Førstekonsulent (1408), seniorkonsulent. Førstekonsulent (1408), seniorkonsulent (1363), rådgiver (1434) Lederstøtte ved bemanningsplanlegging

Transkript

1 IKM Ekskl. kontorsjef Ledelse/ lederstøtte Studie Forskning HR/HMS Økonomi Kommunik. Årsverk 2,1 1,7 0, ,5 9,8 Inkl. kontorsjef seniorkonsulent (1363), rådgiver, Bistå instituttledelsen med utredningsoppgaver og generell saksbehandling og kontorstøtte. Stedfortreder for kontorsjef. Adm. koordinator CEMIR. Konsulent (1065), førstekonsulent (1408), rådgiver Lederstøtte, utredning, informasjon, praksis, utplassering, studieadm. saksbehandling og veiledning for instituttets Seniorkonsulent (1363), rådgiver kvalitetssikring og internkontroll rådgiver basert på enhetens strategi. Onboarding og oppfølging av nyansatte. Førstelinje spørsmål fra ansatte og ledere innenfor HR-området. Kontaktpunkt for HR-seksjonen. rådgiver funskjsonsbeskrivelse av rollen prosjektøkonom (lokal prosjektstøtte) rådgiver LBK Årsverk 0,5 2 0, ,5 6,5 Inkl. kontorsjef seniorkonsulent (1363), rådgiver, rådgiver Tekniske stillinger er ikke berørt ISS Årsverk 0,5 12, ,5 18,5 Inkl. kontorsjef seniorkonsulent (1363), rådgiver, rådgiver Forskningsstøtte helsefag (50%), søknadsstøtte, rådgiving, NB! +HUNT.

2 INB Årsverk 0, ,5 14 Inkl. kontorsjef seniorkonsulent (1363), rådgiver, rådgiver Forskningsstøtte helsefag (50%), søknadsstøtte, rådgiving, ISB Årsverk 1,26 4,75 0, ,5 11,01 Inkl. kontorsjef Fullmektig (1068), konsulent (1065), førstekonsulent (1408),, Bistå instituttledelsen med saksbehandling og kontorstøtte. Stedfortreder for Adm.støtte CIUS. rådgiver Lederstøtte, utredning, IPH Årsverk 0,5 3 0, ,5 6,5 Inkl. kontorsjef seniorkonsulent (1363), rådgiver, rådgiver basert på enhetens Tjenester fra Fellesadm. strategi. Onboarding og oppfølging av nyansatte. Førstelinje spørsmål NB! +RKBU og NAKU

3 KIN Årsverk 2,7 0,5 0, ,7 Inkl. kontorsjef (1408), seniorrådgiver (1363) Konsulent (1065), Førstekonsulent rådgiver Bistå instituttledelsen med kontorstøtte, utredningsoppgaver, rådgiving og generell saksbehandling. Lederstøtte, utredning, informasjon, studieadm. saksbehandling og veiledning for instituttets studieprogrammer, emner, phd Tjenester fra Fellesadm. Tjenester fra Fellesadm. IHG Ledelse/ lederstøtte Studie Forskning HR/HMS Økonomi Kommunik. Årsverk 0 6, ,22, seniorkonsulent (1363), rådgiver, seniorkonsulent (1363), rådgiver, lederstøtte, brukerstøtte, kommunikasjon, HR og HMS. *+1,33 ÅV tjenesteavtale Lederstøtte, brukerstøtte *+0,45 ÅV tjenesteavtale Lederstøtte, brukerstøtte. *+1 ÅV tjenesteavtale * Må avklares. IHÅ Ledelse/ lederstøtte Studie Forskning HR/HMS Økonomi Kommunik. Årsverk , ,5 Seniorrådgiver (1364) seniorkonsulent senior- Rådgiver (1363), rådgiver konsulent (1363), rådgiver Lederstøtte, utredning, studiekoordinering, kommunikasjon, økonomi, HR/HMS Praksiskoordinator, utredning, veiledning, internasjonalisering, utveksling, kvalifikasjonsvurdering og innpassing, vitnemål og eksamen, tilrettelegging og permisjoner for studenter. Lederstøtte, brukerstøtte, personaloppfølging, rekruttering, HMS, sensoravtaler, timeavtaler, lønn Controller, forsknings- og innovasjonsstøtte, BOA, TDI, innkjøp og økonomioppfølging for simuleringssenteret, areal, kursvirksomheten 85,73

4 Fellesadm Ekskl. stabssjef/ seksjonssjefer Stab Studie Forskning HR/HMS Økonomi/Areal Årsverk 5, ,7 14,5 69,325 Inkl. stabssjef/seksjonssjefer, Sekretariat, saksbehandling og utredning for lokale og nasjonale møtearenaer, styrer, råd og utvalg, møteplanlegging, strategisk og administrativ utvikling, kommunikasjon og samfunnskontakt, medisinsk museum,integrasjon med universitetsykehuset og utviklingsarbeid på tvers av institutter og studieprogram. rådgiver, seniorrådgiver (1364) Utdanningskvalitet: støtte og utvikling Utdanningsstrategi: støtte og utvikling Studieadministrasjon PLUS Internasjonalisering Eksamensavvikling, timeplan og romadministrasjon EVU Praksiskoordinering Studentekspedisjon Utredning og saksbehandling, Samarbeidsorganets sekretariat, Helseforskning og -etikk, Nasjonale forskerskoler, Forskningsinfrastruktur og kjernefasiliteter, Søknadshjelp/EU, innovasjonsstøtte, forskningsadministrasjon, utredning og saksbehandling rådgiver, seniorrådgiver (1364) Bruker- og lederstøtte innenfor HRog HMS-området, utredning, saksbehandling og forvaltning innen HR og HMS, bemanningsplanlegging, rekruttering og mottak av nyansatte, beredskap, risikovurdering og krisehåndtering, likestilling, håndtering av konfliktsaker, bidra til virksomhetsstyring. Konsulent (1065), førstekonsulent (1408), seniorkonsulent (1363), rådgiver, Controllerfunksjon, Virksomhetsstyring, PBO-prosess, Bestillerfunksjon, Internkontroll og rapportering, Arealforvaltning NB! +HOD-finansierte stillinger NB! +TS Helse-finansierte stillinger Tekniske stillinger er ikke berørt Totalt årsverk 155,055

5 Kommentarer til bemanningsplan for MH-fakultet Det nye MH-fakultetet får den største fusjonseffekten blant fakultetene ved det nye NTNU med hensyn til endring i antall ansatte, studenter og studieprogrammer. Som en følge av dette er fakultetet også pålagt det største "effektiviseringskuttet" på 9,5% for Innsparingskravet tilsvarer drøyt 10 millioner eller i overkant av 15,5 årsverk som skal kuttes samtidig med at det nye fakultetet skal etableres i Total ramme før kutt for MH-fakultet var 168,8 årsverk. I arbeidet med bemanningsplanene har man søkt å ta utgangspunkt i den nye organisasjonen og de administrative oppgaver som forventes løst på ulike nivå og enheter. Det betyr at det ikke er tatt utgangspunkt i bemanningsfordelingen ved de tidligere enhetene i DMF, FHS, helsefagene i Gjøvik og Ålesund eller deler av ISH ved SVT. Arbeidet med å beregne bemanningsbehov ut fra forventede oppgaver har vært preget av at man bare i begrenset grad kan overskue konsekvensene av fusjonen når så mange fagmiljøer og studieprogrammer skal samles i nye enheter. Selv om det er nedlagt et betydelig arbeid i prosessen så har tidsplanen ikke gjort det mulig å gjøre grundige kartlegginger eller analyser, eller involvere ansatte og studenter tilstrekkelig. Bemanningsplanen er derfor delvis framkommet ut fra kvalifisert gjetning, med den usikkerhet som ligger i dette. Det har i tillegg vært uklarheter og justeringer i grunnlagstallene for bemanningen ved det nye MH-fakultet underveis, og det oppfattes fortsatt ikke å være endelig avklart om beregningsgrunnlaget er 100% korrekt. Med disse forutsetningene er bemanningsplanen å betrakte som det best mulige utgangspunktet for å sikre etablering og drift av det nye MH-fakultetet. På bakgrunn av ovennevnte har prosessen med utvikling av bemanningsplaner vært krevende innenfor de rammene som er gitt. Både fakultetsledelse og felles LOSAM gir derfor uttrykk for at foreliggende bemanningsplan må betraktes som en ramme for bemanning ved det nye MH-fakultetet; forstått som at det vil være nødvendig å justere innenfor denne rammen ut fra behov som avdekkes når man ser konsekvensene av bemanning kontra oppgaver på nivå 3 og 2 i det nye fakultetet. Dersom det oppstår behov for justeringer i bemanning vil det primært være ved å flytte ressurser fra nivå 2 til nivå 3. Formen på bemanningsplanen for MH-fakultet gjenspeiler usikkerhetsmomentene ved at den gir samlet oversikt innenfor hvert funksjonsområde for hver enhet. Altså ikke i form av enkeltstillinger selv om dette var en del av arbeidet fram mot en overordnet bemanningsplan og vil være et verktøy i innplasseringsarbeidet ved enhetene. En samlet oversikt gir større frihet i å tilpasse og justere stillinger i henhold til forventede behov ved hver enkelt enhet. Effektivisering Arbeidet med bemanningsplanen har ikke omfattet konkrete effektiviseringstiltak ut over kravet til innsparing i antall administrative årsverk. Det har på ingen måte vært tid til dette. For det nye MH-fakultetet er ingen studieprogrammer foreløpig slått sammen eller lagt ned. Styret har også vedtatt at det skal organiseres egne institutter med sykepleierutdanning både i Trondheim, Gjøvik og Ålesund, tilsvarende for ergoterapi og radiografi både i Trondheim og Gjøvik. Dupliserte lederstillinger på instituttleder- og dekannivå er tatt ut at beregningsgrunnlaget og dermed ikke del av effektiviseringspotensialet på fakultetsnivå. Det er vanskelig å se andre åpenbare administrative dupliseringseffekter og effektiviseringsgevinster på nåværende tidspunkt. På sikt vil samordning av studieprogram, matriseorganisering innenfor oppgaveområder

6 og utvikling av administrative systemer og rutiner forventes å gi effektiviseringseffekt. Det må også legges til rette for å lære av «best practice» mellom ansatte med ulik erfaring som samles i det nye fakultetet. Samhandling om administrative støttefunksjoner i det integrerte universitetssykehuset vil også kunne ha effekt på framtidig bemanning, men er foreløpig uavklart. For å sikre tilstrekkelig kvalitet i tjenester både til studenter og ansatte i etableringsåret for det nye fakultetet kan det imidlertid ikke foreslås kutt ut over det som ligger i vedlagte bemanningsplan. Kravet til innsparing på drøyt 10 millioner er ikke fullt innfridd i foreliggende bemanningsplan. Det er kuttet 13,75 årsverk, og selv om det da fortsatt mangler ca 1,75 årsverk (ca 1,14 mill.) er målet totalt sett å imøtekomme innsparingskravet i størst mulig grad i løpet av Dekanen og utvidet LOSAM mener hensynet til sikker drift ikke gjør det forsvarlig å redusere ytterligere før man tydeligere kan vurdere konsekvensene av bemanningsplanen i den nye organisasjonen. Det er dessuten behov for å se nærmere på enkelte områder og enheter i det nye fakultetet. Særlig for instituttene i Gjøvik og Ålesund er det uklarheter knyttet til hvilke oppgaver som kan og bør løses lokalt og hvilke tjenester som skal leveres fra nivå 2 og 1. Det er behov for å gjøre erfaringer og bli bedre kjent i den nye organisasjonen før man eventuelt foretar ytterligere nedjusteringer i bemanning. Prioriteringer Generelt er strategiske satsinger i noe grad nedprioritert til fordel for sikker drift. Dette gjelder nedprioritering av for eksempel administrativ støtte til innovasjon og satsing på global helse. Drift av studieprogrammer er forsøkt sikret både gjennom ressurser som følger de enkelte studieprogram på instituttnivå, men også gjennom en felles studieadministrasjon på fakultetsnivå som fortsatt også skal ivareta sentrale deler av profesjonsstudiet i medisin. Administrative ressurser innen forskningsformidling (kommunikasjon) og forskningsadministrasjon (søknadsstøtte/forskningsrådgiving/kvalitetssikring) er fordelt blant instituttene, med tilsvarende reduksjon på nivå 2. Det er viktig at controllerfunksjonen skal kunne ivareta totaløkonomiperspektivet gjennom TDI-modellen og samarbeide tett med instituttnivået. For å sikre dette vil det inngås avtaler med hver enkelt enhet om tilstedeværelse. Fordeling av prosjektøkonomressurser mellom instituttene er basert på forventet BOA-omsetning og erfaringstall så langt dette har vært mulig. På instituttnivå er årsverk innenfor HR og lederstøtte samlet under én post for at instituttene skal ha større frihet i forhold til lokale behov i innplassering innenfor disse områdene. Alle store institutt er tildelt en HR-ressurs. Ved en del institutter vil kjernen i lederstøttefunksjonen være oppgaver knyttet til et utvidet HR-begrep som omfatter utredning, rapportering og rådgiving knyttet til ressurser og virksomhetsdata, samt stedfortrederfunksjon for kontorsjef. I dekanens stab er det prioritert to nye oppgaver. Den ene knyttet til rådgiving og utredning av samordning og utvikling på tvers av helsefagene og den andre knyttet til utvikling og rådgiving for effektivisering av administrative systemer og rutiner. Dette er sentrale utfordringer framover. Det er ikke lagt inn kontorsjefstillinger fra instituttene i Ålesund og Gjøvik og det forventes at en lederstøttefunksjon får et koordinerende ansvar og vil være kontaktpunkt for administrasjonen. Kvalitet Overordnet er det grunn til å anta at kvalitet på administrative tjenester innenfor noen områder må justeres noe ned for å kunne imøtekomme konsekvensen av

7 nedbemanning. Innenfor funksjonsområdene er man likevel opptatt av at det må opprettholdes tilstrekkelig høy kvalitet på tjenester som er virksomhetskritiske. Ut over dette har det ikke vært mulig å spesifisere konsekvenser for tjenestekvalitet eller mulig merarbeid for vitenskapelig ansatte som følge av innsparingene eller omorganiseringen. Dette må følges opp og være del av evaluering underveis i 2017, sammen med fokus på effektiviseringsarbeidet. Bruk av stillingskoder Utvidet LOSAM har gitt innspill på at det er nødvendig å bruke er bredest mulig spenn i stillingskoder innenfor de ulike funksjonsområdene. Dette for å sikre at ansatte på tvers av tidligere enheter kan gjenkjenne egne oppgaver ved innplassering og at stillingskoder ikke blir ekskluderende i innplasseringen. Dette er særlig relevant innenfor studieadministrative stillinger.