyr som ikke er i bruk. (I vurderingen vil det bli gjort en vurdering av hvorvidt det er mulig og hensiktsmessig å ha en felles utstyrsdatabase med bl.a. St. Olavs Hospital)

16 16 Kravspesifikasjon Felles database med St. Olavs Hospital Felles database med NTNU Tilgang for alle ansatte Serviceavtaler Anskaffelse Pris, dato, avskrivning, finansiering, etc Leverandør K-sted for drift og vedlikeholdsutgifter Utstyrsansvarlig

17 17 Forts. kravspesifikasjon Hendelseslogg Søkemuligheter Rapport/utskriftsmuligheter Varsling ved utløp av frister Mulighet for opplasting av vedlegg Bookingsystem for utstyr

18 18 Metoder Foretatte vurderinger Skal gjenfinnes i en utvidet cv-mal

19 19 Bookingsystem primært for kjernefasiliteter Må kunne logge bruk Forenkle intern handel og fakturering Erfaringer fra UiB Nødvendig for etablering av kjernefasiliteter

20 20 Delprosjekt 3 - Personell og organisering Delprosjektet skal: sikre kvalitet i rekrutteringsprosessen legge til rette for at kompetansekartlegging er en del av den årlige medarbeidersamtalen for alle ansatte Tiltakene skal videre: bidra til at fakultetet får oversikt over hvilken kompetanse den enkelte medarbeider i tekniske stillinger innehar legge til rette for en god organisering ved eventuell opprettelse av kjernefasiliteter

21 21 Tema ved utvikling av CVdatabasen: Avklaring områder i CV-databasen Utdanning Praksis Kompetanse Kurs, sertifisering Vitenskapelig produksjon Avklaring bruksområder CV-database Synliggjøring kjernefasilitet Salg av tjenester Strategisk personalplan Individuell utviklingsplan Avklaring roller og tilgang Avklaring begrensninger Datatilsynet

22 22 Kravspesifikasjon Databasen må kunne brukes på engelsk og norsk Kobling mot Pagaweb Ulike bruksområder og tilsvarende tilgangsnivå Rapporteringsmulighet på enhetsnivå Inndeling i stillingskategorier for framtidig bruk Weborientert Brukervennlig / intuitiv

23 23 Delprosjekt 3 Personell og organisering

24 24 Delprosjekt 3 Personell og organisering

25 25 Kom gjerne med innspill

26 26 Arbeidsgrupper jfr sluttrapport 1. Bestillingsprosessen 2. Serviceavtaler utstyr 3. Mulig effekt og organisering av felles kurs i basalt lab.arbeid, HMS-regler for studenter og nyansatte samt kartlegge evt andre kompetansegivende kurs for ansatte i tekniske stillinger 4. Utarbeide modell for direkte kostnader knyttet til tjenester og utstyr

27 27 Status arbeidsgrupper Bestillingsprosessen Mål: Vurdere mulig rasjonalisering av prosess for anskaffelse av lab.rekvisita Arbeidet påstartes mai Det er ønskelig å hente ut erfaringer fra egen fagbestiller ved IKM (ny stilling fom Serviceavtaler for vitenskapelig utstyr Arbeidsgruppe nedsatt Arbeidet vil bli utført 2. kvartal

28 28 forts. status arbeidsgrupper Organisering av kurs - Arbeidsgruppe nesten klar - Arbeidsperiode januar mai 2011 Modell for direkte kostnader knyttet til tjenester og utstyr (lab. aktivitet) Arbeidet er godt i gang og mye kartleggingsarbeid foretatt Planlagt vedtak april

29 29 Avslutningsvis Det legges opp til åpenhet i prosjektet Vi oppfordrer til å benytte prosjektets web-sider Det oppfordres til å komme med innspill og spørsmål direkte til delprosjektleder og delprosjektledere